Palvelussuhteen hallinta Kiekun infotilaisuus 12.5.2010
Sisältö Henkilöstöhallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Keskeiset muutokset nykytilaan verrattuna Organisaatiorakenne Työroolit Palvelussuhteen luominen Palvelussuhteen tietojen päivittäminen Vuosilomat Poissaolot Virkavapaudet Palvelussuhteen päättäminen 2
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun
Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Osaamisen hallinta Osaamisen hallinta (SAP PD) Osaamisen kehittäminen (SAP LSO) Palvelussuhteen hallinta Organisaatiohallinta (SAP OM) Henkilö- ja palvelussuhdehallinta (SAP PA) Palveluaikalaskenta (Logica Palveluaikalaskenta) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Vuosilomasuunnittelu (Logica Vuosilomasuunnittelu) Arkistointi Rondo Muu henkilöstöhallinto Palkanlaskenta (Logica Palkat) Rekrytointi (Heli) Matkahallinta (M2) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC, Logica) Vakioraportit (SAP ECC, Logica) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC, Logica) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää
Keskeiset muutokset nykytilaan verrattuna Virkamies ja esimies hoitavat palvelussuhdeasioita Kieku-portaalissa, ei paperilla, josta joku toinen tallentaa tiedot henkilötietojärjestelmään - Virkamies päivittää omat henkilötietonsa, osoite- ja pankkitilitietonsa - Virkamies tekee vuosilomaesityksensä portaalissa - Virkamies kirjaa työaikansa portaalissa - Virkamies tekee poissaoloilmoituksensa portaalissa - Virkamies tekee virkavapaushakemuksensa portaalissa - Virkamies voi seurata tekemiensä ilmoitusten ja hakemusten tilaa ja etenemistä portaalissa 5
Keskeiset muutokset verrattuna nykytilaan Sähköinen asianohjaus - Tiedot siirtyvät toimijalta toiselle sähköisesti virkamieheltä esimiehelle esimieheltä johdolle (päättäjä) johdolta henkilöstöasiantuntijalle Esimies, johto ja henkilöstöasiantuntija saavat tehtävälistalleen tiedon käsittelyä vaativista asioista 6
Organisaatiorakenne Hierarkkinen rakenne, joka koostuu organisaatioyksiköistä, budjetoiduista toimista, henkilöistä sekä näiden välisistä suhteista Organisaatioyksikkö on - viraston toiminnallinen yksikkö Budjetoitu toimi on - virka tai tehtävä - budjetoitu toimi liitetään organisaatioyksikköön Henkilöt kiinnitetään budjetoituun toimeen palvelussuhteen luomisessa 7
Organisaatiorakenne Organisaatiorakenteen merkitys korostuu esimiesalaisrakenteen ja käyttöoikeuksien määrittelyssä sekä raportoinnissa Esimieheksi merkitään järjestelmässä sellainen henkilö, jolla on alaisia ja tarve nähdä alaistensa tietoja ja suorittaa hyväksymistoimintoja esimiehen portaalissa 8
Työroolit Virkamies Esimies Johto Henkilöstöasiantuntija (virasto) Kieku-tietojärjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolin mukaisesti 9
Palvelussuhteen aloitus Portaalilomake - Prosessin aloittaa esimies tai henkilöstöasiantuntija Jos esimies aloittaa, hän voi lähettää henkilöstöasiantuntijalle lomakkeen tarkastettavaksi ennen lomakkeen lähettämistä johdolle Jos henkilöstöasiantuntija aloittaa, esimies tarkastaa ja hyväksyy tiedot ja lähettää lomakkeen johdolle - Johdon päätöksen jälkeen henkilöstöasiantuntija tulostaa nimittämiskirjan tai työsopimuksen, jotka allekirjoitetaan 10
Palvelussuhteen aloitus Lomakkeen toiminnallisuus - Lomakkeelle haetaan budjetoitu toimi, jolta periytyy organisaatiorakenne ja palkkarakenne henkilön nimi ja henkilötunnus, jos henkilö on aiemmin ollut valtiolla töissä - Lomakkeelle syötetään palvelussuhteen alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä, jos palvelussuhde on määräaikainen 11
Palvelussuhteen aloitus toimenpiteen peruste: vakituinen tai määräaikaisuuden perusteet koeaika palkka seurantakohteet työaikasääntö Henkilöstöasiantuntija tallentaa taustajärjestelmässä henkilön osoite- ja pankkitilitiedot, koulutustiedot, nimikkeen, tulosuunnan 12
Palvelussuhteen päivittäminen: palkan muutokset Portaaliin luotu kolme lomaketta palkan muutoksia varten Prosessin aloittaa joko esimies tai hänen puolestaan henkilöstöasiantuntija Esimies tarkistaa ja hyväksyy, jos henkilöstöasiantuntija aloittaa prosessin Johto tekee päätöksen Palkanmuutoslomakkeilla sallitut palkkalajit on rajoitettu henkilöstöosa-alueen eli viraston tarkentavan virka- ja työehtosopimuksen koodin mukaisesti 13
Palvelussuhteen päivittäminen: palkan muutokset Tehtäväkohtaisen palkan muutos Muu palkan muutos - kokemusosa - henkilökohtaisen palkan muutos - henkilökohtaisten palkanlisien muutokset Palkanlisien muutokset - virastojen tarkentavissa virka- ja työehtosopimuksissa sovitut lisät, esimerkiksi mekaanikon lentolisä, pintapelastajan lisät - luontoisedut 14
Vuosilomat Virkamies tekee portaalissa esityksen vuosilomansa ajankohdasta Esimies hyväksyy tai hylkää Lomasopimukset - lomarahanvaihtovapaa - säästövapaa - lomansiirto - sopimus loman pitämisestä lyhennettynä työaikana Omien lomapäivien seuranta portaalissa Oman yksikön lomakalenteri 15
Poissaolot Virkamies ilmoittaa portaalissa poissaolonsa - valtion yleisessä virka- ja työehtosopimuksessa sovitut sairauspoissaolot, perhevapaat ja eräät muut poissaolot - esimies hyväksyy tai hylkää tai palauttaa ilmoituksen täydentämistä varten Puolesta tekeminen - henkilöstöasiantuntija ja esimies voivat tehdä puolesta poissaoloilmoituksen ja virkavapaushakemuksen 16
Virkavapaudet Virkamies tekee portaalissa hakemuksen virkavapauden myöntämiseksi Esimies hyväksyy tai hylkää tai palauttaa hakemuksen täydentämistä varten virkamiehelle Johto hyväksyy tai hylkää tai palauttaa hakemuksen esimiehelle Henkilöstöasiantuntija tulostaa taustajärjestelmästä poissaolopäätöksen Puolesta tekeminen 17
Palvelussuhteen päättäminen Virkamies tekee irtisanoutumisilmoituksen portaalissa Asianohjaus esimiehelle ja johdolle Henkilöstöasiantuntija tekee taustajärjestelmässä päättämistoimenpiteen Lomarahan ja lomakorvauksen maksamista koskevat tiedot esimies lähettää palvelukeskukseen, joka hoitaa lopputiliasiat Jos henkilön palvelussuhde päättyy irtisanomiseen tai purkuun, henkilöstöasiantuntija tekee päättämistoimenpiteet taustajärjestelmässä 18
Kiitos! www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi ritva.laiho@valtiokonttori.fi 19