Juhlatalo Rak29, kalustehankinta Sipoon kunta pyytää tarjoustanne Hilma-ilmoituskanavassa 21.11.2014 julkaistun hankintailmoituksen ja tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Juhlatalon Rak 29 juhlasalin irtokalusteista. Sipoon Nikkilässä sijaitsevan Juhlatalo Rak 29 korjaus- ja muutostyö valmistuu joulukuussa. 1. Hankinnan kohde Juhlatalo Rak 29 sijaitsee Nikkilän vanhalla sairaala-alueella osoitteessa Vanha vesitorninmäki 1, Sipoo. Rakennus on alun perin suunniteltu Nikkilän sairaalan juhla- ja voimistelusalikäyttöön ja se on valmistunut vuonna 1940. Suunnittelijana oli kaupunginarkkitehti Gunnar Taucher. Tarjouspyyntö koskee 2, kerroksessa sijaitsevan juhlasalin tuolihankintaa. Liitteessä 1 on irtokalustuksen pohjapiirros. Hankittavat tuotteet (tuolit TU 4) ilmenevät irtokalusteiden tuoteselvityksestä, liitteenä 2 Irtokaluste- ja varustehankinnassa pyritään hankkimaan laadukkaita tiloihin tyyliltään sopivia, pitkäikäisiä ja turvallisia kalusteita. Kalusteet muodostavat kokonaisuuksia tiloittain ja kalusteryhmittäin. Irtokalusteiden tuoteselvityksessä on mainittu tietyt tuolityypit, jotka vastaavat mainittuja minitavoitteita. Tämä on nimenomaan esimerkki minkälaisia tuoleja ulkonäöltään ja materiaaliltaan halutaan. Toimittaja voi antaa tarjouksen omista vastaavista kalusteista. Vastaavuudesta tulee olla selvitys tarjouksessa.
2. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 3. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä suomenkieliset kysymykset osoitteeseen rainer.langsjo@sipoo.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Juhlatalo Rak 29 tuolihankinnat. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 26.11.2014 klo 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.sipoo.fi kohdassa Tarjouspyynnöt viimeistään 27.11.2014. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 4. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 5. Tarjouksen laatiminen Kalusteita koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, tuoteselvitys. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Kalusteiden hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Tuoteluettelo/vastauslomake. Liitteet 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjouksesta tulee ilmetä normaali toimitusaika tarjotuille tuotteille sekä takuuaika ja takuun sisältö. Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina sisältäen kaikki kulut. Erillisiä laskutus-, toimitus- ym. muita lisiä ei hyväksytä. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomenkielellä. Tarjouslomakkeeseen tulee myös täyttää sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. Tarjouksen tulee olla voimassa ainakin 28.2.2015 saakka.
6. Tarjousten jättäminen Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 1.12.2014 klo 12.00. Lisäksi tarjous, tai ainakin tuoteluettelot/vastauslomakkeet, on toimitettava sähköisenä versiona samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Juhlatalo Rak 29 tuolihankinnat pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: Sipoon kunta Tekniikka- ja ympäristöosasto, PL 7 04131 Sipoo Käyntiosoite: Sipoon kunta Iso Kylätie 18 04130 Sipoo Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen.
8. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Hintavertailu ja toimittajan valinta suoritetaan tarjouspyynnön tuoteluettelon/vastuslomakkeen (liitteen 4) mukaisesti. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset, otetaan vertailuun. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjoukselle sekä tuotteelle asetetut vaatimukset, vertaillaan seuraavasti: 1. Laatu (Painoarvo 50 %) Esteettiset ominaisuudet, 1-5 pistettä (painoarvo 25 %) Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet sekä ergonomia, 1-5 pistettä (painoarvo 15 %) Takuuaika, 1-5 pistettä (painoarvo 10 %) 2. Hinta (Painoarvo 50 %) Kalusteet arvioidaan työryhmässä. Tarjotuista kalusteista tulee olla mahdollisuus saada mallikaluste arvioitavaksi viikon sisällä tarjousten saapumisesta, mikäli kuvan perusteella ei voida riittävää arviota tehdä. Pisteytys: Esteettisistä, teknisistä ja toiminnallisista ominaisuuksista, kalusteiden ergonomiasta ja takuuajasta eniten pisteitä saanut tarjous saa täydet painoarvopisteet, johon muiden saamat pisteet suhteutetaan. Alin vertailuhinta saa täydet 50 hintapistettä, johon muiden antamat hinnat suhteutetaan. 9. Toimitusaika ja -ehdot Aikataulun mukaan kalusteet tulee toimittaa kohteeseen 31.01.2015 mennessä. Mikäli toimitus viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä, viivästyssakko on kultakin alkavalta viikolta (7 vrk:n jakso) 1 % toimituksen arvonlisäverottomasta arvosta. Tuotteet toimitetaan tilaajan mainitsemaan paikkaan paikalleen asennettuina. Toimittajan tulee koota ja asentaa paikoilleen tuotteet ja kuljettaa pakkausmateriaalit pois. 10. Maksuehdot Maksuaika on 21 vrk siitä kun tuotteet on tarkastettu ja hyväksytty vastaanotetuiksi (21 pv netto)
11. Sopimus Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä 1. Tilaus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014, tavarat) 4. Toimittajan tarjous liitteineen 12. Päiväys ja allekirjoitus Sipoossa 20.11.2014 Rainer Långsjö Rakennusinsinööri LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Irtokalustuksen pohjapiirros, vanha puoli Irtokalustehankinnan tuoteselvitys Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Vastauslomake, (lomake palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)