TAMPEREEN TEKNILLINEN YLIOPISTO TIETOJOHTAMISEN TUTKIMUSKESKUS NOVI LAIHONEN HARRI HANNULA MIKA HELANDER NINA ILVONEN ILONA JUSSILA JARI KUKKO MARIANNE KÄRKKÄINEN HANNU LÖNNQVIST ANTTI MYLLÄRNIEMI JUSSI PEKKOLA SAMULI VIRTANEN PASI VUORI VILMA YLINIEMI TERHI T I E T O J O H T A M I N E N
Tampereen teknillinen yliopisto Tampere University of Technology TIETOJOHTAMINEN Laihonen Harri Hannula Mika Helander Nina Ilvonen Ilona Jussila Jari Kukko Marianne Kärkkäinen Hannu Lönnqvist Antti Myllärniemi Jussi Pekkola Samuli Virtanen Pasi Vuori Vilma Yliniemi Terhi Tampereen teknillinen yliopisto Tiedonhallinnan ja logistiikan laitos Tampere 2013
ISBN 978-952-15-3057-9 (nid.) ISBN 978-952-15-3058-6 (PDF) Taitto: Mari Pakarinen/Juvenes Print Paino: Juvenes Print, Tampere 2013
Sisällys Alkusanat... 5 1. Johdanto... 6 2. Miksi tietojohtamista tarvitaan?... 10 Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus... 10 Tietojohtamisen haasteet ja mahdollisuudet... 13 3. Mitä on tieto?... 17 Mistä tieto tulee?... 17 Tiedon moninaisuus... 17 Tiedon laatu... 19 Tieto turvaan... 21 4. Tiedosta arvoa... 24 Tietoperustainen arvonluonti... 24 Tietojohtaminen tietointensiivisen organisaation arjessa ja johtamisessa... 28 5. Tietojohtamisen liikkeenjohdolliset lähestymistavat... 32 5.1 Aineettoman pääoman johtaminen... 35 Havahtuminen aineettoman pääoman merkitykseen... 35 keskeiset käsitteet... 38 Aineeton pääoma eri tasoilla... 40 käytännön ratkaisut aineettoman pääoman johtamisessa... 42 5.2 Liiketoimintatiedon hallinta... 44 liiketoimintatiedosta kilpailuetua... 44 liiketoimintatiedon hallinta jalostaa tietoa päätöksenteon tueksi... 45 liiketoimintatiedon hallinta käytännössä... 49 5.3 Tietämyksenhallinta ja organisaation oppiminen... 51 Mitä tietämyksenhallinta on?... 51 Miksi tietämyksenhallintaa tarvitaan organisaatioissa?... 52 Tietämyksenhallinnan strategiat... 54 Mitä organisaation oppiminen on?... 58 Miksi organisaation pitää oppia?... 59 6. Tietojärjestelmät ja tietohallinto... 62 Tietojärjestelmät organisaatioissa... 63 Tietojärjestelmien ja tietohallinnon merkitys organisaatioille... 65 Tietojärjestelmien tuki erilaisille prosesseille... 68 Tietohallinnon tehtävä... 69 Tietohallintotoiminnon eri osa-alueet... 72 Tieto- ja viestintäteknologian rooli ihmisten linkittämisessä... 74 7. Lopuksi... 77
Alkusanat Hyvä lukija Tieto on aina ollut kaiken inhimillisen toiminnan peruste. Sen tärkeys yritysten ja myös julkisen sektorin organisaatioiden keskeisenä resurssina on kuitenkin laajasti ymmärretty vasta 1990-luvun lopulta alkaen. Nykyisin tiedon ja sen johtamisen tärkeyttä ei juuri tarvitse perustella. Tarvitsemme välineitä, joiden avulla tietoa eri muodoissaan voidaan johtaa ja kehittää. Tietojohtaminen on nuori tieteenala, ja sen käsitteet ovat vielä vakiintumattomia. Tieto ja siihen liittyvät ilmiöt ovat monimutkaisia ja abstrakteja. Jotta näitä asioita voidaan kehittää, tarvitaan täsmällisiä käsitteitä, joilla asioista voi puhua ja kirjoittaa. On myös tärkeää, että tietojohtamisen parissa työskentelevät henkilöt hallitsevat tietyt peruskäsitteet. Yksi ja ehkä keskeisin tämän kirjan tavoite onkin luoda ymmärrystä tietojohtamiseen liittyvistä käsitteistä ja siitä, miten ne liittyvät toisiinsa. Kirja on tarkoitettu tietojohtamisen opintoja yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa aloitteleville henkilöille perusoppikirjaksi, sekä myös asiantuntijoille ja johtajille, jotka soveltavat tietojohtamista käytännössä. Sekä tieto että johtaminen ovat isoja sanoja, kuten myös niiden yhdistelmä tietojohtaminen. Näin ollen tietojohtamista ei tule määritellä liian kapeasti. Tässä hengessä on kirjoitettu myös tämä kirja. Tietojohtamisen koulutusohjelma perustettiin Tampereen teknilliseen yliopistoon 1999. Reilun kymmenen vuoden aikana yliopistossa on julkaistu alalta kymmeniä väitöskirjoja, satoja muita opinnäytteitä, tieteellisiä artikkeleja ja myös lukuisia aiheeseen liittyviä kirjoja ja tutkimusraportteja. Käsillä oleva kirja on kuitenkin ensimmäinen alan suomenkielinen perusteos. Sen kirjoittamiseen on osallistunut lukuisa joukko tietojohtamisen opettajia ja tutkijoita. Se on vuoropuhelun tulos ja lyhyt johdanto tietojohtamisen maailmaan, jota kohtaan se toivottavasti herättää lukijansa uteliaisuuden. Tampereella 7.4.2013 Mika Hannula tietojohtaminen 5
1. JohdANTO J ohtamisen mallit ja käytännöt kehittyvät yhteiskunnan muutoksen ja siitä syntyvien tarpeiden mukana. Nykyisistä johtamisen malleista, teorioista ja työkaluista monet juontavat juurensa teollistumisen aikakaudelle. Silloin yleistyi teollinen tavaroiden massatuotanto, syntyi suuria organisaatioita ja tuli tarve kehittää systemaattisia johtamisen keinoja. Niiden avulla voitiin varmistua siitä, että teollinen tuotanto oli tehokasta ja kannattavaa. Nykyisin Suomen työpaikoista jo kaksi kolmasosaa on palvelusektorilla. Lisäksi teollisestakin työstä merkittävä osa muodostuu erilaisista asiantuntijatehtävistä, kuten tuotekehityksestä ja markkinoinnista, ja varsinainen teollinen tavarantuotanto on monilla aloilla siirtynyt globaalissa työnjaossa Suomea halvemman kustannustason maihin. Jälkiteollisessa tieto- ja palveluyhteiskunnassa tiedon ja muiden aineettomien asioiden merkitys korostuu. Yrityksen kilpailukyky ja menestys perustuvat tietoon ja osaamiseen. Kyse on siitä, kuinka hyvin tiedosta ja osaamisesta kyetään luomaan asiakkaan arvostamia tuotteita ja palveluita. Tietojohtaminen on uudehko johtamisen osa-alue, jonka taustalla on ajatus tiedon merkittävästä roolista organisaatioiden menestymisessä. Tietojohtamisesta alettiin Suomessa puhua 1990-luvulla. Alan kehittymiselle on ollut keskeistä tieto- ja viestintäteknologian nopea kehittyminen, joka on tarjonnut uudenlaisia mahdollisuuksia datan ja informaation varastointiin, analysointiin ja välittämiseen. Samalla teknologia on kuitenkin luonut myös uusia haasteita, kuten asiantuntijoiden kokeman tietotulvan. Tietojohtamiseen liittyvät käsitteet ovat vielä jossain määrin vakiintumattomia. Tieteentekijät, puhumattakaan käytännön soveltajista, käyttävät erilaisia ja joskus keskenään ristiriitaisia käsitteitä. Lisäksi tietojohtamisen ilmiöt ovat pääsääntöisesti aineettomia, minkä vuoksi niiden ymmärtämiseen tarvitaan yksinkertaisia ja selkeitä käsitteitä. Jos emme voi nimetä käsittelemiämme ilmiöitä, emme voi niitä myöskään ymmärtää, saati sitten johtaa. Yksi tämän kirjan tavoitteista onkin jäsentää tietojohtamisen käsitteiden kenttää ja tarjota erityisesti tietojohtamisen käytännön soveltajille käsitteitä ja työkaluja tietojohtamisen perusasioiden omaksumiseen ja hallintaan. 6 tietojohtaminen
Mitä uutta tietojohtaminen sitten tuo johtamisen kenttään? Ensinnäkin tietojohtaminen tarjoaa käsitteitä ja malleja, joiden avulla voidaan kuvata ja ymmärtää tiedon eri muotoja sekä tiedon roolia osana organisaation toimintaa. Toiseksi se tarjoaa johtamisen malleja, joiden avulla tietoa voidaan hallita. Kolmanneksi tietojohtaminen tuo teknistä järjestelmäosaamista tietojohtamisen käytännön toteutukseen. Kuva 1 havainnollistaa tätä asetelmaa. LÄHTÖKOHTANA Johtamisen haasteet tieto- ja palveluyhteiskunnassa tietojohtamisen näkökulmat Ilmiön ymmärtäminen Miten tiedosta luodaan arvoa liiketoimintaprosesseissa? Johtamisen käytännöt Miten tietoa (tietoresursseja) johdetaan organisaatiossa; miten organisaatiota johdetaan tiedon avulla? Johtamistyökalut Millaisilla välineillä johtamista tuetaan, miten välineitä hyödynnetään? Kuva 1. Tietojohtamisen näkökulmat. Kuvassa 1 tietojohtamisen lähtökohdaksi on otettu modernin tietoja palveluyhteiskunnan johtamishaasteet. Näihin haasteisiin vastaaminen edellyttää tietojohtamisen perusteellista ymmärtämistä. Yksi tietojohtamisen tarkastelutaso on tietoperustaisen arvonluontiprosessin ymmärtäminen eli sen ymmärtäminen, miten tiedosta luodaan arvoa erilaisissa liiketoimintaprosesseissa ja -ympäristöissä. Toisella tietojohtamisen tarkastelutasolla kohteena ovat johtamisen käytännöt. Tärkeiden tietoresurssien tunnistaminen, kehittäminen ja joh- tietojohtaminen 7
taminen on mahdollista, kun ymmärretään, miten organisaatio luo arvoa eri sidosryhmille. Kolmantena tarkastelutasona ovat käytännön johtamistyökalut. Niiden yhteydessä huomio kohdistuu siihen, millaisilla työkaluilla aineettomista tietoprosesseista saadaan parempi ote ja miten uusia tieto- ja viestintäteknologian mahdollistamia välineitä voidaan hyödyntää johtamisen tukena. Tietojohtamisesta voidaan tunnistaa kaksi pääsuuntausta: liikkeenjohdollinen ja tietotekninen. Liikkeenjohdon suuntaus tarkastelee tietoa yrityksen menestystekijänä ja pyrkii kehittämään välineitä tietoon liittyvien johtamistehtävien suorittamiseksi. Tietotekninen suuntaus puolestaan korostaa tietojärjestelmien merkitystä tiedonhallinnassa. Nämä suuntaukset nivoutuvat toisiinsa, ja niiden erottelu on osin keinotekoista, mutta erilaisten painotusten tunnistaminen auttaa kuitenkin hahmottamaan erityyppisiä tietojohtamisen haasteita ja ratkaisuja. Yleisesti ottaen tietojohtaminen näkyy organisaatioissa kahdella tavalla. Yhtäältä se on osa jokaisen tietotyöläisen ammattiosaamista ja käsitteellistä työkalupakkia. Jokaisen yksilön ja työryhmän toimialasta riippumatta on hallittava esimerkiksi tiedon jakamisen käytäntöjä ja sitä tukevia välineitä. Toisaalta on olemassa myös erityisiä tietojohtamisen tehtäviä, joita suorittavat esimerkiksi yritysten liiketoimintatiedon hallintaan erikoistuneet Tietojohtaminen analyytikot sekä tietojärjestelmien hankinnasta ja ylläpidosta vastaavat tietohallinnon asiantuntijat. on tietoyhteiskuntaaikakauden johtamisparadigma Tietojohtaminen on jo kohtalaisen on erikoistunut tietoon vakiintunut oppiaine Suomen yliopistoissa ja korkeakouluissa. Esimerkiksi liittyviin johtamiskysymyksiin tarjoaa ajattelumalleja ja työkaluja tietonäkökulman Lappeenrannan ja Tampereen teknillisissä yliopistoissa tietojohtamista on haltuunottoon organisaatioissa. opetettu 2000-luvun alusta asti. Työelämässä toimii jo varsin suuri joukko tietojohtamista pää- tai sivuaineinaan opiskelleita diplomi-insinöörejä ja maistereita. Lisäksi tietojohtamisesta on julkaistu pelkästään Suomessa kymmeniä väitöskirjoja ja satoja maisteritason opinnäytteitä. Kansainvälisesti tietojohtaminen on niin ikään vakiintunut, joskin hajanainen tutkimuskenttä. Tietojohtamisen eri osa-alueita, kuten 8 tietojohtaminen
aineettoman pääoman johtamista, tietojärjestelmien kehittämistä ja hallintaa, liiketoimintatiedon hallintaa tai tietämyksenhallintaa, tarkastellaan omissa vakiintuneissa tieteellisissä konferensseissaan ja tiedelehdissään. Tietojohtamisen ammattilaiset toimivat hyvin moninaisissa työtehtävissä. Tietohallinnon kehitys- ja johtotehtävät ovat tyypillinen esimerkki teknisesti suuntautuneen tietojohtamisen asiantuntijan työkentästä. Liikkeenjohdollisesti suuntautunut tietojohtamisen asiantuntija puolestaan kehittää esimerkiksi yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan tai tietotyön johtamisen käytäntöjä. Monet tietojohtamista opiskelleet eivät kuitenkaan ole missään erityisessä tietojohtamisen tehtävässä sen sijaan he toimivat erilaisissa johtamis-, asiantuntija- ja kehitystehtävissä, niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. tietojohtaminen 9
2. Miksi tietojohtamista TArvitaan? Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus Samoin kuin teollisuustalous on kehittynyt teollisen liiketoiminnan erityistarpeisiin, tietojohtaminen on muodostunut tietointensiivisten organisaatioiden johtamisparadigmaksi. Tietojohtamisessa on siis kyse tietointensiivisten organisaatioiden ja tietotyöläisten toiminta- ja johtamismalleista. Tietojohtaminen pyrkii edistämään työn sujuvuutta ja organisaatioiden suorituskykyä. Moderni yhteiskunta perustaa menestyksensä suurelta osin tiedon varaan. Tyypillisiä esimerkkejä tärkeistä tietoresursseista ovat yksilöiden osaaminen, organisaatioiden käyttämät tietojärjestelmät, tietoverkot sekä moninaiset toiminta- ja johtamismallit. Johtamisen näkökulmasta tietoresurssit ovat vaikeasti hallittavia aineettoman ja dynaamisen luonteensa vuoksi. Yksilöt ja organisaatiot etsivät jatkuvasti uusia tapoja kartuttaa ja hyödyntää tietoa. Tieto- ja viestintäteknologian rooli näiden tehtävien tukena on merkittävä. Tämän kehityksen seurauksena erilaisten tietoresurssien tehokkaasta johtamisesta on tullut keskeinen tekijä organisaatioiden suorituskyvyn kehittämisessä. Alkuaikoina tietojohtaminen keskittyi enemmän tiedon tuottamiseen ja jakamiseen. Tällöin sen asema organisaatiossa oli rinnastettavissa yrityksen muihin perinteisiin funktioihin, kuten markkinointiin, laskentatoimeen tai henkilöstöjohtamiseen. Puhuttiin tiedonhallinnasta, mikä kuvasikin tämän toiminnon tehtävää ja tavoitetta. Tietoa kerättiin tietokantoihin ja siitä tuotettiin raportteja. Pyrittiin myös varmistamaan, että tietokantoihin tallennettu tieto olisi henkilöstön saatavissa. Sittemmin painopiste on siirtynyt tiedon tuotannosta enemmän tiedon hyödyntämiseen. Tietoyhteiskuntakehityksen myötä tieto on noussut yhdeksi merkittäväksi tekijäksi perinteisten tuotannontekijöiden rinnalle. Kilpailukykyä haetaan nykyisin entistä enemmän tiedon avulla. Kuvassa 2 tietojohtamista on kuvattu johtamisparadigmana, joka ylittää perinteiset funktiorajat. Kuvassa tietojohtaminen on esitetty myös tekniikan ja johtamisen yhdistävänä toimintana. Tämä ajattelu- 10 tietojohtaminen
tapa on ollut vahvassa roolissa tietojohtamisen kehittyessä. Toisaalta tietojohtamisen moniulotteisuus asettaa myös uudenlaisia osaamistarpeita. Sen lisäksi, että on ymmärrettävä liiketoimintaa ja johtamista, on ymmärrettävä myös johtamisessa tarvittavaa tieto- ja viestintäteknologiaa sekä tiedon rooli organisaatioiden toiminnassa. Tieto- ja viestintäteknologia Tietojärjestelmät Tietotekniikka Tietojohtaminen Markkinointi Laskentatoimi Henkilöstöjohtaminen Strateginen johtaminen Liiketaloustiede/johtaminen Kuva 2. Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus. Tietojohtamisen keskeisenä haasteena ja varsinaisena johtamistoimintojen kehittämisen lähtökohtana on tietoon pohjautuvan arvonluontilogiikan ymmärtäminen. Kyse on siis siitä, miten tiedosta luodaan arvoa. Sitä syntyy, kun tietoa hyödynnetään älykkäästi niin operatiivisessa työssä kuin toiminnan kehittämisessä. Tämän kirjan keskeisenä viestinä onkin, että tietojohtamista tulee lähestyä tiedon hyödyntämisen näkökulmasta. Tiedon kerääminen ja varastointi eivät saa nousta itsetarkoituksiksi. Liiketoimintastrategiaa ja tavoitteiden saavuttamista tukevan tietojohtamisen tulee määritellä, mitä tietoa kerätään ja miksi. tietojohtaminen 11
Tietoon perustuvan arvonluontilogiikan pohjalta pystytään kehittämään lähestymistapoja, joilla tietoresurssien hallintaa ja varsinaista arvonluontiprosessia sekä niihin liittyviä johtamistoimintoja ja -välineitä voidaan kehittää. Tietojohtaminen on kokonaisvaltainen toiminto, jolla tuetaan organisaation arvonluontiprosessia. Tietoa tarvitaan asioiden ymmärtämiseen, päätöksentekoon sekä uuden tiedon luomiseen. Nämä prosessit eivät rajoitu markkinoinnin, laskentatoimen tai strategisen johtamisen perinteisiin tehtäväalueisiin. Niitä ei myöskään käytännössä voi lokeroida ja vastuuttaa yksin tuotannolle, myynnille tai johdolle (kuva 3). Tuotanto Myynti Johtaminen Tietojohtaminen Kuva 3. Tietojohtaminen läpäisee perinteiset organisatoriset funktiot. Kuva 3 kuvaa yksinkertaistetusti sitä, kuinka tietojohtamisesta on tullut osa jokaisen organisaation työntekijän työtä. Lähes jokaisessa tehtävässä tietoa kerätään ja hyödynnetään jatkuvasti. Koko organisaation mittakaavassa tietojohtamisen tehtävänä on muodostaa kokonaiskuva organisaation hallussa olevasta tiedosta ja valjastaa se palvelemaan liiketoimintaa. Kuvaa voitaisiin vielä täydentää asiakkaalla ja muulla organisaation ulkoisella ympäristöllä, koska ulkoisen tiedon merkitys toiminnan kehittämisessä on merkittävä. Tietojohtamisessa ei siis ole kyse yksinomaan perinteisen ajattelutavan mukaisesta johtamistoiminnosta. Siitä on tieto- ja palveluyhteiskuntakehityksen seurauksena muodostunut arvoa luova ydinprosessi kasvavalle joukolle organisaatioita toimialasta riippumatta. Tietojohtamisesta on tullut koko organisaation läpäisevä toimintamalli, josta ovat käytännössä vastuussa kaikki työntekijät. 12 tietojohtaminen
Tietojohtamisen haasteet ja mahdollisuudet Tietojohtamisen tehtävänä on muodostaa kokonaiskuva organisaation hallussa olevasta tiedosta ja valjastaa se palvelemaan liiketoimintaa. Tässä kirjassa tarkastellaan organisaation tietoresursseja laajasti. Tarkastelu ei rajaudu tieto- ja viestintäteknologian tarjoamiin mahdollisuuksiin tai pehmeämpiin, ihmisten johtamiseen liittyviin näkökulmiin. Sen sijaan pyrkimyksenä on tarkastella kokonaisvaltaisesti erilaisten tietoon liittyvien tekijöiden merkitystä organisaation johtamisessa. Tiedon tehokkaan hyödyntämisen kannalta on tärkeää tunnistaa sekä teknologian että ihmisten toiminnan merkitys asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Toiminnan ohjaamisessa on tärkeää, että johtamiskäytännöt, yleiset toimintamallit sekä tietotekniset ratkaisut muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden ja yksilöiden toimintaa järkevästi tukevat rakenteet. Teknologia luo uudenlaisia mahdollisuuksia, mutta on tärkeää tiedostaa, että se harvoin yksin ratkaisee tiedonhallinnan ongelmia. Sen lisäksi tarvitaan ihmisten sitoutumista ja osaamista. Lisäksi on tärkeää, että esimerkiksi johtamiskäytännöt ja toimintamallit ovat sellaisia, että ne eivät muodosta esteitä työnteon sujuvuudelle. Tietojohtamista tarvitaan yhteiskunnan eri tasoilla. Yksilöt, tiimit, organisaatiot ja erilaiset verkostot pyrkivät hyötymään niin omista kuin toistensa tietoresursseista. Innovatiivisissa tiimeissä yhdistellään erilaista osaamista, ja organisaatiot ulkoistavat ja keskittyvät ydintoimintoihinsa. Verkostoissa luodaan lisäarvoa yhdistelemällä erilaisia palvelu- tai tuotekokonaisuuksia tarjoomaksi. Tietoresurssien paremmalla hallinnalla voidaan sekä kasvattaa toiminnan tehokkuutta että lisätä asiakasarvoa. Tehokkuuden kasvattamisella pyritään laskemaan kustannuksia, kun taas asiakasarvon lisäämisellä pyritään kasvattamaan asiakkaan kokemaa hyötyä. On tärkeää huomata, että arvo voi ilmetä myös muuna kuin taloudellisena menestyksenä, esimerkiksi lisääntyneenä vapaa-aikana tai yleisenä hyvinvointina. Yrityksen kannalta on kuitenkin olennaista, että asiakas on valmis maksamaan kokemastaan arvosta, sillä pitkällä aikavälillä liiketoiminnan kannattavuus on perusedellytys yrityksen olemassaololle. tietojohtaminen 13
Aina asiakasarvon kasvattaminen ei kuitenkaan johda liiketoiminnan kannattavuuden paranemiseen. Tämä johtuu siitä, että kaikki yritykset pyrkivät parantamaan tarjoomaansa. Asiakas ei ole valmis maksamaan lisää kokemastaan asiakasarvon paranemisesta, jos kilpailevat tarjoomat tuottavat saman kokemuksen. Näin ollen yrityksen kannattavuuden parantaminen edellyttää, että yritys kykenee tuottamaan asiakkaalleen kilpailijoitaan paremman tarjooman ja mielellään myös kilpailijoitaan tehokkaammin. Menestyäkseen nopeasti muuttuvilla markkinoilla yritykset valitsevat erilaisia strategioita. Yksi yritys voi keskittyä poikkeuksellisen korkean arvon tuottamiseen asiakkaalle. Toinen yritys taas saattaa rakentaa menestyksensä poikkeuksellisen tehokkuuden varaan, jolloin asiakkaan kokeman arvon ei välttämättä tarvitse olla poikkeuksellisen korkea. Jotta tämänkaltaiset strategiset valinnat olisivat mahdollisia, on yrityksellä oltava tietoa ja ymmärrys sekä omasta liiketoiminnastaan että liiketoimintaympäristöstään. Tietojohtamisen haasteet ja samalla myös sen tarjoamat mahdollisuudet ilmenevät niin operatiivisella kuin strategisella tasolla. Operatiivisella tasolla kyetään välttämään päällekkäinen työ, jotta pyörää ei tarvitse niin sanotusti keksiä uudelleen. Tietojohtamisen onnistuessa olemassa olevaa tietoa kyetään hyödyntämään uudelleen ja saavutetaan merkittäviä tehokkuushyötyjä. Yksittäisen asiantuntijan kohdalla tämä vähentää työkuormaa ja mahdollistaa keskittymisen tärkeämpiin tehtäviin. Strategisella tasolla tietojohtamisen käytännöt auttavat tunnistamaan oleelliset tietoresurssit ja hyödyntämään niitä organisaation toiminnassa. Lisäksi tietojohtaminen tarjoaa työkaluja näiden aineettomien ja vaikeasti Tietoresurssien tehokkaasta hahmotettavien resurssien mittaamiseen ja arvottamiseen. johtamisesta on tullut keskeinen tekijä organisaatioiden Yksittäisen työntekijän tuottavuutta edistävät uudenlaiset ja älyk- suorituskyvyn kehittämisessä. Tietojohtaminen tarjoaa monia käytäntöjä, joiden avulla voidaan käämmät työn tekemisen tavat ovat tehostaa toimintaa ja varmistaa yleistyneet erityisesti tietotyössä. organisaation suoriutumiskyky. Tietotyön tehokas tekeminen edellyttää toisenlaisia työtiloja ja välineitä kuin mihin olemme perinteisesti tottuneet. Esimerkiksi etätyö, avokonttorit, erilaiset innovaatiotilat ja videoneuvottelut luovat uusia mahdollisuuksia tiedon jakamiseen 14 tietojohtaminen
ja hyödyntämiseen. Organisaatiotasolla tietojohtamisen ratkaisut ovat monelle tuttuja. Olemassa olevan tiedon tehokas hyödyntäminen on tietojohtamisen alkuajoista asti nähty tavaksi kehittää suorituskykyä. Uuden tiedon luominen puolestaan on innovaatiotoiminnan ytimessä. Ihmisten erilaisten osaamispohjien yhdistäminen, tiimityö, sosiaalinen vuorovaikutus ja tiedon jakaminen tuottavat uusia tulkintoja ja mahdollistavat liiketoimintaympäristön ymmärtämisen ja oman toiminnan jatkuvan kehittämisen. Kyse on tietojohtamisen ydinprosesseista. Viime vuosina tietojohtamisen käytäntöjä on kasvavassa määrin sovellettu myös verkostojen, alueiden ja kansantalouksien johtamisessa ja kehittämisessä. Tälläkin tasolla esimerkiksi keskeisimpien tietoresurssien tunnistaminen ja yhteistyökäytäntöjen edistäminen tarjoavat keinoja kehittää kilpailukykyä. Tietojohtamisen ongelmat ovat useimmille tuttuja. Tiedosta tuntuu aina olevan joko puutetta tai sitä on aivan liikaa. Viime vuosina tietotulvasta on tullut yksi keskeinen tietotyön tuottavuushaaste. Monet puhuvat myös työn jatkuvan keskeytymisen tuomasta haasteesta. Ajan henkeen kuuluu olla jatkuvasti sähköisin välinein tavoitettavissa. Asiantuntijat eivät ehdi keskittyä oleelliseen. Aika ei tunnu riittävän oleellisten asioiden seulomiseen valtavasta sähköpostitulvasta, tai jatkuvasti päivittyvä ammattikirjallisuus ja sähköiset lähteet aiheuttavat riittämättömyyden tunnetta. Nopeasti liikkuvasta tiedosta ja lukuisista teknisistä mahdollisuuksista huolimatta tieto ei tunnu kulkevan asiantuntijoiden välillä tai johdon ja henkilöstön välillä. Tietojohtamisen ongelmat eivät rajoitu ainoastaan organisaation sisälle. Toisinaan asiakkaan tarpeita ei tunneta riittävän hyvin eikä toimintaympäristön muutoksista saada riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi. Lukemattomista sähköisistä tietolähteistä, joista suurin osa on avoimia ja kaikkien saatavissa olevia, on vaikea löytää olennaisimpia. Jatkuva ongelma ovat myös toimimattomat tai yhteensopimattomat tietojärjestelmät. Aivan viime vuosina on alettu kiinnittää huomiota myös väestön ikääntymiseen, sillä tärkeän tiedon ja osaamisen häviäminen eläköityvän työntekijän mukana on vakava ongelma. Sama ongelma liittyy myös työpaikkaa vaihtaviin työntekijöihin. Heidän lähtönsä yhteydessä on kysymys myös tietoturvaongelmasta. Tietoturvalla on perinteisesti ymmärretty lähinnä datan ja informaation turvaamista, mutta lisäksi tulisi turvata myös organisaation jäseniin sidottu inhimillinen tieto. Ongelmista tai haasteista huolimatta tietoon liittyy valtava potentiaali, ja yhä useamman yrityksen menestyminen perustuukin hen- tietojohtaminen 15
kilöstön tietoon ja osaamiseen. Syvällinen osaaminen luo kestävää kilpailuetua, mikäli sitä kyetään hyödyntämään tehokkaasti. Tietojohtaminen tarjoaa monia käytäntöjä, joiden avulla voidaan tehostaa toimintaa ja varmistaa organisaation suoriutumiskyky. Tässä kirjassa pyritään valottamaan, kuinka tiedosta luodaan arvoa sekä organisaatiolle itselleen että organisaation asiakkaille ja kuinka tietojohtaminen voi auttaa näiden prosessien kehittämisessä. Kirjan kantavana ajatuksena on, että tietojohtamisen arvo realisoituu vain, kun tietoa hyödynnetään. Tämän näkemyksen mukaan keskiössä on tiedon käyttäjä. 16 tietojohtaminen
3. Mitä on tieto? Mistä tieto tulee? Liiketaloustieteen tutkimustraditio samoin kuin yhteiskuntatieteen tutkimus tukeutuvat pääasiallisesti kahteen vastakkaiseen tieteenfilosofiaan: positivismiin tai sosiaaliseen konstruktionismiin. Perustavaa laatua olevaa eroa näiden kahden tieteenkäsityksen välillä voidaan lähestyä käsitteiden ontologia ja epistemologia avulla. Ontologia eli oppi olevaisesta on filosofian osa, joka tarkastelee todellisuuden peruselementtejä ja rakennetta eli niitä oletuksia, joita teemme todellisuuden luonteesta. Epistemologia eli tieto-oppi puolestaan tutkii tiedon käsitettä, tiedon alkuperää ja lajeja, tiedon saavuttamisen mahdollisuuksia ja rajoja sekä tiedon luotettavuutta ja varmuutta. Edellä mainituista tieteenkäsityksistä tekee vastakkaiset niiden suhtautuminen todellisuuteen (ontologia) ja siihen, miten todellisuudesta voidaan tehdä havaintoja (epistemologia). Positivismin perusajatuksena on oletus objektiivisesta, ihmisten tulkinnasta riippumattomasta totuudesta. Positivistisen näkemyksen mukaan ei ole olemassa muuta oikeaa tietoa kuin se, joka perustuu havaittuihin tosiasioihin. Sosiaalisen konstruktionismin näkemys todellisuudesta poikkeaa positivistisesta näkemyksestä. Sen mukaan todellisuus ei ole objektiivinen ja tulkinnasta riippumaton, vaan se muodostuu sosiaalisessa vuorovaikutuksessa ihmisten luodessa tulkintoja ja merkityksiä. Käytännössä nämä näkemyserot johtavat siihen, että positivistisissa tieteissä pyritään tutkittavien ilmiöiden selittämiseen, kun taas sosiaalisen konstruktionismin pyrkimyksenä on ilmiöiden ymmärtäminen. Konkreettisimmillaan erot näkyvät eri tieteenalan koulutuksen saaneiden henkilöiden maailmankuvassa. Positivistinen maailmankuva on usein dominoiva lähestymistapa luonnontieteissä ja tekniikassa, kun taas yhteiskunta-, talous- ja sosiaalitieteet perustuvat enemmän sosiaaliseen konstruktionismiin. Tiedon moninaisuus Tieto on käsitteenä varsin laaja. Sitä voidaan kuitenkin jäsennellä eri tavoin. Yksi tietojohtamisenkin alalla yleinen jäsentelytapa on käyt- tietojohtaminen 17
tää kolmea eri käsitettä kuvaamaan tiedon eri tasoja. Nämä tasoja kuvaavat käsitteet ovat data, informaatio ja tietämys (taulukko 1). Niiden lisäksi akateemisessa kirjallisuudessa on myös niin sanottua korkeampaa tietoa jaoteltu älykkyyteen, ymmärrykseen, viisauteen ja totuuteen. Tiedon taso Määritelmä Tietämys Inhimillistä tietoa, joka usein perustuu kokemukseen Informaatio Rakenteellista dataa, jota voidaan käyttää analyysissä Data Rakenteettomia tosiasioita Taulukko 1. Tiedon tasot ja niiden rakentuminen tiedon jalostuessa. Myöhemmin tässä kirjassa käsitellään tiedon jalostamista. Sillä viitataan prosesseihin ja toimintoihin, joilla siirrytään tiedon tasolta seuraavalle. Esimerkiksi datasta luodaan informaatiota luomalla sille rakenne ja informaatiosta saadaan edelleen tietämystä sitä tulkittaessa. Tiedon tasojen lisäksi toinen yleinen erottelu tehdään hiljaisen tiedon ja eksplisiittisen tiedon välillä. Hiljainen tieto on kokemuksen kautta henkilölle kertynyttä tietämystä, joka on osin tiedostettua, osin tiedostamatonta. Hiljaista tietoa voidaan kuvata intuitiona ja osaamisena. Hiljaista tietoa voi olla vaikea pukea sanoiksi, minkä vuoksi sen siirtäminen henkilöltä toiselle on haasteellista. Eksplisiittinen tieto on usein kirjalliseen muotoon puettua tietoa, jota voidaan tallettaa ja siirtää helposti. Eri kielet ja esimerkiksi matemaattiset ilmaisut ovat eksplisiittisen tiedon ilmaisuvälineitä. Edellä esitellyt tiedon tasot, data, informaatio ja tietämys, sekä hiljainen ja eksplisiittinen tieto ovat toisiaan täydentäviä näkökulmia siihen, miten tiedon käsitettä voidaan jäsentää. Dataa ja informaa- 18 tietojohtaminen
tiota voidaan helposti pitää eksplisiittisenä tietona, sillä ne ovat esitettävissä yksiselitteisesti jollakin kielellä, joka voi olla puhuttu kieli, tietokonekieli tai matematiikka. Tietämyksestä ja ymmärryksestä suurin osa on hiljaista tietoa, joka karttuu kokemuksen myötä. Kaikki inhimillinen tieto ei kuitenkaan ole hiljaista tietoa. Voimmehan helposti luetella esimerkiksi syntymäaikamme, joka on luonteeltaan informaatiota. Myös fyysisiä taitoja ja osaamista voidaan pitää hiljaisena tietona. Hiljainen ja eksplisiittinen tieto ovat kuitenkin jatkumo, jossa osa tiedosta on toista hiljaisempaa. Tietämystä on siis mahdollista jossain määrin siirtää myös eksplisiittisessä muodossa ihmisten välillä. Juuri tähän tietämyksenhallinnan keinoilla usein pyritäänkin. Tiedon tasot ja ymmärryksen rakentuminen muodostavat tietojohtamisen peruskäsitteistön, jota käytetään kuitenkin usein epätäsmällisesti. Tiedolla saatetaan tarkoittaa dataa, viisautta tai totuutta. Lisäksi englanninkielisten käsitteiden käyttö monimutkaistaa tilannetta entisestään, sillä käsite tieto kääntyy muotoon data, information tai knowledge kontekstin ja kirjoittajan mukaan. Englanninkielisten käsitteiden käyttö on usein hyvin epäloogista, mikä kertoo tietojohtamisen tieteenalan nuoruudesta ja nopeasta kehityksestä. Myös suomenkielisiä käsitteitä tieto, informaatio sekä tietämys käytettäessä sekaantumisen vaara on suuri. Aina on kuitenkin hyvä muistaa, että kaikilla tiedon tasoilla on olemassa omanlaisensa tietosisältö. Se erottaa esimerkiksi datan pelkästä kohinasta. Keskeisintä kaikille käsitteille ja tiedon tasoille on tiedon kumuloituminen ja jalostuminen. Siinä missä data on niin sanotusti tyhmää, vain objektiivisia määreitä, on tietämys (knowledge) analyyttistä tulkintaa esimerkiksi organisaatiossa olevasta informaatiosta. Se puolestaan koostuu yksittäisistä dataelementeistä. Reduktiivisesti päätellen tietämyksen ja jopa viisauden ja älykkyyden oikeellisuus ja laatu riippuvatkin siis viime kädessä käytettävissä olevan datan laadusta ja oikeellisuudesta. Tiedon laatu Organisaatioissa oleva data ja informaatio ovat valitettavan usein laadultaan heikkoja. Datassa voi olla virheitä, puutteita tai ristiriitaisuuksia, tai se voi olla käyttökelvottomassa muodossa. Esimerkiksi erilainen tapa tallentaa päivämääriä saattaa aiheuttaa tulkintaongelmia: tarkoitetaanko suomalaisella päivämäärämuodolla samaa tietojohtaminen 19