TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 1/15 TARJOUSPYYNTÖ JÄTESÄKEISTÄ JA ROSKAPUSSEISTA Seutukeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun kuntien omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICT-palveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä mainittujen tahojen kanssa. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä nro 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne jätesäkeistä ja roskapusseista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimusaika on 2 vuotta, jonka jälkeen sopimusta on mahdollisuus jatkaa kahdella optiovuodella (2 + 1 + 1 vuotta). Sopimus alkaa aikaisintaan 1.1.2011, kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Yhteisöt Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä nro 1. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on ostajakonsortion jätesäkkien ja pussien hankinta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta koostuu: 1. jätesäkeistä ja roskapusseista vapaasti tilaajalla (osakokonaisuus 1) 2. jätesäkeistä ja roskapusseista varastotoimituksina (osakokonaisuus 2) 3. muista hinnoitteluliitteessä erittelemättömistä jätesäkeistä ja roskapusseista sekä niihin liittyvistä tuotteista tai palveluista, joita pidätetään oikeus hankkia tämän tarjouskilpailun perusteella valitulta toimittajalta ilman erillistä kilpailutusta. Näistä tuotteista tai palveluista neuvotellaan tarkemmin sopimusvaiheessa. Tarjoaja voi tarjota omia optioitaan jätesäkkeihin ja roskapusseihin liittyen. Optioiden osalta tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden ottaa käyttöön / jättää käyttämättä sopimusaikana, joten tästä syystä optioita ei tarjousvertailussa vertailla. Optiotuotteita hankitaan kuitenkin pääsääntöisesti vain valituilta sopimustoimittajilta. Optioista on kerrottava hinnat ja hinnoitteluperiaatteet. Tarjoajan on syytä kuitenkin huomioida, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tästä syystä tarjouslomakkeella tarjotaan vain pyydetyt tuotteet, eikä tarjouslomakkeelle saa lisätä kohtia näitä omia optioita varten. Omat optiot tarjotaan vapaamuotoisesti tarjouslomakkeen liitteellä ja/tai tuoteluettelossa ja hinnastossa.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 2/15 Tarjoajan tulee noudattaa hankinnan kohteeseen liittyvää lainsäädäntöä ja määräyksiä ja tarjottujen tuotteiden tulee olla laadukkaita ja ammattikäyttöön sopivia. Erikseen pyydettäessä tulee tarjoajan varautua lähettämään/toimittamaan omalla kustannuksellaan näytteet tarjotuista tuotteista laadun toteamiseksi. Tuotteiden vaatimukset on kerrottu tarkemmin liitteen 2 tarjous- ja hinnoittelulomakkeella. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan / valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjousvertailu 3. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sopimuksen laajentaminen ja supistaminen Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä nro 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 3/15 Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Valitut tarjoukset kopioidaan veloituksetta. Sopimuksen jalkauttaminen Sopimusehdot Valitun toimittajan on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitoutumisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 tavarat). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Osatarjoukset koskien osakokonaisuuksia hyväksytään. Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoukset vertaillaan osakokonaisuuksittain, jolloin jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään oma päätös. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2009 tavarat/palvelut 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 4/15 Sopimus on voimassa 2 vuotta sopimuksen aloituspäivästä lukien. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden mittaisella optiokaudella. Optioiden käytöstä päätetään erikseen vähintään kolme (3) kuukautta ennen ensimmäisen kahden vuoden sopimuskauden päättymistä. Kummallakin sopijapuolella on oikeus kieltäytyä optiovuosien käyttämisestä. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen. Tarjoajalla ja valitulla toimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia palveluja sopimusaikana. Näissä tapauksissa ostajalla on oikeus keskeyttää laskujen maksaminen. Tarjoaja vastaa tältä osin myös tarjouksen mukaisten palvelujen ja tuotteiden rahoituksesta. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen valittu toimittaja voi itsekin vaikuttaa pitämällä palvelun laadun sovitulla tasolla ja hinnan oikeassa suhteessa markkinahintoihin. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopijapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopijapuolelta korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta Toimittajaa vastaan Toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä Toimittajan voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta Toimittajaa kohtaan.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 5/15 Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset Seutukeskus Oy Häme ei vastaa tilaajayhteisöjen taloudellisista tai juridisista vastuista. Taloudellinen tai juridinen vastuu on aina tilaavalla yhteisöllä. Mikäli tarjouksen antajan jälkikäteen havaitaan antaneen harhaanjohtavaa informaatiota tarjouksessaan ja tulee valituksi toimittajaksi, on tarjouksen antaja vahingonkorvausvelvollinen aiheuttamastaan väärän tiedon mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta johtuen. Vahingoksi lasketaan mm. uuden tarjouskilpailun järjestämisestä aiheutuva työ ja/tai sopimuksen purkamisesta aiheutuvat kustannukset. Vahingonkorvaus on minimissään 3 000. Lisäksi hankintayksiköllä on oikeus purkaa tehty hankintasopimus. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Laadittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjouspyynnön liitteenä on Excel -muotoinen tarjouslomake (liite nro 2), johon tarjouksen hinnoittelu tehdään. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa kahden desimaalin tarkkuudella, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Hinnoitteluliite on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Hinnoitteluliitteen hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa (myös kierrätysmaksut). Mitään sellaisia maksuja/veloituksia, joita ei ole tarjouksen mukana täytetyssä hinnoitteluliitteessä mainittu, ei hyväksytä. Tarjoajan tulee lisäksi täyttää hinnoitteluliitteelle sille merkitylle kohdalle alennusprosentti nettohinnoiteltujen tuotteiden ulkopuolisille tuotteille toimittajan voimassaolevasta ovh:sta. Hinnastot tulee liittää tarjouksen mukaan. Hinnoitteluliitettä ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjoaja vastaa hinnoitteluliitteellä annettujen tietojen oikeellisuudesta. Hinnat ovat kiinteitä sopimusvuoden kerrallaan. Sopijapuolten tulee tehdä seuraavalle sopimusvuodelle kohdistuvat hinnanmuutosesitykset perusteluineen vähintään 4 kk ennen sopimusvuoden päättymistä. Hinnanmuutosehdotuksen pohjalta tullaan käymään toimittajan ja Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön väliset neuvottelut. Esittäessään hinnanmuutoksia tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Lisäksi tarjoajan tulee raportoida muutosesityksen yhteydessä sopimuksen vuosivolyymitiedot ja tapahtumatiedot kaikilta aikaisemmilta sopimusvuosilta. Mahdollisen korotusperusteen tulee olla tarjoajasta riippumaton ulkoinen peruste ja tarjouksentekohetkellä ennakoimattomissa oleva tekijä.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 6/15 Pidätetään oikeus purkaa sopimus esitetyn hinnankorotuksen voimaantulopäivänä, mikäli hintaehdoista ei päästä sopuun. Hinnanmuutokset astuvat voimaan vasta sopijapuolten hyväksyttyä muutoksen. Toimittajan tulee muutoksen hyväksymisen jälkeen toimittaa hinnoitteluliite ja hinnastot muutoksen mukaisesti päivitettynä hankintayksikölle. Toimittaja ylläpitää muutostilastoa ja lähettää päivitetyt muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikölle. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön ja myöhemmin sopimuksen kohteena olevien tuotteiden hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Toimittaja sitoutuu antamaan automaattisesti Tilaajalle kampanjoihin tai muihin vastaaviin perustuvat hinnat, mikäli nämä hinnat ovat Tilaajalle sopimushintoja edullisemmat. Tarjouspyynnössä esitetyt ehdot ovat minimivaatimuksia, joiden ylittämisestä ei tarjousvertailussa hyvitetä, ellei tarjouspyynnössä muuta ole asiasta mainittu. Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Alihankinta Raportointi Tarjouksessa on yksilöitävä toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoaja sitoutuu siihen, että toimittaa ostajan niin pyytäessä liitteen nro 4 mukaiset raportit ostajalle (korkeintaan kahdesti vuodessa seutukuntatasolta). Toimitusehto Osakokonaisuus 1: vapaasti tilaajalla tilaajan toimipisteessä säältä suojaan toimitettuna. Pientoimituslisää ei hyväksytä. Osakokonaisuus 2: vapaasti tilaajan varastossa, silloin kun tilataan vähintään yksi täysi lavallinen erilaisia jätesäkkejä ja roskapusseja. Toimitusaika Toimituksen viivästyminen kolme työpäivää (arkipäivät) tilauksesta. Jos myyjän toimitus viivästyy, eikä viivästys johdu ostajan toiminnasta tai laiminlyönnistä, on ostajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin viisi (5) viikkoa. Toimittaja ei voi viivästystilanteessa vedota toimitusvaikeuksiin, muuten kuin mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 tavarat) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 7/15 Maksuehto Tietojärjestelmät Maksuehto on 21 pv netto laskun päiväyksestä. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä ja pidemmästä ei hintavertailussa hyvitetä. Viivästyskorko on Suomessa voimassaolevan korkolain mukainen. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Ruokahuollon tuotannonohjausjärjestelmä Linnan Aterialla, Janakkalan sekä Hattulan kunnalla, Koulutuskeskus Tavastialla ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymällä on käytössä Aromituotannonohjausjärjestelmä (Logica Suomi Oy), joka mahdollistaa sähköisen asioinnin keittiön ja tarjoajan välillä. Jotta toiminnallisuutta voidaan hyödyntää, tulee myös tarjoajalla olla valmiudet sähköiseen asiointiin Sonet-varastonhallintajärjestelmä Hämeenlinnan kaupungin, Janakkalan kunnan ja Koulutuskeskus Tavastian käytössä on Sonet-varastonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tuottaa PDF-muotoisia ostotilauksia, jotka tällä hetkellä lähetetään toimittajille sähköpostin liitteenä tai faksilla. Joillekin toimittajille tilaus tehdään puhelimitse. Jos tilaus on tehty varastonhallintajärjestelmällä, tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä aina tilauksen numeron. Tulevaisuudessa manuaalinen tilauksen lähetysprosessi on tarkoitus automatisoida, jonka jälkeen järjestelmä lähettää toimittajalle tilauksen sähköpostin liitteenä olevana PDFmuotoisena dokumenttina, xml-tiedostona tai siirtää tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavaan toimittajaportaaliin. Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto v. 2011) Vuoden 2011 aikana otamme käyttöön seudullisen sähköisen tilausjärjestelmän, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen katalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko PDF-muotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. Laskutus Laskutuslisiä ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset: Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin. Muut tilaukset: Muiden tilausten osalta toivomme saavamme laskut verkkolaskuina. Ostohyvite Tarjottuihin hintoihin sisältyy 2 %:in palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa ostohyvitteenä Seutukeskus Oy Hämeelle vuosittain. Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä 4 kertaa vuodessa.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 8/15 Ostohyvite lasketaan seuraavasti: Toimittajan sopimuksen kautta laskuttama kokonaismyynti kalenterivuodessa (jaettuna neljään jaksoon, kuukaudet 1-3, 4-6, 7-9 ja 10-12) * (kertaa) palveluprosentti = laskun loppusumma alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Toimittajan on raportoitava kunkin edellä mainitun neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä. Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla. Selvyyden vuoksi todetaan, että ostohyvite on maksettava sopimusaikana toteutuneesta myynnistä riippumatta siitä, onko sopimus voimassa maksuhetkellä. Tämä tarkoittaa sitä, että jos sopimus loppuu kesken neljännesvuotta, esim. toukokuun loppuun, on toimittajan ilmoitettava ja maksettava ostohyvite kuukausilta 4-5 yllä kuvatulla tavalla. Palveluprosentti on kalenterivuosittain kiinteä, mutta Seutukeskus Oy Hämeellä on yksipuolinen oikeus muuttaa sitä kalenterivuosien välillä. Toimittajalla on tällöin oikeus tehdä vastaavat muutokset hintoihin. Mikäli toimittajan havaitaan antaneen väärää tietoa raportointikauden myyntiluvuistaan, on Seutukeskus Oy Hämeellä oikeus purkaa sopimus, sekä saada vahingonkorvauksena takautuvasti saamatta jäänyt ostohyvitetuotto. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot sekä valintaperuste ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä nro 3. Hankintapäätös ja -sopimus Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtaja tekee hankintapäätöksen ja -sopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/irtisanomista. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Seutukeskus voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 29.10.2010 klo 12 mennessä. Viestin otsikoksi tulee merkitä Kysymykset jätesäkeistä ja roskapusseista. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 9/15 Tarjouksen antaminen Tarjous tehdään liitteen nro 2 mukaisesti tarjouslomakkeella ja siihen vaadituilla liitteillä. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoitteluliite on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Tällä turvataan se, ettei hankintayksikön turhaan tarvitse hylätä annettuja tarjouksia. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika 17.11.2010 klo 14.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Vastausosoitteet Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen. Tarjous liitteineen tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen. Ristiriitatilanteissa kirjallinen versio ratkaisee. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava suomen kielellä. sähköposti osoite johanna.tuomola@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Johanna Tuomola Wetterhoffinkatu 4 13100 HÄMEENLINNA Pakkaukseen ja viestiin merkintä: Jätesäkkitarjous SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1. sopimukseen liittyvät yhteisöt 2. tarjouspyyntö ja tarjouslomake 3. soveltuvuusehdot ja valinta- ja vertailuperusteet 4. raportointi
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 10/15 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT LIITE 1 Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy:n ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Ensivaiheessa: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy nykyisine ja tulevine omistajineen. KuntaPro Oy on Seutukeskus Oy Hämeen osakkuusyhtiö, jonka omistuspohjaa laajentamalla on mahdollista ottaa ilman erillistä kilpailutusta nyt laadittavan sopimuksen piiriin uusia, isojakin asiakkaita. Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Hattulan kunta Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä (Koulutuskeskus Tavastia) Hyria Koulutus Oy (toimittajaa sitovasti Hyvinkään ja Riihimäen sekä Hämeenlinnan seudun toimipisteet) Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä (Vanajaveden Opisto) Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy Kantolan Kiinteistöt Oy TyöSyke Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Tekninen palvelukeskus Oy Häme Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö Hattula-Kiinteistöt Oy Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiö Kanta-Hämeen Sairaskotisäätiö, Ilveskoti Optiona: Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä (HAKKY) Hämeen maakuntaliiton kuntayhtymä (Hämeen liitto) Hämeen Päihdehuollon Kuntayhtymä, Mainiemi Keinuparkki Oy
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 11/15 TARJOUSPYYNTÖ JA TARJOUSLOMAKE LIITE 2 Tarjouspyyntö ja tarjouslomake ovat ladattavissa hankintayksikön internetsivulta osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 12/15 SOVELTUVUUSEHDOT LIITE 3 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien tuotteiden ja palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeessa on ilmoitettava seuraavat tiedot: Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut Tarjoajayrityksen kahden edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen on oltava positiivinen (liikevoitto) Tarjoukseen ei tarvitse liittää yllä kuvattuja selvityksiä, vaan tarjoajan on pyydettäessä toimitettava kahden (2) viikon sisällä (ja joka tapauksessa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista) kaupparekisteriote, verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista sekä tarjoajayhteisön tilinpäätös ja tasetiedot viimeiseltä tilikaudelta, jossa näkyvät kahden viimeisen tilikauden tulos ja tase. Ote ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta, joten mikäli tarjoaja ei toimita selvityksiä pyydettäessä, tai niiden perusteella tarjoaja ei ole soveltuva tarjoaja, ostajalla on oikeus hylätä annettu tarjous. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista Palvelu annetaan suomen kielellä Yritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. Tämän selvityksen perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 13/15 VALINTAPERUSTE JA VERTAILUPERUSTEET Valintaperusteena on alin hinta osakokonaisuuksittain.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 14/15 RAPORTOINTI LIITE 4 Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta seuraavaan sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin: Kaikki tunnuslukuarvot ja raportit myyjä sitoutuu toimittamaan sähköisesti Excel-muodossa. Ostaja vastaa raportointipohjien laadinnasta. Ostajan velvollisuutena on vaatia alla mainittuja raportteja myyjältä. Myyjä ei ole velvollinen toimittamaan raportteja ilman ostajan pyyntöä. Ostaja antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet raportointimenettelystä pyytäessään raportteja myyjältä. Ostaja ja myyjä käyvät raportointiperiaatteet ja raporttien muodon/sisällön läpi hankintaneuvotteluissa. RAPORTOINTITASOT - Taso 1: seutukunta (kunnat ja yhteisöt yhteensä) - Taso 2: kunta tai yhteisö - Taso 3: toimituspiste kunnassa tai yhteisössä TUNNUSLUKUARVOT Alkavan vuoden helmikuuhun mennessä toimittajan tulee lähettää Seutukeskus Oy Hämeen hankinta ja - kilpailuttamisyksikölle euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä (taso 2). Myyjä on velvollinen toimittamaan erikseen niin pyydettäessä tarkastelujaksoittain ostajalle myynnin toimituspisteittäin eriteltynä (taso 3) ja alla luetellut tunnuslukuarvot kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä (taso 2): Toiminta - myynti, Osto- ja myyntikäyttäytyminen - laskujen määrä, kpl Palvelukyky OSTOHYVITERAPORTTI - toimitusvarmuus, % - reklamaatioiden määrä, kpl Toimittaja tilittää Seutukeskus Oy Hämeelle (tai Seutukeskus Oy Häme laskuttaa) palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä 4 kertaa vuodessa. Tätä tilitystä/maksua kutsutaan ostohyvitteeksi. Toimittajan on raportoitava kunkin neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä.
TARJOUSPYYNTÖ nro 2.3/2010 15/15 Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla ABC-POHJAINEN KULUTUSRAPORTTI Myyjän on toimitettava ABC-pohjainen kulutusraportti toimitetuista tuotteista seutukuntatasolta (taso 1) sekä tarvittaessa kunta-/yhteisötasolta (taso 2) ja toimituspisteittäin (taso 3). ABC-raportti: - tuoteryhmä tai vuokrasopimus / tuotenumero / nimike / kpl-, l- tai kg-määrä / -määrä, alv 0 % - tuoteryhmittäin eurojen mukaan suuruusjärjestyksessä - raportissa tulee olla selkeästi merkitty A-tuotteet Myyjän on lisäksi toimitettava kulutusraportti hinnoitteluliitteen mukaisista A-tuotteista seutukuntatasolta (taso 1) ja raportissa tulee näkyä tuotteittain sekä - että kpl-, l- tai kg-määrä.