1 NURMIJÄRVEN KUNTA 1.6.2015 Hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ AURAUS- JA HIEKOITUSPALVELUISTA Hankinnan yleiskuvaus Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne auraus- ja hiekoituspalveluista sopimuskaudella 2015-2017. Sopimukseen sisältyy 1 + 1 vuoden optio, jolloin optioiden käytöstä riippuen sopimus päätyy 2018 tai 2019. Sopimus koskee Nurmijärven kunnan alueelle auraus- ja hiekoituspalveluja. Tarjottavan kuljetus- ja konekaluston edellytetään olevan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävää ja hyväkuntoista kalustoa. Kuljetuspalveluja tarjoavalta edellytetään, että tarjoajalla on lainsäädännön vaatimat voimassa olevat liikenneluvat, kuljettajilla kuljettavan ammattipätevyyskortti / ammattipätevyyshyväksyntä ja että käytettävä henkilöstö täyttää muut tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset. Yksityiskohtaisemmat tiedot ilmenevät tarjouspyynnön liitteistä. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jolla luodaan kuljetus- ja työkonepalveluja koskeva puitejärjestely. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma- hankintailmoitusjärjestelmässä 3.6.2015 ja tarjouspyyntömateriaali on julkaistu Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999. Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi eijulkinen - merkinnällä. Puitejärjestelyn toimintamalli Kilpailutuksen tuloksena syntyy puitejärjestely, johon valitaan yksi tai useampia tarjoajia. Palveluntuottajiksi valittavat tarjoajat asetetaan tarjousvertailun tuloksen perusteella ensisijaisuusjärjestykseen. Kunta tilaa palveluja palveluntuottajiksi valituilta pääsääntöisesti ensisijaisuusjärjestyksen mukaisessa järjestyksessä. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa tarjouspyynnön liitteistä ilmenevillä perusteilla. Tarjouspyynnössä esitetyt arviot tarvittavasta konemäärästä ovat arvioita eivätkä sido kuntaa vaan kunta tilaa palveluja tarpeittensa mukaisesti ja omalla aikataulullaan.
2 Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 1) Tarjoajan kelpoisuuden arviointi: Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 2) Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen: Toisessa vaiheessa tarkistetaan, että tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti, pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa ja tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja sisällöltään hyväksyttävissä olevia. 3) Niiden tarjoajien tarjoukset, jotka täyttävät edellä mainittujen kohtien vaatimukset, vertaillaan tarjouspyynnössä kerrotuin perustein. Sopimuskausi ja hintojen sitovuus Sopimuskausi alkaa 1.11.2015 tai kun sopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 31.10.2017 saakka. Sopimuskautta on mahdollista jatkaa 1 + 1 vuoden optiokausilla, joista päätetään myöhemmin. Hinnantarkistusmekanismi sidotaan tilastokeskuksen ylläpitämään maanrakennusalan konekustannusindeksiin. Tarjotut hinnat ovat voimassa 12 kuukautta sopimuksen alusta lukien. Sen jälkeen hintoja tarkistetaan, jos konekustannusindeksi alaindeksissä Hoito- ja kunnossapitokoneet on tapahtunut vähintään 4 % muutos suuntaan tai toiseen verrattuna sopimuksen tekoajankohdan indeksilukuun. Muuttunut hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta tai sopimuskauden loppuun, jos sopimuskausi päättyy aiemmin. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
3 Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla lomakkeilla täyttämällä kaikki lomakkeet. Tarjouslomakkeiden alkuperäistä sisältöä tai muotoa ei saa muuttaa. Tarjotun palvelun tulee täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteiden asettamat vaatimukset. Tarjous ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjoukseen ei saa asettaa omia ehtoja tai varaumia tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Palveluntuottajan kalustoa koskevat vaatimukset selviävät tarjouspyynnön liitteestä 2a. Hinnat ja muut hintaehdot Kaikki tarjoushinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä mitään lisiä. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja sähköinen laskutus Palveluja koskevat maksut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen kuukausittain. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta, jos palveluntuottajaksi valitulla se on käytössä. Palveluntuottajan tulee sitoutua siihen, että kunta mahdollisesti lopettaa vastaanottamasta sopimuskauden aikana manuaalisia paperilaskuja. Laskujen sisältöä koskevista asioista sovitaan erikseen. Tarjousryhmittymä, osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset ja hankinnan jakaminen Tarjoaja voi olla yksittäinen ammatinharjoittaja, yritys tai usean tarjoajan tarjousryhmittymä. Tarjousryhmittymällä on oltava jäsentensä kesken tehty sopimus tai aiesopimus, tarjousryhmittymän muodostamisesta. Osatarjoukset huomioidaan siten, että tarjota voi yhtä tai useampaa kuormaautoa tai työkonetta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Kysymyksessä on puitejärjestely, johon valitaan yksi tai useampia tarjoajia palveluntuottajaksi hankintapäätöksessä todetun ensisijaisuusjärjestyksen mukaiseen järjestykseen. Hankinnan ratkaisuperuste ja tarjousten vertailuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on kuorma-autojen osalta kokonaistaloudellinen edullisuus. Työkoneiden osalta hankinnan ratkaisuperuste on halvin hinta. Hankinta-
4 päätökset tehdään kunkin erityyppisen kuorma-auton ja työkoneen osalta erikseen auraustyössä ja hiekoitustyössä. Puitejärjestelyyn valitaan mukaan yksi tai useampia tarjoajia jokaiseen kuorma-auto- ja työkoneluokkaan. Päätöksessä tarjoajat asetetaan ensisijaisuusjärjestykseen, jonka mukaisessa järjestyksessä palveluja tilataan. Tarkemmat ratkaisuperusteet on todettu tarjousliitteessä 2a. Hankintapäätös, sopimus ja sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen päätös, joka annetaan asianosaisille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Palvelutuottajiksi valittujen kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan allekirjoittaa vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka mutta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuksen tekeminen ja sen tulkinta Sopimus tehdään tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen pohjalta. Tarjoajan tulee sitoutua sopimusluonnoksen ja tarjouspyyntöasiakirjan kaikkiin ehtoihin ja vaatimuksiin. Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestys 1. Sopimus auraus- ja hiekoituspalveluista 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Kone- ja kuljetuspalvelujen hankinnan yleiset ehdot 2008 (KE 08) niiltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa edellisten kanssa) 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjous liitteineen Hankinnan muut ehdot Hankintapalvelut pidättää oikeuden perustellusta todellisesta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset ja keskeyttää kilpailutuksen. Tarjous ja sen liitteet on oltava suomenkielisiä. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 6 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöä/kilpailutusta koskevia kuntaa sitovia lisätietoja annetaan vain kirjallisesti. Kysymykset ja lisätietopyynnöt toimitetaan sähköpostilla hankinta-
5 palveluille 8.6.2015 klo 12.00 mennessä. Osoite: hankintapalvelukeskus (at) nurmijarvi.fi Kaikkiin kysymyksiin ja lisätietopyyntöihin vastataan. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin julkaistaan anonyymisti Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 12.6.2015. Tarjouspyyntömateriaali, kysymykset ja vastaukset löytyvät kotisivuilta kohdasta Työ ja yrittäminen --> Hankinnat ja tarjouspyynnöt --> Tarjouspyynnöt ko. tarjouspyynnön kohdalta. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 28.7.2015 klo 12.00 mennessä kuntaan. Kuoreen tarjoustunnus: Auraus- ja hiekoituspalvelut. Käyntiosoite: Postiosoite: Nurmijärven kunta/hankintapalvelukeskus Nurmijärven kunta/ Hankintapalvelu- keskus Keskustie 2 B PL 37 01900 Nurmijärvi 01901 Nurmijärvi Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. Tarjousta ei voi jättää sähköpostilla. Nurmijärven kunnanvirasto on suljettu vuosilomien keskittämiseksi 6. - 24.7.2015. Sulkuaikana tarjouksen voi lähettää ainoastaan postina toimitettavaksi, koska sulkuaikana virastoon ei voi tuoda ja jättää tarjouksia. Päätöksen tiedoksianto ja tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Tarjoajaa koskeva kelpoisuus ja kelpoisuusvaatimukset Liite 2a Auraus- ja hiekoituspalvelut Tarjouslomake Liite 2b Auraus- ja hiekoituspalvelut - Kalustotarvearvio Liite 3 Sopimusluonnos - Auraus- ja hiekoituspalvelut Liite 4 Kone- ja kuljetuspalveluiden hankinnan yleiset sopimusehdot 2008 (KE08) Kari Ylitie hankintajohtaja