KASVUALUSTAN HANKINTA PUITEJÄRJESTELYNÄ 2016 2017 Yleistä Tarjousten käsittely on Oulun kaupungin sisäinen kunnallinen liikelaitos, joka tuottaa Oulun kaupungille yleisten alueiden rakentamis- ja ylläpitopalveluja, työkone- ja kuljetuspalveluja, rakennuttamis-, mittaus- ja tutkimuspalveluita sekä kiinteistö- ja logistiikkapalveluita. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Hankinnan sisältö Pyydämme tarjouksen erilaisista kasvualustoista ajalle 1.5.2016 31.12.2017. Tarjotun kasvualustan tulee olla tuotteistettua kasvualustaa (VRT 11/Infra RYL 2010/ 23111 mukaisesti). Tarjouspyyntöön sisältyvät seuraavat kasvualustat, määrät arvio/vuosi: OSATARJOUS 1: viheralueiden nurmikot A1 A3 kasvualustaseos n. 6000 m3itd OSATARJOUS 2: vaateliaat puut, pensaat ja perennat kasvualustaseos n. 150 m3itd OSATARJOUS 3: seulottu pohjamaa niitylle kasvualustaseos n. 700 m3itd Materiaaleja hankitaan valituilta tarjoajilta sopimuksen voimassaoloaikana käyttötarpeen mukaan. Kaupunki ei sitoudu määräostovelvollisuuteen tarjoajilta. Tarjous voi koskea kaikkia kasvualustoja tai olla tarjouspyynnön mukainen osatarjous. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjouksessa huomioitavaa Kilpailutettujen tuoteryhmien 1 ja 3 osalta kysymys on puitejärjestelystä, jossa toimittajiksi valitaan kolme kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Toimittajiksi valittujen kanssa allekirjoitetaan puitesopimus, jonka perusteella tilaajat tekevät tilauksia ennalta määrättyyn etusijajärjestykseen perustuen. Etusijajärjestys määräytyy kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella. Mikäli tarjouspyynnön mukaisten vertailuperusteiden tuottama etusijajärjestys ei vastaa kyseisen tilauserän vaatimuksia, on tilaajalla oikeus minikilpailuttaa kyseinen tilauserä hinnan tai kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Osatarjouksen 2 osalta valitaan yksi toimittaja. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Toimittajan ja tilaajan välillä tehdään hankintasopimus, johon perustuen tilaukset tehdään sopimuskaudella. Tilaaja varaa mahdollisuuden käydä valittujen toimittajien kanssa sopimuksen alussa maastokierroksen mullanvalmistuspaikalle jolloin voidaan käydä läpi toimittajan mullanvalmistusprosessi ja tarkastaa kasvualusta-aumat silmämääräisesti. Kasvualusta ei saa sisältää alunamaita. Tarjoukseen liitettävät tuotetta koskevat selvitykset Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä kunkin tarjoamansa kasvualustan viljavuustutkimustulokset ja tuoteseloste (esimerkki liite 3). Osatarjouksen 1 ja 2 osalta tuoteselosteesta tulee selvitä myös kasvualustan rikkipitoisuus. Tarjousvertailu tehdään edellä mainittujen selvitysten perusteella. Ravinnepitoisuudet on ilmoitettava myös mg/l myyntikosteaa tuotetta kohti. Tarjoajan tulee antaa vapaamuotoinen selvitys menetelmästä jolla varmistetaan, että kasvualustassa ei ole epäpuhtauksia yli sallittujen maksimiarvojen (MMMa 24/11 liite IV, kohta C). Mikäli tarjouksessa ei ole edellä mainittuja selvityksiä, se hylätään. Lannoitevalmisteita valmistavien, markkinoille saattavien ja maahantuovien toimijoiden on rekisteröidyttävä Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran ylläpitämään rekisteriin. Lisäksi orgaanisia lannoitevalmisteita tai niiden raaka-
aineita valmistavan, teknisesti käsittelevän tai varastoivan toimijan on oltava Eviran hyväksymä. Tilaaja tarkastaa tarjoajan rekisteritiedot Eviran rekisteristä. Tarjoukseen liitettävät selonteot Tilaajavastuulain mukainen selvitys: selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 1. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 2. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 3. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; 4. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista; sekä 5. todistus siitä, että sopimuspuoli on ottanut tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetun vakuutuksen 6. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Edellä mainitut tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Mikäli tarjoaja on liittynyt Oulun kaupungin käytössä olevaan Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun, ei yllämainittuja tilaajavastuulain mukaisia todistuksia tarvitse erikseen toimittaa tarjouksen mukana. Tarjouksessa tulee olla maininta yllä olevan palvelun käytöstä. Laadunvarmistus Jos kasvualusta ei silmämääräisesti tarkasteltuna täytä asetettuja laatuvaatimuksia, erä palautetaan toimittajan lukuun. Jos etusijajärjestyksen ensimmäinen toimittaja ei pysty toimittamaan laatuvaatimukset täyttävää kasvualustaa seuraavan työpäivän aikana, tilaaja hankkii kasvualustan puitejärjestelyssä seuraavalta toimittajalta. Mikäli mikään tuote ei vastaa laatuvaatimuksia, tilaajalla on oikeus hankkia kasvualustaa puitejärjestelyn ulkopuoliselta toimittajalta. Jos kasvualustassa ilmenee myöhemmin kasvukaudella poikkeuksia laatuvaatimuksissa, tilaaja teettää kasvualustasta maa-analyysin. Mikäli
kasvualusta ei täytä tarjouksen mukaista laatutasoa, tilaajalla on oikeus pidättää toimituserän hinta ja tutkimuksesta aiheutuneet kulut tai vaatimukset täyttämätön kasvualusta edellytetään vaihdettavaksi toimittajan lukuun. Hankintamenettely Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä hankinta. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteet tulee antaa täytettynä kirjallisena suomen kielellä. Hinnat Tarjoushinnat on esitettävä hintatarjouslomakkeella (liite 1) arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina /m3itd, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Osatarjousten hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta aiheutuvat kustannukset: toimitukset kasettikuormin (TOP). Lisäksi osatarjousta 1 tarjoava voi antaa noutohinnat kuormattuna lavalle nurmikkojen kasvualustalle A1 A3. Laskutus Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja vastaanottanut laskun. Oulun Kaupunki on vastaanottanut 1.1.2011 alkaen vain sähköisiä laskuja. Verkkolaskujen tuottaminen on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla. (http://www.ouka.fi/oulu/asiointi-janeuvonta/verkkolasku) Tarjouksen voimassaolo Mainittava tarjouksessa, kuitenkin vähintään 90 päivää tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Maksuehdot Viivästyskorko Laskutuksen maksuehtona on 21 päivää netto. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo viivästyskorkoehdon välttämättömäksi, tulee se mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan korkolain (20.8.1982/633) mukaiseen viivästyskorkoon ja Suomen pankin korkolain perusteella vahvistamaan viitekorkoon. Päätöksentekoperusteet Osatarjouksen 1 kasvualustan laatuvaatimuksiin sovelletaan Viherympäristöliiton kasvualustaohjearvoja ja ohjeellisia rakeisuuskäyriä (VRT 11/ Infra RYL 2010, taulukko 23111: T1 kohta nurmikot A1 A3 ja kuva 23111: K1).
Osatarjouksen 2 kasvualustan laatuvaatimuksiin sovelletaan Viherympäristöliiton kasvualustaohjearvoja ja ohjeellisia rakeisuuskäyriä (VRT 11/ Infra RYL 2010, taulukko 23111: T1 kohta Vaateliaat puut, pensaat ja perennat sekä kuva 23111: K2). Osatarjouksen 3 kasvualustan tulee olla niitylle soveltuvaa seulottua pohjamaata, joka sis. esimerkiksi silttistä hiekkaa ja humusta. Raekoko 0-40mm ja ph 4 6. Osatarjouksen ravinnearvoja verrataan vertailutaulukon (liite 2) laatuvaatimuksiin. Laatuvaatimuksen täyttyessä arvo saa täydet pisteet. Mikäli laatuvaatimus ei täyty, pisteet puolitetaan. Mikäli jonkun pyydetyn ravinteen osalta arvo puuttuu kokonaan, pisteluku on nolla. Osatarjouksen laatupisteet lasketaan yhteen. Mikäli osatarjouksen tuoteseloste tai viljavuustutkimustulos puuttuu tai osatarjouksen ravinteiden laatuvaatimukset eivät täyty minkään vaaditun ravinteen kohdalla, tarjous hylätään. Jos tarjoaja antaa ravinteiden arvot vaihteluvälillä, otetaan huomioon vaihteluvälin keskiarvo. Mikäli useampi tarjoaja saa saman kokonaispistemäärän, vertaillaan laatupisteitä. Tässä tapauksessa korkeimmat laatupisteet saanut tarjous valitaan etusijajärjestyksessä etusijalle. Osatarjous 1: Valitaan kolme osatarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. (työmaalle toimitettuna). Noutohintaa kuormattuna lavalle ei huomioida päätöksenteossa. Etusijajärjestyksen ensimmäiseksi valitaan tuote joka saa korkeimman pistemäärän, seuraavaksi tuote, joka saa toiseksi korkeimman pistemäärän jne. Tarjoushinnan painoarvo on 28 % ja laadun painoarvo 72 %. Osatarjous 2 Tarjouspyynnön mukaiset laatuvaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjoushinnan painoarvo on 28 % ja laadun painoarvo 72 %. Osatarjous 3 Tarjouspyynnön mukaiset laatuvaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan kolme kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. Etusijajärjestyksen ensimmäiseksi valitaan tuote joka saa korkeimman pistemäärän, seuraavaksi tuote, joka saa toiseksi korkeimman pistemäärän jne. Tarjoushinnan painoarvo on 64 % ja laadun painoarvo 36 %.
Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, ne on lueteltava erillisellä, salainen otsikoidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisesta laaditaan pöytäkirja. Alihankkijat Tarjouksessa on esitettävä selvitys tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjouksen tekijä vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset ja vaadittavat liitteet on toimitettava myös alihankkijoista. Tuotteiden ja toiminnan ympäristöystävällisyys Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Edellytämme toiminnan olevan ympäristöystävällistä ja kestävän kehityksen mukaista sekä suosivan toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Toiminnan on oltava sopusoinnussa Oulun kaupungin ympäristöpolitiikan kanssa: (http://www.ouka.fi/oulu/ymparisto-ja-luonto/ymparistopolitiikka). Muut ehdot Varsinainen hankintasopimus tulee voimaan sopimuksen allekirjoituksesta. Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Urakkasopimus 2. JYSE 2014 TAVARAT 3. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 4. Tarjousasiakirjat liitteineen
Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Lisätiedot ja kysymykset Kysymykset aiheesta sähköpostilla 15.3.2016 mennessä osoitteeseen tekli.hankinnat@ouka.fi. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan 16.3.2016 Oulun kaupungin www sivulla osoitteessa http://www.ouka.fi/oulu/ajankohtaista/tarjouspyynnot. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan tilaaja voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouksessa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Tarjousten toimittaminen Tarjous on toimitettava viimeistään 4.4.2016 klo 15.00 mennessä osoitteella: Postiosoite: Käyntiosoite: Oulun Konttori, Kirjaamo Torikatu 10 PL 27 90100 OULU 90015 OULUN KAUPUNKI (Avoinna arkisin klo 8 16) Tarjouskuoreen on merkittävä tunnus Kasvualustan hankinta puitejärjestelynä 2016-2017 kustannuslaskija Jonna Luukkonen Liitteet Liite 1 Hintatarjouslomake (palautetaan tarjouksen mukana) Liite 2 Laatuvaatimusten vertailutaulukko (tarjoaja ei täytä eikä palauta lomaketta) Liite 3 Seosmullan tuoteseloste-esimerkit