OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE VERKON AKTIIVILAITTEIDEN HANKINNASSA

Transkriptio

1 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE VERKON AKTIIVILAITTEIDEN HANKINNASSA Ranuan Kuituverkot Oy ja Tähtikuitu Oy Sodankylä (jäljempänä tilaajat tai hankintayksiköt ) pyytävät ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn Hilmailmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän osallistumishakemusohjeen ja sen liitteiden 1 7 mukaisesti. 1. Hankinnan tausta ja tavoitteet Hankinnan kohteena on hankintayksiköiden verkkojen aktiivilaitteiden kokonaislaiteratkaisun hankinta. Hankinta toteutetaan Ranuan Kuituverkot Oy:n ja Tähtikuitu Oy Sodankylän yhteishankintana. Hankintasopimuksen tavoitteena on hankintayksikköjen verkkojen kokonaislaiteratkaisun hankinta. Hankintayksiköiden tavoitteena on hankkia kunkin kuntayhtiön päälaiteasemalle modulaarinen, kahdennettu runkokytkinkokonaisuus. Kyläkeskuksiin on kaavailtu pääasiassa yksinkertaisempia L3/L2- tason laitteita, mutta asiakasmäärältään suuremmilla kyläalueilla voi kyseeseen tulla myös modulaarinen vaihtoehto. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on Hankintamenettelynä käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007, hankinta-asetus). Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain :n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä. Menettelynä käytetään nopeutettua menettelyä, sillä laitehankinnalla on kiire. Yhtiöiden tuotannollisen toiminnan käynnistäminen (yhteyspalvelujen toimittaminen asiakkaille) on suoraan sidoksissa tässä kilpailutettuihin laitetoimituksiin. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua, koska hankintayksiköt eivät kaikilta osin pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan kohteena olevien laitteiden teknisiä eritelmiä, jotta niiden tarpeet tulisivat tyydytetyiksi. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta yrityksille. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. 1

2 4. Hankintaprosessin (kilpailullinen neuvottelumenettely) alustava aikataulu Hankintaprosessin vaiheet pääpiirteittäin ja alustavat aikataulut ovat seuraavat: Vaihe Arvioitu ajankohta Hankintailmoituksen ja osallistumishakemuslomakkeen julkaisu Ehdokkaat voivat lähettää hankintayksiköille kysymyksiä osallistumishakemusohjeeseen liittyen viimeistään Hankintayksiköt lähettävät vastaukset em. kysymyksiin ehdokkaille Osallistumishakemusten jättöaika viimeistään Hankintayksiköt valitsevat tarjoajat neuvottelumenettelyyn Neuvottelukutsun ja siihen liittyvien kysymysten lähettäminen valituille tarjoajille Neuvotteluvaihe Hankintayksiköt lähettävät tarjouspyynnön tarjoajille Tarjoajat voivat lähettää tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset hankintayksiköille Hankintayksiköt lähettävät vastaukset tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin Tarjousten jättäminen viimeistään Tarjousten tarkastaminen ja vertailu Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen Hankintasopimusten allekirjoitus tavoite: Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Valittava toimittaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä. 5. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku 5.1 Tarjoajien valintapäätös neuvottelumenettelyyn ja neuvottelukutsu Hankintayksiköt tekevät ehdokkaiden arvioinnista ja tarjoajien valinnasta neuvottelumenettelyyn erillisen päätöksen. Jäljempänä kohdassa 6 on kuvattu ehdokkaiden valinta. Neuvotteluihin valituille esitetään neuvottelukutsu ja ilmoitetaan alustava neuvotteluaikataulu. 5.2 Neuvotteluvaihe ja tarjouspyyntö Hankintayksiköt neuvottelevat erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Hankintayksiköt eivät paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eivätkä luottamuksellisia tietoja muille tarjoajille. Neuvotteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Neuvottelujen kuluessa suunnitelmaehdotuksia ja tarjouspyyntöä ja sen liitteitä valmistellaan. Neuvottelujen tarkoituksena on määritellä hankinnan tekniset eritelmät hankintayksiköiden tarpeita vastaavaksi sekä laatia lopullinen tarjouspyyntö. 2

3 Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien tuotteiden ja palvelujen tuottamiseen liittyviä ratkaisuja ja ehtoja. Neuvottelut voivat koskea muun muassa seuraavia asiakokonaisuuksia: hankinnan kohteen ominaisuudet siltä osin kuin ne eivät koske hankintayksiköiden asettamia teknisiä vähimmäisvaatimuksia sopimusehdot ja -vastuut siltä osin kuin ne eivät koske vähimmäisvaatimuksia palvelutuotannon suunnittelun ja toteutuksen vaiheet, aikataulut ja järjestelyt Neuvottelukierroksia voi tarvittaessa olla useampia. Neuvottelujen päätyttyä hankintayksiköt pyytävät kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä. Ehdokkaiden tulee varautua siihen, että neuvottelut valittujen tarjoajien kanssa käydään klo 9.15 alkaen Rovaniemellä. Neuvottelut voidaan tarvittaessa käydä myös videoneuvotteluna. Neuvottelut käydään kunkin tarjoajan kanssa erikseen. Valituille tarjoajille annetaan tarkempia ohjeita kokouspaikasta ja neuvotteluaikatauluista. 6. Ehdokkaiden vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn Neuvottelumenettelyssä hankintayksiköt valitsevat osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään. Hankintayksiköt valitsevat vähintään 3 tarjoajaa, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. 6.1 Vähimmäisvaatimukset Ehdokkaiden vähimmäisvaatimukset on esitetty hakemuslomakkeella (liite 2) ja referenssilomakkeella (liite 3), jotka ehdokkaan tulee täyttää ja palauttaa hankintayksiköille. Lisäksi osallistumisohjeisiin on liitetty alustava hankinnan kuvaus sekä alustava vaatimusmatriisi (liite 4), joka ehdokkaiden tulee myös hyväksyä ja palauttaa täytettynä. 6.2 Ehdokkaiden vertailu Jos vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluihin valittavia tarjoajia voidaan ottaa, hankintayksiköt vertailevat osallistumishakemuksia ja valitsevat ehdokkaista vähintään 3 tarjoajaa seuraavin perustein: Referenssit hankinnan kohdetta vastaavista tuotteista ja palveluista, maksimi 30 pistettä o Referenssien tulee olla hankinnan kohdetta vastaavia siten, kuin referenssilomakkeessa on kuvattu. Referenssien tulee täyttää kaikki vastaavuusvaatimukset. o Vertailussa huomioidaan referenssien lukumäärä. o Lisäpisteitä voi saada siitä, että ainakin yhteen referenssikohteeseen on sisältynyt VDSL2-ratkaisu. o Pisteytys on kuvattu tarkemmin liitteen 3 referenssilomakkeessa. Runkoverkkolaitteiden toimitusaika tilauksesta asiakkaalle, maksimi 25 pistettä 3

4 o o o Huomioidaan keskiarvo. Arvioidaan liitteen 4A ilmoituksen mukaan. Ohjeet tarkemmin liitteessä 4A. Pisteytetään seuraavasti: lyhin toimitusaika saa 25 pistettä ja muut pisteytetään kaavalla: [lyhin toimitusaika / vertailtava toimitusaika x 25]. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Runkoverkkolaitteiden ylläpidon/huollon vasteaika, maksimi 25 pistettä o Huomioidaan keskiarvo. Arvioidaan liitteen 4A ilmoituksen mukaan. Ohjeet tarkemmin liitteessä 4A. o Pisteytetään seuraavasti: lyhin vasteaika saa 25 pistettä ja muut pisteytetään kaavalla: [lyhin vasteaika / vertailtava vasteaika x 25]. o Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Runkoverkkolaitteiden takuuaika, maksimi 20 pistettä o Huomioidaan keskiarvo. Vertaillaan liitteen 4A ilmoituksen mukaan. Ohjeet tarkemmin liitteessä 4A. o Pisteytetään seuraavasti: Takuuaika alle 2 vuotta (0 pistettä), 2 vuotta (8 pistettä), 3-4 vuotta (13 pistettä), 5 vuotta tai yli (20 pistettä) Lopuksi kunkin ehdokkaan saamat pisteet lasketaan yhteen ja ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Neuvotteluihin valitaan vähintään 3 eniten pisteitä saanutta ehdokasta. 7. Kysymykset osallistumishakemusohjeesta Hankinnasta kiinnostunut yritys voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kuituverkot@ranua.fi. Sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Lisätiedot, verkon aktiivilaitteet. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä viimeistään kello mennessä. Yritysten tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin, esimerkiksi puhelimitse, esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään viimeistään samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ajoissa ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Yritys on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan. 8. Osallistumishakemuksen toimittaminen Osallistumishakemuslomake allekirjoitettuna liitteineen on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@ptcs.fi klo mennessä. Sähköpostiviestin liitteiden tulee olla joko pdf-muodossa tai Microsoft Office -ohjelmilla luettavassa muodossa. Osallistumishakemuksen sisältävä viesti tulee otsikoida: Osallistumishakemus, [yrityksen nimi], verkon aktiivilaitteet. Osallistumishakemusten toimittaminen on lähettäjän vastuulla. Myöhässä saapuneita hakemuksia ei käsitellä. 9. Luottamuksellisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy hankintalain (Hankintalaki 348/2007) 84 :n ja 4

5 lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999) mukaisesti. Jos osallistumishakemuksessa on ehdokkaan liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. 10. Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat vaatimukset Osallistumishakemuksen kieli Osallistumishakemus liitteineen tulee olla laadittu suomeksi Ryhmittymänä tarjoaminen Hankintalain 61 :n mukaisesti yritykset saavat ilmoittautua ehdokkaaksi ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Ryhmittymiä voidaan käyttää erityisesti mittavissa, eri alojen ammattitaitoa tai resursseja edellyttävissä hankinnoissa. Se, mikä tässä ohjeessa ja muissa hankintaan liittyvissä asiakirjoissa koskee ehdokasta, koskee myös ehdokkaana olevaa ryhmittymää. Ryhmittymän kaikkien jäsenten on allekirjoitettava osallistumishakemus. Tarkemmat ohjeet ryhmittymänä osallistumiseen ja tarjoamiseen ovat liitteessä 2 Osallistumishakemuslomake Ulkomainen ehdokas Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus Muiden tahojen voimavaroihin vetoaminen Ehdokas voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta, mutta ehdokkaan on osoitettava näyttö näiden voimavarojen käytettävyydestä. Jos ehdokas vetoaa alihankkijan voimavaroihin, kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin ehdokas on vedonnut osallistumishakemuksessa. Ehdokkaan on osoitettava hankintayksikölle taloudellista ja rahoituksellista tilannetta ja teknistä suorituskykyä koskevien sekä muiden vaatimusten täyttyminen. Näyttövelvollisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on siihen vetoavalla ehdokkaalla tai niiden ryhmittymällä. Todisteena voidaan esittää sitoumus, jolla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat ehdokkaiden tai tarjoajien taikka ryhmittymän käytettävissä. Sitoumuksen malli on hankintailmoituksen liitteenä 5. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa Hankintamenettelystä poissulkeminen Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien ja/tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea pois hankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkopuolelle voidaan sulkea ehdokas, jota koskee hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. 5

6 Hankintamenettelystä suljetaan pois ne ehdokkaat, jotka eivät täytä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Hankintamenettelystä suljetaan pois myös ehdokas, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä mainittuihin rikoksiin. Mitä ehdokkailta vaaditaan osallistumishakemuksen jättämisen hetkellä, vaaditaan myös myöhemmin tarjouksen tekemisessä. Ehdokas, joka tarjouksentekohetkellä ei täytä soveltuvuuden vaatimuksia, suljetaan lopullisessa tarjouskilpailussa ulkopuolelle. 11. Päiväys ja allekirjoitus Ranua, Sodankylä, Jukka Rinne Toimitusjohtaja Ranuan Kuituverkot Oy Jussi Rantamo Toimitusjohtaja Tähtikuitu Oy Sodankylä Liitteet Liite 1 Alustava hankinnan kohteen kuvaus Liite 2 Osallistumishakemuslomake Liite 3 Referenssilomake Liite 4 Vaatimusmatriisi Liite 4A Vertailuun vaikuttavat tekijät Liite 5 Sitoumusmalli Liite 6 Kartta: Ranuan Kuituverkot Oy, aktiivipisteet ja tilaajamäärät Liite 7 Kartta: Tähtikuitu Oy Sodankylä, aktiivipisteet ja tilaajamäärät 6