Valtion hankintatoimen digitalisointi tavoitteet ja toteutus budjettineuvos Tomi Hytönen erityisasiantuntija Tero Meltti Valtio Expo 17.5.2016
Valtion hankintatoimen digitalisointi tavoitteet ja toteutus Miksi valtion hankintatoimea tulee kehittää? Mitä valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitellaan? Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan?
Miksi valtion hankintatoimea tulee kehittää? 3
Miksi Valtion hankintatoimea tulee kehittää? Hankintojen kehittäminen strategisena tavoitteena Sipilän hallituksen ohjelma ja JTS v. 2017-2020 (mm. kilpailun lisääminen, uusi hankintalaki, 5 % innovatiiviset hankinnat, prosessien tehostaminen). Valtion taloushallintostrategian ja Valtion hankintastrategian toimeenpano. Resurssien johtaminen, jolloin hankinnat keino parantaa toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. EU:n julkisiin hankintoihin kohdistuva sääntely vahvistuu Julkisten hankintojen sähköistäminen: ilmoittaminen, tarjouspyynnön julkaisu, tarjousten vastaanottaminen. Riskinä, että toimittajien ja hankintayksiköiden hallinnollinen taakka kasvaa (mm. poissulkuperusteiden selvittäminen). Hankintatoimen tehostaminen ja säästöpaineet Tunnistettu merkittävä potentiaali sekä hankintavolyymissa (5,9 mrd) että prosessissa (293 htv/15 milj. ). Nykyinen tarjoama, toimintamalli ja välineet epäyhtenäiset ja hajautuneet. Aikaikkuna hyvä hankintatoimen digitalisaatiolle Teknologia mahdollistaa automaation Runsaasti hyviä ratkaisuja tarjolla Kansallinen palveluarkkitehtuuri toteutuksessa, Kiekun käyttöönotto valmistumassa Osa nykyisistä tietojärjestelmistä elinkaaren päässä
Yleiskuva tilanteesta Valtiovarainministeriö on toteuttanut yhdessä Hanselin, Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa tammi-huhtikuussa 2016 valmisteluvaiheen, jossa valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila täsmennettiin sekä on määritelty hankkeistettu kehittämispolku tavoitetilan saavuttamiseksi. Valmisteluvaiheessa valtion hankintojen digitalisointi kuvattiin kokonaisuutena, tunnistaen rinnakkaiset kehittämishankkeet sekä rajaukset. Valmisteluvaiheessa hyödynnetty mahdollisimman runsaasti aiemmin tehtyjä selvityksiä sekä kehittämislinjauksia. Osana valmisteluvaihetta toteutettiin yksityisen ja julkisten organisaatioiden benchmarkkaus sekä alustava markkinakartoitus. Lausuntokierros (15.3.-4.4.) ja esittelytilaisuudet (8.3. ja 16.3.), jonka perusteella tavoitearkkitehtuuria täsmennetty. Valmisteluvaiheen tuloksena valmistunut Valtion hankintojen tavoitearkkitehtuuri. Toimii pohjana valtionhallinnon hankintatoimen ja sen välineiden kehittämisen ohjauksessa ja suunnittelussa. 5
Nykytilanne ja tavoitteet Muutostarve suuri: Hankinta manuaalista, automaatioaste matala, palvelut yhteisiä vain osin, yhteentoimivuus heikko. Vain verkkolaskutuksessa on edetty laaja-alaisemmin Laskut: 85 % verkko 8 % tilaukselliset 2 % sopimuksellisia 1 % tiliöintikoodilliset Valtio HAMA-tavoitteet ja 2015 toteuma Hallitusohjelman tavoitteiden saavuttaminen 0,0 % edellyttää valtion hankintatoimea tukevia ja 2015 2016 2017 2018 2019 2020 toteuma *) tavoite tavoite tavoite tavoite tavoite automaatiota mahdollistavia Tilaukselliset Sopimukselliset Tiliöintikoodilliset tietojärjestelmäpalveluita, ohjausta sekä toimintatapojen laajaa muuttamista. 6 40,0 % 35,0 % 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 %
Mitä valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitellaan? 7
Tavoitetilassa Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (suunnittelusta ja kilpailutuksesta aina hankinnasta maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.
Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 1/3 1. Valtion hankintatoimea johdetaan konserniohjatusti ja yhtenäisesti. 2. Valtioyhteisen tarjoaman käytön edellytykset ovat lisääntyneet merkittävästi. Tavoite täsmennetään hankintojen tietopohjan analyysin pohjalta. 3. Hankintojen kilpailutusvaihe digitalisoidaan kattavasti ja systemaattisesti. Lokakuuhun 2018 mennessä suurin osa kilpailutuksista toteutetaan sähköisesti. 4. Yritysten ja hankintayksiköiden hallinnollista taakkaa vähennetään automatisoimalla velvoitteidenhoitoon liittyviä tarkistuksia. 9
Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 2/3 5. Kilpailutuksissa hyödynnetään laajasti uusia hankintamenettelyjä, erityisesti dynaamista hankintajärjestelmää. 6. Tilauksesta maksuun prosessin lähtötiedot saadaan vuonna 2019 rakenteisessa muodosta jo kilpailutusvaiheen päätteeksi solmituista sopimuksista. 7. Paremman ja systemaattisemman hankintojen suunnittelun avulla ja valtioyhteisiä hankintapalveluita kehittämällä voidaan vähentää hankintaan käytettävää työpanosta yksittäisissä virastoissa. 10
Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 3/3 8. Uuden tilaustenhallinnan, laskujen kierrätyksen ja maksuliikejärjestämäratkaisun avulla laskujen käsittelyä voidaan merkittävästi automatisoida ja vähentää sekä laskujen käsittelyn kustannuksia että virheitä. 9. Valtion vastikkeettomien menojen käsittely ja maksatus on otettu huomioon uusissa tietojärjestelmäratkaisuissa. 10. Tilattavat palvelut ja tuotteet kootaan keskitetysti yhtenäiseen verkkokauppamaiseen tilauspalveluun, johon kytketään taustalle saumattomasti eri toimittajien omat ratkaisut. 11
Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan? 12
Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan? Valtiovarainministeriö asettaa Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman organisoituminen. Ohjelman tehtävänä on ohjata vastuutoimijoiden kehittämistoimenpiteiden ja toteutusprojektien kokonaisuutta, joka mahdollistaa hankinnasta maksuun prosessialueen, ja siihen liittyvien tietojärjestelmien kehittämisen ja prosessin automaatioasteen merkittävän lisäämisen. Ohjelman organisoituminen, kehittämistoimenpiteiden ja projektien organisoituminen ja toteutus.
Ohjelman projektien ja toimenpiteiden vastuuhenkilöt: Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen Kirsi Koivusaari Hansel Sähköisen kilpailutuksen käyttöönotto Petteri Pohto Hansel Sopimusten, toimijatiedon ja käyttäjänäkymien esiselvitykset Tero Meltti valtiovarainministeriö Valtioyhteisen tarjoaman kehittäminen Hannu Koivurinta valtiovarainministeriö Hankintasuunnitelmien ja Valtion kilpailutuskalenterin käyttöönotto Kirsi Kuuttiniemi valtiovarainministeriö Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto (seuranta ohjelman kautta) Helena Lappalainen Palkeet Sopimuskohdistuksen laajentaminen (seuranta ohjelman kautta) Heidi Jortama Valtiokonttori Viranomaistietojen automaattiset tarkastukset kilpailutuksissa Timo Rantanen Hansel Tilaamisen, laskujen kierron ja maksuliikeratkaisun uudistaminen Kati Siikonen Palkeet Tilauksellisten laskujen lisääminen (seuranta ohjelman kautta) Katja Koskinen Valtiokonttori 14
Valtion hankintojen digitalisointi - toteutusohjelman projekti- ja toimenpidekokonaisuudet 2016 2017 2018 2019 2020 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Hankintojen johtaminen ja kehittäminen Käyttäjälähtöisyys ja käyttäjänäkymät Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Toimijoiden ja sopimusten hallinta Ohjelman ohjaus, hallinta ja viestintä 1 2 3 5 6 7 8 10 11 12 13 14 15 16 17 toimintamalli 4 tietopohja säädösuudistukset valtioyhteinen tarjoama esiselvitys käyttäjänäkymät hankintasuunnitelmat ja kilpailutuskalenteri sähköinen kilpailutus 9 yhteisen tarjoaman hankinta Sopimuskohdistuksen laajentaminen Ohjelmistorobotiikka Tilauksellisten laskujen lisääminen (aalto1) Tilauksellisten laskujen lisääminen (aalto 2) esiselvitys hankinta Tilaaminen ja laskujen kierto esiselvitys hankinta Maksuliikeratkaisun uudistus sopimusten elinkaarenhallinta esiselvitys toimijatiedon hallinta Viranomaistietojen tarkastusten automatisointi käyttäjänäkymät sopimusten elinkaarenhallinta toimijatiedon hallinta 15
Miten Sinä voit osallistua? Tule mukaan ohjelman Yammer-ryhmään: kutsu ryhmään marianne.savinen@vm.fi Avoimet työpajat: pe 17.6. klo 9-12, to 25.8. klo 9-12, to 22.9. klo 9-12, to 27.10. klo 9-12, to 24.11. klo 9-12, to 15.12. klo 9-12. Tietoa Yammer-ryhmästä. Projektikohtaiset ryhmät ja tilaisuudet: kysy vastuuhenkilöltä! Ohjelman verkkosivut: http://vm.fi/hankintojen-digitalisaatio 16
budjettineuvos Tomi Hytönen Konsernitoiminnot -yksikkö Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto etunimi.sukunimi@vm.fi puh. 0295530279 erityisasiantuntija Tero Meltti Konsernitoiminnot -yksikkö Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto etunimi.sukunimi@vm.fi Puh. 0295530770 17