Projektit. Pikaopas. Jaa projekti muiden kanssa Kutsu muita projektiyhteistyöhön valitsemalla Jaa.

Transkriptio

1 Projektit Pikaopas Seuraa tehtäviä SharePoint-tehtäväluettelon avulla voit kätevästi seurata projektiin liittyviä tehtäviä. Voit lisätä aloituspäivät ja määräpäivät, määrittää tehtäviä eri henkilöille ja tarkastella projektin etenemistä aikajanan avulla. Sijoita tehtävät aikajanalle Jos haluat pelkistetyn näkymän, lisää janalle vain muutama tehtävä jos kattavan koosteen koko projektista, lisää paljon tehtäviä. Selkeytä kokonaisuutta erilaisten fonttien ja värien avulla. Jaa projekti muiden kanssa Kutsu muita projektiyhteistyöhön valitsemalla Jaa. Ryhdy toimeen Pikamuokkausnäkymässä voit nopeasti luoda uusia tehtäviä tai muokata jo aiemmin luotuja. Kokeile muita näkymiä Tehtäväluetteloissa on useita eri näkymiä. Voit esimerkiksi tarkastella tehtäviä kalenterinäkymässä tai tuoda näkyviin kaikki valmistuneet tehtävät tai vain ne, jotka on määritetty sinulle. Merkitse tehtäviä valmiiksi Kun työ on tehty, merkitse tehtävä valmiiksi valitsemalla tämä valintamerkki.

2 Tehtäväluettelojen lisääminen sivustoon Tehtäväluettelot sisältyvät oletusarvoisesti projektisivustoihin. Voit lisätä niitä myös ryhmäsivustoon. 1. Valitse Sivuston käytön aloittaminen -kohdassa Onko työlläsi määräaika? 2. Lisää Tehtävät- ja Kalenteri-sovellukset sivustoon valitsemalla Lisää ne. Tehtävään liittyvien tietojen lisääminen 1. Napsauta tehtävän kohdalla olevaa kolmea pistettä ( ), napsauta sitten näyttöön avautuvan ikkunan kolmea pistettä ( ) ja valitse Muokkaa kohdetta. Tehtävien lisääminen projektiin 1. Valitse Tehtävät > muokkaa. 2. Täytä tiedot Tehtävän nimi-,määräpäivä- ja Vastuuhenkilö-sarakkeisiin. Siirry uudelle riville painamalla ENTER-näppäintä. 3. Kun olet valmis, valitse Lopeta muokkaaminen. 2. Lisää haluamasi tiedot, esimerkiksi Alkamispäivämäärä tai % valmiina -tieto. 3. Kun valitset Näytä lisää, voit lisätä kuvauksen, valita, mitkä tehtävät sijoittuvat tätä tehtävää aiemmiksi (sen edeltäjiksi), määrittää prioriteetin tai päivittää tehtävän tilan. Luettelossa olevan tehtävän sisentäminen, ulontaminen tai siirtäminen Valitse tehtävät, joita haluat sisentää, ulontaa tai siirtää, ja valitse sitten Tehtävät > Sisennä, Ulonna, Siirrä ylös tai Siirrä alas. 4. Valitse Tallenna. Voit siirtää luettelossa olevaa tehtävää myös vetämällä. 1. Valitse tehtäväluettelon ylälaidassa muokkaa. 2. Vedä tehtävä uuteen paikkaan. Sininen viiva on merkkinä siitä, mihin tehtävä siirtyy, kun se on vedetty uuteen sijaintiin.

3 Tehtävien lisääminen aikajanalle Valitse lisättävät tehtävät ja valitse sitten Tehtävät > Lisää aikajanaan. Tehtävän näyttäminen aikajanan ylä- tai alapuolella Jos haluat, että tehtävä näkyy aikajanan ylä- tai alapuolella, lisää se kuvaselitteenä. Valitse tehtävä ja valitse sitten Aikajana > Näytä kuvaselitteenä. Voit halutessasi vetää kuvaselitteen toiseen sijaintiin aikajanan ylä- tai alapuolelle. Välitavoitteen lisääminen Välitavoite on tehtävä, joka ilmaisee tiettyä projektin vaihetta. Välitavoitteet näkyvät aikajanalla vinoneliöinä, joihin on liitetty kuvaselitteet. Voit tehdä tehtävästä välitavoitteen seuraavasti: 1. Valitse aikajanalla oleva tehtävä ja valitse sitten Muokkaa päivämääräaluetta. 2. Poista tehtävän alkamispäivämäärä ja jätä vain määräpäivä. Aikajanan fonttien ja värien muuttaminen Napsauta muutettavaa aikajanan palkkia tai vinoneliötä ja valitse haluamasi vaihtoehdot Aikajana > Fontti -kohdassa. Jos haluat muuttaa palkin, vinoneliön tai kuvaselitteen viivan väriä tai koko aikajanan taustaa, napsauta vastaavaa aikajanan kohtaa ja valitse Korostusväri. Jos haluat muuttaa fonttia tai sen kokoa, muotoilua tai väriä kuvaselitteessä tai aikajanan palkissa, napsauta vastaavaa aikajanan kohtaa ja valitse haluamasi vaihtoehdot Aikajana > Fontti -kohdassa.

4 Päivämäärien näyttötavan muuttaminen Valitse näytettävien päivien valintaruudut Aikajana > Näytä tai piilota -kohdassa. Tehtävien tarkasteleminen kalenterissa Valitse tehtäväluettelon ylälaidassa Kalenteri. Määritä Kalenteri-välilehdessä, mitkä päivät tuodaan näkyviin, ja selaa kalenteria siirtymällä Kalenterinäkymässä kuukaudesta toiseen tai käyttämällä nuolia. Tehtävien tarkasteleminen Gantt-kaaviossa Gantt-kaaviossa näet projektin tehtävät tietyltä aikaväliltä sekä sen, kuinka eri tehtävät liittyvät toisiinsa. Napsauta tehtäväluettelon ylälaidassa olevaa kolmea pistettä ( ) ja valitse Gantt-kaavio. Voit myös määrittää päivämäärien esitysmuodon valitsemalla Aikajana > Päivämäärämuoto. Gantt-kaaviossa olevat nuolet ilmaisevat, että kyseiset tehtävät suoritetaan peräkkäin.

5 Tehtävän merkitseminen valmiiksi Kun olet saanut projektiin liittyvän työn valmiiksi, valitse valmistuneiden tehtävien valintaruudut. Tehtävän poistaminen aikajanalta Valitse palkki tai vinoneliö, jonka haluat poistaa aikajanalta, ja valitse Poista aikajanalta. Jos haluat tuoda näkyviin kaikki valmistuneet tehtävät, valitse tehtäväluettelon ylälaidassa Valmis. Muita projektin tarkastelutapoja Voit tarkastella projektin tietoja myös muissa näkymissä. Napsauttamalla kolmea pistettä ( ) ja valitsemalla Myöhässä olevat tehtävät, Omat tehtävät tai Tulevat saat näkyviin vastaavat näkymät. Kun valitset Muokkaa tätä näkymää, voit tehdä muutoksia parhaillaan avattuna olevaan näkymään, ja valitsemalla Luo näkymä voit määrittää itse, kuinka projektin tehtävät tuodaan näkyviin. Tehtävän poistaminen projektista Voit poistaa tehtäviä projektista monella eri tavalla. Nopeimmin se käy seuraavasti: 1. Valitse tehtävät, jotka haluat poistaa. 2. Valitse Tehtävät > Poista kohde. Voit myös valita muokkaa, valita sitten poistettavat tehtävät ja painaa näppäimistön Delete-näppäintä.