LAATUTYÖSTÄ JA AUDITOINNISTA TTY:N KIRJASTOSSA Kaija Jääskeläinen, Tampereen teknillinen yliopisto Kirjasto
Taustaa laadunvarmistusjärjestelmään ja auditointiin 2 Kirjastossa perinteisesti tehty työtä laadun eteen 1990-luvulla kiinnostus laajeni Laatuajattelu opetuksessa PAHE-hanke kirjastossa TTY:ssä ei ole valittu yhtä yksittäistä tapaa, vaan laitokset valitsivat oman LVJesitystapansa TTY:n yhteinen osuus kuvattiin PDCA -periaatteella (Deming, Plan-Do-Check-Act, jatkuvan kehittämisen periaate), kirjasto käytti samaa tapaa Korostettiin parhaita käytäntöjä
Kirjaston tehtäväkenttä ja laatutavoitteet (1) 3 Yliopistokirjastona perustehtäviä ovat tutkimustoiminnan edellytysten vahvistaminen, joustavan ja monimuotoisen opetuksen ja opiskelun tukeminen ja niihin perustuvan oppimisen tukeminen. Palvelutuotannossa otetaan huomioon jatkuvuus, keskeisimpiä aineistoja hankitaan ja säilytetään pitkäjänteisesti. Yliopistokirjastot ovat julkisia ja kirjasto on kaikkien teknis-tieteellistä tietoa tarvitsevien käytössä erityisesti Tampereen talousalueella. Kirjasto on TTY:n hallituksen alainen erillislaitos. Kirjaston johtosäännössä on määritelty toiminnan tavoitteet sekä johtokunnan ja kirjastonjohtajan tehtävät.
Kirjaston tehtäväkenttä ja laatutavoitteet (2) 4 Kirjasto toteuttaa omalta osaltaan TTY:n laatupolitiikkaa tarjoamalla opiskelijoille, tutkijoille sekä muulle TTY:n henkilökunnalle laadukkaat ja riittävät tietoaineistokokoelmat ja palvelut. Johtokunta on määritellyt kirjaston osuuden TTY:n strategian toteuttamisessa. Kirjaston toimintasuunnitelman toiminnalliset tavoitteet johdetaan yliopiston strategioista ja suunnitelmista sekä johtokunnan määrittelemistä painopistealueista. Kirjaston toimintatapaan kuuluu arvioida toimintoja eri näkökulmista. Asiakaskyselyjä tehty vuosittain 1980-luvulta lähtien. Tietotekniikkaa benchmarkattu 1990-luvulta lähtien. Erityisesti tietoaineiston hankinnan suunnittelua ja seurantaa on lisätty 2000- luvulla.
Kirjaston suunnittelusykli 5 2. Tulosneuvottelu rehtorin kanssa 3. Toiminta- ja taloussuunnitelma johtokunnassa 1. Toiminnan suuntaviivat johtokunnassa 4. Toiminnan raportointi johtokunnan kokouksissa 6. Johtokunnan lausunto 5. Toimintakertomus johtokunnassa
Kirjaston prosessit 6 1990-luvulla kirjaston prosessit käytännössä määritelty VTLS:n käyttöönotossa 2000-luvulla toimintolaskenta-hankkeessa määritelty toiminnot määriteltiin kirjaston lisäarvopalvelut Kirjaston koulutus- ja kehittämispäivät 20.-21.12.2005 Tallinnassa prosessien määrittely alkoi nimitettiin laatuyhdyshenkilö Prosessien määrittely ydinprosessit: määriteltiin johtoryhmässä tukiprosessit: muodostettiin 2-3 henkilön ryhmiä kuvattiin edellyttämällä TTY:n tavalla
Kirjaston asiakaslähtöiset ydinprosessit 7
Prosessi: Painetun aineiston tarjonta 8
Prosessi: Laitosten hankkiman painetun aineiston lisääminen tietokantaan 9
Seminaareja, infoja yms. 10 Laatu- ja auditointisivustot Tutkassa Auditointi-info 11.4.2006 käynnistys, yleistietoa, esimerkkejä Auditointi-info 18.5.2006 ohjeistusta, LVJ Auditointi-info 2.11.2006 preppaus, millaista on auditointi käytännössä Audiointi-info 15.11.2006 KKA:n tiedotustilaisuus Kirjastossa omia henkilökuntakokouksia (seminaareja) Kirjastolle oma intra, mikä avattiin myös KKA:lle
KKA:lle lähetettävä aineisto 11 KKA:lle menevään aineistoon kerättiin Johtosäännöt ja muut vastaavat asiakirjat Organisaatiokaaviot Suunnitelmat ja selvitykset Henkilöstö ja osaaminen Palautteet ja arvioinnit TTY:n sisäiset arvioinnit ja palautemuodot Opiskelijoilta kerättävä palaute Palautekanavat Ulkoinen palaute ja arviointi Kirjaston sisäinen arviointi
KKA:n kommentit 12 KKA:n vierailu TTY:llä 28.-30.11.2006 Tuki- ja palvelutoimintojen edustajien haastattelu: kirjastonjohtaja haastateltavana 28.11.2006 Kirjasto toimii muista tukipalveluista erillään ja se itse vastaa kokonaisuudessaan omasta laadunvarmistusjärjestelmästään. Kirjasto on yliopiston hallituksen alainen erillislaitos ja sen johtokunta määrittelee kirjaston osuuden yliopiston strategian toteuttamisesta. Kirjaston arviointiin kuuluu vuosittaiset asiakaskyselyt, erilaiset vertailut muiden teknillisten yliopistojen kesken ja kattava tiedon kerääminen. Palautetta kerätään monen eri kanavan kautta (sähköpostilistat, wwwpalaute, palautelaatikko sekä henkilökohtainen palaute). Haastatteluiden perusteella kerätty tieto antaa tarvittavan pohjan kehittämistyölle.
Mitä opiksi? 13 Aineiston keruuseen varattava paljon aikaa Dokumentointiin kiinnitettävä huomiota Prosessien yhtenäistämiseen varattava aikaa: kaikkien pitäisi noudattaa jatkossa ohjeita Prosesseja ei kannata muuttaa tai kehittää aivan viime vaiheessa Kannattaa puhua totta eikä kaunistella: kaikki pitää voida todistaa!
Kiitos! 14