ITÄ-SUOMEN HOVIOIKEUS XIII TUOMARIPÄIVÄT Vuorovaikutus muutoksessa on kaikkien vastuulla Johtamistaidon Opisto JTO Muutosten tuulten puhaltaessa toiset rakentavat tuulensuojia, toiset tuulimyllyjä. Tuntematon Ei se ole vahvin tai älykkäin joka selviytyy, vaan se joka sopeutuu parhaiten. C. Darwin 1
Psykologi (PsL) tietokirjailija, johdon työnohjaaja STOry, JET, MyAT, JOKO Työhistoriaa Johtaja, Leadership Development, JTO/Management Institute of Finland Oy Apulaisjohtaja, Menetelmäkehitys, JTO Neuropsykologian tutkimusassistentti, JYU ja U.S.C, Los Angeles, U.S.A Mielentilatutkimuspsykologi, Niuvanniemen kriminaalimielisairaala Toimenkuva nykyisin Muutoksessa toiminta ja johtaminen Johtoryhmät, johtaminen, esimiestyö, työyhteisöt toimivuus Johdon työnohjaajien kouluttaminen Sertifioinnit Puolustusvoimien hyväksymä sotilaskouluttaja, Everything DiSC Workplace, WOL ja LTA, LTA-E sekä Peili ja Resilienssi-valmentaja sekä JTO:n 360-arvioinnin uudistaminen Julkaisuja (kirjoja ja tutkimus- sekä aikakauslehtiartikkeleita yli 150) mm. Kateus johtaa työelämässä itsensä ja muiden aliarvioimiseen (HS: Työ ja ura 17.1.2016) Presidenttiehdokkaiden 360-analyysit (Talouselämä 2/2012) Vastarinnasta vastarannalle Johda muutos taitavasti (Otava 2011) Vuorovaikutus muutoksessa 23.9.2016 Orientoituminen Millaisia muutoksia on ja miten niihin suhtaudutaan Muutoksessa toimimisen ja johtamisen perustyökalut Mukavuusalueelta turvallisuusalueelle Vuorovaikutusharjoitus kenen vastuulla on vuorovaikutus? 2
Mistä muutos tulee? Strategia Jatkuva parantaminen Muutostoimenpiteet Ulkoiset tapahtumat Innovaatiot 2015. All rights reserved. Used under license from Resilience Factory/Resilience Alliance. Some material adapted from Conner Partners. 3
Muutokset ovat erilaisia perinteinen aikakokemus, miten nykyisin? Muutoksen kohde Yksilön toiminta Muutoksen vaatima aika suotuisassa tapauksessa Viikoista muutamaan kuukauteen Esimerkki Autokoulu, kurssi, valmennusohjelma Yksilön mielipiteet 1 vuosi Siirtymävaiheet Henkilökohtaiset suuret oivallukset ja siirtymävaiheet elämässä Ryhmän toiminta 2 3 vuotta Uuden osaston tai (johto)ryhmän perustaminen Organisaation toiminta (kulttuuri) Pauli Juuti, 2010 8 10 vuotta Organisaatioiden fuusio, massiivinen yt-menettely 4
Muutokseen suhtautuminen organisaation tasolla Työpaikan perustyyppi Muutokselle annettu tulkinta Muutokselle annettu tarkoitus Menestykseen tähtäävä Mahdollisuus Uudistuminen Ennakoiva Varovainen suunnitelmallisuus Sopusoinnun säilyttäminen Mukautuva Sopeutumisen väline Pysyvyys Reaktiivinen Rangaistus Hengissä säilyminen Pauli Juuti, 2010 Esimerkki yksilön suhtautumisesta muutokseen 5
Muutoksessa johtamisen / toimimisen perustyökalut 5. Simplementoi yksinkertaista ja käytännöllistä 4. Viljele avoimuutta ja ole rehellinen suhtaudu sallivasti itsesi ja toisten pelkoon ja suruun 3. Osallista ihmiset muutoksen valmisteluun ole proaktiivinen 2. Vuorokuuntele, johda kysymällä avoimesti kysy, kun et ole varma 1.Tiedota ajoissa ja jatkuvasti, vaikka mitään uutta ei olisikaan jaa tietojasi ja keskustele Miksi muutos voidaan kokea vaikeaksi? Ihmiset etsivät ennustettavuutta. Kun odotuksemme eivät vastaa havaintojamme, koemme häiriön. Mikäli häiriötä ei voida selvittää pian, tai se uhkaa keskeisiä odotuksiamme, koemme vastoinkäymisen. 2015. All rights reserved. Used under license from Resilience Factory/Resilience Alliance. Some material adapted from Conner Partners. 12 6
Aivot ja muutos: SCARF-malli Lähde: David Rock, Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long (2009) http://www.your-brain-at-work.com/files/nlj_scarfus.pdf Hermojärjestelmämme pyrkii suojelemaan meitä havaitessaan näiden asioiden olevan uhattuna: Status Autonomia Yhteenkuuluvuus (Relatedness) Ennustettavuus (Certainty) Oikeudenmukaisuus (Fairness) 2015. All rights reserved. Used under license from Resilience Factory/Resilience Alliance. Some material adapted from Conner Partners. 13 Omistaudun muutoksen, kun ymmärrän muutoksen syyt (ennustettavuus) johto ja oma esimieheni ovat omistautuneet muutokseen (oikeudenmukaisuus) minulla on mahdollisuus vaikuttaa asioihin (autonomia ja ennustettavuus) uskon muutoksen onnistumiseen (ennustettavuus) minulla on mielikuva roolistani ja asemastani muutoksen jälkeen (status ja oikeudenmukaisuus) 7
Muutostunteet eri vaiheissa Elisabeth Kubler-Ross, 1969 Johdettu muutos toteutuu nopeammin Elisabeth Kubler-Ross, 1969 8
Perustuntemukset muutoksessa SHOKKI / VIHA / UHMA ILO Näkyvissä Kätketty PELKO SURU Matti J. Kurosen ajatteluun perustuen & Mikael Sallinen, TTL 2014 Miksi johto omistautuu muutoksiin henkilöstöä nopeammin? Johdon tuntemukset: Toivottu > nopea ja tehokas muutos JOHDON ILO vs. HENKILÖSTÖN VIHA shokki tai uhma Henkilöstön tuntemusten seurauksena usein ei toivottu hidas ja tehoton muutos työnilo PELKO tai epäilys Defenssireaktio (esim. muutoksen vähättely). Pelko voi ilmetä myös mielenkiintona ottaa selvää asioista. SURU tai välinpitämättömyys Matti J. Kurosen ajatteluun perustuen & Mikael Sallinen, TTL 2014 9
Yksilönäkökulma: Mitä minä voin tehdä muutoksessa? 1. Sabotoiminen 2. Vastustaminen Kun joku asia mättää, tarjoa vaihtoehtoratkaisua, kanna vastuuta ja osallistu valmisteluun. Kun kuulet huhun, varmista asia esimieheltäsi. Katkaise huhuilta siivet. 3. Luopuminen Anna ja hanki itsellesi aikaa sekä tilaisuus oppia. Huolehdi osaamisestasi. Irrottaudu vanhasta eli tutusta ja turvallisesta. 9. Vakiinnuttaminen / resilienssi Sovella oppimiasi asioita käytäntöön. Valmistaudu siihen, että jatkossakin tulee muutoksia. 4. Neutraalius - Voimaantuminen Anna armoa itsellesi. Kaikkea ei tarvitse aloittaa alusta eikä kaiken tarvitse tapahtua hetkessä. Opettele yksi asia kerrallaan ja pyydä apua. 8. Omistautuminen Löydä uudesta tilanteesta omia juttujasi. Kurt Lewinin ja John Kotterin käsitteiden pohjalta J. Taipale, J. Arikoski & M. Sallinen, TTL 2014 7. Yhteistyö Toteuttakaa yhdessä. Aktivoikaa passiivisempia. 6. Tekeminen Ala toteuttamaan asioita. Kysy ja varmista, jotta teet oikeita asioita. 5. Hyväksyminen Keskustelkaa muutoksen hyödyistä yli ryhmärajojen. Tee suunnitelma, mitä teet jatkossa toisin. Lähijohtajan näkökulma: Miten voin auttaa eri vaiheissa olevia johdettaviani? 2. Vastustaminen Kuuntele: Älä provosoi, äläkä provosoidu. Hyödynnä kritiikkiä ja ihmisten aktiivisuutta. 3. Luopuminen Anna ihmisille aikaa oppia, valmenna ja kouluta heitä ja itseäsi. 9. Vakiinnuttaminen / resilienssi Juurruta joustavuus toimintakulttuuriin. Luo valmiudet seuraavaan muutokseen. Ota metataidot käyttöön. 8. Omistautuminen Toteuta esimerkillä omia vastuita ja johda esimerkillä. 7. Yhteistyö Seuraa, palkitse ja anna palautetta. 6. Tekeminen Kannusta yksilötyöstä yhteistyöhön. Simplementoi eli yksinkertaista ja käytännöllistä. 1. Sabotoiminen Ole läsnä: Hanki ja jaa faktaa, kuuntele, keskustele ja katkaise huhuilta siivet. Varo ylikuormittamista. 4. Neutraalius - Voimaantuminen Ole läsnä: Tue ja aktivoi ihmisiä. 5. Hyväksyminen Ole läsnä: Havaitse hiljaiset hyväksyjät. Anna tavoitteita, vastuuta ja valtuuksia. Kurt Lewinin ja John Kotterin käsitteiden pohjalta, & Mikael Sallinen, TTL 2014 10
Muutoksen toteuttamisen polut Suunnitelman laatu - tekninen - taloudellinen A Lähtötilanne B Tavoite C Henkilöstön sitoutuminen - tahtotila - muutosvalmius A. Johdolle itsestään selvä eli aikaa vievä muutos: Henkilöstön sitouttaminen lähes valmiiseen suunnitelmaan - edellyttää johdolta erillisen sitouttamisprosessin osaamista - muutosaallot ovat korkeita eri ryhmillä eri vaiheissa: hallitus > johtoryhmä > aluejohto > keskijohto > päälliköt > lähiesimiehet > työntekijät B. Toimijat oppivat toimimaan muutoksessa yhteistyössä keskenään: Muutoksen osallistuva suunnittelu - hyödynnetään organisaation todellisia vaikuttajia eli muutosagentteja - muutosaallot madaltuvat ja prosessi nopeutuu C. Muutosvalmius on rakentunut kulttuuriin: Muutososaaminen on vakiintunut tapa - todelliset ongelmat ja uhkakuvat tulee saattaa koko henkilöstön tietoisuuteen - avoin ja jatkuva tiedotus sekä vuorovaikutus - muutosaallot ovat keskenään synkronoituja ja matalia: kaikki toimijat tekevät oikeita asioita oikeaan aikaan Millainen on ryhmän / organisaation muutostahto vs. suunta? VAHVA Tahto HEIKKO KIEHUNTA - Muutoshalua - Poikkeavia käsityksiä muutoksen suunnasta - Haasteena yhtenevän toiminnan luominen PYSÄHTYNEISYYS - Epäluuloja ja pelkoa - Ristiriitoja - Haasteena luottamuksen rakentaminen FLOW - Energiaa ja vahvoja tunnetiloja - Innokkuutta - Haasteena positiivisen uudistumiskierteen ylläpitäminen LEPOKITKA - Yhtenäinen käsitys suunnasta - Vaikeuksia lähteä liikkeelle - Haasteena pienten muutosten käynnistäminen HEIKKO Suunta VAHVA 11
Mitä on resilienssi? Kykyä omaksua suuri määrä muutoksia ylläpitäen samalla korkeaa suorituskykyä Sopeutumista nopeasti ja tehokkaasti Menestymistä vastoinkäymisissä Takaisin ponnahtamista Haasteiden käyttämistä vahvistumiseen Kasvanutta muutostoleranssia 2015. All rights reserved. Used under license from Resilience Factory/Resilience Alliance. Some material adapted from Conner Partners. Ominaispiirre Auttaa sinua Positiivinen (minä ja maailma) Keskittynyt Joustava (ajattelu ja sosiaalinen) Ohjaamaan energiasi haasteisiin niiden välttelyn sijaan Ohjaamaan energiasi tärkeimpiin tavoitteisiis sen sijaan, että hajauttaisit sen liian moniin vaihtoehtoihin Avaamaan suuren joukon mahdollisuuksia ja resursseja sen sijaan, että käyttäisit vain tuttua ja turvallista Järjestelmällinen Proaktiivinen Luomaan itsekuria ja järjestystä tehokkaiden ratkaisujen kehittämiseen epäsystemaattisuuden sijaan Aktiiviseen kokeiluun epävarmuuden vallitess sen sijaan, että odottaisi ensin kaiken selkenevän 2015. All rights reserved. Used under license from Resilience Factory/Resilience Alliance. Some material adapted from Conner Partners. 12
Resilienssin itsearviointi Mihin itse sijoitut? Posit. maailma sitoutunut, optimistinen, mahdollisuudet sitkeys 100 Posit. minä vastuun ottaminen, voimautuminen, sitkeys Keskittynyt tärkeät tehdään, ei, priorisointi toimii Joustava ajattelu sekä-että ajattelu, vaihtoehtoja, uudet ideat Joustava sosiaalinen yhteistyö antaa ja pyytää apua 100 Järjestelmällinen rakenteet näkyy ja pysyy, yksityiskohdat Proaktiivinen kokeilu mahdollisuudet, jännitys 75 75 50 50 25 25 Posit. maailma vetäytyy, pessimistinen, vaarafokus, luovuttaminen 0 Posit. minä vetäytyminen, luovuttaminen, uhrimieliala Keskittynyt paljon kesken, sirpaleinen ajanjako Joustava ajattelu joko-tai ajattelu, yksi asia, tutusta turva Joustava sosiaalinen tekee itse, eristäytyy, aliarvioi muita 0 Järjestelmällinen kärsimättömyys, muuttelee rak., rakenteet päässä Proaktiivinen varovainen, riskit, häviön välttely Tulkinnan tikkaat Ristiriidat ja muutos Ladder of Inference: Chris Argyris / Peter Senge / Työnohjaaja Ristiriitatilanteen ratkaiseminen: 1. Ole läsnä ja havaitse (pidä distanssi) 2. Kysy (puuttumista sekin) 3. Puutu palauttamalla faktoihin 4. Puuttuessasi älä syyllistä/nolaa 5. Sovi seurannasta ja seuraa 6. Reagoi, ellei sovitussa pysytä Vaikuttavat siihen, mikä fakta valitaan ja miten sitä tulkitaan ARVOT ASENTEET KOKEMUKSET KULTTUURI TUNTEET (energisoivat ja värittävät, mutta usein vääristävät faktaa) esimies Toiminnallinen johtopäätös, josta voi seurata ristiriita valikoitu havainto uskomus oletus tulkinta VALIKOIMATTOMAT HAVAINNOT Ristiriitatilanteen ennaltaehkäiseminen: 1. Ole läsnä ja vuorokuuntele 2. Jaa faktoja 3. Kysy ja varmista 4. Tutki ja ihmettele tulkintoja 13
Kirjallisuutta Arikoski & Sallinen: Vastarinnasta vastarannalle Johda muutos taitavasti, 2011 Vesterinen (toim.): Kateus työelämässä, 2013 www.ps-kustannus.fi Sinimaaria Ranki: Strateginen johtaminen suomalaisissa korkeakouluissa, 2016 http://tampub.uta.fi/bitstream/handle/10024/99139/strateginen_johtaminen_2016. pdf?sequence=1 Niiniluoto, I., Forsberg, U-M. & Evers, A-M. (toim.): Akateemisen johtamisen ydinkysymyksiä, 2014 http://www.helsinki.fi/julkaisut/aineisto/hallinnon_julkaisuja_88_2014.pdf Pauli Juuti, Petri Virtanen: Organisaatiomuutos, 2009 John Kotter, Holger Rathgeber. Jäävuoremme sulaa. Muutos ja menestyminen kaikissa olosuhteissa, 2008 Jari Stenvall, Petri Virtanen: Muutosta johtamassa, 2007 14
15