Kiekun infotilaisuus tietohallinnolle Konversiot ja tietoturva Keskiviikkona 25.8. klo 9.00-11.00 Hakaniemen virastotalo, Hakaniemenranta 6 1
Tilaisuuden ohjelma Avaus, Mikko Österman - VM:n ohje kirjanpitoyksiköille Kieku-käyttöönottoihin Kiekun konversiot, Mikko Österman - tekninen toteutus - konversiosopimukset - miten valmistautua konversioihin Tietoturva-asetus ja VIPin tietoturvapalvelut, Kimmo Rousku Kiekun tietoturva ja kontrollit, Mikko Österman - tuotannon aikainen tietoturva Kiekussa - Kiekun käyttöönottoon liittyvät tietoturvaturvatoimenpiteet virastoissa ja laitoksissa
VM:n ohje kirjanpitoyksiköille Kieku-käyttöönottoihin Mikko Österman Kieku-info, Mikko Österman 25.9.2010
Mitä Kieku tarkoittaa kirjanpitoyksiköille? 1/4 Yhtenäiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessipohjaiset toimintamallit Kieku-portaali kaikille - Virkamiehet - Esimiehet Uudet tietojärjestelmäratkaisut (Kieku-järjestelmä) - Virastokohtaisista järjestelmistä luovutaan (pääsääntöisesti) vaiheittain Tilaisuus, Esittäjä 4
Mitä Kieku tarkoittaa kirjanpitoyksiköille? 2/4 Yhtenäinen tukimalli virastoille - Palkeiden asiakastuki - Keskitetty tukimalli Tuotannossa mukana Palkeet, VIP ja tietojärjestelmätoimittajat Virastot sopivat palveluista Palkeiden kanssa - Virastoille tarjotaan erilaisia henkilöstöhallinnon palvelupaketteja - Taloushallinnossa virastoille tuotetaan peruspalvelut Lisäksi mahdollisuus ottaa käyttöön taloushallinnon lisäpalveluita Tilaisuus, Esittäjä 5
Mitä Kieku tarkoittaa kirjanpitoyksiköille? 3/4 Palkeet yhtenäistää hinnoittelun vuodesta 2011 alkaen - Suoritepohjainen hinnoittelu - Läpinäkyvyyden lisääminen Prosessien ja järjestelmien jatkokehittäminen - Hallinnonalat voivat osallistua kehittämiseen Valtiokonttorin kokoamissa referenssiryhmissä Palvelun tuottavat Palkeet sekä Valtiokonttorin VIP ja Hallinnon ohjaus - Palkeet palveluiden tarjoaminen virastoille - VIP järjestelmiin liittyvä palvelutuotanto - VK/HO prosessien ja toimintatapojen jatkokehitys yhteistyössä sidosryhmien kanssa Tilaisuus, Esittäjä 6
Mitä Kieku tarkoittaa kirjanpitoyksiköille? 4/4 Valtionhallinto on konsernina yhtenäistämässä ja osin tiukentamassa tietojärjestelmiensä tietoturvaa ja poikkeustilanteisiin varautumista. - Kieku tulee noudattamaan näihin liittyviä lakeja, asetuksia ja ohjeita - Korvattaviin järjestelmiin ei tarvitse tehdä ym. liittyviä investointeja (siirtymäajat) Tilaisuus, Esittäjä 7
Käyttöönottojen ohjaus Konsernitasoinen strateginen ohjausta hanketta toteuttavalle Valtiokonttorille, hallinnonaloille ja palvelukeskukselle, antaa valtiovarainministeriön Kieku-ohjausryhmä. Operatiivista toteutusta, hankeorganisaatiota ja toimittajaa, ohjaa Valtiokonttorin Kieku-ohjausryhmä. Käyttöönottojen keskitettyä ohjausta varten Kieku-hanke asettaa kunkin käyttöönottoerän käyttöönottoprojektin valmisteluvaiheen aikana käyttöönottokohtaiset ohjausryhmät. Niiden tehtävänä on ohjata virastojen käyttöönottoprojekteja. Hallinnonalan virastojen toimeenpanoa, tuloksia ja vaikuttavuutta ohjaa kunkin hallinnonalan ministeriö. Kieku-hankkeen käyttöönottojen hanketoimisto tarjoaa käyttöönottovuorossa olevalle hallinnonalalle ja sen virastoille palveluita mm. projektipäällikköpooli, yhtenäinen käyttöönottomenetelmä ja työvälineet, projektin ohjausmenetelmät. Tilaisuus, Esittäjä 8
Käyttöönottoaikataulu (talouspoliittinen ministerivaliokunta 28.5.) Hallinnonalat Kieku käyttöön Käyttöönotto aloitetaan Valmistelu aloitetaan viimeistään sisäasianministeriö 1.1.2012 tammikuu 2011 kesäkuu 2010 valtiovarainministeriö 1.5.2012 syyskuu 2011 kesäkuu 2010 puolustusministeriö, ulkoasiainministeriö ja ympäristöministeriö sosiaali- ja terveysministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, valtioneuvoston kanslia 1.9.2012 tammikuu 2012 tammikuu 2011 1.1.2013 toukokuu 2012 tammikuu 2011 oikeusministeriö 1.5.2013 syyskuu 2012 tammikuu 2011 maa- ja metsätalousministeriö 1.9.2013 tammikuu 2013 tammikuu 2012 työ- ja elinkeinoministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, tasavallan presidentin kanslia, (eduskunta) 1.1.2014 toukokuu 2013 tammikuu 2012 Tilaisuus, Esittäjä 9
Virastojen toimenpiteet käyttöönotoissa Virastokohtaisen käyttöönottoprojektin asettaminen Viraston asiantuntijoiden (mm. projektikoordinaattori, talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat, tietohallinnon asiantuntijat) nimeämistä ja heidän resurssien varaamista käyttöönoton ajaksi Käyttöönottomenetelmässä viraston vastuulla olevien tehtävien suorittamista Viraston vastuulle määritettyjen kustannusten suorittamista Viraston johdon sitoutumista käyttöönottoprojektiin ja muutosten läpivientiin virastossa Virasto osallistuu em. käyttöönottojen koordinaatioryhmään raportoiden oman projektin etenemisestä Tilaisuus, Esittäjä 10
Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Palvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Konversiot Perustiedot Tietoturva Liittymät Tekniikka * Vaiheiden kestot ohjeellisia 11
Kustannukset Virastokohtaiset käyttöönotot rahoitetaan osittain keskitetysti. Hanke vastaa mm. - liittymistä valtion yhteisiin järjestelmiin (Rondo R8, M2, tilaustenhallinta), maksuliikeohjelmistoon (Basware), keskuskirjanpitoon, Tahtiin, VTV:lle, YAP:hen (ayjäsenmaksut), Itellaan (myyntilaskut, korkolaskut, maksukehotukset), Tiedolle (palkkalaskelmat e-kirjeenä), verottajalle (henkilöverotiedot, vuosi- ja kausi-ilmoitukset) - noin viidestä liittymästä viraston operatiivisiin tietojärjestelmiin tai operatiivisista tietojärjestelmistä, - käyttöönotossa tarvittavien tietojen teknisestä konvertoinnista nykyjärjestelmistä Kieku-järjestelmään ja - ammattikäyttäjien koulutuksesta. Tilaisuus, Esittäjä 12
Konversiot Mikko Österman Tilaisuus, Esittäjä 13
Poimintaohjelmat Poimitaan tiedot lähdejärjestelmistä - Määritelty yleinen rajapintakuvaus, jonka mukaan halutut tiedot poimitaan CSV-tiedosto Toteuttu poimintohjelmaprojektit Adeko + AdeInv Personec F Meritt Hanke käynnistää poimintaprojektit noin vuotta ennen käyttöönottoa Tilaisuus, Esittäjä 14
Lähdetietojen poiminta Poiminnat - Useimmiten Palkeiden henkilöstö suorittaa poiminnat - Tiedostot toimitetaan ssh-yhteydellä konversiovälineeseen Tietojen rikastus - Toimittaja- ja asiakasrekisterit kierrätetään Dun & Bradstreet Finlandin kautta Ajanmukaiset osoitetiedot Oikeat kirjoitusasut nimissä ja osoitteissa Duplikaattien poisto Tilaisuus, Esittäjä 15
Konversio Käytetään IBM DataStage ETL-välinettä - Muokkaa datat SAP-muotoon - Yhdistää tietoja, tekee päätelmiä, täydentää tietoja mahdollisuuksien mukaan - Vie datat Kiekuun (SAP) Tilaisuus, Esittäjä 16
Tarkistus ja täsmäytys Virasto tarkistaa konversion lopputuloksen kohdejärjestelmästä - Voi tilata myös Palkeilta tarkistustyötä - ohje tarkistukseen ja täsmäytykseen hankkeelta Täydentyy koko ajan kokemusten kertyessä Virasto hyväksyy konversion Konversiomateriaali toimitetaan virastolle sovitulla tavalla arkistoitavaksi Tilaisuus, Esittäjä 17
Mitä viraston pitää tehdä konversion valmisteluvaiheessa? Viraston (tai viraston toimeksiannosta Palkeiden) heha- ja taha-asiantuntijat osallistuvat kolmeen työpajaan á 3 tuntia. - Työpaja 1: konversioprosessin esittely - Työpaja 2: konvertoitavien tietojen ja konvertointisääntöjen määrittely hankkeen lomakkeen pohjalta - Työpaja 3: koodistojen määrittelyyn osallituminen Personec, Ade ja Meritt koodistot jo suurimmaksi osaksi valmiit Poikkeavien konversiotarpeiden tunnistaminen. - Prosessi kaikille sama, mutta perustellusta syystä konvertoidaan myös virastokohtaisia erityisaineistoja Tilaisuus, Esittäjä 18
Mitä konversio maksaa virastolle? Hanke peruspaketin konvertoinnin kustannuksista Lopullinen kustannus riippuu viraston koosta ja konvertoitavista järjestelmistä Kieku-konversiotöistä on VK tehnyt konsernitason sopimukset Logican ja Aditron (mm. AdeEko, Prima, Personec F.V., Meritt) kanssa Sopimukset ovat luottamuksellisia, joten virastokohtainen kustannusrakenne tarvittaessa käydään läpi kunkin viraston henkilöstön kanssa. Tilaisuus, Esittäjä 19
Milloin konversio tehdään? Työpajat alkavat noin 6-12 kuukautta ennen käyttöönottoa Noin kolme kuukautta ennen käyttöönottoa tehdään koekonversio - kenraaliharjoitus - Palkat kriittisiä, tehdään jonkin verran ennen muita konversioita, jotta voidaan ajaa Kiekua ja vanhaa hehajärjestelmää rinnakkain. Koekonversion kokemusten pohjalta korjataan - Merkittävät ongelmat lähdeaineistossa - Tarvittavat prosessit konversiovälineessä Tilaisuus, Esittäjä 20