Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2017

Kouvolan kaupunki Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2017 Kaupunginhallitus 18.4.2016

Sisällysluettelo 1. Taloudellinen tilanne... 1 2. Vuoden 2017 talousarvion laadinta... 2 2.1. Talousarvion sitovuustaso... 2 2.2. Talousarviorakenne... 2 2.3. Talousarviolaadinnan kehys... 2 2.4. Toimialakohtainen käyttötalouden kehys... 3 2.5. Investoinnit... 4 2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu... 5 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut... 5 3. Strategiset tavoitteet... 5 4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi... 7 4.1. Henkilöstösuunnittelu... 7 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat... 7 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut... 7 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake... 8 5. Sisäiset erät... 8 6. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake... 9 7. Konserniyhteisöt... 9 8. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu... 9 Liitteet Liite 1 Talousarvio- ja henkilöstösuunnitelmalomake Liite 2 Investointiesityslomake Liite 3 ICT-investontiesitysohje Liite 4 Tehtävänkuvaus henkilöstösuunnitteluun Liite 5 Lakkautettavat virat lomake Liite 6 Uudet virat ja tehtävät -koostelomake

Vuoden 2017 talousarvion ja vuosien 2017 2019 taloussuunnitelman laadintaohjeet Talousarvion laadintaohjetta noudatetaan vuoden 2017 talousarviota ja vuosien 2017-2019 taloussuunnitelmaa tehtäessä. Ohje koskee kaupungin toimialoja ja siinä annetaan kaupunkitasoinen kehys sekä toimialakohtainen toimintakatteen kehys. Kaupunkiorganisaatiossa mahdollisesti tapahtuvien muutoksien vaikutuksista tehdään kehykseen ja ohjeisiin niiden edellyttämät muutokset. Tarkentavia operatiivisia ohjeita annetaan myöhemmin ja talousarvioaikataulua päivitetään tarvittaessa. Konserniyhteisöt ohjeistetaan aiemmasta poiketen erillisellä ohjeella kesäkuussa 2016. Tässä ohjeessa annetaan talous-, henkilöstö- sekä strategisen suunnittelun ohjeet. Toimialojen ja palveluketjujen tiedot talousarviokirjaa ja henkilöstösuunnitelmaa varten kerätään samalla lomakkeella. Toimialat ja palveluketjut käsittelevät toimielimissään yhteisen talous- ja henkilöstösuunnitelman vuosille 2017-2019. Näin pyritään varmistamaan, että talous- ja henkilöstösuunnittelu ovat yhdenmukaisia. Talous- ja henkilöstösuunnitelma tulee käsitellä myös toimialan yhteistyöryhmässä yt-lain mukaisesti. Talousarviossa ja suunnitelmassa sekä henkilöstösuunnitelmassa ei huomioida vielä tulevia sote-ratkaisuja. Kuva 1. Kaupunkikonsernin ohjaus 1. Taloudellinen tilanne Kouvolan kaupungin talouden ongelmana on edelleen noin 10 milj. euron menojen ja tulojen epätasapaino. Vuoden 2015 tilinpäätöksen jälkeen taseessa on kertynyttä alijäämää yhteensä 1,0 milj. euroa. Vuoden 2016 ylijäämä on talousarviossa arvioitu olevan 0,2 milj. euroa, jolloin kumulatiivinen alijäämä vuoden 2016 lopussa tulisi olemaan noin 0,8 milj. euroa. Investointitaso on ollut poistoihin nähden liian korkea, jonka johdosta toiminnan rahavirta ei kata investointien rahoitusta. Investoinnit on saatava pysyvästi taloutta kestävälle tasolle, jonka vuoksi vuonna 2014 on aloitettu investointien pitkän aikavälin suunnitelman laatiminen vuosille 2015-2030. Suunnitelman tarkoituksena on määritellä linjaukset palvelutuotannon käytössä olevista rakennuksista sekä tulorahoituksella katettavan investointitason määrittäminen. Investointisuunnitelma kytkeytyy tulevaisuuden palvelumallityöhön. Kuntalain 110 :n mukaan kunnan taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen enintään neljän vuoden pituisena suunnittelukautena, jos talousarvion laatimisvuoden taseeseen ei arvioida kertyvän ylijäämää. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, taloussuunnitelman yhteydessä on päätettävä yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla kattamaton alijäämä mainittuna ajanjaksona katetaan. 1

2. Vuoden 2017 talousarvion laadinta 2.1. Talousarvion sitovuustaso Käyttötalousosassa sitovuustaso kaupunginvaltuustoon nähden on toimialan toimintakate sekä toimialan toiminnalliset tavoitteet (strateginen palvelusopimus). Tilapalveluille määritellään konsernipalveluiden sisällä ohjeellinen toimintakatetavoite. Lautakuntien talousarviot esitetään talousarviossa tiedoksi palveluketjuittain ja lautakunnittain. Investointiosan sitovuustaso on hankeryhmä tai erikseen määritetyt hankkeet (mm. kärkihankkeet). Investoinnin kokonaiskustannusarviot ja niiden jaksotus suunnitteluvuosille tarkistetaan ja hyväksytään vuosittain talousarvion yhteydessä. Hankintamenon jaksotus voidaan tarkistaa kokonaiskustannusarvion rajoissa. Investoinniksi katsotaan yli 30 000 euron hankinnat, joita käytetään palvelutuotannossa useana tilikautena ja jotka kirjataan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi, poikkeuksena pysyvien vastaavien sijoitukset sekä maa- ja vesialueet, joista ei kirjata poistoja. 2.2. Talousarviorakenne Talousarviorakenteessa noudatetaan Kuntaliiton talousarviosuositusta kunnille ja kuntayhtymille. Kunnan palvelutuotanto jaetaan rahoitustavan perusteella budjettirahoitteisiin ja kohderahoitteisiin tehtäviin. Kohderahoituksella tarkoitetaan tehtävän rahoittamista pääosin tulorahoituksella, joka muodostuu luovutettujen palvelujen ja muiden hyödykkeiden vastikkeena saaduista myynti- ja maksutuloista tai avustuksena, tukena tai korvauksena määrättyjen tehtävien suorittamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin. Kohderahoitteisia tehtäviä ovat taseyksiköt. Kaupungin talousarvio- ja suunnitelma Budjettirahoitteiset tehtävät Kohderahoitteiset tehtävät Konsernipalvelut Hyvinvointipalvelut Tekniikka ja ympäristöpalvelut Talousarviosidonnaiset tuottajat (taseyksiköt) Ksao Kuva 2. Budjetti- ja kohderahoitteiset yksiköt talousarviossa 2.3. Talousarviolaadinnan kehys Kaupunkitasoinen kehys taloudelliseen tasapainoon pääsemiseksi vuosien 2017 2019 aikana esitetään taulukossa 1. Kehystä tarkistetaan elokuussa, kun valtionosuus- ja verotuloarviot tarkentuvat sekä mikäli kilpailukykysopimus muuttaa henkilöstökuluja oleellisesti, tullaan niitä vastaavat vähennykset tekemään toimialojen kehykseen. Valtionosuuksien arvioinnissa on käytetty pohjana vuoden 2016 valtionosuuspäätöksiä, joista vähennetty päätetyt leikkaukset vuodelle 2017 sekä perustoimeentulotuen maksatuksen siirto Kelalle. Vuoden 2017 kehyksen laadinnassa toimintakatteen kasvuksi on määritetty -1,4 prosenttia vuoden 2016 alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Tämä edellyttää suuria muutoksia toiminnan ja palveluiden osalta vuodelle 2017. Suunnitelmavuosien osalta toimintakatteen kasvuprosentiksi on määritetty 1,1 prosenttia vuosittain. 2

Taulukko 1: Kaupunkitason kehys Kouvolan kaupunki Tuloslaskelma 1000 e TP 2015 TA 2016 Kehys 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintatulot 74 893 73 742 70 960 71 000 71 000 Valmistus omaan käyttöön 2 378 1 555 1 500 1 500 1 500 Toimintamenot -570 794-573 417-563 560-569 196-574 888 Toimintakate -493 462-498 120-491 100-496 696-502 388 Verotulot 332 744 338 500 341 000 350 000 353 000 Valtionosuudet 166 672 173 000 166 000 166 000 166 000 Rahoitustulot ja -menot 8 629 7 325 6 540 5 780 5 780 Vuosikate 14 582 20 705 22 440 25 084 22 392 Poistot ja arvonalentumiset -20 923-20 515-21 000-21 500-22 000 Satunnaiset erät 1 873 Tilikauden yli/alijäämä -4 362 190 1 440 3 584 392 Kertynyt yli-/alijäämä -954-764 676 4 260 4 653 Kunnallisveroprosentti 20,50 20,75 20,75 20,75 20,75 Toimintakatteen muutos % 1,2 0,9-1,4 1,1 1,1 Toimintamenojen muutos % -1,7 0,5-1,7 1,0 1,0 Toimintakatteen muutos-% kela siirto huom. -0,6 Toimintamenojen muutos-% kela siirto huom. -0,1 2.4. Toimialakohtainen käyttötalouden kehys Taulukossa 2 on esitetty toimialojen talousarviokehys, joka annetaan toimintakatteen osalta, sisältäen kaikki kustannukset, noudatettavaksi talousarvion laadinnassa vuodelle 2017 sekä ohjeellisena vuosille 2018 2019. Toimialojen täytyy kuitenkin tarkastella kriittisesti sekä toimintatulojen että menojen arviointia. Toimialojen kehyksiin on tehty seuraavia muutoksia: tilapalvelut (ent. Tilaliikelaitos) on yhdistetty konsernipalveluihin, mutta sen kehys esitetään erikseen. Tekniikka- ja ympäristöpalveluihin on yhdistetty ent. Teknisen tuotannon liikelaitoksen toimintakate. Hyvinvointipalveluista on vähennetty perustoimeentulotuen maksatuksen siirto Kelalle (-4,1 milj. euroa) sekä ammattikoulutuksen arvioidut valtionosuusleikkaukset (-2,5 milj. euroa). Kaikilta toimialoilta on vähennetty sisäisten vuokrien muutos, joka johtuu Tilaliikelaitoksen lakkauttamisesta ja sen myötä peruspääoman korvauksen osuuden poistamisesta sisäisistä vuokrista. Taulukko 2: Toimialakohtainen kehys 2017-2019 Kouvolan kaupunki 1000 euroa TP 2015 uuden org. mukaisesti TA 2016 uuden org. mukaisesti Kehysmuutokset * Kehys TA 2017 TS 2018 TS 2019 Konsernipalvelut Toimintakate -26 487-28 700-7 -28 400-28 700-28 900 - Tilapalvelut Toimintakate 26 348 24 299-6 067 18 500 19 900 20 000 Hyvinvointipalvelut Toimintakate -482 401-481 530 12 164-469 400-475 396-480 688 Tekn. ja ymp.palv. Toimintakate -11 402-12 190 537-11 800-12 500-12 800 Peruskaupunki yht. Toimintakate -493 942-498 121-491 100-496 696-502 388 TP 2015 ja TA 2016 esitetty vuoden 2017 organisaation mukaisesti * Kehysmuutokset euroa Sisäiset vuokrat Konsernipalvelut -6 800 - Tilapalvelut -6 067 000 Hyvinvointipalvelut 5 523 000 Tekniikka- ja ympäristöpalvelut 537 300 Toimeentulotuen kela-siirto Hyvinvointipalvelut 4 141 000 Ammatillisen koulutukset leikkaukset Hyvinvointipalvelut 2 500 000 3

2.5. Investoinnit Kouvolan kaupunki on aloittanut pitkän aikavälin investointisuunnitelman laatimisen vuosille 2015-2030. Suunnitelmassa otetaan huomioon taloudellinen tilanne, väestökehitys, palveluverkkoselvitys sekä palvelutuotannon tarpeet. Suunnitelman tarkoituksena on saada linjaukset siitä, mitkä kaupungin omistamat rakennukset jäävät palvelutuotannon käyttöön sekä päättää taso, jonka puitteissa investointeja vuositasolla keskimäärin tehdään. Tavoitteena on investointitaso, jossa tulorahoitus kattaa investoinnit pitkällä aikavälillä eli poistoilla pystytään rahoittamaan investoinnit. Suunnitelman periaatteet on hyväksytty kaupunginhallituksessa 17.3.2014 66. Pitkän aikavälin investointisuunnitelma on tarkoitus tarkentaa vuosittain talousarvion laadinnan yhteydessä ja sen laadinta kytkeytyy palvelumallityöhön. Vuodelle 2017 on kehyksessä määritelty nettoinvestointitasoksi 30 milj. euroa, joka ei sisällä kärkihankkeita (48,3 milj. euroa v. 2017). Investoinneiksi hyväksytään vain sellaiset hankkeet, jotka vähentävät menoja tai lisäävät tuottavuutta ja elinvoimaa. Pääsääntöisesti ei hyväksytä uusia investointeja, koska jo aikaisemmin aloitettuja keskeneräisiä investointeja tulee olemaan merkittävä osa investointeihin varatusta 30,0 milj. euron summasta. Investointiesitykset perusteluineen annetaan liitteenä nro 2 olevalla lomakkeella irtaimen omaisuuden, rakennusten sekä kiinteiden rakenteiden ja laitteiden osalta 15.5.2016 mennessä. Rakennusinvestoinneissa ainoastaan uudet rakennukset sisältävät ensikertaisen kalustamisen, muutoin irtaimistosta täytyy tehdä erillinen investointiesitys. Lomakkeet palautetaan niissä olevan ohjeen mukaisesti tallentamalla ne ao. kansion alikansioihin: K:\Yhteiset\Talous\Talousarviot\Talousarvio 2017\Investoinnit 2017. Kaupungin johtoryhmä suorittaa investointien karsinnan kesäkuussa toimialojen tekemien esitysten perusteella. Toimialojen tulee ottaa kantaa, siihen miten toimintoja voidaan keskittää, tavoitteena tulla olla luopuminen ulkopuolisilta vuokratuista tiloista. ICT-investoinnit keskitetään edelleen vuoden 2017 talousarviossa tietohallintoon. Investointiesitykset käsitellään tietohallinnon ohjausryhmässä, joka myös päättää niiden toteuttamisesta. ICT-investointina toteutettava hankinta voi olla joko lakisääteinen tai liittyä toiminnan kehittämiseen, jolloin sille tulee löytyä myös strategiakytkentä. Suuruudeltaan ICT-investointi on vähintään 30 000 euroa sisältäen mahdollisia lisenssi- tai käyttöoikeuskustannuksia sekä käyttöönottoon liittyvää projektityötä, joka ostetaan ulkopuoliselta toimittajalta tai asiantuntijalta. Koulutuskustannukset eivät sisälly investointiin, vaan ne on huomioitava toteuttavan yksikön käyttötalousmenona, kuten myös käyttö- ja ylläpitokustannukset. ICT-investointiesitys tehdään v. 2017 talousarvion valmisteluun liittyen Improlity-ohjelmalla. Jos esitys hyväksytään toteutettavaksi, on se suoraan siirrettävissä Improlityn projektisalkkuun niin, että sen perustiedot ovat järjestelmässä valmiina. Tietoja voi tarpeen mukaan täydentää siirron jälkeen. Jotta esityksen voi järjestelmään viedä, on tietojen tallentajalla oltava Improlityn käyttöoikeudet. Jos oikeuksia ei vielä ole, pyydetään ne tietohallinnosta sähköpostilla tietohallinto@kouvola.fi. Ilmoita käyttäjän toimiala, nimi ja sähköpostiosoite. ICT-investointiesitysten tulee olla tallennettuna järjestelmään 31.5.2016 mennessä. Järjestelmään voi tietoja viedä jo toimialan oman valmistelun aikana. Tietohallinnon ohjausryhmä käsittelee esitykset kesäkuussa ja elo/syyskuussa. Syksyn hyväksyntäkäsittelyn jälkeen tietohallintokoordinaattorit informoivat toimialoja tietohallinnon ohjausryhmän päätöksistä. Improlityn Ehdotusosiosta hyväksytyt projektit siirretään Improlityn projektisalkkuun syksyn 2016 aikana. Viimeistään vuoden 2017 alussa on toteuttaviksi hyväksyttyjen projektien tiedot täydennettävä järjestelmään. Ohje esityksen tallentaminen Improlityyn on liitteenä nro 3. Taulukko 3: Investointikehys vuosille 2017-2019 Kaupunki yhteensä 1000 euroa TP 2015 TA 2016 Muutettu ta 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Investoinnit netto 21 242 24 888 24 225 30 000 25 000 25 000 Kärkihankkeet 2 136 35 320 27 770 48 270 46 900 10 500 Yhteensä 23 378 60 208 51 995 78 270 71 900 35 500 Kärkihankkeet: Ratamon rakentaminen 1 744 27 000 21 000 38 000 37 000 6 000 Ratamon liikennejärjestelyt 392 3 670 3 670 3 500 3 500 2 500 Keskustan kehittäminen/manski 3 000 2 000 3 000 1 500 Keskustan kehittäminen/matkakeskus 500 1 700 1 700 Pioneeripuisto/Asuntomessut 1 250 700 2 870 3 000 300 RR-terminaalin suunnittelu 400 400 400 200 4

2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu Rahoitusosaan vaikuttavat suurimpina erinä toiminnan ja investointien nettorahavirtojen summat. Jos toimintakate kasvaa ja investointien määrä vähenee, rahoitustoiminnan rahan tarve pienenee samassa suhteessa. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan lainamäärä tulee kasvamaan huomattavasti taloussuunnitelmakauden kärkihankkeiden toteuttamisen johdosta. Taulukko 4: Rahoituskehys 2017-2019 Kaupunki yhteensä 1000 euroa TP 2015 TA 2016 Muutettu ta 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toiminta ja investoinnit Toiminnan rahavirta 14 452 19 515 21 015 20 440 23 084 17 892 Investointien rahavirta -23 378-60 208-51 995-78 270-71 900-35 500 Toiminta ja investoinnit, netto -8 926-40 693-30 980-57 830-48 816-17 608 Rahoitustoiminta Antolainauksen muutokset -703 2 400 2 400 3 000 3 000 3 000 Lainakannan muutokset 24 598 41 000 41 000 55 000 46 000 15 000 Muut maksuvalmiuden muutokset -3 906-3 000-3 000 Vaikutus maksuvalmiuteen 11 062-293 9 420 170 184 392 Lainakanta 1000 euroa 203 513 244 914 244 914 299 914 345 914 360 914 Lainakanta eur/asukas 2 371 2 858 2 858 3 514 4 068 4 260 Asukasluku 31.12. 85 831 85 698 85 698 85 356 85 030 84 722 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut Toimialat esittävät taloussuunnitelmavuosien luvut tässä ohjeessa annetun kehyksen jakojen mukaisesti. Suunnitelmavuosien luvut esitetään samalla tasolla kuin talousarviokirjan muut tiedot. Talouden ja toiminnan tavoitteita on syytä kuvailla myös alemmalla tasolla vaikkakin sitovuustaso säilyy ennallaan. Lautakuntakäsittelyjen ja talousarvioinfojen rooli talousarviovaiheessa korostaa kunnallisen päätöksenteon avoimuutta nykyisellä sitovuustasolla. 3. Strategiset tavoitteet Kaupunkistrategia ja sen toteuttamisohjelmat jalkautetaan taloussuunnittelussa. Toimialojen ja toimielimien tiekartat ja tavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategiasta. Kouvolan kaupungilla on strategian toteuttamisohjelmia noin kolmekymmentä. Niiden koordinointi ohjeistetaan erikseen. Tiekartat Tiekartta on kuvaus suunnittelmakauden tavoitteista, toimenpiteistä ja mittareista. Tiekartta sisältää myös vaiheiden kuvauksen, jossa kerrotaan tarkemmin vastuut ja resurssit, sisältö sekä syntyvä asiakirja ja tieto. Toimiala- ja palveluketjukohtaiset tiekartat taloussuunnitelmavuosille 2017-2019 päivitetään IMS-ohjelmaan 31.8.2016 mennessä. Vuositavoitteet Tavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategian päämääristä ja strategiavalinnoista sekä tiekartoissa kuvatuista toimenpiteistä. Tavoite on selkeästi määritelty, joko laadullisesti tai määrällisesti kuvattava tulos. Tavoitetta ei pidä sekoittaa vuosittaiseen käytännön toimenpiteeseen. Talousarviossa voi yhdellä strategiavalinnalla olla useampi tavoite. Tavoitteita asetettaessa pitää huomioida niiden toteutusmahdollisuudet. Talousarviotavoitteet vuodelle 2017 viedään Opiferus-ohjelmaan. Opiferus-ohjeet löytyvät Kontista (Yhteiset ohjeet, tietojärjestelmäohjeet, Opiferus). Linkki: http://kontti.kouvola/index/yhteisetpalvelut/tietojarjestelmaohjeet_9/opiferus.html.stx 5

Kuva 3: Esimerkki tavoitteesta Mittarit Tavoitteille asetetaan toiminnan onnistumista kuvaavat mittarit, joilla seurataan miten tavoite on toteutunut. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata toteutumisasteella. Mittaamista suunniteltaessa on hyvä esittää ainakin kysymykset mitä, mistä, (kohderyhmä), millä ja miten mitataan. Mittareille annetaan tavoite- ja nykyarvot. Esimerkki: Asiakastyytyväisyysindeksi saadaan vuosittaisten asiakastyytyväisyyskyselyiden pohjalta. Asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat mm. palvelun laatu, oikea-aikaisuus, määrä, toimitusnopeus ja joustavuus. Tavoitteille on määritelty yhteiset mittarit, omia mittareita voi ehdottaa. Ehdotukset käsitellään strategia- ja kehittämispalvelussa. Tarkista, onko mittari jo olemassa, esimerkiksi palautteiden määrä on sama asia kuin palautteet (kpl). Yhteiset mittarit löytyvät: http://kontti.kouvola/index/yhteisetpalvelut/tietojarjestelmaohjeet_9/opiferus.html.stx Mittariehdotukset on tehtävä Opiferukseen viimeistään 31.8.2016. Riskit Tavoitteiden toteutumista vaarantavia riskejä tunnistetaan, analysoidaan ja niiden hallintatoimenpiteet dokumentoidaan. Riskeillä tarkoitetaan heikkouksia ja tapahtumia, jotka voivat vaarantaa toimintaa ja/tai tavoitteiden saavuttamista. Toimialojen riskit johdetaan kaupunkitason riskeistä. Riskit ja niiden vaiheiden kuvaukset (IMS) päivitetään talousarvion laadinnan yhteydessä 31.8.2016 mennessä. Kuva 4: Kaupungin riskit 6

4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi 4.1. Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että kaupungin palveluja tuottaa riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Henkilöstösuunnitelmassa määritellään strategian ja toiminnan vaatima määrällinen ja laadullinen henkilöstötarve. Henkilöstösuunnitelman lähtökohtana tulee olla kaupungin strategia ja palvelustrategiset linjaukset, joissa otetaan kantaa siihen, mitä palveluita tuotetaan ja miten niitä tuotetaan. Toimintaympäristön muutokset edellyttävät palvelurakenteiden uudistamista. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään parantamalla palvelutuotannon tuottavuutta ja tehokkuutta, kehittämällä työnjakoa, osaamista ja työhyvinvointia sekä ottamalla käyttöön sähköisiä palveluja. Ennakoivan henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu entisestään tulevina vuosina. Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön määrästä ja rakenteesta, turvataan riittävä osaaminen, ennakoidaan henkilöstökustannuksia sekä määritellään keinoja, joilla henkilöstövoimavaroja muodostetaan, vaalitaan ja johdetaan. Henkilöstösuunnittelun ydintä ovat henkilöstön määrän, laadun ja kohdentumisen määrittely tulevaisuuden tarpeita varten. Henkilöstön määrällä tarkoitetaan henkilöstön lukumäärää ja laadulla henkilöstön osaamista, koulutusta, henkilöstö- tai ammattiryhmää, työsuhteen muotoa ja muita vastaavia asioita. Kohdentumisen suunnittelu on ennakointia sen osalta, kuinka paljon eri tehtävissä, toiminnoissa tai yksiköissä tarvitaan henkilöstöä ja miten tarve mahdollisesti muuttuu. Henkilöstösuunnittelun avulla on tarkoitus ennakoida ja ohjata toimintaa niin, että oikeat henkilöstöresurssit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Henkilöstösuunnitelmalla luodaan pohjaa myös henkilöstön kehittämiselle. Henkilöstömenojen hallinta on keskeistä talouden tasapainottamisessa, mikä edellyttää tiukkaa henkilöstösuunnittelua. Henkilöstömäärän sopeuttamista jatketaan vuosien 2017 2019 aikana muun muassa hyödyntämällä eläke- ja muuta poistumaa sekä vähentämällä määräaikaista henkilöstöä. Eläköitymisen myötä vapautuvista viroista ja tehtävistä tulisi jättää täyttämättä 30 % valtuustokauden loppuun mennessä. Kaupungin henkilöstömenot on saatava suunnittelukaudella kestävälle perustalle. Henkilöstösuunnittelun tulee olla strategiasidonnaista siten, että kaupungilla on optimaaliset henkilöstörakenteet ja -mitoitukset. Kaupungin palvelumallin määrittelyn yhteydessä selvitetään asiakastarpeisiin perustuva palveluverkko ja uudet toimintamallit. Näillä ratkaisuilla on huomattava vaikutus henkilöstön määrään. Myös työtehtävien sekä työaikajärjestelmien ja työaikojen hyvällä suunnittelulla pyritään palvelujen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen järjestämiseen. Käytettyjen varallaolojärjestelmien tulee olla toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia, ja niiden arvioinnissa tulee ottaa huomioon varallaolosta aiheutuvat kokonaiskustannukset. Tavoitteena on nykyistä parempi osaamisen ennakointi ja sen täysimääräinen hyödyntäminen. Henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen sekä sairauspoissaolojen ja ennenaikaisen eläköitymisen vähentäminen ovat myös keskeisiä keinoja vähentää henkilöstömenoja. Tämä edellyttää vaihtoehtoisten ratkaisujen hakemista pidentää työuria myös työkyvyn heikentyessä. 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat Uusien virkojen perustaminen ja uudet työsuhteiset tehtävät pitää arvioida erittäin kriittisesti. Esitykset uusista viroista ja tehtävistä vuodelle 2017 tulee tehdä omalla erillisellä lomakkeella ja määrärahojen on sisällyttävä talousarvioon annetun kehyksen puitteissa. Mikäli palkkausmäärärahat poistetaan toimialan omassa valmisteluprosessissa, tulee myös esitys kyseisestä virasta tai tehtävästä poistaa lomakkeesta. Kaikista toimialan esittämistä uusista viroista/tehtävistä vuodelle 2017 laaditaan myös tehtävänkuvauslomakkeet. Avoinna olevat virat, joita ei aiota täyttää, tulee esittää lakkautettavaksi. Lakkautettavaksi esitettävät virat merkitään erilliseen lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Toimialoille lähetetään toukokuun aikana myös virkarekisteriraportti tarkistettavaksi. Vakinaisen henkilöstön nykytila kuvataan henkilöstösuunnitelmassa päivämäärän 1.6.2016 mukaisena. Henkilöstöpalvelut lähettää toimialoille raportin toimialan henkilöstöstä 1.6.2016 talous- ja henkilöstösuunnittelun tueksi 20.5.2016 mennessä. 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut Palkkamäärärahoihin ei tehdä korotusvarauksia kesäkuun 2016 palkkatasosta. Helmikuussa hyväksytyn kilpailukykysopimuksen mukaisesti julkisen sektorin lomarahoja vähennetään 30 %:lla nykyisestä tasosta. Vähennys koskee vuosina 2017 2019 päättyvien lomanmääräytymisvuosien aikana ansaittuihin vuosilomiin liittyviä lomarahoja. Mikäli tilan- 7

ne lomarahojen osalta vielä muuttuu, toteutetaan korotukset keskitetysti. Kuntaliiton ja Kevan tämänhetkiset ennusteet vuodelle 2017 ovat seuraavat: palkkaperusteinen eläkevakuutusmaksu (KuEL) 17,15 %, opettajien eläkemaksu (VaEL) 18,14 %, kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksu 2,12 %, työttömyysvakuutusmaksu 3,9 % ja muut sotu-maksut 0,5 %. Kilpailukykysopimukseen liittyvät työttömyysvakuutusmaksua ja sosiaaliturvamaksua koskevat mahdolliset muutokset tehdään tarvittaessa myöhemmin. Tässä vaiheessa varhaiseläkemenoperusteinen maksu (ns. varhemaksu) voidaan arvioida kertomalla vuoden 2016 ennakkomaksu luvulla 1,01. Eläkemenoperusteinen maksuosuus voidaan alustavasti budjetoida kertomalla vuodelta 2016 perittävien eläkemenoperusteisten ennakkolaskujen yhteismäärä luvulla 0,93. 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake Henkilöstösuunnitelmaosio kattaa sekä laadullisen että määrällisen osion. Lomakkeen sisältö on seuraava: Henkilöstön nykytilassa kuvataan vakinaisessa palveluksessa olevan henkilöstön nykytila, ei vakanssien. Lukumääriin lasketaan kaikki 1.6.2016 päätoimisessa kokoaikaisessa tai osa-aikaisessa virka-/työsuhteessa olevat henkilöt, mutta ei kuitenkaan sivutoimisia työntekijöitä. Henkilöstö jaotellaan esimiehiin ja muuhun henkilöstöön. Esimiehiin lasketaan mukaan ainoastaan esimiestehtävissä toimivat. Päällikkö-nimikkeellä olevat asiantuntijat, jotka eivät ole esimiehiä, lasketaan muuhun henkilöstöön. Eläke-/muu poistuma ilmoitetaan plus-merkkisenä, jotta laskukaavat toimivat oikein. Tarkoituksena on tarkastella, kuinka paljon nykyisestä vakinaisesta henkilöstöstä on käytettävissä suunnitelmakauden lopussa. Suunnittelukaudella toiminnassa tapahtuvien oleellisten muutosten ja kehittämiskohteiden vaikutukset henkilöstötarpeeseen ja -rakenteeseen -kohtaan kirjataan, millaisia haasteita henkilöstösuunnitteluun kohdistuu tulevaisuudessa. Keskeiset osaamistarpeet suunnittelukaudella -kohdassa tunnistetaan ja kirjataan strategisten painopisteiden ja toiminnallisten muutosten perusteella osaamis- ja henkilöstötarve eli millaista osaamista tarvitaan suunnittelukaudella. Lisäksi suunnitellaan, millä toimenpiteillä kyseistä osaamista lisätään. Osaamistarpeiden osalta on tärkeää nostaa esille ne keskeiset osaamiset, joita tulee kehittää suunnittelukaudella. Talousarviovuodelle 2017 esitettävät uudet virat ja tehtävät -kohtaan merkitään, mitä uusia virkoja tai tehtäviä talousarviovuodelle esitetään. Palkkausmäärärahojen tulee sisältyä talousarvioon. Lisäksi laaditaan erillinen liitelomake uusista viroista ja tehtävistä. Poistuva osaaminen -kohdassa arvioidaan, mitä osaamista poistuu (esim. eläköitymisen myötä) sekä mitä virkoja ja tehtäviä ei enää jatkossa täytetä. Lisäksi arvioidaan, mitä muuta sellaista osaamista tällä hetkellä on, jota ei enää jatkossa tarvita. Esitykset lakkautettavista viroista tulee merkitä myös lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Muut kehittämistoimenpiteet henkilöstöresurssien ja osaamisen varmistamiseksi -kohdassa esitetään rekrytointisuunnitelmat tarvittavan osaamisen saamiseksi (ml. mahdolliset rekrytointikampanjat) sekä kuvataan esimerkiksi sisäiset tehtäväjärjestelyt, uudelleensijoitukset, johtamisen ja esimiestyön kehittäminen sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet, joilla turvataan riittävät henkilöstöresurssit ja osaaminen sekä varaudutaan tuleviin muutoksiin. Määrällinen henkilöstösuunnitelma -kohtaan eli arvioon tarvittavan henkilöstön määrästä henkilötyövuosina (htv) merkitään henkilöstön määrä henkilötyövuosina (brutto). Henkilötyövuosilaskennassa koko vuoden kokoaikatyössä oleva henkilö on yksi henkilötyövuosi (1 htv). Koko vuoden osa-aikatyössä (työaika 50 % täydestä työajasta) on puoli henkilötyövuotta (0,5 htv). Mikäli henkilö palkataan kesken vuoden esim. 1.8.2016 alkaen koko loppuvuodeksi kokoaikaiseen palvelussuhteeseen, muodostuu hänen työpanoksestaan 0,42 htv. 5. Sisäiset erät Toimialojen väliset sisäiset erät vuodelle 2017 pitää ilmoittaa taloussuunnitteluun 15.5.2016 mennessä, jonka jälkeen ne viedään keskitetysti taloussuunnitteluohjelmaan. Sisäiset vuokrat on laskettu uudelleen Tilaliikelaitoksen toiminnan lakkautuessa vuoden 2017 alussa ja siirtyessä osaksi konsernipalveluja. Sisäisistä vuokrista on poistettu osuus liikelaitoksen peruspääomankorvauksesta peruskunnalle, jolloin sisäisten vuokrien summat ovat pienentyneet. Tämä osuus vuokrista on vähennetty toimialojen kehyksistä. Sisäisten vuokrien määrittelyssä on noudatettu Kuntaliiton julkaisua Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 8

(2009). Sisäinen vuokra koostuu pääoma-, ylläpito- ja maavuokrasta. Pääomavuokra koostuu investointirahasta ja korjausvastikkeesta. Investointiraha (=korkokustannus), 4 %, lasketaan rakennuksen teknisestä eli nykyarvosta. Korjausvastike, 1,75 %, lasketaan rakennuksen jälleenhankinta-arvosta. Ylläpitovuokra koostuu ylläpitopalveluista (mm. hallinto, kunnossapito, vakuutus, kiinteistön ja ulko-alueiden huolto, teknisten järjestelmien huolto), käyttöpalveluista (sähkö, lämmitys, vesi ja jätevesi) sekä käyttäjäpalveluista (muut palvelut, mm. siivous- ja vahtimestaripalvelut). Maan vuokra on laskennallinen (0,3 e/m 2 ). 6. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake Liitteenä nro 1 oleva talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake täytetään toimialoittain ja palveluketjuittain ja tallennetaan aikataulun mukaisesti toimialakohtaisiin kansioihin: K:\Tyoryhmat\Talous\Talous ja henkilöstösuunnittelu\2017 - Toiminnan kuvaus: kuvataan toiminnot sekä perustehtävä - Oleelliset muutokset ja kehittämiskohteet suunnittelukaudella 2017-2019: sanallinen selvitys asiasta - Riskianalyysi: kuvataan kaupunkitason riskeihin perustuen toimialan keskeisimmät riskit ja niihin varautuminen - Toiminnalliset tavoitteet: vuositavoitteiden taulukko tuotetaan Opiferuksesta - Talous: taulukko tuotetaan taloussuunnitteluohjelmasta - Henkilöresurssit: tuotetaan henkilöstöosion taulukosta määrällinen henkilöstösuunnitelma - Toiminnan volyymi: esitetään toiminnan merkittävimmät tunnusluvut - Henkilöstösuunnitteluosa edellä mainitun ohjeen mukaisesti 7. Konserniyhteisöt Konserniyhteisöt ohjeistetaan erillisellä ohjeella kesäkuussa 2016. 8. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu 2016 Käsittely/vastuu Tehtävä Maaliskuu Talous Kehyksen valmistelu 11.4. Kaupunginvaltuusto Valtuustoseminaari, talousarvio 2017 ja elinvoimaohjelma 18.4. Kaupunginhallitus Talousarviokehys ja laatimisohjeet Vko 20 Henkilöstöpalvelut Henkilötason palkkalistojen toimittaminen toimialoille/liikelaitoksille 16.5. Toimialat Investointiesitykset valmiit 16.5. Toimialat Sisäiset ja keskinäiset erät valmiit 31.5. Toimialat ICT-investointiesitykset valmiit (Improlity) Toukokuu Talous Poistoarviot talousarvioon Kesäkuu Talous ja omistajuus Konserniyhteisöjen ohjeistus Kesäkuu Jory Investointiehdotusten tasapainotus Kesä-elokuu Toimialat Palveluketjujen tiekartat sekä mittarit ja riskit suunnittelukaudelle Kesä-elokuu Toimialat Talousarviovuoden 2017 tavoitteet ja näitä koskevat riskit ja mittarit Elokuu Talous Kehyksen tarkistaminen verotulojen ja valtionosuuksien osalta Syyskuu Omistajaohjaus Vuoden 2017 tavoitekeskustelut tytäryhteisöjen kanssa Syyskuu Lautakunnat Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 26.9. Toimialat Toimialojen talousarvioesitykset valmiit 30.9. Tytäryhteisöt Tietojen toimittaminen omistajaohjaukselle Vko 39 Talous Talousarvioesitysten koonti ja yhteenveto Vko 40 Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtajan toimialakohtaiset budjettineuvottelut Vko 40 Kaupunginvaltuusto Talousarvioseminaari tarvittaessa 7.10. Kaupunginjohtaja Kj:n muutokset talousarvioesitykseen 17.10. Jory Talous- ja henkilöstösuunnitelmat Vko 42 Kaupunginjohtaja Kj:n talousarvioehdotuksen julkistus 20.10. Talous Talousarviokirja valmis 7.11. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely, veroprosentit 14.11. Kaupunginvaltuusto Veroprosentit 21.11. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 28.11. Kaupunginvaltuusto Talous- ja henkilöstösuunnitelmien hyväksyminen 12.12. Kaupunginhallitus Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet Tammi-helmikuu Toimialat Käyttösuunnitelmien laatiminen 9

Kouvolan kaupunki Kaupunginhallitus Lisätietoja Talous- ja rahoitusjohtaja Tuukka Forsell Taloussuunnittelupäällikkö Hellevi Kunnas Henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu Henkilöstösuunnittelupäällikkö Suvi Lantta Toiminnalliset tavoitteet ja riskiarviointi Strategia- ja kehittämisjohtaja Jyrki Harjula Vt. kehittämispäällikkö Heli Veripää Omistajaohjaus Talous- ja rahoitusjohtaja Tuukka Forsell 10