Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista

Transkriptio

1 Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista Kyselyn 1. vaiheen tulokset

2 1. Vaiheen kysely Kysely toteutettiin valtionhallinnon organisaatioille Maakuntahallinnoille siirtyvien tehtävien osalta kysely toteutettiin kunnille, maakuntaliitoille, sairaanhoitopiireille, ELY-keskuksille ja TE-toimistoille Kyselyssä kartoitettiin analogisten aineistojen määrää ja aineistotyyppejä 2

3 Valtionhallinnon kyselyn tulokset Hallinnonala Kysely lähetetty yht. Vastaajia yht. Eduskunta % Liikenne ja viestintäministeriö % Maa- ja metsätalousministeriö % Oikeusministeriö % Opetus- ja kulttuuriministeriö % Puolustusministeriö % Sisäministeriö % Sosiaali- ja terveysministeriö % Työ- ja elinkeinoministeriö % Valtioneuvoston kanslia % Valtiovarainministeriö % Ympäristöministeriö % Ulkoasiainministeriö % % vastanneista / hallinnonala Yhteensä % 3 Ministeriöt on laskettu esitetyissä taulukoissa omien hallinnonalojen alle, eikä VNK:n hallinnonalan alle.

4 Aineistomäärien jakaantuminen valtionhallinnossa Hallinnonala Aineiston kokonaismäärä (hm) Pysyvästi säilytettävät (hm) Määräajan säilytettävät (hm) Liikenne ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Ulkoasiainministeriö Yhteensä

5 A4/folio -aineiston määrä (hm) A4/folio -aineiston yhteydessä olevat satunnaiset, mainittua kokoa suuremmat arkit (hm) Kortistoaineiston määrä (hm) Sidosaineiston määrä (hm) Sidosaineistossa olevat foliokokoa suuremmat sidokset (hm) Karttojen ja/tai piirustusten määrä (kpl) Valokuva-aineisto (kpl) Mikrofilmirullien määrä (kpl) Mikrokorttien määrä (kpl) Audioaineistojen määrä (kpl) Elävän kuvan aineiston määrä (kpl) Aineistotyyppien jakaantuminen valtionhallinnossa Liikenne ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Ulkoasiainministeriö Yhteensä

6 Huomioita valtionhallinnon 1. vaiheen kyselyn tuloksista Kyselyllä saavutettiin hyvä vastausprosentti (91 %) Annetut luvut ovat karkeita arvioita aineistomääristä ja todennäköisesti kyselyyn vastanneet viranomaiset ovat arvioineet ja ilmoittaneet aineistomäärät yläkanttiin. Tulokset antavat digitoinnin suunnittelulle erittäin arvokasta tietoa valtionhallinnolla olevista analogisista aineistoista (määrä ja jakaantuminen eri aineistotyyppeihin). Kyselyn kohteena oli kaikki analogiset asiakirja-aineistot (ei vain paperiasiakirjat). Aineistomäärät on ilmoitettu hyllymetreissä (hm). Kyselyllä kartoitettiin analogisen aineiston viemää säilytystilaa hyllymetreissä. Erikoisaineistojen, kuten karttojen ja piirustusten kohdalla, säilytystilan arvioiminen on hankalaa, mikä tuo poikkeamia kokonaishyllymetrimääriin 6

7 Huomioita valtionhallinnon 1. vaiheen kyselyn tuloksista Valtiohallinnon kyselyn tuloksiin on lisätty ELY-keskusten ja TEtoimistojen ilmoittamat aineistojen määrät (koko aineisto). Alunperin ELY-keskuksille ja TE-toimistoille lähetettiin maakuntahallintouudistuksen kysely. Puolustusvoimilta (Puolustusministeriön hallinnonala) puuttuu edelleen tarkat lukemat. Nyt esitetyissä tuloksissa on Puolustusvoimien vuonna 2016 ilmoittamat pysyvästi säilytettävän aineiston hm-määrät. Selkeimmät havaitut virheet korjattu yhteistyössä viranomaisten kanssa Vastauksissa on joitain vähäisiä syöttövirheitä jätetty korjaamatta: esim. aineiston kokonaismäärä ei täsmää pysyvästi ja määräajan säilytettävien aineistojen summien kanssa 7

8 Maakuntakyselyn tulokset Organisaatiotyyppi Kysely lähetetty yht. Vastaajia yht. Vastausprosentti Kunnat % Maakunnat % Aluehallintovirastot % Sairaanhoitopiirit ja Eteva % Yhteensä % 8

9 Aineistomäärän jakaantuminen maakuntakyselyn tuloksissa Organisaatiotyyppi Aineiston kokonaismäärä (hm) Pysyvästi säilytettävät (hm) Määräajan säilytettävät (hm) Kunnat Maakunnat Aluehallintovirastot Sairaanhoitopiirit ja Eteva Yhteensä

10 A4/folio aineiston määrä (hm) A4/folio -aineiston yhteydessä olevat satunnaiset, mainittua kokoa suuremmat arkit (hm) Kortistoaineiston määrä (hm) Sidosaineiston määrä (hm) Sidosaineistossa olevat foliokokoa suuremmat sidokset (hm) Karttojen ja/tai piirustusten määrä (kpl) Valokuva-aineisto (kpl) Mikrofilmirullien määrä (kpl) Mikrokorttien määrä (kpl) Audioaineistojen määrä (kpl) Elävän kuvan aineiston määrä (kpl) Aineistotyyppien jakaantuminen maakuntakyselyn tuloksissa Organisaatiotyyppi Kunnat Maakunnat Sairaanhoitopiirit ja Eteva Aluehallintovirastot Yhteensä

11 Huomioita maakuntakyselyn 1. vaiheen tuloksista Kysely rajattiin koskemaan vain maakunnille siirtyviin tehtäviin liittyviä aineistoja, joita maakunnat tarvitsevat operatiivisessa toiminnassa. Keskeneräisiin asioihin liittyviä aineistoja, joiden käsittely jatkuu maakuntien alaisuudessa Muita aineistoja, joita maakunnat tarvitsevat siirtyvien tehtävien keskeytyksettömän hoitamisen varmistamisessa Potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat rajattiin kyselyn ulkopuolelle. Määrät ilmoitettiin hyllymetreissä (hm) ja erikoisaineistot kappaleina Kyselyn ulkopuolelle jäivät kuntayhtymät (pl. Sairaanhoitopiirit) 11

12 Huomioita maakuntakyselyn 1. vaiheen tuloksista / Kuntien vastaukset Kuntien kohdalla vastausprosentti oli noin 46 %. Väestömäärä huomioiden vastaukset kattavat noin 56% väestömäärästä Laskennallinen arvio kaikkien kuntien aineistojen kokonaismäärästä olisi noin hm, josta pysyvästi säilytettävää noin 40 % Hajonta kuntien vastauksissa on suurta: Epäselvää ovatko kaikki kunnat vastanneet vain maakunnille siirtyvän aineiston osalta Joissakin tapauksissa vastaus on annettu vain yhden toimialan osalta tai kuntayhtymän osalta, joka tuottaa palveluita usealle eri kunnalle lisää vastausten hajontaa. Vastaamista vaikeutti epäselvyys maakunnille siirtyvistä tehtävistä Kunnilla vaikeuksia muodostaa käsitystä maakunnille siirtyvien aineistojen määristä. 12