Digi Office Aloitusworkshop. Julkisen hallinnon ICT-osasto

Transkriptio

1 Digi Office Aloitusworkshop Julkisen hallinnon ICT-osasto

2

3 Päivän agenda (klo 09-12) 09:00 09:15 Ovet aukeavat: Kahvit ja pikkusuolaista 09:15 09:20 Tervetuloa (Anna-Maija Karjalainen, valtiovarainministeriö) 09:20 09:30 Päivän tavoitteet (Aleksi Kopponen, valtiovarainministeriö) 09:30 09:45 Digi Officen taustat (Mikko Kangaspunta, Valtiokonttori) 09:45 10:45 Avoin työskentely: Digi Officen raamit, tehtävät ja mandaatti 10:45 11:00 Kahvit / smoothiet 11:00 11:30 Avoin työskentely: Digi Officen raamit, tehtävät ja mandaatti 11:30 11:45 Avoin työskentely: Tehtävien valmisteluaikataulu pe ke :45 12:00 Yhteenveto 3

4 Linkit Päivän työskentely Avoimen valmistelun työtila: Pe workshopin Hackpad: Pe suora lähetys: Twitter: #digioffice Tausta Hallitusohjelman toimintasuunnitelma (s ) Valtiokonttorin arvio digiselvityksen potentiaalisimmista hankeaihioista: Valtiokonttorin digikiri-loppuraportti: FI/Virastoille_ja_laitoksille/Digitalisaatio/Loppuraportti_Valmiina_digikiriin/Loppuraportti_Valmiina _digikiriin% %29 4

5 Työryhmätilaan liittyminen Mene osoitteeseen Rekisteröidy (jollet ole jo niin tehnyt) Avaa Digi Office työryhmä: a.fi/web/tyotila Liity ryhmään (vasen alakulma) 5

6 Hallitusohjelma Digitalisaatio on hallitusohjelman läpileikkaava teema. Digitalisoidaan julkiset palvelut - kärkihankkeessa luodaan kaikkia julkisia palveluita koskevat digitalisoinnin periaatteet, hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan sekä luodaan tiedon hallinnan välineet ja palvelumalli sekä tiedonhallintalaki. Kaikkia julkisia palveluita koskevat digitalisoinnin periaatteet hyväksyttiin ministerityöryhmässä helmikuussa

7 Hallitusohjelman toteutus Digitalisoidaan julkiset palvelut VM Hallituksen päivitetyn toimintasuunnitelman mukaisesti valtiovarainministeriö antaa Valtiokonttorille tehtäväksi tukea digihankkeiden toimeenpanoa (ns. Digi Office). Kaikkia julkisia palveluita koskevat digitalisoinnin periaatteet VM Hallinnon sisäiset prosessit VM Digi Office Valtiokonttori Tiedon hallinnan välineet ja palvelumalli sekä tiedonhallintalaki VM Lisäksi Valtiokonttorin laajan digitalisaatiota ja virastojen tuottavuuspotentiaalia tarkastelevan Valmiina digikiriin -selvityksen toimenpide-ehdotukset priorisoidaan ja niistä tehdään kustannus-hyötyanalyysi, jonka jälkeen parhaat ehdotukset toteutetaan. Keskeisiä ehdotuksia voidaan tarvittaessa rahoittaa osana kärkihankerahoitusta.

8 Avoimen valmisteluryhmän tehtävä Digitalisoidaan julkiset palvelut Tehtävänä on valmistella Valtiokonttorille perustettavan Digi Officen tehtävät Valtiokonttorin selvitysten ja valtioneuvoston linjausten pohjalta. Kaikkia julkisia palveluita koskevat digitalisoinnin periaatteet VM VM Hallinnon sisäiset prosessit VM Tiedon hallinnan välineet ja palvelumalli sekä tiedonhallintalaki VM Avoimen valmisteluryhmän toiminnasta vastaa valtiovarainministeriön JulkICTosasto. Valtiokonttori osallistuu avoimen valmisteluryhmän suunnitteluun ja toimintaan yhdessä valtiovarainministeriön kanssa. Digi Office Tehtävien valmistelu Valmisteluryhmän toimintaan voi osallistua kuka tahansa. Valtiokonttori Varsinainen työryhmätila on Innokylässä, josta löytyy linkki pe työstettävään materiaaliin.

9 Pe aamupäivän kaksi (2) tavoitetta 1. Käynnistää Digi Officen tehtävien avoin valmistelu a) Toiminnan raamit, tehtävät ja mandaatti b) Fokus määräaikaiseen hallitusohjelmakauteen 2. Sopia aikataulusta pe 13.5 ke väliselle ajalle (workshopit, viikkopalaverit, jotain muuta?) Tehtävistä sopimiseen on noin viisi (5) viikkoa tehokasta peliaikaa! 9

10 Kysyttävää? Seuraavaksi Digi Officen taustat 10

11 Digi Officen taustat Valmiina Digikiriin raportti Tunnistettu kehittämispotentiaali & tarve yhteiselle toimijalle Toimeenpanoehdotus DigiNYT-ryhmässä Ehdotettua toimintamallia ja Valtiokonttorin roolia Digi Officena kannatettiin Valtiokonttorin tarkennettu ehdotus Sisältönä tavoitteet, tehtävät, toimivalta, raportointi sekä resursointi ja osaaminen 11

12 Digi Officen taustat Tavoitteet: Digi Officen toiminnan tavoitteena on tukea hallitusohjelman tavoitteiden toteuttamista muun muassa julkisten palveluiden digitalisoinnissa, kokeilukulttuurin käyttöönotossa sekä johtamisen ja toimeenpanon parantamisessa. Tavoitteen toteutuksessa noudatetaan osaamiskeskusperiaatetta, jossa kehittämiseen kootaan kriittinen massa, jonka toiminta on vaikuttavampaa ja kustannustehokkaampaa kuin hallinnossa hajallaan olevan osaamisen. Lähtökohtana on, että toiminnan vaikutukset ja hyödyt ylittävät merkittävästi toiminnan kustannukset. 12

13 Digi Officen taustat Toimintatapa: Digi Officen tehtävänä on kirittää valtionhallinnon toimintatapojen uudistamista, levittää osaamista sekä toteuttaa ja tukea valittuja hankkeita. Tehtävää hoidetaan poikkihallinnollisesti ja koordinoinnin kautta tuotetaan lisäarvoa hallinnon kehittämiseen, toimintatapojen uudistamiseen ja tuottavuusloikkaan. Ehdotamme, että Digi Officen toiminta käynnistetään ketterällä toimeenpanolla, jolloin toimintamallit ja tehtävät muotoutuvat tekemisen ja oppimisen kautta. Kokeilutoiminnan ja sen tukemisen tulee olla yksi Digi Officen toiminnan kulmakivistä. Kokeilujen lisäksi toimenpiteitä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin hankkeisiin ja toimintatapauudistuksiin. 13

14 Digi Officen taustat Tehtävät Edellytysten vahvistaminen Kyse on muun muassa yhteistyön lisäämisestä, vastuiden selkeyttämisestä, toimintakulttuurin ja osaamisen kehittämisestä sekä muutosjohtamisen lujittamisesta. Digi Officen tehtävänä on luoda uudenlaisia toimintamalleja ja lisätä poikkihallinnollista yhteistyötä. Tehtävää voidaan toteuttaa esimerkiksi digi- ja hankeosaajien henkilökiertokokeiluilla sekä määrittämällä asiakaslähtöisesti poikkihallinnollisia palveluketjuja sekä selkeyttämällä niihin liittyviä rooleja ja vastuita. 14

15 Digi Officen taustat Tehtävät Tuki ja koordinaatio Tehtäviä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin hankkeisiin ja toisaalta kohteena voivat olla ketterät kokeilut ja nopeat parannukset. Tehtäväalueen keskeisenä tavoitteena on varmistaa digitalisoinnin periaatteiden käytännön toteutuminen ja kehittämispanosten järkevä kohdentaminen (esim. päällekkäisyyksien poistaminen). Tuen ja koordinaation tehtäväalueella Digi Officen keskeisiä tehtäviä ovat osallistuminen valittuihin hankkeisiin ja kokeiluihin, erikseen sovittavien hankkeiden toteutus ja hankkeiden johtaminen, hyvien käytäntöjen edistäminen ml. vertailukehittämisen hyödyntäminen, ulkoinen ja sisäinen viestintä, osaamisen jakaminen sekä verkostojen ylläpito. 15

16 Digi Officen taustat Tehtävät Tilannekuva ja analysointi Tuottaa yhtenäistä tilannekuvaa keskeisten kehittämistehtävien etenemisestä ja digitalisaatiotavoitteiden toteutumisesta. Digi Office tarkastelee säännöllisesti käynnissä olevia hankkeita sekä tuottaa tarvittavia vaikuttavuus- ja kustannushyötyarvioita hankeehdotuksista ja -aihioista yhdessä virastojen ja ministeriöiden kanssa. Digi Officen tehtävänä on lisätä avoimuutta ja tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi jo kehittämishankkeiden valmisteluvaiheessa. Näiden lisäksi Digi Officella voi toiminnan käynnistyksen ja asiakaskysynnän pohjalta olla muita tehtäviä. 16

17 Digi Officen taustat Toimivalta ja raportointi Digi Officen poikkihallinnollinen rooli edellyttää tarvittavan toimivallan toteamista tai säätämistä. Digi Officen toiminnan lähtökohtana tulee olla hallinnon tarpeet, mutta sillä on oltava myös toimivaltaa esimerkiksi yhteistyön lisäämiseen. Digi Office raportoi tehtävistään ja niiden vaikuttavuudesta sekä tunnistetuista hallinnon kehittämistarpeista valtiovarainministeriölle. 17

18 Digi Officen taustat Resursointi ja osaaminen Menestyksellisyys edellyttää tähän toimintoon nimettyä, riittävää resursointia. osittain uuden osaamisen hankkimista ja haltuunottoa hyödyntäen mm. aktiivista henkilökiertoperiaatetta. Benchmark & Best Practice -hyödyntämistä 18

19 09:45 10:45 Avoin työskentely (Hackpad): Digi Officen raamit, tehtävät ja mandaatti ( 19

20 10:45 11:00 Kahvit / smoothiet 20

21 11:00 11:30 Avoin työskentely (Hackpad): Digi Officen raamit, tehtävät ja mandaatti ( 21

22 11:30 11:45 Avoin työskentely: Tehtävien valmisteluaikataulu pe ke ( 22

23 Digi Officen tehtävien valmisteluaikataulu Päätös: Digi Officen avoimen valmisteluryhmän käynnistäminen Valtiovarainministeriö käynnistää avoimen valmisteluryhmän työn pe klo 9-12 osoitteessa Mariankatu 9, Helsinki (Paja). Myös etäyhteys on mahdollinen. Valtiovarainministeriö arvioi avoimen valmistelun tulokset ja laatii sen pohjalta mennessä Valtiokonttorille annettavat tehtävät (ns. Digi Office). Avoimesta määrittelytyöstä sovitaan pe työpajassa Toiminta käynnistyy Digi Office Valtiokonttori 23

24 11:45 12:00 Yhteenveto 24

25 Lisätietoja: Aleksi Kopponen Erityisasiantuntija Puh Valtiovarainministeriön viestintä Mediapalvelunumero (arkisin 8 16)