Tarjouspyyntö 18.12.2012 1(10) OUKA 6637/2012 OULUN KAUPUNGIN SIVISTYS- JA KULTTUURIPALVELUJEN LAHJATAVAROIDEN HANKINTA HENKILÖKUNNAN MUISTAMISEKSI VUONNA 2013 Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuritoimi (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilmailmoituskanavassa 18.12.2012 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti lahjatavaroista henkilökunnan muistamiseksi vuonna 2013 (jäljempänä tavara ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena on - kultainen ranneketju Oulun kaupungin vaakunalla hinta n. 300 (sis. alv.) Määrä: 140 kpl - kultainen solmioneula hinta n. 300 (sis. alv.) Määrä: 25 kpl Osatarjoukset eivät ole sallittuja Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 1 vuosi ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Taka-Lyötynkatu 4, 4. krs.
4. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Lisätietoja tarjouspyynnöstä voi kysyä sähköpostitse anne.niskakoski@ouka.fi. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksesta tulee käydä ilmi tuotteiden kappalehinta sekä yhteishinta ilmoitetulla määrillä. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Liite on tarjouslomake ja se on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 11.1.2013 kello 16.00 osoitteella: Oulun kaupunki, kirjaamo, PL 27, 90015 OULUN KAUPUNKI. on: Oulu 10, Torikatu 10. Tarjousmerkintä Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalvelut lahjatavarahankinta vuodeksi 2013 pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa.
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. 10. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Oulussa 18.12.2012 sivistys- ja kulttuuritoimi Mika Penttilä Sivistys- ja kulttuurijohtaja LIITTEET Liite 2 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 5A Sopimus Liite 5B Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut /20100217Julkis/JYSE_2009_tavarat.pdf Liite 6 Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)
LIITE 2 TARJOAJAA KOSKEVAT SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Tarjoajan nimi: OHJEET Tämä on tarjouslomake, joka on palautettava tarjouksen yhteydessä täytettynä. Tarjoajan on merkittävä lomakkeeseen täyttyykö kyseinen vaatimus. Vaatimuksiin tulee vastata Kyllä tai tarjoaja suljetaan tarjouskilpailusta. Joissakin kohdissa edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki asiakirjat kilpailutuksen sekä sopimuskauden aikana. Lomakkeen voi täyttää sähköisesti tai käsin, mutta lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. 1. REKISTERITIEDOT VAATIMUS REKISTERIT Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. VASTAUS JA SELVITYKSET Kyllä Ei SELVITYKSET ERIKSEEN PYYDETTÄESSÄ: Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä. 2. TALOUDELLINEN JA RAHOITUKSELLINEN TILANNE VAATIMUS VASTAUS JA SELVITYKSET VEROT JA MAKSUT Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. SELVITYKSET LIITTEEKSI: Kyllä Ei Tarjouksen liite Verot ja maksut
Veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista. Eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjous on sitovana voimassa 31.12.2013 saakka. Kyllä Ei
LIITE 5A SOPIMUS SOPIMUS HENKILÖSTÖLAHJOJEN HANKINNASTA 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: nn (jäljempänä Tilaaja ) Y tunnus: Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Toimittaja: nn (jäljempänä Toimittaja ) Y tunnus: Toimittajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet. 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT 3. MÄÄRITELMÄT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan Jyse 2009 Tavarat (jäljempänä JYSE ) - ehtoja. JYSE kohdan 2 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Tavara tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Toimituksen kuvauksessa yksilöityä Tavaraa. Hintaliite tarkoittaa tämän Sopimuksen mukaista hintaliitettä. Sopimus tarkoittaa tätä sopimusta. Toimituksen kuvaus tarkoittaa tässä Sopimuksessa määritellyn Tavaran toimitusta koskevaa liitettä, jossa on kuvattu mm. [OHJE: Muokkaa tapauskohtaisesti esim. Toimituksen sisältö, Tavaran ominaisuudet, Tavaran käyttötarkoitus, Tavaralle asetetut vaatimukset ja toimittamisajankohta.] 4. SOPIMUKSEN KOHDE: SIVISTYS- JA KULTTUURIPALVELUJEN LAHJATAVARAT VUODEKSI 2013 Sopimuksen kohteena on pp.kk.vvvv päivätyn tarjouspyynnön ja Toimittajan pp.kk.vvvv päivätyn tarjouksen mukaisen Tavaran x hankinta. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Toimittajalle yksinoikeutta myydä Tavaraa Tilaajalle. Toimittajan on toimitettava Tilaajalle Tavaran asennus-, korjaus-, huolto- ja käyttötoiminnassa tarvittavat hankintaan kuuluvat piirustukset ja ohjeet sekä
5. SOPIMUSKAUSI muut tiedot ja asiakirjat. Näiden tietojen ja asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. Tämä Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa kunnes Tavara on toimitettu ja hyväksytty ja Toimittaja on suorittanut takuuaikaan perustuvat velvoitteensa Tilaajan hyväksymällä tavalla.] Sopimuskausi on yksi vuosi ja se alkaa Sopimuksen allekirjoittamisesta. Osapuoli voi irtisanoa Sopimuksen siten, että irtisanomisaika on Tilaajan irtisanoessa sopimuksen 6 kuukautta ja Toimittajan irtisanoessa Sopimuksen 6 kuukautta.] 6. HINNAT Hinta on kiinteä. Hinnat ovat voimassa kiinteinä koko sopimuskauden ajan. Hinta sisältää sopimuksen mukaisen Tavaran, tarjousajan päättyessä voimassa olevat Toimittajan suoritettavaksi tulevat välilliset verot ja maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka- tai majoituskustannuksia, päivärahoja eikä ylityökorvauksia. Mikäli Tilaaja poikkeuksellisesti korvaa matkakuluja, noudatetaan valtion matkustussääntöä. Matkakulujen korvaamisesta on aina sovittava Tilaajan kanssa ennen matkaa kirjallisesti. Hintaan sisältyvät myös pakkauskustannukset, toimitukseen liittyvät asiakirjat sekä huolto- ja käyttökäsikirjat. 7. TILAAMINEN JA LASKUTUS Käytännön tilaaminen tapahtuu Oulun kaupungin käytössä olevalla sähköisellä tilausjärjestelmällä, josta ostotilauslomake välitetään s-postilla toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai noutotapauksissa ostotilauslomake tuodaan toimittajalle tavaran noutamisen yhteydessä. Ostotilauslomakkeessa on PM alkuinen tilausnumero, jonka toimittaja ilmoittaa laskun tilausnumerokentässä PM ja numerosarja yhteen kirjoitettuna ilman lisäselitteitä. Toimittajan on aina varmistettava tarkempi toimitus- ja laskutusosoite Tilaajalta. Laskun tai sen osan (toimituksen mukaan) maksamisen edellytyksenä on, että toimitus tai sen osa on hyväksytysti suoritettu, tavara tarkastettu ja Tilaaja on vastaanottanut laskun. Oulun kaupunki on siirtynyt pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon vuoden 2011 alusta, joten Oulun kaupunki kehottaa lähettämään laskut verkkolaskuina. Verkkolaskujen tuottaminen on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla: http://www.ouka.fi/asiointi/verkkolasku/index.html
8. MAKSUEHDOT 9. TOIMITUSEHTO Maksuaika on 21 päivää laskun saapumisesta. Toimitusehto TOP. Tilattavasta tavaramäärästä on toimitettava 31.1.2013 mennessä puolet tilattavasta määrä ja loput huhtikuun loppuun 2013 mennessä. 10. TAVARAN HYVÄKSYMINEN JA VASTAANOTTOMENETTELY Tilaaja tarkastaa Tavaran 5 päivän kuluessa siitä, kun Toimittaja on luovuttanut Tavaran sopimuksen mukaisesti Tilaajan tarkastettavaksi. Toimittaja avustaa Tilaajaa vastaanottotarkastuksen suorittamisessa yhdessä sovitulla tavalla. Vastaanottotarkastuksen määräaikaa pidennetään sillä ajalla, minkä Tilaaja kohtuudella tarvitsee virhekorjausten tarkastamiseen ja hyväksymiseen. Hyväksymiskriteerit on määritelty liitteessä Toimituksen kuvaus. JJYSE 5.6 kohdassa tarkoitettu kohtuullinen aika reklamaation tekemiselle on 7 päivää. JYSE kohdassa 5.7 mainitut korjausajat ovat 7 päivää Mikäli virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 15 mukaisesti. 11. VAHINGONKORVAUS 12. SALASSAPITO JYSE kohtaan 14 lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. Sen lisäksi mitä JYSE 18 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. 13. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE kohdan 16 lisäksi sovitaan, että Tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus, mikäli Tilaajan toiminta päättyy.] 14. SOPIMUSMUUTOKSET Sopimuksen yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta.
15. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: Sopimus Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Tavarat 16. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. TILAAJA Oulu / 20 TOIMITTAJA Oulu / 20 Nimi Mika Penttilä Sivistys- ja kulttuurijohtaja Nimi Asema/Nimike
LIITE 6 KANSILEHTI Tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä Kansilehti ja tarjouksen sisällysluettelo TARJOUS: Tarjoaja Tarjoajan yhteystiedot Osoite: Paikka ja aika Sähköposti: Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa. Tarjoajan tulee huomioida, että hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjoajan yllä ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.,. 20 Tarjoajan allekirjoitus Nimenselvennys Asema tarjoajan organisaatiossa