Kaupunginhallitus 56 01.03.2010 Yhteistoimintakomitea 5 26.03.2010 Kaupunginhallitus 97 29.03.2010 Tarjouspyyntö koskien Loviisan kaupungin ruoka- ja siivouspalveluita 216/02.08.00/2010 KH 56 Valmistelijat: Ralf Sjödahl, Annika Kuusimurto, Tuija Niemeläinen Loviisan kaupunki pyytää tarjousta koskien ruoka- ja siivouspalveluista liitteen mukaisista palvelukohteista ja määristä. Tarjotun palvelun tulee käsittää sekä ruokahuolto- että siivouspalveluja, osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukainen ja tarjoukseen on liitet tävä pyydettävät selvitykset/kuvaukset. Sopimus tehdään ajankohdaksi 16.08.2010-16.08.2015 + 2 (kahden) vuoden optiolla. Option käyttöön ot tamisesta neuvotellaan siten, että päätös on valmiina 6 kk ennen varsinai sen sopimusajan päättymistä. Kaupunki pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista sekä asetusta julkisista hankinnoista. Kaupungilla on oikeus purkaa sopimus jos toimittaja olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitettaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kol men kirjallisen huomautuk sen jälkeen. Kaupunki pidättää itselleen oikeuden tehdä sopimuskauden aikana muutoksia jotka johtuvat asiakas määrän muutoksista. Hinnat ja laskutus Tarjotut hinnat ovat kiinteitä 15.8.2011 saakka jonka jälkeen hintoja voidaan tarkistaa. Tuottajan tulee yksilöidä kustannustekijät ja niiden muutokset joihin vedotaan hinnanmuutosta esitettäessä. Kustannustason yleiseen nousuun vetoamista ei voida pitää hyväksyttävänä syynä hintojen korotukselle. Mikäli arvonlisäverossa tai muissa viranomaismaksuissa tai ohjeistuksissa tapahtuu muutoksia, on tuottajalla/tilaajalla oikeus niiden kustannusvaikutusta vastaaviin hintojen tar kistuksiin. Hintojen tarkistuksen yhteydessä varataan sopimusten allekirjoittajille mahdollisuus neuvotteluun. Mikäli hinnankorotuksista ei päästä yksimielisyyteen on kummallakin osapuolilla mah dollisuus sanoa sopimus irti 6 kk irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana nou datetaan viimeisintä sovittua hintaa.
Hinnat esitetään yksikköhintoina + alv, eli nettohintana jossa kokonaishinnoittelu muuttuu alv:n muut tuessa. Lounaat laskutetaan toimipisteittäin todellisten ruokailijoiden mukaan. Laskutus tapahtuu jälkikäteen kerran kuussa. Palvelutuottaja toimittaa myyntiraportin ja ruokailijamääräraportin vuosittain. Maksu suoritetaan kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 7 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Toimittaja laskuttaa tilaustarjoilumyynnin kustannukset tilauksen tehneeltä taholta hinnastoon tai erikseen tehtyyn tarjoukseen perustuen ja tositteiden mukaisesti. Laskussa tulee näkyä tilauspäivä, tuotteiden hinnat ja tilaajan nimi. Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Tutustuminen tiloihin ja lisäkysymykset Keittiötiloihin on mahdollisuus tutustua viikoilla xx ja xx.tutustumiskäyntiin osallistujat tulee ilmoittaa sähköpostitse ralf.sjodahl@loviisa.fi xx.xx..2010 klo 15.00 mennessä. Hankintaa koskevat lisäkysymykset tulee jättää xx.xx.2010 mennessä. Vastaukset kysymyksiin lähetetään sähköpostilla viimeistään xx.xx.2010 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi kysy myksiin ei vastata puheli mitse. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. RUOKAHUOLTO Ruokahuollon osalta tarjoukseen tulee sisällyttää erikoisdieetit, tarjouksen laatimisen helpottamiseksi asiakirjoista ilmenee nykyinen tilanne tämän osalta, joka tietenkin voi vaih della. Erikoisdieettejä tarjotaan lääkärilausunnon perusteella. Ruokahuollon osalta henkilökunta on varattava kaupungin käyttöön poikkeusoloja ja - tilanteita varten. Valittaessa ruokahuoltopäällikköä ja siivoustyönohjaajaa (-tai päällikköä, palveluesimiestä )on neuvo teltava valinnasta kaupungin kanssa ja saatava kaupungin hyväksyntä näille kahdelle henkilövalinnalle. Kaupunki kuitenkin hyväksyy sen että valinnat tarvittaessa tehdään yhtiön henkilökunnan keskuudesta. Ruoan laatu tulee vastata valtion ravitsemussuosituksia. Ruoanvalmistuksessa tulee pääsääntöisesti käyttää kotimaisia raaka-aineita kun niitä on saatavilla. Ruoanvalmistuksessa tulee välttää tuotteita jotka sisältävät natriumgluta-
maattia. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti: Yrityksen referenssit vastaavantyyppisistä kohteista tai suositukset kunta-asiakkailta enintään kolmen vuoden ajalta. Selvitykset yrityksen johdon ja palvelusta vastaavien koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä. Omavalvontasuunnitelma tai sen lyhyt kuvaus. Selvitys henkilöstön koulutuksesta ja hygieniapassikoulutuksesta. Selvitys varahenkilöstöjärjestelmän toimivuudesta (esim. sairaustapauksissa) Tarjousten tulee olla tarjouspyynnön mukaisia, eli jokaiseen esitettyyn edellytykseen on vastattava. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin painotuksella hinta 70 % ja laatu 30 %. Palvelun laadun kriteerit ovat: Ruoantuotantosuunnitelma sisältäen ruokalistan ja ateriasisällön. Huom. Liitteen vaatimukset. Tiedonkulku ja toimitusvarmuus, valitusten käsittely, ateriatilausjärjestelmä ja tiedonkulku ja tavoitettavuus Asiakaspalautejärjestelmä Henkilöstön koulutussuunnitelma/koulutustoteutuma edelliseltä vuodelta. Pyydämme toimittamaan : - ruokatuotantosuunnitelman sisältäen ateriasisältösuunnitelman ja kuuden viikon ruokalistan, huomioi den että asiakkaat ovat 10 kk - 100 vuoden vä-
liltä. Ruokatuotantosuunnitel masta tulee ilmetä päiväkodin aamupala,lounas,välipala, päivällinen sekä il tapala, koulujen lounas, vanhainkotien/palvelutalojen aamupala,lounas,ilta päiväkahvit,päivällinen sekä iltapala.vanhainkotien ja palvelutalojen koh dalla on huomioitava että sunnuntaisin tarjotaan tasokkaampaa ruokaa py hän kunniaksi. - kuvauksen valitusten vastaanottamisesta ja niiden käsittelystä - kuvauksen ateriatilausjärjestelmistä ja tiedonkulusta, jolla varmistetaan tavoitettavuus ja reagointi herkkyys - kuvauksen asiakaspalautejärjestelmästä - kuvauksen täydennyskoulutuksesta ja koulutussuunnitelma - ympäristöasioiden huomioiminen toiminnassa Mikäli tuottaja hankkii määrittämänsä osan palveluista alihankintana tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan täyttäen tässä tarjouspyynnössä esitetyn vaatimusten ja laa tutason mukaisesti. Tilat, korvaukset tilojen käytöstä kustannusvastuut ja ruokapalveluprosessin vastuut ilmenevät liittees tä. Aterioiden ja palveluiden tilauskäytäntö: Aterioiden määrän muutoksesta tulee ilmoittaa palveluntuottajalle 7 päivää ennen muutosta, esim. luokkaretket. Kaupungin tulee ilmoittaa palveluksen tuottajalle vuosidon naisista muutoksista heti kun niistä on tehty päätös, esim. päiväkotien sul kemiset kesäisin, koulujen lomat ym. Ellei 7 päivää ennen ole ilmoitettu muutoksista aterialaskutus pysyy ennallaan, jolloin esimerkiksi las kutus tapahtuu vanhainkodeissa,palvelutaloissa paikkaluvun mukaisesti. Kotipalvelun muutokset huomioidaan kuitenkin välittömästi kun muutoksista saadaan tieto. SIIVOUSPALVELUT Siivouskohteet, siivouspalvelun kuvaus ja laatuvaatimukset, siivouspalve lun kustannusvastuutaulukko sekä palveluprosessin vastuut ilmenevät liit teessä. Hankintamuoto, esimiehen valinta ja sopimuksen kesto noudattaa ruokapalveluhuollon tarjouspyyntöä. Siivouspalveluista tehdään seikkaperäinen tehtäväkuvaus ja palvelutuotta jan on tässä tarjouksessa si touduttava laaduntarkkailutilaisuuteen kerran kuukaudessa siivouspalvelu jen osalta. Tarjouksista, jotka täyttävät tässä asiakirjassa esitetyt vaatimuk set, valitaan voittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous painotuksel la hinta 70 % laatu 30 %. Palveluntarjoajalla on oltava toimiva sijaisjärjestelmä. Tilaajalla on mahdollisuus tavoittaa palveluesi mies tai tämän varahenkilön arkipäivinä klo.
8.00-16.00. Yhteydenotto on mahdollisuus tehdä samana päivänä toimenpiteitä aiheuttavassa asiassa pu helimitse tai kiireettömimmissä asioisssa sähköpostitse tai internetin kautta. Tuottajalla on systemaattinen kirjattu toimintatapa valitusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi. Käyttäjät saavat tarvittaessa tiedon siivoustaajuudesta ja pystyvät seuraamaan toteutuneita siivousker toja tiloissa olevien siivouslistojen tai muun keinon avulla. Palveluntuottaja arvioi yhdessä tilaajan kanssa kerran kuukaudessa että tilaajan määrittämän palveluta son toteutuminen turvataan. Palveluntarjoajalla on systemaattinen tapa ottaa huomioon pesuaineiden ja siivousvälineiden hankinta vaiheessa sekä työmenetelmien suunnittelussa ympäristövaikutukset. Tuottaja tuo mukanaan kaikki palvelun tuottamisessa tarvittavat välineet, kaluston, pesuaineet, wc- ja käsienpesuaineet. Tuottaja vastaa niiden riittävyydestä, huollosta ja kunnos sapidosta. Ko. kiinteistöjen siivoustilat ja - kaapit ovat siivouspalvelutuottajan yksinoikeudellisessä käytössä ja vastuulla. Tuottaja sitoutuu noudattamaan kaupungin turvallisuusmääräyk siä tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan jne. suhteen. Sopimuskauden alkaessa palvelun tilaaja ja tuottaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä liitteen puhtaustaso käytännön työssä tarkoittaa. Tilaaja ja tuottaja kirjaavat yhtei sen käsityksen siitä, miltä pintojen jne. tulee näyttää päivittäisen siivouksen jälkeen ja miltä perussiivouksen jälkeen. Mikäli tämä taso ei toteudu, tuot taja on velvollinen tekemään tarvittavat toimenpiteet asian parantamiseksi. Sopimus sisältää velvoitteen raportoida tilaajalle tilojen kunnosta ja pienten puutteiden korjaustarpees ta. Laadun arvioimiseksi pyydämme toimittamaan kuvauksen toimittajan laadunhallinnasta, omavalvon nasta ja toiminnan kehittämisessä jossa täsmennetään seuraavia osa-alueita. - laadunhallintajärjestelmä tai muu kirjallinen käytössä olevaa menetelmien ja toimintatapojen kuvaus. - asiakaspalautejärjestelmä; miten ja kuinka usein asiakaspalaute kerätään, kerätäänkö palaute toimitta jan vai ulkopuolisen arvioijan toimesta, kuinka palautteet arvioidaan ja hyö dynnetään palvelujen kehittämisessä, kuinka ne
dokumentoidaan ja kuinka niistä raportoidaan tilaajalle. - toiminnasta vastaavalla henkilöllä (esimiehellä) tulee olla riittävä, alalle soveltuva koulutus, (vähin tään siivoustyönohjaaja) ja kokemusta esimiestyöstä käytännön työssä. - kaikkien työntekijöiden perehdyttämiskoulutus heidän tullessaan yritykseen töihin (sisältäen välinei den-,pesuaineiden jne. sekä eri siivousmenetelmien käyttöön liittyvän kou lutuksen).pyydämme kuvaamaan perehdyttämiskoulutuksen sisällön ja laa juuden. Tuottaja esittää todistuksin että tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet täyttyvät. Tarjouksen jättäminen: Sitova tarjous on jätettävä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Ruokahuolto- ja siivouspalvelutar jous" osoitteeseen Loviisan kaupunginhallitus, PL 77, 07901 Loviisa viimeistään xx.xx.2010 kl. 15.00. Määräajan jälkeen saa puneita tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätietoja antavat ruokahuoltopäällikkö ja siivouspäällikkö. Liite no 13. Esittelijä: talousjohtaja Ralf Sjödahl Ehdotus: Päätös: Kaupunginhallitus merkitsee asian tiedoksi ja käsittelee asiaa kuultuaan yhteistoimintakomiteaa. Ehdotuksen mukainen. --- YTK 5 Valmistelija: henkilöstöpäällikkö Minna Uusitalo Talousjohtaja Ralf Sjödahl kertoo Loviisan kaupun gin ruoka- ja siivouspalveluiden kilpailutuksesta. Liite 1. Esittelijä: puheenjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Keskustelun jälkeen yhteistoimintakomitea merkitsee asian tiedoksi ja lähettää asia kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.
Päätös: Yhteistoimintakomitea korostaa toiveena, että ruoka- ja siivouspalvelujen hen ki lö kun taa ja kou lu ja tie do te taan ja kuullaan asian edistymisestä säännölli ses ti. Ehdotuksen mukainen. --- KH 97 Valmistelijat: Annika Kuusimurto, Tuija Niemeläinen, Ralf Sjödahl Verrattuna nykytilanteeseen on siivouksen kohdalta hieman laajennettu kohteita, siten että Generalhagens skola, Forsby skola sekä Liljendalin päiväkoti, maaseutukeskus ja kirjasto kuuluisivat kilpailutuksen piiriin. Sekä ruokapalvelu- että siivouspalvelutoimintojen osalta kilpailutus ei aiheuta muutoksia kaupungin vakinaisen henkilöstön asemaan muilta osin kuin että ruokapalvelutoimintojen kilpailuttaminen kohdistuisi myös Liljendalin kaupunginosaan, jolloin työntekijöiden asemapaikka muuttuisi Loviisan keskustaan heidän niin halutessaan. Tarjousasiakirjat liitteessä, jotka eivät tässä vaihessa ole julkisia: Liite no 29. Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Päätös: Loviisan kaupunki kilpailuttaa ruokapalvelu- sekä siivouspal velutoiminnot liitteen mukaisesti. Aikataulutus tehdään hankintanlain mu kaisesti kuiten kin siten että toiminta alkaa 16.8.2010. Ehdotuksen mukainen. Sävträsk skolanin henkilökunnan 2.2.2010 sekä vanhempien ja huol ta jien 18.3.2010 koulun keittiötä koskevat kirjelmät merkittiin tiedoksi. --- Jäsen Tom Liljestrand esitti että tarjouspyyntöön tulisi sisältyä, että jos tarjous osoittautuu kokonaistalou dellisesti epäedulliseksi Liljendalin osalta, kaupunki pidättää itselleen oi keuden keittiötoimintojen hoitamiseen itse jatkossakin. Esitys ei saanut kannatusta.