40 Excel-vinkkiä Minkä tahansa elementin pikamuotoilu. Muotoillaksesi mitä tahansa elementtiä, paina CTRL + 1

Transkriptio

1 40 Excel-vinkkiä 1. Minkä tahansa elementin pikamuotoilu Muotoillaksesi mitä tahansa elementtiä, paina CTRL Excel-vinkkiä - 1

2 2. Sarakkeiden ja rivien koon tasaaminen pisimmän tekstin mukaan Tasataksesi sarakkeen leveyden tai rivin korkeuden solussa esiintyvän pisimmän tekstin mukaan, kaksoisklikkaa sarakkeen oikeaa reunaa tai rivin alareunaa. 3. Usean sarakkeen yhtäaikainen tasaus Voit myös valita useita sarakkeita tai rivejä. Kaksoisklikkaamalla viimeisen sarakkeen oikeaa reunaa tai viimeisen valitun rivin alareunaa, tasaat kaikki sarakkeet niiden pisimpien sisältöjen mukaan. 40 Excel-vinkkiä - 2

3 4. Päivämäärä ja kellonaika soluun helposti Painamalla CTRL + ; saat tämän päivän päivämäärän nopeasti soluun. Kellonajan saat painamalla CTRL + :. 5. Päivittyvä päivämäärä ja kellonaika soluun kaavalla Voit myös kirjoittaa kaavan =NYT(), jolloin soluun tulee päivämäärä ja kellonaika (kellonajan saat näkyviin solumuotoilusta), joka päivittyy aina kun taulukko avataan tai solua päivitetään. 40 Excel-vinkkiä - 3

4 6. Helppo ketjutus ilman KETJUTA-funktiota Ketjuta-kaavan sijasta voit yhdistää tekstejä toisiinsa käyttämällä &-merkkiä. Kokeile esim. kaavaa ="tämä"&" on"&" testi" 7. Kaavan kirjoittamisen helppo peruutus Jos teet joskus näppäily- tai valintavirheen kaavassa ja haluat aloittaa kaavan kirjoittamisen uudestaan, saat kaavan kirjoituksen helposti peruttua painamalla Esc -nappia. Huomioi, että tällöin kesken oleva kaava katoaa kokonaan. 8. Helppoa liikkumista välilehdillä Voit liikkua helposti välilehtien välillä pitämällä CTRL -painiketta alhaalla ja painamalla Page Up ja Page Down -painikkeita. 40 Excel-vinkkiä - 4

5 9. Kaikkien solujen valinta Valitset kaikki solut helposti painamalla CTRL+ A. Jos olet valinnut solun, joka on osa data-aluetta, painamalla CTRL+ A valitset kyseisen alueen. Paina CTRL+ A uudestaan ja valitset koko taulukon. 10. Automaattinen summa nopeasti CTRL + = (yhtäsuuruusmerkki) laskee automaattisesti summan viereisistä soluista. 40 Excel-vinkkiä - 5

6 11. Kustomoi pistekaavion merkki Voit vaihtaa esim. pistekaavion merkin kopioimalla ensin haluamasi muodon (CTRL+C), valitsemalla kaaviosta kyseisen merkin ja liittämällä (CTRL+V). 12. Uusi välilehti näppäinpainalluksella Saat uuden välilehden luotua painamalla shift+f Excel-vinkkiä - 6

7 13. Kopioi kaava näppärästi Kopioit kaavan helposti alla oleviin soluihin valitsemalla alueen mihin haluat kopioida kaavan ja painamalla CTRL+D. 14. Väriä välilehtiin Voit lisätä välilehdelle värin klikkaamalla sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla "taulukonvalitsimen väri". 40 Excel-vinkkiä - 7

8 15. Peruskaavio pikaisesti Saat nopeasti tehtyä peruskaavion valitsemalla data-alueen ja painamalla Alt + F1. Jos haluat avata kaavion omassa ikkunassa, paina F Excel-vinkkiä - 8

9 16. Väri kertoo arvon Anna valituille arvoille nopeasti havainnollistava värikoodi ehdollisella muotoilulla. Valitse alue, johon haluat soveltaa väriasteikkoja ja valitse sitten Ehdollinen muotoilu -> Väriasteikot ja haluamasi väriasteikko. 40 Excel-vinkkiä - 9

10 17. Korosta samat arvot Ehdollisella muotoilulla voit myös merkitä nopeasti solut, joissa esiintyy samoja arvoja. Valitse Ehdollinen muotoilu -> Solujen korostussäännöt -> Arvojen kaksoiskappaleet... Täältä voit valita joko "monista" (korostetaanko moneen kertaan esiintyvät arvot) tai "yksilölliset" (vai yksilölliset arvot) ja niiden muotoilun. 40 Excel-vinkkiä - 10

11 18. Valitse solun sarake Saat solun koko sarakkeen valittua painamalla valitun solun kohdalla CTRL + välilyönti. 19. Valitse solun rivi Vastaavasti saat solun koko rivin valittua painamalla valitun solun kohdalla SHIFT + välilyönti. 40 Excel-vinkkiä - 11

12 20. Poista rivi tai sarake käden käänteessä Valittuasi rivin tai sarakkeen, saat poistettua painamalla CTRL + - (miinus). Jos painat CTRL + - (miinus) solun kohdalla, saat valintaikkunan, josta voit määritellä mitä haluat poistaa. 21. Lisää rivi tai sarake Lisätäksesi uuden rivin tai sarakkeen valitun perään, paina CTRL+ + (plus). Jos painat CTRL + + (plus) solun kohdalla, saat valintaikkunan, josta voit määritellä mitä haluat lisätä. 40 Excel-vinkkiä - 12

13 22. Valitse solualue, tapa 1 Voit valita solualueen valitsemalla solun, painamalla SHIFT-painikkeen pohjaan ja liikkumalla solujen välillä nuolinäppäimillä. 23. Valitse useita soluja, tapa 2 Vaihtoehtoisesti voit painaa F8 ja liikkua sen jälkeen nuolinäppäimillä. Paina F8 uudelleen vapauttaaksesi valinnan. 24. Vauhdilla taulukon halki Jos haluat liikkua data-alueissa nopeammin, pidä CTRL-painike painettuna, ja paina nuolinäppäimiä. Voit myös yhdistää tämän soluvalinnan (vinkki 22.) kanssa ja painaa SHIFT + CTRL + nuolinäppäin valitaksesi nopeasti alueita. 40 Excel-vinkkiä - 13

14 25. Kaavan jälkeen eri suuntiin Kun olet kirjoittanut kaavan soluun, voit siirtyä seuraavaan soluun: -oikealla painamalla TAB -vasemmalla painamalla SHIFT+TAB -alhaalla painamalla ENTER -Ylhäällä painamalla SHIFT + ENTER 40 Excel-vinkkiä - 14

15 26. Lisää liittämisvaihtoehtoja Saat lisää vaihtoehtoja liittämiseen (liitä määräten -valikko), kun kopioituasi solun sisällön painat liittäessä CTRL+Alt+V. 27. Kommentoi nopeasti Lisää kommentti helposti painamalla SHIFT+F2 siinä solussa, johon haluat lisätä kommentin. Voit samalla tavalla myös editoida jo olemassa olevaa kommenttia. 40 Excel-vinkkiä - 15

16 28. Prosenttimuotoiluja Muunna solut prosenttimuotoiluun painamalla CTRL + % (prosenttimerkki). 29. Reunusta helposti Aseta valitulle alueelle ulkoreunat painamalla CTRL + & (ja-merkki). 30. Siivoa reunat Poista reunamuotoilut painamalla CTRL + _ (alaviiva). 40 Excel-vinkkiä - 16

17 31. Selkeytä pylväs- ja palkkikaavioita Tee yksisarjaisesta pylväs- tai palkkikaaviosta selkeämpi vaihtamalla yksilölliset värit. Klikkaa kaavion pylvästä hiiren oikealla painikkeella ja valitse "Muotoile arvosarjat". Valitse sitten "Eri värit arvopisteissä". 40 Excel-vinkkiä - 17

18 32. Poista soluruudukko Poistamalla soluruudukon näkyvistä, saat selkeämmät taulukot ja ulkoasun. Tämä on hyvä esitystapa valmiille taulukoille ja raporteille, joita ei ole enää tarkoitus muokata. Solut ovat normaalisti olemassa, nyt niiden reunat eivät vaan enää näy. Ota rasti pois ruudusta Sivun asettelu -> Ruudukko -> Näytä. Saat ruudukon takaisin laittamalla rastin ruutuun. 40 Excel-vinkkiä - 18

19 33. Tulosta osa taulukosta koko sivulla Voit tulostaa haluamasi osan taulukosta yhdellä kokonaisella sivulla valitsemalla ensin alueen, jonka haluat tulostaa. 1. Valitse Sivun asettelu -> Tulostusalue -> Määritä tulostusalue. 2. Valitse Leveys: 1 sivu, korkeus: 1 sivu. 40 Excel-vinkkiä - 19

20 34. Jätä virheilmoitukset pois tulosteista Esimerkiksi kaaviossa, missä tietty kaava lasketaan jokaiselle kuulle, voi olla etukäteen tehtyjä kaavoja seuraaville kuukausille. Jos kaava ei erikseen piilota virheitä, jotka syntyvät puuttuvista luvuista, näyttää taulukko tulostettaessa rumalta. Saat virheet tulostuksessa piiloon näin: 1. Valitse Sivun asettelu --> Sivun asetukset (pieni nuoli oikeassa alakulmassa). 2. Valitse Taulukko-välilehdeltä Soluvirheet: <tyhjä>. 40 Excel-vinkkiä - 20

21 35. Muotoile negatiiviset arvot punaisiksi ja positiiviset vihreiksi Muotoile negatiiviset solut punaisiksi, positiiviset vihreiksi. Valitse ensin muokattavat solut. Valitse sitten Ehdollinen muotoilu -> Solujen korostussäännöt -> Pienempi kuin... Avautuvasta valikosta voit valita mitä lukua pienemmät luvut muotoillaan. Oletuksena on 0, mikä sopii tähän tarkoitukseen hyvin. Valitse alasvetovalikosta muotoilu (vaaleapunainen täyttö ja tummanpunainen teksti). Jos haluat tehdä täysin oman muotoilun, valitse Mukautettu muotoilu. Vastaavasti Ehdollinen muotoilu -> Solujen korostussäännöt -> Suurempi kuin... voit valita positiivisille luvuille muotoilun. 40 Excel-vinkkiä - 21

22 36. Nopea zoomaus Joskus teksti voi olla liian pientä luettavaksi tai isossa taulukossa voi tulla tarve katsoa kokonaisuutta vähän laajemmasta näkökulmasta. Zoomaa sisään ja ulos helposti rullahiirellä: Paina CTRL pohjaan ja vieritä rullaa. 40 Excel-vinkkiä - 22

23 37. Mahduta enemmän tekstiä soluun Rivitä-teksti kuvaketta klikkaamalla saat tekstin mahtumaan kapeaankin soluun. Voit myös tehdä solussa rivinvaihdon pitämällä Alt-painikkeen alhaalla samalla kun painat Enter. 40 Excel-vinkkiä - 23

24 38. Näin saat apuja kaavan kirjoitukseen Saat ohjatun kaavan luomisen näkyviin klikkamalla funktio-symbolia. 39. Ison taulukon otsikot näkyviin alhaallakin Pitkässä datassa otsikot jäävät piiloon, kun liikutaan tarpeeksi alas. Käytä ruudun jakamis ja jähmetys-ominaisuuksia pitääksesi otsikkorivin aina näkyvissä. 1. Klikkaa ensin Jaa -painiketta Näytä -välilehdeltä. 40 Excel-vinkkiä - 24

25 2. Raahaa jakopalkit oikeaan paikkaan otsikon alapuolelle. 3. Paina Kiinnitä ruudut -painiketta. 40. Luo satunnaisluku tietyltä väliltä Kaavalla SATUNNAISLUKU.VÄLILTÄ saat helposti tehtyä satunnaisen kokonaisluvun haluamaltasi väliltä. Ensimmäinen arvo, joka kaavaan syötetään on alaraja ja toinen on yläraja haluamallesi satunnaisluvulle. Jos siis haluat satunnaisluvun väliltä -100 ja 100, kirjoita kaavaksi =SATUNNAISLUKU.VÄLILTÄ(-100;100). 40 Excel-vinkkiä - 25