Osallistumishakemusohje: KOUVOLAN KAUPUNGIN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON YHTEISYRITYKSEN PE- RUSTAMINEN JA SOTE-PALVELUIDEN HANKINTA Kouvolan kaupunki (jäljempänä myös tilaaja / hankintayksikkö ) pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn Hilma-ilmoituskanavaan 23.8.2016 julkaistavaksi lähetetyn hankintailmoituksen sekä tämän osallistumishakemusohjeen ja liitteiden 1 3 mukaisesti. 1. Hankinnan tausta ja tavoitteet 1.1. Kouvolan kaupungin sote-palvelujen nykytila Kouvola on noin 86 000 asukkaan kaupunki Kymenlaaksossa. Vuonna 2009 Elimäki, Anjalankoski, Jaala, Kouvola, Kuusankoski ja Valkeala liittyivät yhteen ja muodostivat uuden Kouvolan. Lisätietoa Kouvolasta mm. http://www.kouvola.fi/index/kaupunkijahallinto/tietoakouvolasta.html Hyvinvointipalvelut edistävät kouvolalaisten elämänhallintaa, oppimista, osallisuutta, terveyttä ja hyvinvointia. Toimiala jakaantuu lasten ja nuorten, aikuisväestön ja ikääntyneiden palveluketjuihin, jotka vastaavat oman asiakasryhmänsä palveluista. Toimialalla tuotetaan varhaiskasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen, nuorisotyön, sosiaali-ja terveydenhuollon sekä kulttuurin, liikunnan ja muut vapaa-ajanpalvelut. Kouvolan terveyspalvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona, jonka toteutuneet kustannukset 2015 olivat 147,9 M. Erikoissairaanhoidosta vastaa Pohjois-Kymen sairaala, joka on kaupungin omassa organisaatiossa. Vaativa esh ostetaan pääsääntöisesti Kymenlaakson sairaanhoitopiiriltä sekä HUS-erva-alueen sisältä. Volyymiltään vaativa esh oli 2015 noin 65,9 M. Kouvolassa on kolme suurempaa terveysasemaa Keltakankaalla, Kouvolan keskustassa sekä Kuusankoskella. Pääterveysasema Kouvolan keskustassa on ulkoistettu, sen nykyinen sopimus päättyy vuoden 2016 loppuun mennessä. Lisäksi perusterveydenhuollon vastaanottoa järjestetään Valkealassa, Elimäellä, Korialla sekä Jaalassa. Hyvinvointipalveluilla on hallinnolliset tukipalvelut, jotka huolehtivat järjestämisvastuusta sekä hallinnon toteutuksesta. Hyvinvointipalvelujen kokonaishenkilöstö on yhteensä 4915 hlöä (31.12.2015), joista vakinaisia 3862 hlöä. Lisätietoja Kouvolan sote-palveluista, ks. http://www.kouvola.fi/index/sosiaali-jaterveyspalvelut.html 1.2. Hankinnan tavoitteet ja laajuus Hankinnalla pyritään löytämään kumppani sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen Kouvolassa siten, että tilaaja perustaa kumppanin kanssa yhteisyrityksen, joka toimii hankinnan kohteena olevat palvelut tuottavana yhtiönä. Hankinnan tavoitteena on laadukkaan, kustannustehokkaan ja tarkoituksenmukaisen sote-palvelutuotannon jatkuminen Kouvolan kaupungissa. Tavoitteena on myös hyödyntää Kouvolan Ratamo terveyspalvelut -brändiä. Hankintakokonaisuuteen kuuluisivat alustavasti terveydenhuollon päivystys- ja vastaanottopalvelut, hoitotarvikepalvelu, suun terveydenhuolto, terveydenhuollon seulonnat, perusterveydenhuollon osastohoito, aikuispsykiatrian avopalvelut, lääkinnällinen kuntoutus, päihdepalvelut, kotisairaalatoiminta ja erikoissairaanhoidon vastaanottotoiminta, -osastohoito sekä anestesiaja leikkaushoito, (nykyinen Pohjois-Kymen sairaalan toiminta).
Hankinnan kohdetta ja taustaa on avattu alustavasti tämän osallistumishakemusohjeen liitteessä 1, Hankinnan taustat ja alustava palvelukuvaus. Hankintakokonaisuuden laajuus on neuvottelumenettelyn alkaessa vielä joiltain osin avoinna. Laki kuntien ja kuntayhtymien eräiden oikeustoimien väliaikaisesta rajoittamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa (548/2016, jäljempänä sote-rajoituslaki ), on huomioitava kuntien sopimuksissa yksityisen palvelun tuottajan kanssa, sekä rakennusten ja toimitilojen vuokra- tai muuta käyttöoikeutta koskevissa sopimuksissa. Sote-rajoituslain 3 :n 1 momentin mukaan: Kunnan ja kuntayhtymän tulee sisällyttää tämän lain voimaantulon jälkeen tehtäviin ja vuoden 2018 jälkeen voimassa oleviin sopimuksiin yksityisen palvelun tuottajan kanssa ja rakennusten ja toimitilojen vuokra- tai muuta käyttöoikeutta koskeviin sopimuksiin sopimusehto, jonka mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisessä järjestämisvastuussa olevalla on oikeus irtisanoa sopimus vuoden 2019 aikana päättymään kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Edellä 1 momentissa tarkoitettu sopimusehto on sisällytettävä sellaisiin 1 momentissa tarkoitettuihin yksityisen palvelun tuottajan kanssa tehtäviin sopimuksiin, joiden ennakoitu vuotuinen arvo ylittää viisikymmentä prosenttia kyseisen kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevan sosiaali- ja terveydenhuollon osalta viimeisimmän tilinpäätöksen mukaisista vuosittaisista käyttötalousmenoista ja sopimus on voimassa vähintään viisi vuotta. Jos kunta tai kuntayhtymä tekee tämän lain voimassaoloaikana useamman kuin yhden sopimuksen saman yksityisen palvelun tuottajan kanssa siten, että sopimusten yhteenlaskettu arvo ylittää edellä mainitun rajan, irtisanomisehto on vastaavasti sisällytettävä kaikkiin näihin sopimuksiin. Kouvolan kaupungin käsitys on, että em. laki ei sovellu nyt kyseessä olevaan hankintaan, koska hankinnan arvo jää alle viiteenkymmeneen prosenttiin kunnan järjestämisvastuulla olevan sosiaali- ja terveydenhuollon osalta viimeisimmän tilinpäätöksen mukaisista vuosittaisista käyttötalousmenoista. 2. Hankintapäätös ja sopimus Tilaajan tavoitteena on tehdä hankintapäätös marraskuussa 2016 ja allekirjoittaa yhteisyrityksen osakassopimus ja palvelujen hankintasopimus viimeistään 31.12.2016. Tilaajan tavoitteena on, että palvelutuotanto alkaisi 1.6.2017, mutta aloituspäivää voidaan täsmentää neuvottelumenettelyn aikana. Sopimuksen laajuus, sopimuskauden pituus, irtisanomisehdot sekä mahdolliset optiokaudet täsmentyvät neuvotteluvaiheessa ja ne vahvistetaan lopullisessa tarjouspyynnössä. Tilaajan alustava käsitys on, että sopimus on voimassa kymmenestä kahteenkymmeneen vuotta, mahdollisesti sisältäen optiokauden. 3. Hankintamenettelynä neuvottelumenettely ja käänteinen kilpailutus Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007, hankinta-asetus) ja hankintadirektiviä (2014/24/EU) siltä osin kuin direktiivillä on ns. välitön oikeusvaikutus. Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain 24 26 :n tarkoittamaa neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua, koska kyse on alueellisesti keskitettävästä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnasta, joka lisäksi edellyttää moniammatillista erityisosaamista. Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä ns. toissijainen palveluhankinta. Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Valittava palveluntuottaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä.
Tarjouksen valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Jotta palveluiden hinta pysyy tilaajan budjettiraameissa, hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailuna eli ns. ranskalaisena urakkana, jossa tilaaja määrittelee palveluiden hinnan tai kattohinnan ja tarjouksia vertaillaan yksinomaan tai lähes yksinomaan laadullisin perustein. Tilaajan alustava arvio kilpailutettavan palvelukokonaisuuden hankintahinnasta on noin 100 120 miljoonaa euroa vuodessa. Arvio täsmentyy menettelyn edetessä. Neuvotteluissa tullaan tarkentamaan kilpailutettava kokonaisuus ja sen arvo, huomioiden soterajoituslain vaikutukset. 4. Neuvottelumenettelyn kulku 4.1 Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn ja neuvottelukutsu Neuvotteluihin valituille lähetetään neuvottelukutsu, jossa ilmoitetaan neuvotteluaikataulu, sekä alustava tarjouspyyntö. Ehdokkaiden tulee varautua mihin tahansa kohdan 4.3. aikataulun mukaiseen neuvottelupäivään. 4.2 Neuvottelut ja lopullinen tarjouspyyntö Tilaaja neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Tilaaja ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien palvelujen tuottamiseen liittyviä asioita, mm. seuraavia: - Hankinnan kohteeseen kuuluvat palvelut - Vastuunjako kaupungin ja yhteisyrityksen välillä - Yhteisyrityksen osakassopimuksen ja palvelusopimuksen sisältö - Palvelutuotannon haltuunoton suunnittelun ja toteutuksen vaiheet ja järjestelyt - Ratamo-keskuksen toteuttaminen - Tarjousten vertailuperusteet - Tilaajan edun ja tarjouspyynnön tavoitteiden turvaaminen tulevassa sote-uudistuksessa Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä. 4.3. Neuvottelumenettelyn vaiheet ja alustava aikataulu Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön julkaisu vko 34 Osallistumispyyntöä koskevat kysymykset ti 30.8.2016 Vastaukset osallistumispyyntöä koskeviin kysymyksiin pe 2.9.2016 Osallistumishakemusten jättöaika to 8.9.2016
Osallistumishakemusten tarkastus ja ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 8. 13.9.2016 Neuvottelukutsun ja tarjouspyyntöluonnoksen lähettäminen tarjoajille ti 13.9.2016 Tilojen esittelytilaisuus klo 9-12, alkaen Pohjois-Kymen sairaalasta, ke 14.9.2016 kokoontuminen pääovella klo 9.00. Tarjouspyyntöluonnoksen kommentit tarjoajilta pe 16.9.2016 Neuvotteluvaihe (yksi päivä/tarjoaja) 20. 23.9.2016 Lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen tarjoajille ma 10.10.2016 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ma 17.10.2016 Vastaukset tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin pe 21.10.2016 Tarjousten jättäminen ti 1.11.2016 Tarjousten tarkastaminen ja vertailu 1.11. 15.11.2016 Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen 21.11.2016 Hankintasopimuksen allekirjoitus 3 viikon odotusaika päätöksen tiedoksiannon jälkeen viimeistään 31.12.2016 5. Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 5.1 Vähimmäisvaatimukset Ehdokkaalla tai ehdokkaan nimeämällä alihankkijalla on oltava kokemusta kaikkien referenssilomakkeella (liite 3) pakollisena vähimmäisvaatimuksena esitettyjen terveydenhuoltolain (ThL) ja sosiaalilainsäädännön (ShL) mukaisten palveluiden tuottamisesta. Referenssit tulee ilmoittaa liitteenä 3 olevalla lomakkeella ja täyttää kaikki lomakkeella vaaditut tiedot. Yksilöimättömiä referenssitietoja ei tulla huomioimaan. Liitteellä 3 on esitetty tarkemmat edellytykset referensseille. 5.2 Ehdokkaiden vertailu Jos vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluihin valittavia tarjoajia, hankintayksikkö vertailee osallistumishakemuksia ja valitsee ehdokkaista 3-4 tarjoajaa ehdokkaiden referenssien pisteytyksen perusteella. Parhaat pisteet saa se tarjoaja, jolla on laajin kokemus liitteellä 3 ilmoitetuista vertailtavina referensseinä huomioitavista palveluista. Saman palvelualueen referenssejä voi ilmoittaa ja huomioidaan vertailussa enintään kolme (3). Tarkemmat tiedot vertailtavista referensseistä ja niiden vertailutavasta esitetään liitteellä 3. Kunkin vertailussa huomioitavan referenssin tulee olla kestänyt yhtäjaksoisesti vähintään kahdentoista (12) kuukauden ajan osallistumishakemusten jättöpäivään mennessä. Pisteet lasketaan yhteen ja ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen saatujen pisteiden perusteella.
6. Osallistumishakemusohjeeseen liittyvät kysymykset Hankinnasta kiinnostunut yritys voi esittää kysymyksiä ja pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä 30.8.2016 kello 12.00 mennessä kysymyksiä osoitteeseen info@ptcs.fi. Sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Kysymykset: Kouvolan sote-ulkoistus. Yritysten tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin, esim. puhelimitse, esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kaikki esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset lähetetään mahdollisimman pian samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ajoissa ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Yritys on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan. 7. Osallistumishakemuksen toimittaminen Osallistumishakemuslomake liitteineen on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@ptcs.fi 8.9.2016 klo 14.00 mennessä. Sähköpostiviestin liitteiden tulee olla joko pdf-muodossa tai Microsoft Office -ohjelmilla luettavassa muodossa. Osallistumishakemuksen sisältävä viesti tulee otsikoida: Osallistumishakemus: Kouvolan sote-ulkoistus / [yrityksen nimi]. Osallistumishakemusten toimittaminen on lähettäjän vastuulla. Myöhässä saapuneita hakemuksia ei käsitellä. 8. Luottamuksellisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy hankintalain (Hankintalaki 348/2007) 84 :n ja lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999) mukaisesti. Jos osallistumishakemuksessa on ehdokkaan liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. 9. Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat vaatimukset 9.1 Osallistumishakemuksen kieli ja kustannukset Hankinta-asiakirjat ovat saatavissa ja neuvottelut käydään suomeksi. Osallistumishakemukset ja tarjoukset liitteineen on laadittava suomeksi. Mahdolliset käännöskulut jäävät yrityksen itsensä vastattaviksi. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei muutoinkaan makseta yrityksille. Yritys ei voi veloittaa tilaajalta mitään hankintaprosessiin liittyviä kustannuksia. 9.2. Muiden tahojen voimavaroihin vetoaminen Ehdokas voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta, mutta ehdokkaan on osoitettava näyttö näiden voimavarojen käytettävyydestä. Jos ehdokas vetoaa alihankkijan voimavaroihin, kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin ehdokas on vedonnut osallistumishakemuksessa.
Ehdokkaan määräysvallassa olevien konserniyhtiöiden voimavaroja ei automaattisesti pidetä ehdokkaan itsensä voimavaroina. Jos ehdokas haluaa vedota määräysvallassaan olevien konserniyhtiöidensä voimavaroihin, on osallistumishakemus ja tarjous tehtävä ryhmittymänä, jossa ko. voimavaroja luovuttavat konserniyhtiöt ovat mukana. Ehdokkaan on osoitettava hankintayksikölle taloudellista ja rahoituksellista tilannetta ja teknistä suorituskykyä koskevien sekä muiden vaatimusten täyttyminen. Näyttövelvollisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on siihen vetoavalla ehdokkaalla tai niiden ryhmittymällä. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että ehdokkaan resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. 9.3 Hankintamenettelystä poissulkeminen Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn tai väärien tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea pois hankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkopuolelle voidaan sulkea ehdokas, jota koskee hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintamenettelystä suljetaan pois ne ehdokkaat, jotka eivät täytä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Hankintamenettelystä suljetaan pois myös ehdokas, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä tai hankintadirektiivissä (2014/24/EU) mainittuihin rikoksiin. Mitä ehdokkailta vaaditaan osallistumishakemuksen jättämisen hetkellä, vaaditaan myös myöhemmin tarjouksen tekemisessä. Ehdokas, joka tarjouksentekohetkellä ei täytä soveltuvuuden vaatimuksia, suljetaan lopullisessa tarjouskilpailussa ulkopuolelle. PTCServices Oy on avustanut tilaajaa osallistumishakemusohjeen laadinnassa, minkä vuoksi ko. yhtiön asiantuntijat ovat esteellisiä toimimaan hankkeessa ehdokkaiden tai tarjoajien neuvonantajina. Päiväys ja allekirjoitus Kouvolassa 23.8.2016 Arja Kumpu hyvinvointipalvelujen johtaja Liitteet Liite 1 Hankinnan taustat ja alustava palvelukuvaus Liite 2 Osallistumishakemuslomake Liite 3 Referenssilomake