TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (11) Espoo Cateringin vuokratyövoimapalveluiden hankinta Sopijaosapuolet Espoon kaupunki Asiakas Osoite Y 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Sopimuksen yhteyshenkilöt: Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on vuokratyövoimapalveluiden tuottaminen (tarkemmin ammattinimikkeet sopimuksen teon yhteydessä) Espoo Cateringin keittiöiden tarpeisiin henkilökunnan sairauslomien tai muita tilapäiviä poissaoloja varten. Lisäksi sopimus koskee osa-aikaisten ja/tai kokopäiväisten henkilöstön hankintaa eripituisiksi ajoiksi (jopa koko lukukausi tai -vuodeksi) keittiötyöhön. Toimittaja tuottaa Espoo Cateringille ammatti- ja suomenkielentaitoista henkilökuntaa, joita tarvitaan vaatimustasoltaan erilaisiin työtehtäviin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (11) Toimittaja sitoutuu tuottamaan sellaisia palveluita, joiden sisältö ja laatu ovat Espoon kaupungin tarjouspyynnön ja Toimittajan päiväämän (xx.xx.2012) tarjouksen mukaisia. Työllistämisvelvoite Toimittaja, joka valitaan osion A toimittajaksi, sitoutuu tarjoamaan kokopäiväisen työpaikan vähintään yhdelle (1) Asiakkaan osoittamalle työllistettävälle henkilölle vähintään kuuden (6) kuukauden ajaksi. Työllistettävä henkilö voi olla Espoon TE-toimiston ehdottama tai muu työllistettävä henkilö. Tällä hankintasopimuksella ei sovita palkkatuen maksamisesta. Palkkatukityöllistämisen kuvaus on tämän sopimuksen liitteenä. Työssäoppimispaikat Sopijaosapuolten vastuut Toimittaja sitoutuu tarjoamaan koulutuskuntayhtymä Omniassa tai muussa vastaavassa ammattiin valmistavassa oppilaitoksessa opiskelevalle henkilölle vähintään yhden työssäoppimispaikan / sopimusvuosi. Tästä ei aiheudu palveluntuottajalle henkilöstökustannuksia. Työssäoppimisjakson pituus on 4-20 viikkoa, alueesta riippuen. Asiakas vastaa siitä, että - sillä on työpisteissä työnjohdollinen vastuu ja että Espoo Cateringin henkilökunta (usein esimies) vastaa työn johtamisesta, työhön perehdyttämisestä ja työnsuojelusta. - kiinteistöjen ja oheislaitteiden toimivuudesta ja käyttökustannuksista sekä näihin liittyvistä vastuuvakuuksista. - yksittäisen työntekijän toiminnasta saatu negatiivinen ja positiivinen palaute toimitetaan viipymättä toimittajan tietoon kirjallisesti. - työntekijät saavat käyttöönsä keittiötyöhön tarvittavat kertakäyttöiset suoja-asut (kertakäyttöiset päähineet, suojakäsineet ja suojaesiliinat). - se ei suorita suoraan tai välillisesti mitään maksua suoraan työntekijälle. - sopimuksen liitteen 2, Espoo Cateringin toimipaikat ja yhteystiedot tietojen päivitetään.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (11) Toimittaja vastaa siitä, että - se työntekijöiden työnantajana vastaa henkilöstönsä palvelusuhteen ehdoista, työsopimuksen solmimisesta sekä palvelusuhteen ehtoihin perehdyttämisestä. - se suorittaa työntekijöidensä lakisääteiset vakuutukset ja kaikki lakisääteiset työnantajamaksut lomakorvaukset mukaan lukien. - toimittajan palkkaama työntekijä sitoutuu noudattamaan annettuja työohjeita, turvallisuusmääräyksiä sekä työn laatuvaatimuksia. - työntekijöillä on työhön tulleessaan mukana keittiötyöhön ja asiakaspalveluun sopiva siisti työasu (= työhousut ja kokintakki / pikeepaita tai vastaava asukokonaisuus) ja työkengät sekä huolehtii työntekijöiden työasujen pesemisestä ja huollosta ja niistä aiheutuvista kustannuksista. - työntekijät ovat suomenkielentaitoisia. - työntekijöillä on työtehtävien edellyttämä koulutus, ammattitaito ja kokemusta keittiötyöstä. - työntekijöillä on hygieniaosaamistodistus sekä voimassa oleva salmonellatodistus. - työntekijät ovat ulkoiselta olemukseltaan siistejä ja keittiötyöhön sopivia. - sillä on riittävän selkeät tilausohjeet ja että se ohjeistaa ja kouluttaa asiakasta tarpeen mukaisesti tilausjärjestelmänsä käyttöön. - sen työntekijöillä on työhön tullessaan yrityksen logolla varustetut kuvalliset henkilökortit. Ateriat Sopimuskausi Työntekijöillä on mahdollisuus ruokailla toimipisteissä. Lounaan hinta on vuonna 2012 kouluissa ja päiväkodeissa 4,05 euroa (sisältää alv 13 %), palvelutaloissa ja -keskuksissa, vanhainkodeissa, sairaaloissa ja henkilöstöravintoloissa 5,40 euroa (sisältää alv 13 %). Ateriakorvauksen suuruus päätetään vuosittain. Sopimus syntyy, kun molemmat sopimusosapuolet (xxxx ja Espoon kaupunki) ovat sen asianmukaisesti allekirjoittaneet. Allekirjoitettu sopimus on voimassa kolme (3) vuotta, ajalle 1.9.2012-31.8.2015. Sopimuksen jälkeen sopimusta voidaan jatkaa yhdellä optiovuodella ajalle 1.9.2015-31.8.2016. Option käyttöönotosta sovitaan sopimuspuolien kesken erikseen neljä (4) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (11) Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Asiakas voi tilata palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaukset tehdään Toimittajan on line-järjestelmällä tai puhelimitse. Koulujen ja päiväkotien tilaukset tekevät alue-esimiehet (9 henkilöä). Henkilöstö- ja hoivapuolen ravintoloiden tilaukset tehdään keittiöistä. Ennakkoon tiedossa oleviin ruokapalveluhenkilökunnan poissaoloihin ja sijaisuuksiin pyritään antamaan tilaukset ennakkoon. Samana aamuna tulleisiin äkillisiin poissaoloihin tehdään tilaukset samana aamuna. Tilausvahvistus Asiakkaasta johtuvat tilausperuutukset Toimittaja vahvistaa tilaukset sähköpostilla tilaajan sähköpostiosoitteeseen. Asiakas voi peruuttaa tekemänsä tilauksen viimeistään 24 tuntia ennen tilauksen alkamisajankohtaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (11) Henkilöstön poissaolot Työtilauksen purkaminen Työntekijän pätevyys ja valintaperusteet Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittajan henkilöstöön kuuluvan ollessa estynyt tekemään sovittua tehtävää, sairauden tai muun syyn vuoksi, Toimittaja ilmoittaa esteestä välittömästi Asiakkaalle ja hankkii vastaavan tasoisen henkilön estyneen henkilön tilalle sovituksi tilausajaksi. Asiakas voi purkaa tilauksen Toimittajan työntekijöistä johtuvan syyn vuoksi, mikäli syy oikeuttaisi lain tai työehtosopimuksen nojalla irtisanomaan tai purkamaan työsopimuksen. Ennen tilauksen purkamista Toimittajalle annetaan mahdollisuus osoittaa uusi työntekijä tilauksen jäljellä olevaksi tilausajaksi. Saatuaan Asiakkaalta ilmoituksen työtilauksen purkamisesta, Toimittaja osoittaa uuden työntekijän neljän (4) tunnin kuluessa toimittajan toimiston aukioloajat (toimisto avoinna ma - pe klo xx - xx, la - su klo xx - xx) huomioiden. Työntekijöillä on työtehtävien edellyttämä ammattitaito, koulutus sekä kokemusta keittiötyöstä. Työvoiman laadun osalta noudatetaan tarjouspyynnön mukaisia laatuvaatimuksia ammattiryhmittäin. Mikäli Toimittaja lähettää tilausta vastaamattoman työntekijän työvuoroon, on asiakkaalla oikeus perua tilaus. Tarjotut hinnat (xx.xx.2012) ovat voimassa 28.2.2013 saakka. Espoon kaupunki maksaa Toimittajalle kiinteän tuntihinnan tilatun ammattinimikkeen tuntiveloituksen mukaan. Hinnat määräytyvät palveluntuottajan tarjouksen mukaisen hinnaston perusteella (sopimuksen liite x). Tuntiveloituksen lisäksi ei hyväksytä muita työvoimakustannuksia. Laskutusperusteena on tuntilista, jossa on työntekijän päivittäiset tehdyt työtunnit. Koulutukseen liittyvistä tunneista ei makseta korvausta. Sopijapuolilla on mahdollisuus tarkistaa Toimittajalle maksettavien korvausten suuruutta, mikäli alan yleisessä kustannusrakenteessa
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (11) Rekrytointipalkkio tapahtuu olennaisia muutoksia. Tuntihintoja koskevat hinnantarkistusselvitykset on toimitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen haluttavan hinnanmuutoksen alkamisajankohtaa. Toimittaja tekee hinnantarkistusesityksensä hankintakeskukselle (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Hinnan tarkistuksen voimaantulo edellyttää kirjallista hyväksyntää. Toimittaja sitoutuu siihen, että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Asiakkaalla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Rekrytointipalkkiota ei makseta, mikäli Toimittajan palveluksessa oleva työntekijä hakeutuu Espoo Cateringin palvelukseen. Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Talouspalvelut/BRP PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (11) Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636. Asiakkaan verkkolaskuoperaattori on Enfo Oyj, OVT -tunnus 003714377140. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen eostolaskut@espoo.fi. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja huolehtii oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Toimittajalla on jatkuvasti voimassa olevat työntekijöiden eläkevakuutus, lakisääteinen tapaturmavakuutus ja vastuuvakuutus työntekijöiden aiheuttamaa vahinkoa varten. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön tai Toimittajan palvelusähköpostiosoitteeseen. Toimittajan tulee vastata reklamaatioon yhden vuorokauden kuluessa. Raportointi Toimittaja raportoi sekä ensimmäiseltä (1-6) että toiselta (7-12) vuosipuoliskolta seuraavat asiat sopimuksen yhteyshenkilölle: - tilausten määrät (kpl/kk) ammattinimikkeittäin - toimitusten määrät (kpl kk ja h/kk) ammattinimikkeittäin - toimitusten arvo yhteensä (euroa/kk, alv 0 %) - yhteenveto reklamaatioista, palautteista ja toimenpiteistä Sopimuksen seuranta Sopijapuolet sitoutuvat järjestelmällisesti seuraamaan sopimuksen ja sen tavoitteiden toteutumista ja yhteistoiminnassa kehittämään sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Sopimuksen toteutumista seurataan säännöllisesti. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään sopimuksen seurantakokouksia kerran vuodessa erikseen sovittavana ajankohtana.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (11) Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti
Sopimuksen purkaminen Sopimuksen päättyminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 9 (11) viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (4 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Asiakas osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut Asiakkaan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Asiakkaalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Asiakas on solminut
Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 10 (11) hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22 23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi.
Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 11 (11) Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Espoossa xx.xx.2012 Espoon kaupunki nimi ja titteli Toimittaja nimi ja titteli LIITTEET: - Hinnat, - Toimipaikat ja palvelun laatukuvaukset