Kansallisten määritysten, toiminnan ja ATJ:n yhteensovittaminen. SosKanta-hanke, webcast-info Jaana Taina ja Kati Utriainen

Transkriptio

1 Kansallisten määritysten, toiminnan ja ATJ:n yhteensovittaminen SosKanta-hanke, webcast-info Jaana Taina ja Kati Utriainen

2 Sisältö Tavoite, määrittely- ja muutosprosessi Keskeiset muutokset asiakastiedon kirjaamisessa Asiakasasiakirjojen käyttöönotto Sosiaalipalvelujen yhtenäistäminen Kirjaaminen prosessin vaiheittain Asian- ja asiakkuudenhallinta Havainnot, vaikutukset ja vinkit Jaana Taina ja Kati Utriainen

3 TAVOITE, MÄÄRITTELY- JA MUUTOSPROSESSI

4 TAVOITE Asiakastietojärjestelmään kirjattava asiakastieto kirjataan sosiaalihuollon asiakastietomallin ja toiminnallisten määritysten mukaisesti kansalliset määritykset, toiminta ja asiakastietojärjestelmä sovitetaan yhteen. THL: Jaana Taina ja Kati Utriainen

5 Syksy 2016 Kevät 2017 Kesä 2017 Syksy 2017 Vuodenvaihde Kevät 2018 Kansallisiin prosesseihin ja luokituksiin perehtyminen Kesä 2018 Kantaprosessien Nykytilan kartoitus Käyttöönoton tuki ja ohjeistaminen suunnittelu atj:hin Kirjaamiskäytäntöjen vastaavuus kansallisiin vaatimuksiin ja muutostarpeiden tunnistaminen Palvelutuotannon määrittely kansallisia määrityksiä vastaavaksi ja muutostarpeiden tunnistaminen Asiakastietojärjestelmän asiakirjojen luokittelu palvelutehtävittäin nykytilan kartoituksen työkaluun Asiakastietojärjestel män nykytilan kartoitus Asiantuntijatyö ryhmien kokoaminen 4-5/17 Päätös Kantatoiminnallisuuksien toteutuksesta Palvelutuotannon asiantuntijoiden hyödyntäminen Toimenpiteet tarvittavien päätösten ja linjausten tekemiseksi organisaatiossa Asiakasasiakirjojen vastaavuuden määrittely kansallisesti määriteltyihin asiakirjoihin ja muutostarpeiden tunnistaminen Tarvittavien muutosten toteuttaminen ja sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiseen asiakastiedon kirjaamiseen siirtyminen Kansallisten asiakasasiakirjarakentei den, palvelutehtävien ja prosessien käyttöönotto palvelutuotannossa Uusien prosessien ja määritysten käyttöönoton koulutus (ATJ-koulutus) Kantaprosessien käyttöönotto 12/18 Viimeisten Kantatoiminnallisuuksien käyttöönotto ja koulutus Sosiaalipalvelumetatiedon käyttöönotto Kantatuotantoympäristön käyttöönotto Kantaan liittyminen

6 Organisaation palvelutuotannon vastaavuus kansallisiin määrityksiin Tunnistetaan, mitä asiakastietoa organisaation yksiköissä muodostuu eli mitä prosessin vaiheita, palvelutehtäviä ja sosiaalipalveluja koskevia kirjauksia yksiköissä kulloinkin tehdään Organisaatiossa käytettävien asiakasasiakirjojen vastaavuus kansallisiin määrityksiin Tunnistetaan muutostarpeet asiakasasiakirjoissa Varmistetaan, että kirjattavalle asiakastiedolle löytyy asiakasasiakirja ja tunnistetaan prosessein vaihe Asiakastietojärjestelmän prosessien vastaavuus kansallisiin määrityksiin Tunnistetaan, miten olemassa olevia asiakastietojärjestelmän prosesseja ja ratkaisuja tulee muuttaa Kirjaamiskäytäntöjen vastaavuus kansallisiin vaatimuksiin Tunnistetaan, millaisia muutoksia kirjaamiskäytäntöihin on tehtävä Jaana Taina ja Kati Utriainen

7 KESKEISET MUUTOKSET ASIAKASTIEDON KIRJAAMISESSA

8 KESKEISIMMÄT MUUTOKSET ATJ:SSÄ Määrämuotoiset asiakasasiakirjat Sosiaalipalvelujen kansalliset määritykset Kirjaaminen prosessin vaiheittain ja palvelutehtävittäin Asian- ja asiakkuudenhallinta Palveluyksikkö, palveluyksikön valinta ja asiayhteyden todentaminen Käyttöoikeuksien uudelleenmäärittely Muut yksittäiset muutokset (toiminnallisuuksien käytön laajentaminen aiemmin totutusta) Määrittelytyö ja muutokset konkretisoituivat asiakastietojärjestelmän muutoksina Jaana Taina ja Kati Utriainen

9 Jaana Taina ja Kati Utriainen

10 ASIAKASASIAKIRJOJEN VASTAAVUUS Asiakirjoja ennen muutoksia Vastaavu us Ei vastaavuut ta Poistunut tai löytynyt toinen tapa Järjestelmään jäänyt Dokumentteja Kertomuksia Päätöksiä Yhteensä Jaana Taina ja Kati Utriainen

11 SOSIAALIPALVELUJEN YHTENÄISTÄMINEN Päätös-asiakirjat nimettiin työryhmissä sosiaalipalvelut -luokitusta vastaavaksi Määriteltiin, mitä sosiaalipalvelua mikäkin Eksoten palvelu on ja missä palvelutehtävissä niitä toteutetaan Osaa sosiaalipalveluista toteutetaan useissa palvelutehtävissä Kirjauksia voitava tehdä useiden palvelutehtävien prosesseissa, useissa yksiköissä Kaikille palveluille ei löytynyt kansallista vastaavuutta Integroitujen palvelujen haasteet Palvelujen luokittelu haastavaa, mitä lainsäädäntöä kulloinkin noudatetaan ja mihin rekisteriin kuuluvaa tietoa kulloinkin muodostuu Sosiaalipalvelut nimettiin ja yhdistettiin ATJ:n prosesseihin ja palvelutehtäviin, kun saatiin yhteinen käsitys siitä, mitä kansallista sosiaalipalvelua milläkin sosiaalipalvelulla toiminnassa tarkoitetaan ja missä palvelutehtävissä niitä organisaatiossa järjestetään Jaana Taina ja Kati Utriainen

12 Säädöksen perusteella palvelutehtävään kuuluva sosiaalipalvelu Palvelutehtävässä yleisesti annettava sosiaalipalvelu Kirjattu SosiaaliEfficaan S Kirjattu TerveysEfficaan T Kirjattu muuhun järjestelmään M Jaana Taina ja Kati Utriainen

13 KIRJAAMINEN PROSESSIN VAIHEITTAIN Palveluprosesseja tarkasteltiin määrittelytyön yhteydessä asiakasasiakirjojen kautta Asiakasasiakirjojen käyttöönoton avulla palvelutoiminnassa tulee tunnistettavaksi myös kansallisesti määritellyt prosessin vaiheet, joissa kulloinkin toimitaan Työntekijä kirjaa asiakastyön asiakasasiakirjoihin, jotka ovat osa yhtä asiakasprosessin vaihetta Erityisesti vireilletulokäsittelyn ja toteuttamisen prosessit ovat selkeytyneet Asiakasasiakirjojen ja sosiaalipalvelujen yhtenäistäminen on tuonut prosessit uudella tavalla tarkasteltaviksi Prosessin vaiheen tunnistaminen voi olla haastavaa Käytännöt samanlaisissa prosessin vaiheissa vaihtelevat, esim. ohjaus ja neuvonta Asiakkaan asian käsittely voi jatkua toisessa yksikössä yhteistyön käytännöt ja toimintamallit korostuvat Työntekijän vastuu on tullut tarkemmin määriteltäväksi vastuu prosessista määrittää asiakastiedon kirjaamisen paikan järjestelmässä Jaana Taina ja Kati Utriainen

14 ASIAN- JA ASIAKKUUDENHALLINTA Työntekijöille uusi ja vieras asia, asiakastietojärjestelmässä ei ole aiemmin ollut vastaavaa Työntekijän tulee tietoisesti hallinnoida, avata ja päättää asiakkaan eri asioita asiakastiedon kirjaamiseksi Edellyttää riittäviä perustietoja sosiaalihuollon tiedonhallinnasta Sosiaalipalvelujen luokitus valintojen tekemiseksi ymmärrettävä käsitteet Käsitys asiakkuuksista eli sosiaalihuollon, palvelutehtävän ja palveluyksikön asiakkuuksista ja millä periaatteella valintoja tehdään Käsitys asiasta sosiaalihuollossa muodostuu asioita, joilla on oma elinkaarensa Asian tarkoitus on vielä epäselvä tai hankala konkretisoida Jaana Taina ja Kati Utriainen

15 HAVAINNOT, VAIKUTUKSET JA VINKIT

16 HAVAINTOJA PROSESSISTA Jos ei määritellä, mitä toiminta kansallisia määrityksiä käyttäen on, asiakastiedon kirjaamisen paikkaa ei tunnisteta Sosiaalipalvelujen määrittely integroiduissa palveluissa on vaikeaa Muutosten perusteita ei välttämättä nähdä asiakaslähtöisiksi Työntekijät toivovat selkeitä ohjeita, mihin kirjata Yksiselitteisiä ohjeita ei voida kaikissa tilanteissa antaa Ammatillinen harkinta sekä yhteiset linjaukset keskeisiä Asiakastiedon yhtenäistämiseksi asiakastiedon kirjaamisen nykytilaa tulisi muutosten jälkeen seurata Määrittelytyön ja prosessin jatkuvuus Toimintaympäristön ja palveluiden kehitys on jatkuvaa Raportointia ja tiedolla johtamista on mahdollista kehittää yhdenmukaisemmin Jaana Taina ja Kati Utriainen

17 VAIKUTUKSET ASIAKASTIEDON KIRJAAMISEEN Asiakastietoa kirjataan yhdenmukaisemmin asiakastietomalliin ja toiminnallisiin määrityksiin perustuen Asiakasprosessi on selkeytynyt asiakasasiakirjojen käyttöönoton ja prosessin vaiheisiin kirjaamisen myötä Työntekijän vastuu on tullut tarkemmin määriteltäväksi ja näkyvämmäksi Käsitteiden käyttöön on kiinnitetty huomioita käsitteiden omaksuminen vie aikaa Asiakastietoa kirjataan systemaattisemmin asiakastietojärjestelmään Kirjaamisen sisältöön ja laatuun kiinnitetään enemmän huomiota Jaana Taina ja Kati Utriainen

18 MITÄ TEKISIMME TOISIN? Enemmän aikaa toiminnan uudelleenmäärittelyyn, muutosten suunnitteluun ja valmisteluun Muutosten vahvempi kuvaus ja perustelu toiminnalle Enemmän palvelu- ja työyksikkökohtaista koulutusta ja keskustelua, mitä muutokset tarkoittavat juuri meidän työyksikön näkökulmasta Projektiryhmä sisällöllisten kysymysten työstämiseen Keskeneräisen määrittelytyön systemaattinen jatkaminen myös muutosten käyttöönoton jälkeen Hankkeen sisäisen yhteisymmärryksen vahvistaminen ohjauksen ja neuvonnan yhdenmukaisuus Jaana Taina ja Kati Utriainen

19 VINKIT Toiminnan uudelleenmäärittely kansallisia määrityksiä vastaavaksi on edellytys muutosten toteuttamiselle hallitusti Määrittelytyö kannattaa tehdä yhteistyössä toiminnan asiantuntijoiden kanssa ja keskustelu käynnistää mahdollisimman varhain Toiminta kannattaa saada vakuuttuneeksi siitä, että kyse on ennen kaikkea merkittävästä toiminnallisesta muutoksesta Kuvaamalla tavoitteet ja perustelemalla muutosta luodaan pohja yhteiselle tahtotilalle Asiakastietojärjestelmän nykytilan kuvaus on työskentelyn perusta Määrittelytyö kannattaa aloittaa asiakasasiakirjoista. Muut tarvittavat määritykset havaitaan asiakasasiakirjojen avulla. Henkilöstöllä on hyvä olla riittävän hyvät perustiedot sosiaalihuollon tiedonhallinnasta Kirjaamiskäytännöt, käyty keskustelu ja sovitut asiat kannattaa dokumentoida systemaattisesti Jaana Taina ja Kati Utriainen

20 Kiitos! Eksote, SosKanta-hanke Jaana Taina & Kati Utriainen Jaana Taina ja Kati Utriainen