MARKKINOINTIVIESTINNÄN PALVELUT Jäljempänä mainitut hankintayksiköt (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytävät tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 05.07.2016 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti markkinointiviestinnän palveluista (jäljempänä palvelu ). Hankinta toteutetaan yhteishankintana, johon osallistuvat House of Lapland / Lapin Elämystuotanto Oy ja Lapin liitto. Hankinnan koordinoijana ja yhteyspisteenä toimii House of Lapland / Lapin Elämystuotanto Oy. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena ovat markkinointiviestinnän palvelut. Hankintasopimuksen tavoitteena on markkinointiviestinnän palvelujen hankinta. Hankinnan tavoitteena on valita Tilaajalle markkinointiyhteistyökumppanit suunnittelemaan ja/tai toteuttamaan Tilaajan markkinointitoimenpiteitä. Strategisena tavoitteena on Suomen Lapin erottuminen edukseen rohkealla mutta vakuuttavalla viestinnällä sekä edelläkävijyyttä ilmentävillä markkinointitoimenpiteillä. Tärkeänä tavoitteena on lisäksi Lapin imagon vahvistaminen monipuolistamisen kautta: matkailun pönkittämisen lisäksi muiden toimialojen vahva esiinmarssi. Kilpailutuksella perustetaan hankintalain (348/2007) 31 32 mukainen puitejärjestely, jossa tilaaja valitsee kilpailutuksen perusteella puitejärjestelyyn 1-3 palveluntuottajaa /osa-alue, mikäli tarjoajien soveltuvuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on riittävästi, ja tekee näiden kanssa sopimuksen puitejärjestelystä. Puitejärjestelyn toimintamalli on, että hankekohtainen toimittaja valitaan joko tarjouspyyntöneuvottelulla (alle 70 000 euron, alv 0 %, toimeksiannot) tai kevennetyllä kilpailutuksella. 1.1 PUITEJÄRJESTELYN TOIMINTAMALLI Puitesopimuksen perusteella teetettävän yksittäisen työn toimittaja valitaan alla olevan toimintamallin mukaisesti. Enintään 70 000 euron (alv 0 %) arvoiset tilaukset: Tilaaja voi tehdä arvonlisäverottomalta arvoltaan enintään 70 000 euron arvoisia tilauksia suoraan hankintatarpeen kannalta soveltuvimmalta Toimittajalta. Tilaaja tiedustelee vapaata kapasiteettia Toimittajalta. Hankekohtainen sopimus syntyy tilauksen allekirjoittamisella. Hankkeella ymmärretään esimerkiksi toimeksiannot, jotka käsittävät tilaajan määrittelemän palvelukokonaisuuden. Tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksia myös useammalta Toimittajalta, jolloin noudatetaan samoja sääntöjä kuin yli 70 000 euron tilausten osalta. 1(7)
Yli 70 000 euron (alv 0 %) arvoiset toimeksiannot: Yli 70 000 euron (alv 0 %) suuruisiksi arvioiduissa toimeksiannoissa toimittaja valitaan minikilpailutuksella eli kevennetyllä kilpailutuksella puitejärjestelyyn valittujen toimittajien joukosta. Minikilpailutuksessa eli kevennetyssä kilpailutuksessa tilaaja määrittelee tarvitsemansa palvelujen tarkemman sisällön, laajuuden, aikataulun, toteutuspaikan ja muut tarkemmat ehdot esim. toimeksiantokohtaisessa minikilpailutuksessa. Minikilpailutuksessa tilaaja pyytää puitejärjestelyyn valituilta palveluntuottajilta sähköiset tarjoukset tiettyyn määriteltyyn tarkoitukseen tarvittavista palveluista. Puitesopimustuottajat sitoutuvat tekemään tarjouksen minikilpailutuksen kohteesta viiden (5) arkipäivän kuluessa, ellei tilaaja aseta pidempää määräaikaa. Tarjoukset pyydetään erillisellä tarjouskyselyllä. Palveluntuottajat sitoutuvat tarjoamaan minikilpailutuksessa markkinointiviestintäpalveluja hinnalla, joka ei ylitä tuottajan itsensä tarjouspyynnön liitteellä 5A ja/tai 5B (hintaliite) ilmoittamaa asiantuntijakohtaista listahintaa edellyttäen, että toimittaja on antanut listahinnan kyseiselle palvelulle. Listahintoja ei siten ole mahdollista korottaa, mutta niitä on mahdollista alentaa sopimuskaudella minikilpailutuksen yhteydessä. Tilaaja määrittelee minikilpailutuksen valintaperusteet tapauskohtaisesti erikseen kunkin minikilpailutuksen yhteydessä. Minikilpailutuksen valintakriteeri voi olla halvimman hinnan ohella ja/tai asemesta myös hinta-laatusuhde, jolloin kriteerit (esim. kohde- tai projektikohtaiset painotukset, nopein vasteaika) määritellään erikseen. Kutakin näin määriteltyä toimeksiantoa koskeva tilaus tehdään minikilpailutuksen voittajan kanssa. Kirjallista hankintapäätöstä ei tehdä jos puitesopimusjärjestelyyn perustuvassa kevennetyssä kilpailutuksessa toimeksiannon arvo ei ylitä kulloinkin voimassa olevaa EUkynnysarvoa. 1.2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus (Liite 1), Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset (Liite 2.1) tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä, Sopimus (Liite 5A) ja Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Liite 5B JYSE 2014 Palvelut) Osatarjoukset ovat sallittuja seuraavasti: 1. Digitaalinen markkinointi 2. Sisältöstrategia Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhteen tai molempiin hankinnan osiin. Kumpikin osa vertaillaan itsenäisenä kokonaisuutena ja tarjoajat valitaan osakohtaisesti. Sama tarjoaja voi tulla valituksi molempien osa-alueiden palveluntuottajaksi. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankinnan osakohtaisesti liitteessä 1. Tilaaja valitsee 1-3 toimittajaa / osa-alue, joiden kanssa se tekee osa-aluekohtaisen sopimuksen. 2(7)
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai toimittajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on enintään neljä (4) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on syys-lokakuu 2016. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä direktiiviä 2014/24/EU julkisista hankinnoista velvoittavilta osin (Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) 3.3.2016 julkaisema tiedote). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse, lähettämällä kysymykset osoitteeseen paula.vuolo@houseoflapland.fi. Lähetä kysymykset 12.7.2016 kello 12.00 mennessä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään HOL markkinointipalvelut. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti, samansisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Hankintayksikkö vastaa pyyntöihin kolmen (3) arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään HOL markkinointipalvelut. 3(7)
Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 2 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN Laadi tarjous sekä toimita pyydetyt selvitykset suomen kielellä. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle sähköpostitse viimeistään 17.8.2016 kello 12.00 alla olevaan osoitteeseen: paula.vuolo@houseoflapland.fi Sähköpostiviestin Aihe-kenttään tulee lisätä merkintä HOL markkinointipalvelut. Muulla tavalla toimitettuja tarjouksia ei oteta huomioon. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista (ensisijaisesti) 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Valitsee parhaat tarjoukset 6. Pyytää ja tarkastaa parhaiden tarjousten antajilta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 8. Solmii puitesopimuksen puitejärjestelyyn valittujen kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 4(7)
EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 8. TARJOAJIEN VALINTA PUITEJÄRJESTELYYN Tarjousten valintaperuste on hinta-laatusuhde. Hinta-laatusuhteen vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 30 % Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat osa-alueittain tarjouspyynnön hintalomakkeiden (Liitteet 5A ja 5B) perusteella Vertailussa osa-alueen halvin tarjous saa 30 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 30. 2. LAATU 70 % Hankintayksikkö vertailee laatua vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin seuraavasti: 1. Laadullisten tekijöiden arviointi ja vertailu perustuu tarjoajan tarjoukseensa liittämiin, faktoihin perustuviin casereferenssiselosteisiin (3 kpl). Esitettyjen casereferenssiselosteiden lukumäärä ei saa alittaa eikä ylittää kolmea (3)/tarjottu osa-alue. Casereferenssit käsitellään osa-alueittain yhtenä kokonaisuutena, jolloin kaikkien vertailtavien tekijöiden ei tarvitse löytyä yhdestä ja samasta casereferenssistä. Saman casereferenssin voi esittää kumpaakin osa-aluetta koskevassa tarjouksessa. Vähintään yhden esitetyistä casereferensseistä tulee olla kansainvälisestä toiminnasta. Tulokset eivät voi olla tarjoajan soveltuvuutta koskevina yritysreferensseinä esitetyistä asiakascaseista johdettuja. Kummankin osa-alueen laadulliset kriteerit vertaillaan erikseen. Vertailussa eniten yhteispisteitä saanut saa 70 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: eniten pisteitä saanut / vertailtavat pisteet x 70. Osa-alue 1, Digitaalinen markkinointi: Tarjoaja voi saada tästä osa-alueesta yhteensä enintään 70 laatupistettä. Tilaaja arvostaa eri osa-alueella seuraavia asioita: Digitaalisen toimintaympäristön ja markkinoinnin vahvaa osaamista (max. 50 pistettä). Tarjoaja antaa näytön osaamisestaan casereferenssiselosteissa. Tarjoajan casereferenssiselosteissa ilmoittamat esimerkit digitaalisen markkinoinnin osaamisesta ja näytöt seuraavista asioista: o Asiakaslähtöisyyden ja asiakaspolun ymmärtäminen digitaalisessa toimintaympäristössä; Konversiokeskeinen toiminnansuunnittelu (max. 40 pistettä) o Vahva näyttö tavoitteellisesta sosiaalisen median haltuunotosta osana laajempaa digistrategiaa (max. 10 pistettä) Vähimmäisvaatimuksen ylittävää kokemusta kansainvälisestä toimijakentästä. (max. 20 pistettä) o Tarjoaja ilmoittaa Casereferenssiselosteessa, miten kokemus kansainvälisestä markkinoinnista ja -viestinnästä ja/tai brändin 5(7)
rakentamisesta kansainvälisillä markkinoilla on saavutettu ja miten tavoitteet ovat toteutuneet (max. 10 pistettä) o Mahdollinen asiantuntemus ja kokemus markkinointiviestintäkanavista/medioista seuraavissa maissa: Kiina, UK, Saksa. Tarjoaja ilmoittaa casereferenssiselosteessa, miten kokemus näistä maista on saavutettu. Pisteytys: Kiina 6 pistettä, UK 2 pistettä, Saksa 2 pistettä). Osa-alue 2 Sisältöstrategia: Tarjoaja voi saada tästä osa-alueesta yhteensä enintään 70 laatupistettä. Tilaaja arvostaa eri osa-alueella seuraavia asioita: Vahvaa ja innovatiivista luovaa suunnittelua (graafinen suunnittelu) sekä luovaa sisällön tuottamista (copywriter). Erityisesti Tilaaja tarkastelee casereferenssiselosteiden kautta erottuvuutta ja innovatiivisuutta sekä osoitusta siitä, miten tarjoajan tekeminen poikkeaa valtavirrasta. (max. 40 pistettä) Tarjoajan casereferenssiselosteissa osoittamaa kokemusta asiakkaiden sitouttamisesta suosittelumarkkinoinnin keinoin (max. 10 pistettä) Tarjoajan casereferenssiselosteissa osoittamaa asiantuntemusta kuluttajakäyttäytymisestä valituilla matkailun kohdemarkkinoilla, asiantuntemusta ja kokemusta kohdemarkkinoiden markkinointiviestintäkanavista/medioista (UK, Kiina, Saksa). Eduksi katsotaan myös aikaisempi tuntemus Lapin ja Koillismaan matkailualueista, matkailuelinkeinosta sekä olemassa olevista verkostoista ja kansainvälisistä jakeluketjuista (max. 10 pistettä) Tarjoajan casereferenssiselosteissa osoittamaa kokemusta tapahtumakonseptoinnista ja tapahtumiin liittyvistä viestintäprosesseista (max. 10 pistettä). Lopuksi lasketaan yhteen hinnan vertailupisteet sekä laadun vertailupisteet. Sopimustoimittajiksi valitaan 1 3 korkeimmat pisteet saanutta tarjoajaa. 9. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Rovaniemi, 5.7.2016 SANNA TARSSANEN Lapin Elämystuotanto Oy Toimitusjohtaja MIKA RIIPI Lapin liitto Maakuntajohtaja LIITTEET Liite 1 Liite 2.1 Liite 2.2 Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu (palautettava) CV-lomake asiakkuuspäällikkö (palautettava) 6(7)
Liite 2.3 Nimetyn tiimin henkilölista Liite 3 Tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 4 Ohje ESPD-lomakkeen täyttämiseen Liite 5A Hintalomake osa-alue 1 (palautettava, mikäli tarjous koskee osa-aluetta 1) Liite 5B Hintalomake osa-alue 2 (palautettava, mikäli tarjous koskee osa-aluetta 2) Liite 6A Sopimus Liite 6B Minikilpailutuksen tarjouspyyntömalli Liite 6C Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut); http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_jul kaisut/20140701julkis/jyse_2014_palvelut.pdf 7(7)