VIRTAIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Koulutoimisto Tuula Jokinen PL 85 7.2.2014 34801 VIRRAT P. 03-4851260 tuula.jokinen@virrat.fi VIRTAIN KAUPUNGIN PERUSKOULUJEN JA LUKION KOULULAISKULJETUKSET LUKUVUONNA 2014-2015 JA OPTIOVUONNA 2015-2016 Virtain kaupungin sivistyslautakunta pyytää sitovaa tarjousta Virtain kaupungin peruskoulujen ja lukion koululaiskuljetuksista lukuvuodelle 2014-2015 ja optiovuodelle 2015-2016. Optio voidaan lunastaa kokonaisuudessaan, kuljetuspiireittäin tai osa-alueittain. Hankinnan kohteena ovat Virtain kaupungin alueelle tapahtuvat seuraavat koululaiskuljetukset: Rantatien koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Killinkosken koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Kotalan koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Kurjenkylän koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Liedenpohjan koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Vaskiveden koulun kuljetuspiirin koululaiskuljetukset Mäkitien koulun koululaiskuljetukset Virtain yläkoulun koululaiskuljetukset ja Virtain lukion klo 16 opiskelijakuljetukset hammaslääkäristä paluukuljetukset (maanantaisin Kurjenkylän koululle, tiistaisin Vaskiveden koululle, keskiviikkoisin Liedenpohjan koululle, torstaisin Kotalan koululle ja perjantaisin Killinkosken koululle). Perusopetuksen/esiopetuksen kuljetettavat oppilaat tulee ottaa kyytiin aamuisin klo 7 9 välillä ja iltapäivällä klo 12-15 välillä sekä lukion oppilaat klo 16. Kuljetukset tapahtuvat samanaikaisesti eri kuljetuspiireissä. Hammaslääkärin paluukuljetukset alkavat klo 11.30 (paitsi perjantaisin klo 10.30). Kuljetukset voivat toteutua jo aiemminkin, jos hoidot toteutuvat nopeammin. Tiedot tarkentuvat lukujärjestysten valmistuttua. Liitteenä on lisätietoja hankinnan kohteista karttoineen. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee lähettää 28.2.2014 mennessä osoitteella Tuula Jokinen, Virtain kaupunki, Koulutoimisto, PL 85, 34801 VIRRAT tai sähköpostilla tuula.jokinen@virrat.fi. Vastaukset annettuihin kysymyksiin välitetään tämän jälkeen kaikille kysymysten esittäjille ja niitä voi pyytää lähetettäväksi allekirjoittaneelta (tarjouspyynnön ylälaidassa olevat yhteystiedot). 1. Hankintamenettely Kysymyksessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilmailmoituskanavalle on annettu 7.2.2014 (www.hankintailmoitukset.fi). 2. Sopimuskausi Lukuvuosi 2014 2015 ajoittuu ajalle 7.8.2014 30.5.2015. Seuraavan lukuvuoden osalta päätökset tehdään sivistyslautakunnassa myöhemmin. Koulujen loma-ajankohdat lv. 2014 2015 ovat seuraavat: - syysloma 13.-19.10.2014
- joululoma 21.12.2014 6.1.2015 - talviloma 23.2. - 1.3.2015 - pääsiäinen 3.-6.4.2015 - helatorstai 14.5.2015. 3. Palvelulle asetetut vaatimukset Liitteessä on eritelty kuljetuspiirit ja niihin kuuluvat osa-alueet. Kaupunki edellyttää, että voimassa olevaa lainsäädäntöä noudatetaan kaikilta osin (mm. laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa). Kuljetukset tapahtuvat tavallisella henkilöautolla, pienbussilla tai linja-autolla ellei yksityiskohtaisessa kuljetuserittelyssä ole vaadittu pyörätuolikuljetuksiin soveltuvan esteettömän auton käyttöä. Kuljettajan tulee matkan alkaessa kiinnittää turvavyöt niille matkustajille, jotka eivät siihen itse kykene ja vastata siitä, että myös muiden matkustajien turvavyöt ovat ajon aikana kiinnitetyt. Kuljetusreitin varrella asuva perusopetuksen oppilas, jolla ei ole kuljetusetua, voi osallistua koulutoimiston erillisellä luvalla koulukuljetukseen itse maksavana, mikäli reitille hankitussa autossa on vapaa paikka. Kuljetuksissa ei saa olla mukana sopimukseen kuulumattomia matkustajia tai muuta kuljetettavaa. Tarjouksessa on annettava tiedot käytettävistä autotyypeistä sekä ilmoitettava, kuinka monta oppilasta voidaan enimmillään ottaa matkustajaksi. 4. Tarjoajan kelpoisuus Tarjouksen voi antaa henkilö, joka harjoittaa toimintaa säännöllisesti asianmukaisen luvan nojalla (Henkilöliikennelaki 2 ja 9 ). Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot sekä tiedot tarjotun palvelun vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea tarjouskilpailusta. Kaikki todistukset on toimitettava tarjouksen jättövaiheessa. Tarjoukseen on liitettävä viranomaisen antama todistus verojen maksamisesta sekä todistus työntekijän eläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Toimittajat saavat tehdä tarjouksia tai ilmoittautua ehdokkaaksi ryhmittymänä. Jokaisen ryhmittymään osallistuvan tulee allekirjoittaa ryhmittymän tarjous. Jos halutaan esimerkiksi, että kaikki taksiyhteisön jäsenet osallistuvat kuljetuksiin, on kaikkien allekirjoitettava tarjous. Yhteisön allekirjoituksella varustettua tarjousta ei voida hyväksyä. Kaikkien yhteenliittymän jäsenten tulee osaltaan ilmoittaa pyydetyt tiedot ja toimittaa pyydetyt todistukset.
5. Alihankkijoiden käyttö Tarjoaja voi tuottaa määrittämänsä osan palvelusta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin palveluntuottajaa. Laskutuksen tulee tapahtua kuitenkin aina sen liikennöitsijän kautta, jonka kanssa sopimus on laadittu. 6. Tarjouksen hinnoittelu Tarjoushinnat tulee antaa liitteenä olevalla tarjouslomakkeella. Kullekin tarjotulle osa-alueelle tulee antaa tarjoushinta omalla lomakkeella. Hinta tulee ilmoittaa muodossa euroa/kilometri. Mahdollinen polkupyörien ja suksien kuljetus tulee sisältyä hintaan. Invavarusteisen auton käyttö pyörätuolikuljetuksiin tulee hinnoitella valtioneuvoston päätöksen mukaisilla taksitaksoilla, jotka ajohetkellä ovat voimassa. Tarjouksessa on hinnoiteltava myös satunnaiset kuljetukset. Satunnaisilla kuljetuksilla tarkoitetaan liitteenä olevaan/oleviin reitteihin kuulumattomia kuljetuksia (esim. tilapäisesti liikuntarajoitteisen oppilaan kuljetus). Näistä on tarjouksessa annettava kilometrihinta ilman arvonlisäveroa. Etukäteen ilmoitetuista kuljetusmatkaa lyhentävistä esim. poissaoloista aiheutuvista reittimuutoksista on annettava hintahyvitys. Hyvityksen perusteena on se kilometrimäärä, jolla normaali reitti lyhenee muutoksen seurauksena. Tarjouksessa hyvityshinta on ilmoitettava euromääräisenä kilometrihintana. Hinnoiteltaessa palvelun kilometriveloitusta, on huomioitava, että veloitettavan kuljetuksen reitin alku- ja päätepisteenä on se koulu, johon oppilaat loppuviimein kuljetetaan. Kaikki hinnat on ilmoitettava kiinteinä hintoina ilman arvonlisäveroa. Tarjouksen tulee olla voimassa kuusi kuukautta sisäänjättöpäivästä lukien. 7. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu kuukausittain reittikohtaisesti eriteltynä. Maksuehdoissa on otettava huomioon, että kaupunki maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan laskun 14 päivän kuluessa. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Virtain kaupunki ottaa vastaan sähköisiä laskuja, sähköisen laskutuksen välittäjätuunus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle tarjoajalle. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmaista mahdollisuutensa sähköiseen laskutukseen. 8. Osatarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjouksen voi antaa yhdestä tai useammasta tai kaikista kuljetuspiireistä tai yhdestä tai usemmasta kuljetuspiirin osa-alueesta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9. Päätöksentekoperuste Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan osa-aluekohtaisesti hinnaltaan halvin (vrt. liitteenä oleva alustava suunnitelma kuljetettavista oppilaista). Satunnaisia kuljetuksia ei huomioida tarjousten vertailussa. Tarjousten vertailu
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. tarjousten hintavertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa. Tarjouspyynnön mukana olevia lomakkeita on käytettävä. Tarjotun palvelun ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjous liitteineen tulee tehdä suomen kielellä. Tarjousten hintavertailu Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kuhunkin hankinnan osa-alueeseen hinnaltaan halvin. 10. Sopimusehdot Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen kaupungin ja palvelun tuottajan välille tehdään kilpailutusasiakirjoihin perustuva hankintasopimus. Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. Julkisista hankinnoista annetun lain (HankL 348/2007) 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Hankinnoissa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut), niiltä osin kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa ei ole erikseen muuta sovittu. Ehdot löytyvät osoitteesta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/ JYSE_2009_palvelut.pdf. Em ehtoihin perustuen on sopimusluonnos laadittu. 11. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liiketai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjousten vertailussa käytettävät hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. JulkL 11 kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on kuitenkin annettava. Mikäli tarjouksesta tai niiden liitteistä pyydetään tietoja, hankintayksikkö lähettää pyytäjälle tarjoajan tarjouksessaan antamat julkiset tiedot. 12. Muut ehdot/muuta huomioitavaa Liitteenä oleva kouluittainen kuljetussuunnitelma on vasta alustava ja Virtain kaupunki pidättää itsellään oikeuden tehdä siihen muutoksia koulujen oppilasmäärien ja kuljetusoppilaiden määrän tarkentuessa kevään ja kesän aikana. Näistä mahdollisista muutoksista sovitaan valittavien tarjoajien kanssa erikseen. Virtain kaupungilla on oikeus jakaa hankinta eri toimittajille. Kaupungilla on myös oikeus tehdä sopimus useamman kuin yhden toimittajan kanssa. Mikäli kaikille kuljetusreiteille ei saada tarjouksia, Virtain kaupunki neuvottelee kyseisten reittien hoitamisesta kuljetusyrittäjien kanssa. Tarjous on jätettävä suljetussa kirjekuoressa viimeistään perjantaina 21.3.2014 klo 15.00, varustettuna merkillä Koululaiskuljetustarjous lv. 2014-2015 ja optiovuodelle 2015-2016. Tarjouksen toimitusosoite: Virtain kaupunki, koulutoimisto, Virtaintie 26, 34800 VIRRAT. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei huomioida. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta, ei makseta erillistä korvausta tarjoajalle. Ystävällisin terveisin Tuula Jokinen sivistystoimen johtaja, Virtain kaupunki
LIITE KOULUKULJETUSTARJOUSPYYNTÖÖN 1. Tarjoajan yhteystiedot/tilaajavastuulain mukaiset tiedot Yrityksen nimi ja y-tunnus: Yhteys- ja vastuuhenkilö: Postiosoite: Puhelin: Sähköposti: Liitteenä: - todistus verojen maksamisesta - todistus työntekijän eläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta - selvitys toiminnan edellyttämistä vakuutuksista 2. Palvelun kohde ja laajuus Käytettävä autotyyppi: henkilöauto/pienbussi/linja-auto Onko mahdollisuus pyörätuolikuljetukseen: kyllä/ei Matkustajamäärä enimmillään: 3. Tarjouksen hinnoittelu (kustakin kohteesta tulee antaa oma hinta) Kohde: Hinta: euroa/km (alv 0 %) (Hinnoiteltaessa palvelun kilometriveloitusta, on huomioitava, että veloitettavan kuljetuksen reitin alku- ja päätepiste on se koulu, johon oppilaat loppuviimein kuljetetaan.) Erikseen ilmoitettavat asiat: - pyörätuolikuljetus: - satunnaiset kuljetukset: - hintahyvitys etukäteen ilmoitetuista kuljetusmatkaa lyhentävistä reittimuutoksista: LIITTEET: HUOM: Salassa pidettävät asiakirjat (merkittävä salassa pidettäviksi merkinnällä liikesalaisuus ; hinta ei ole liikesalaisuus). Päiväys ja allekirjoitus: