Tarjouspyyntö 1 (6) PIENET JA KIIREELLISET KATUVALAISTUKSEN SUUNNITTELUKOHTEET 2015 2016 1 Hankinnan yksilöinti Järvenpään kaupunki pyytää tarjoustanne pienten ja kiireellisten katuvalaistuskohteiden suunnittelusta. Tarjousta pyydetään kahdelle (2) vuodelle ja yhdelle (1) erikseen päätettävälle optiovuodelle. Option käytöstä tehdään erillinen päätös ja sopimus ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä. Tarjouskilpailu suoritetaan avoimena menettelynä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituspalvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Järvenpään kaupungin Internet-sivuilla www.jarvenpaa.fi=> Hallinto ja päätöksenteko=>julkiset hankinnat Hankinnan kohteena on Järvenpään kaupungin rajojen mukaisella jakelualueella yleisten alueiden pienten ja kiireellisten katuvalaistuksen suunnittelukohteiden puitejärjestely vuosille 2015 2016. Toimeksianto sisältää yleisten alueiden kohdekohtaisten valaistus- ja sähköistyssuunnitelma-aineiston laatimista erikseen tilattavista kohteista. Suunnittelussa tulee huomioida kohdekohtaisesti yleisten alueiden rakenteet ja operaattoreiden johdot ja laitteet. Suunnitelma-aineisto tulee laatia dwg muodossa. Suunnitelmien tulostusmuoto ja toimitus sovitaan erikseen tilaajan kanssa. Toimintaa ohjaavat kaupungin kehitystarpeet, taloudellinen tilanne ja investointiohjelman toteutuminen. Tilaukset tehdään tilaajan tarpeiden mukaan. Hankinta sisältää useiden pienten ja kiireellisten kohteiden katuvalaistuksen suunnittelun, yhteisarvoltaan noin 30 000 /vuosi, riippuen tilausten sisällöstä. 2 Hinnat ja hintojen voimassaolo Hinta tulee ilmoittaa hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti ilman arvonlisäveroa. Tarjottavaan hintaan tulee sisältyä kaikki kustannukset. Hinta on sitovana voimassa koko sopimuskauden ajan. 3 Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitejärjestely siten, että palvelulle valitaan 3 toimittajaa, jos kelpoisuusehdot ja referenssit täyttäviä toimittajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on riittävästi. Konsulttisopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä 5. Tarjoajat asetetaan tarjousvertailun mukaiseen etusijajärjestykseen, jonka mukaan tilaukset tehdään. Ensisijaisesti tilaukset tehdään tarjouskilpailussa 1. sijoittuneelta toimittajalta. Mikäli tämä toimittaja ei pysty tilattuja tuotteita toimittamaan tilaajan antaman aikataulun mukaan, tilataan tuotteet tarjouskilpailussa 2. sijoittuneelta toimittajalta. Mikäli tämäkään ei pysty tilattuja tuotteita toimittamaan tilaajan an-
Tarjouspyyntö 2 (6) taman aikataulun mukaan, tilataan tuotteet tarjouskilpailussa 3. sijoittuneelta toimittajalta. Tilaajalla on oikeus tilata / kilpailuttaa hankkeita puitesopimuksen ulkopuolella ja kilpailuttaa puitesopimuksen mukana olevien konsulttien välillä. 4 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 5 Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tarjous.tekninen@jarvenpaa.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan "Lisätietopyyntö: Pienet ja kiireellisesti katuvalaistuksen suunnittelukohteet 2015-2016" Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 24.10.2014 klo 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Mikäli lisäkysymyksiä tulee, vastaukset julkaistaan 31.10.2014 klo 12.00 mennessä osoitteessa www.jarvenpaa.fi Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 6 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Tarjouspyyntö 3 (6) Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7 Tarjouksen laatiminen Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, "Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset" Liitteessä 2 " Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset" selvitetään tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3"Hintalomake". Liitteet 1, 2 ja 3 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Liitellä 4 "Referenssilomake" tarjoaja esittää referenssikohteensa. Referenssikohteita tulee esittää viisi (5) kpl ja ne eivät saa olla kolmea (3) vuotta vanhempia. Liitteellä 6 on lähtöaineisto laadittavaan ja tarjoukseen liitettävään kadun valaistussuunnitelmaan pdf tiedostoina. HUOM! Tarjoajan tulee hakea suunnitteluun tarvittava dwg lähtöaineisto Järvenpään kaupungin internet sivuilta osoitteesta: www.jarvenpaa.fi Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat Avoimet tarjouspyynnöt. Suunnitelma tulee nimetä 5685_Urheilukatu välillä Mannilantie-Invantie ja Invantie Urheilukadusta pohjoiseen. Valaistussuunnitelmat tulee laatia AutoCad 2010 ohjelmalla mittakaavaan 1:500 ja sen tulee sisältää seuraavat asiakirjat: 1. suunnitelmaselostus 2. työselitys 3. valaistuksen turvallisuusasiakirja 4. kustannusarvio 5. asemapiirustus 6. poikkileikkaukset 7. määräluettelo 8. pylväs-, jalusta- ja valaisinluettelo 9. ryhmitystaulukko 10. lamppujen lukumäärä-, virta- ja liitäntäteholuettelo Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjoukset, jotka eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä tai joita ei ole teh-
Tarjouspyyntö 4 (6) ty käyttäen tarjouslomakkeitta, hylätään. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, eikä tarjouksen tekijällä ole oikeutta vaatia tilaajilta korvausta tarjousten tekemisestä. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 8 Tarjouksen voimassaoloaika ja tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa kaikilta osin viisi (5) kuukautta ilmoitetusta tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien. Kirjallinen tarjous tulee toimittaa suljetussa kuoressa 10.11.2014 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Järvenpään kaupunki / Tekninen palvelukeskus Kirjaamo PL 41 (käyntiosoite Seutulantie 12) 04401 Järvenpää Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous / Pienet ja kiireellisesti katuvalaistuksen suunnittelukohteet sekä tarjouksen jättäjän virallinen nimi. Tarjouksen hintakuori on toimitettava suljettuna tarjouskuoren sisällä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida. 9 Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten laadun vertailu 5. Tarjousten hinnan arviointi 6. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 7. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 10 Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten vertailun suorittaa tilaajien henkilöstöstä muodostettu arviointiryhmä. Valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjousten laatu-
Tarjouspyyntö 5 (6) tekijät arvioidaan erikseen tässä tarjouspyynnössä esitetyin perustein. Vasta laatuarvioinnin jälkeen avataan tarjousten hintakuoret ja lasketaan vertailuhinta. Valinnat tehdään yhteenlaskettujen hinta- ja laatupisteiden perusteella. Arvioinnissa laatutekijöiden painoarvo on 60% ja hinnan 40%. Maksimi pistemäärä laatu- ja hintaarviosta yhteensä on 200 (laatu 120 ja hinta 80). 1. Hinta 40 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) perusteella Tarjouksista kallein saa 20 pistettä ja halvin 80 pistettä. Muille vertailupisteet lasketaan kaavalla: (tarjoushinta - halvin tarjoushinta) Vp = 80 (kallein tarjoushinta halvin tarjoushinta) 2. Laadulliset tekijät 60 % maksimipisteet - minimipisteet Laatuarvioinnista voi maksimissaan saada 120 pistettä. Saavutettavissa oleva maksimipistemäärä jakaantuu arvioinnissa esitettyjen referenssien ja laaditun katujen valaistussuunnitelman kesken seuraavasti: Referenssien osuus on max. 40 pistettä ( max 8 pistettä / referenssi) ja laaditun suunnitelma-aineiston osuus on max. 80 pistettä (max 8 pistettä / suunnitelmaasiakirja) Laatua vertaillaan siten, että arvioidaan onko laadittu suunnitelma Järvenpään kaupunkiympäristöön soveltuva, toteutuuko suunnitelmassa ammattitaito ja laadun hallinta ja onko suunnitelma kokonaistaloudellinen ja toteutettavissa. Tarjousten kokonaistaloudellisuutta arvioidaan laatu- ja hintapisteiden yhteenlasketun pistemäärän perusteella. Mikäli yhteispisteet ovat tarjouksilla samat, keskinäinen järjestys määräytyy laatupisteiden paremmuuden perusteella. 11 Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan selkeästi ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto tehdystä hankintapäätöksestä lähetetään.
Tarjouspyyntö 6 (6) Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 12 Sopimuskausi ja -luonnos Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Erikseen voidaan päättää yhdestä (1) optiovuodesta sopimuskauden jälkeen. Palveluntuottajan tulee ottaa huomioon tarjousta tehdessään Konsulttisopimus RT 80343, liite 5, ehdot. Sopimusasiakirjat ja niiden keskinäinen etusijajärjestys: 1. Konsulttisopimus RT 80343 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. KSE 2013 4. Tarjousasiakirjat liitteineen 13 Päiväys ja allekirjoitus Liitteet Järvenpäässä Järvenpään kaupunki Liite 1: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Liite 2: Tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 3: Hintalomake Liite 4: Referenssilomake Liite 5: Konsulttisopimusluonnos RT 80343 Liite 6: Lähtöaineisto tarjoukseen laadittavalle kadun valaistussuunnitelmalle