Vantaan kaupungin perintäpalveluiden hankinta HA 2484/2013 HUOM! Hilmassa julkaistaan korjausilmoitus viikolla 47. Korjausilmoituksessa on päivitetty Liite 3. Hinnoittelu- ja volyymitaulukko. Myös Tarjouspyyntöä on päivitetty siten, että tarjoukset on toimitettava 5.12.2013 klo 12:00 mennessä. Kysymykset ja vastaukset Kysymys 1: Tarjouspyyntö, kohta 6.3.1 Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjousten arviointikriteerinä olevissa palvelukuvauksissa on edellytetty annettavan kuvaus mm. asiakaspalvelusta. Pyydämme täsmentämään, mitä seikkoja tilaaja edellyttää esitettävän kyseisessä kuvauksessa ottaen huomioon, että valintaperusteeksi tarjouspyynnössä on asetettu kokonaistaloudellinen edullisuus ja kyseessä on selkeästi oma pisteytettävä osionsa? Vastaus 1: Asiakaspalvelun kuvauksesta tulisi käydä ilmi ne asiakaspalveluun liittyvät asiat, jotka tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on kuvattu. Olennaisten asiakaspalveluun kuuluvien elementtien tulisi ilmetä kuvauksesta, vaikka niitä ei yksiselitteisesti olisi tarjouspyynnössä esitettykään - esimerkiksi käytettävät asiakaspalvelukanavat sekä niiden aukioloajat. Mikäli asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä on joiltakin osin annettu alihankkijoiden tehtäväksi, tulisi palvelukuvauksesta ilmetä osapuolien välinen vastuunjako. Lähtökohtaisesti alalla toimivat palveluntarjoajat ovat kuvanneet omat prosessinsa, joten olemassa olevia kuvauksia voi mainiosti käyttää hyväksi ja täydentää kuvauksia niiltä osin kuin puutteita ilmenee suhteessa Vantaan kaupungin perintäpalvelun tarjouspyyntöön. Esimerkiksi liitteessä 1 Tarjoajan kelpoisuusehdot on edellytetty asiakaspalvelun tarjoamista velallisasiakkaalle tiettynä aikana. Mikäli toimeksisaaja ei järjestäisi asiakaspalvelua velallisasiakkaalle siinä laajuudessa kuin toimeksiantaja on tarjouspyynnössä edellyttänyt, niin velallisasiakkaiden kontaktien hoitamisesta aiheutuvat kustannukset saattaisivat ainakin osittain kohdistua toimeksiantajalle, jolloin kokonaistaloudellinen edullisuus kärsisi. Vastaavasti kokonaistaloudellinen edullisuus kärsisi esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa toimeksisaaja tuottaisi alihankkijalla ruotsinkielisen asiakaspalvelun, eikä palvelu olisi saatavilla useaan viikkoon. Kysymys 2: Tarjouspyyntö, kohta 6.3.1 Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tilaaja edellyttää palveluntarjoajalta itsepalveluportaalia (ns. Online yhteyttä), jonka kautta tilaaja mm. saa määrittelemiään tietoja. Onko tilaaja mahdollisesti ajatellut järjestää esittelytilaisuuksia, joissa palveluntarjoajat voisivat esitellä Online palveluaan? Jos on, voisiko tilaaja harkita ottavansa Online-palveluiden käytettävyyden ja tilaajan tarpeisiin vastaavuuden myös osaksi tarjousten vertailuperusteita pisteytyksen muodossa? Vastaus 2: Itsepalveluportaalin osalta ei tässä yhteydessä olla järjestämässä esittelytilaisuuksia. Toimeksiantaja edellyttää itsepalveluportaalilta tarjouspyyntöön kirjattuja asioita. Kysymys 3: Liite 1, Tarjoajan kelpoisuusehdot, Kohta A Ehdottomat vaatimukset perintäpalvelulle Kohdassa 9. edellytetään, että tarjoajalla on riittävästi kokemusta vastaavan suuruisesta mittavasta julkiselle sektorille annetusta perintäpalvelusta. Edelleen edellytetään tästä osoituksena kolmea vastaavan suuruista referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Tiedustelemme tältä osin seuraavaa: Mitä pidetään vastaavan suuruisena? Vastaus 3: Vastaavan suuruisena pidetään transaktiomääriltään riittävän kokoista perintäpalvelua, jolloin voidaan varmistaa toimeksisaajan kyvykkyys käsitellä suuria volyymejä. Vastaavan suuruisena, mittavana perintäpalvelun tuottamisena voidaan pitää vähintään 50.000 perintätoimeksiannon käsittelemistä vuositasolla.
Kysymys 4: Tuleeko referenssien olla nimenomaisesti julkisen sektorin toimeksiantoja? Vastaus 4: Tarjouspyynnön liitteen 1 Tarjoajan kelpoisuusehdot kohta 9 mukaan (suora lainaus): Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavan suuruisesta mittavasta julkiselle sektorille annetusta perintäpalvelusta. Riittävänä pidetään kolmea (3) vastaavan suuruista referenssiä viimeisten kolmen (3) vuoden aikana. Ajatuksena on ollut, että tarjoajalta edellytetään kolmea vastaavan suuruista referenssiä viimeisten kolmen vuoden aikana. Kaikkien referenssien ei edellytetä olevan julkiselle sektorille annettuja perintäpalveluita, mutta julkiselle sektorille annetusta palvelusta tulee myös olla näyttöä. Kysymys 5: Jos referensseiltä edellytetään nimenomaisesti julkiselle sektorille suoritettua perintäpalvelua tiedustelemme, onko tilaaja huomioinut sen, että nykyiset perintäalan kilpailuolosuhteet huomioiden kyse saattaa olla julkisista hankinnoista annetun lain 2 :ssä tilaajalle asetettujen velvoitteiden vastainen aitoa kilpailua rajoittavana tekijänä? Vastaus 5: Katso yllä vastaus 4. Kysymys 6: Liite 1.1 Asiakasreferenssit Lomakkeella edellytetään ilmoittamaan Käyttäjämäärä. Pyydämme tarkentamaan, mihin käyttäjämäärään tällä viitataan? Vastaus 6: Perintäpalvelun piirissä olevien velallisasiakkaiden määrän on hyvä ilmetä asiakasreferenssilomakkeella. Palvelun laajuutta kuvaavan hoidettujen perintätoimeksiantojen määrän vuositasolla voi myös ilmoittaa, vaikkakaan ei ole aivan sama asia. Ei ole haitaksi, jos ilmoittaa myös toimeksiantajan käyttäjämäärän. Kysymys 7: Saatavien perinnästä annetun lain perintäkuluja koskevaan 10 :än ja ko. säännöstä koskevan hallituksen esityksen (HE 57/2012) yksityiskohtaisiin perusteluihin viitaten, eikö hintalomakkeella esitetty malli, jossa toimeksiantajalle tuloutettaisiin osa maksumuistutusmaksuista, ole yksiselitteisesti lainvastainen? Vastaus 7: Toimeksiantaja edellyttää tuloutuslaskelman laatimista ja velallisen palveluhinnaston esittämistä. Näin toimeksiantaja voi varmistua siitä, että velalliselta perittävät kulut täyttävät yllä kysymyksessä 7 mainitut perintäkuluja koskevat säännökset. Missään kohdassa tarjouspyyntöä ei viitattu siihen, että toimeksiantajalle tuloutettaisiin enemmän kuin mitä velallisilta perintäkuluina vaaditaan. Lisäksi tuloutus-/ veloituslaskelman perusteella toimeksiantaja saa kirjattua liiketapahtumina erikseen perintätoiminnan tulot ja menot.
Alla olevassa esimerkissä on kuvattu tuloutuslaskelman sisältöä tarkemmin: Tuloutuslaskelma 05/2014 /kpl kpl yht. tuloutus velallisilta perityistä maksumuistutusmaksuista x,xx xx x,xx toimeksisaajan veloitus toimeksiantajalta maksumuistutuksien tuottamisesta -x,xx xx -x,xx tuloutettavaksi/ veloitettavaksi jäävä summa +/- x,xx tuloutus velallisilta perityistä maksuvaatimusmaksuista x,xx xx x,xx toimeksisaajan veloitus toimeksiantajalta maksuvaatimuksien tuottamisesta -x,xx xx -x,xx tuloutettavaksi/ veloitettavaksi jäävä summa muiden tuloutettavien/ veloitettavien erien osalta vastaavat erittelyt +/- x,xx tuloutettavat viivästyskorot tuloutettava pääoma yhteensä xx,xx xx,xx xx,xx Kysymys 8: Edellä kysymyksessä 7 mainittu huomioiden tiedustelemme myös, katsooko tilaaja edelleen tarpeelliseksi, että tarjoaja esittää Tarjouspyynnön kohdassa 6.3.2 Hinnat edellytetysti täydellisen velallisen palveluhinnaston? Vastaus 8: Katso yllä vastaus 7. Lisäksi liitettä 3 Hinnoittelu- ja volyymitaulukko päivitetään ja siihen lisätään oma laskentataulukkonsa hinnat_volyymit_velallinen nimellä, jota voi käyttää apuna velallisen palveluhinnaston esittämisessä. Kysymys 9: Onko mahdollista täydentää hintaliitteelle seuraavat hintatiedot? - Julkisoikeudellisten ja yksityisoikeudellisten saatavien maksuvaatimuksien (1. ja 2.) erotteleminen (perintälain 10 a :ssä säädetty erisuuruiset perintäkulun enimmäismäärät) - Yksityisoikeudellisten saatavien maksuvaatimuksien (1. ja 2.) erotteleminen velan pääoman mukaan (perintälain 10 a :ssä säädetty erisuuruiset, velan pääomaan sidotut, perintäkulun enimmäismäärät) o Pääoma 0-100 o Pääoma yli 100-1000 o Pääoma yli 1000 - - Maksuajan pidennys, väh. 14 vrk (maksuajan pidennyksistä saa perintälain 10 b :n mukaisesti periä palkkiota vain mikäli maksuaikaa pidennetään vähintään 14 vrk) - Maksusuunnitelmien laadinnasta veloitettavien hintojen erotteleminen (perintälain 10 a :ssä on säädetty erisuuruiset, velan pääomaan ja maksuerien määrään sidotut, maksusuunnitelmien laadinnasta vaadittavien perintäkulujen enimmäismäärät) o Pääoma 0-100 tai enintään 4 maksuerää o Pääoma yli 100-1000 ja yli 4 maksuerää o Pääoma yli 1000 - ja yli 4 maksuerää - Yksityisoikeudellisten saatavien haastetoimenpiteistä (=suppea haastehakemus) veloitettavien palkkioiden erotteleminen (palkkiot on oikeusministeriön asetuksella jaettu kolmeen luokkaan), velan pääoma alle 300 palkkio 50, pääoma 300-1000 palkkio 80 ja pääoma yli 1000 palkkio 110 Vastaus 9: Liitettä 3 Hinnoittelu- ja volyymitaulukko päivitetään näiltä osin. Hilmassa julkaistaan korjausilmoitus viikolla 47, jonka mukaisesti tarjoukset on toimitettava 5.12.2013 klo 12:00 mennessä.
Kysymys 10: Vastaako kaupunki viranomaiskuluista (esim. oikeudenkäyntimaksu, ulosoton maksut yksityisoikeudellisten saatavien osalta) vai tuleeko tarjoajan huomioida ne tarjouksessa esitettävissä hinnoissaan? Jos tarjoaja ei vastaa viranomaiskuluista, voidaanko sopimusluonnoksella vastaavasti huomioida mahdollisuus tarkastaa hinnoittelua viranomaiskulujen noustessa sopimuskauden aikana nousua vastaavasti? Vastaus 10: Viranomaiskulut veloitetaan ensisijaisesti velalliselta. Liitteessä 7 Sopimusluonnos kohdassa 11 Hinnat ja maksuehto sekä laskutus, on viranomaiskulujen osalta todettu seuraavaa (suora lainaus): Sopimuksessa mainittuihin hintoihin sisältyvät sopimuksen allekirjoituspäivänä voimassa olevat viranomaisten määräämät julkiset maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Arvonlisävero lisätään hintoihin kulloinkin voimassaolevien säännösten mukaisesti. Mikäli viranomaisten määräämien maksujen suuruus tai kantoperuste muuttuu joko säädösmuutosten tai verotuskäytännön muuttumisen takia, muuttuvat palveluiden hinnat vastaavasti. Kysymys 11: Minkä tyyppistä palvelua tarkoitetaan asiantuntijapalvelulla, joka on osana hinnoittelua? Vastaus 11: Asiantuntijapalvelu voi olla esimerkiksi palvelun laajentamisesta uusille yhtiöille syntyvää määrittely- tai testaustyötä tuntiveloituksella. Kysymys 12: Onko hintaliitteelle ajateltu/mahdollista lisätä hintasarake niitä toimenpiteitä varten, joita suoraan ulosottokelpoisten saatavien teknisenä toimittajana toimiminen edellyttää? Vastaus 12: Hintaliitteessä on sarake Muut palvelumaksut eriteltyinä, jota on mahdollista käyttää. Kysymys 13: Liite 5 Tarjouksen rakenne Pyydämme täsmentämään, mitä selvityksiä ja missä laajuudessa edellytetään kohtien 2.2 (Palvelun laajentamisen hinnoitteluperusteet), 4. Palvelun käynnistämiseen liittyvän projektin organisointi (kokonaisuudessaan), 5. Ohjeet ja koulutus (kokonaisuudessaan) ja 6. (Toimeksisaaja) osalta? Vastaus 13: Tarjouksen rakenne kappaleessa 2.2 Palvelun laajentamisen hinnoitteluperusteet tarjoajan toivotaan ottavan kantaa liitteen 3 Hinnoittelu- ja volyymitaulukko/ toimeksiantajan kustannukset mukaisten hintojen soveltamiseen, jos palvelua laajennetaan konserniyhteisön sisällä. Kappaleessa 4 Palvelun käynnistämiseen liittyvän projektin organisointi toivotaan lyhyttä projektisuunnitelmaa sisältäen kappaleen alaotsikoissa listatut asiat. Kappaleessa 5 Ohjeet ja koulutus viitataan tarjouspyynnön kohtaan 8 ja liitteen 7 Sopimusluonnos kohtaan 15. Kappaleessa 6 Toimeksisaaja toivotaan kustakin osa-alueesta lyhyttä kuvausta, josta käy ilmi tarjouspyynnössä ja sen liitteissä edellytettyjen asioiden linkittyminen toisiinsa. Esimerkiksi kappaleessa 6.2 Toimeksisaajan ja alihankkijoiden toimintakyky ja yhteistyö haetaan tarjouspyynnön kohdan 7 ja liitteen 7 Sopimusluonnos kohdan 9 mukaisia asioita.
Tarjouksessa pyydetään esittämään kuvaukset siinä laajuudessa kuin mitä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä on edellytetty kuitenkin siten, että kuvauksista saa karkealla tasolla käsityksen prosessien eri vaiheista ja eri osapuolien välisestä vastuunjaosta. Kysymys 14: Liite 6 Palvelutasoliite Kohta 1. Yleiset palvelua koskevat käytettävyys ja läpimenoaikatavoitteet kohdassa edellytetään, että aineistojen toimittamisen/ vastaanottamisen saavutettavuus on 24 h/ 7pv/ 365 vrk ja käytettävyys on 100 %. Mitä tässä itse asiassa vaaditaan? Onko ajatuksena ennemminkin ollut, että toimeksisaajan tietojärjestelmien pitää olla ympärivuorokautisessa valmiudessa aineistojen toimittamiselle/vastaanottamiselle? Vastaus 14: Kyllä, ajatuksena on ollut toimeksisaajan tietojärjestelmien ympärivuorokautinen saavutettavuus, pois lukien etukäteen suunnitellut huoltokatkot. Kysymys 15: 25. Edellä mainituista mahdollisista suoraan maksuista/ ohimaksuista ei aiheudu kuluja toimeksiantajalle. Kyllä=ohimaksuista EI aiheudu kuluja toimeksiantajalle Ei=ohimaksuista aiheutuu kuluja toimeksiantajalle? Vastaus 15: Juuri näin. Kysymys 16: 42. Mitä tarkoittaa perintäjärjestys? Perintälain mukaista kohdistusjärjestystä? Koskeeko myös perintäkulujen laskutusta? Vastaus 16: Tällä tarkoitetaan perintälain (11 a ) mukaista kohdistusjärjestystä. Kysymys 17: 57. Toimeksisaaja kuvaa asiakaspalveluprosessin kokonaisuudessaan palvelukuvauksessa osana tarjousta. Mitä asiakaspalveluprosessilla tarkoitetaan? Kaupungille tarjottua asiakaspalvelua vai velallisasiakkaille tarjottua asiakaspalvelua vai kuvataanko molemmat? Millaiset tilanteet kuvataan: ns. normaali yhteydenpito vai eritelläänkö toimintaa: prosessi kun asiakas on itse yhteydessä, prosessi kun toimeksisaaja on yhteydessä asiakkaaseen? Vastaus 17: Katso yllä vastaus 1. Kysymys 18: 61. Toimeksisaaja kuvaa raportointiprosessin kokonaisuudessaan palvelukuvauksessa osana tarjousta. Mitä raportointiprosessilla tarkoitetaan? Ovatko kyseessä ns. vakioraportit vai tilanne, jossa Vantaalle räätälöidään asiakaskohtainen raportti? Vastaus 18: Toimeksiantajalle tuotettava raportointi kuvataan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyssä laajuudessa.
Kysymys 19: Liite 2 Tarjouksen rakenne, 2.1 Yhteenveto kustannuksista Mitä tähän kohtaan tulee ilmoittaa? Vastaus 19: Tähän tulee ilmoittaa minimissään liitteen 3 Hinnoittelu- ja volyymitaulukko/ yhteenveto toimeksiantajan kustannuksista laskentataulukosta kokonaishinta vuosilta 1-4. Yhteenvetoa voi täydentää laskentataulukon erittelytiedoilla. Kysymys 20: Liite 2 Tarjouksen rakenne, 2.2. Palvelun laajentamisen hinnoitteluperusteet Mitä tämä tarkoittaa? Miten palvelua on tavoitteena laajentaa? Kaupunkikonsernin muut yksiköt? Vastaus 20: Katso yllä vastaus 13, 1. kappale. Kysymys 21: Liite 2 Tarjouksen rakenne, 4.1.3. Palvelun laajentamisen ja jatkokehittämisen toimintamalli Mitä tähän kohtaan tulisi ilmoittaa? Vastaus 21: Palvelun laajentamisen toimintamallilla tarkoitetaan esimerkiksi konsernin muiden yhteisöjen palveluiden piiriin ottamisessa huomioonotettavia asioita, kuten käyttöönottoaikataulua, resursointia jmv. asioita. Jatkokehittämisen toimintamallilla tarkoitetaan, miten perintätoimisto ottaa huomioon esimerkiksi perintätoimintaa ohjaavien viranomaisten lakien, säädösten, lausuntojen, suositusten ja kannanottojen perusteella tehtävät muutokset perintäprosessiin. Jatkokehittämisessä voidaan kuvata myös toimeksiantajan muutospyyntöjen käsittelyprosessia. Kysymys 22: Liite 2 Tarjouksen rakenne, 4.6. Yhteistoimintamalli Mitä tällä tarkoitetaan? Vastaus 22: Yhteistoimintamallin osalta liitteessä 7 Sopimusluonnos kohdassa 16 on todettu palvelun ohjaukseen, seurantaan ja raportointiin liittyvää yhteistoimintaa käsiteltävän Palvelutasoliitteessä. Kysymys 23: Liite 2 Tarjouksen rakenne, 5.1. Ohjeistus Mitä tässä kohdassa tulisi ilmoittaa? Vastaus 23: Katso yllä vastaus 13, 3. kappale. Kysymys 24: Liite 3 Hinnoittelu- ja volyymitaulukko /toimeksiantajan kustannukset Tarkoittaako tämä, jos toimeksisaajalle aiheutuvat kulut ovat 5, niin velallisilta peritään muistutuskuluna 5. Tilittääkö toimeksisaaja velallisasiakkaan suorittaman muistutuskulun 5 kaupungille? Vai vähentääkö toimeksisaaja velallisasiakkaiden suorittamasta kulusta 5 oman kulunsa 5 ennen tuloutusta kaupungille? Periaatteessa tällöin tuloutettavaa ei pitäisi jäädä? Koskeeko tuloutuslaskelma ainoastaan maksumuistutuksia? Ilmoitetaanko tapahtumakohtaiset hinnat, onko maksumuistutus tms. yksi tapahtuma? Vastaus 24: Katso yllä vastaus 7.