2 Isännöitsijän valinta Kun taloyhtiölle ollaan ostamassa isännöintipalvelua, on järkevää seurata seuraavaa kymmenen askeleen polkua: 1) Selvitä, miksi taloyhtiö on vaihtamassa isännöintiyritystä. 2) Määrittele taloyhtiön tavoitteet isännöintipalvelulle. 3) Etsi sopiva joukko isännöintiyrityksiä, joilta pyydät tarjouksia. 4) Laadi ja lähetä tarjouspyyntö. 5) Analysoi tarjoukset. 6) Sovi haastattelusta kiinnostavimpien isännöintiyritysten kanssa. 7) Käy sopimusneuvottelut kiinnostavimman isännöintiyrityksen kanssa. 8) Allekirjoita isännöintisopimus. 9) Irtisano vanha isännöintisopimus. 10) Aloita yhteistyö ja sen kehittäminen. 25 2 Isännöitsijän valinta
2.1 Päätös kilpailuttamisesta Isännöintisopimuksen laadinta ja sen ehdoista sopiminen kuuluu hallituksen nimenomaisiin tehtäviin. Ennen isännöintiyrityksen vaihtamista on hyvä tarkistaa isännöintisopimuksesta, mitä isännöintipalvelun sisällöstä ja laajuudesta on nykyisen isännöintiyrityksen kanssa sovittu. Ensisijaisesti kannattaa aina neuvotella nykyisen isännöintiyrityksen kanssa ja yrittää löytää sen kanssa ratkaisut solmukohtiin. Toimiva, pitkäjänteinen yhteistyö on sekä taloyhtiön että isännöintiyrityksen etu. Mikäli yhteistyötä ei kehityskeskusteluista huolimatta saada toimimaan, isännöintiyrityksen vaihtaminen voi olla ainoa järkevä ratkaisu. Toisaalta taloyhtiö voi myös olla hankkimassa isännöintipalvelua ensimmäistä kertaa: asukkaat ovat esimerkiksi saattaneet hoitaa isännöintitehtäviä aiemmin omatoimisesti, mutta sitten se on käynyt liian raskaaksi. Isännöintikumppanin valinta on yksi hallituksen tärkeimmistä päätöksistä. Taloyhtiöiden hallitukselle ja osakkaille on olennaista, että kiinteistön isännöinti on luotettavissa ja osaavissa käsissä ja että yhteistyö valitun kumppanin kanssa on sujuvaa. Tällöin myös kiinteistön kunnossapito on pitkäjänteistä ja ennakoivaa. Ammattitaitoisista isännöintiyrityksistä saa tietoa muun muassa Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:stä. ISA-yritykset ovat jo auktorisoinnin hankkiessaan osoittaneet valmiutensa panostaa toimintansa laatuun ja asiakaslähtöisyyteen. Auktorisoidut isännöintiyritykset ovat koko henkilökuntansa voimin sitoutuneet noudattamaan Isännöinnin eettisiä ohjeita. 26 Myös kaikki Isännöintiliiton jäsenyritykset ovat sitoutuneet Isännöinnin eettisiin ohjeisiin. Isännöintiliitossa on mukana yli 400 jäsenyritystä ja 22 paikallista isännöitsijäyhdistystä, joihin kuuluu yhteensä yli 1 500 henkilöjäsentä. Isännöintiliiton jäsenyrityksestä Ostamme isännöintiä Opas isännöintipalvelujen hankintaan
voidaan tehdä kantelu, jos isännöintiyritys tai sen työntekijä on menetellyt Isännöinnin eettisten ohjeiden vastaisesti. Kantelun voi tehdä isännöintiyrityksen nykyisten tai aikaisempien asiakkaiden päätösvaltaa käyttävä toimielin, eli yhtiön hallitus, mikäli isännöintikohde on kiinteistö- tai asunto-osakeyhtiö. Kantelun voi tehdä myös taloyhtiön tilintarkastaja. Isännöinnin eettiset ohjeet korostavat avoimuutta ja luovat perustan hyvälle yhteistyölle. Isännöinnin Auktorisointi ISA ry, Suomen Isännöintiliitto ry ja Suomen Kiinteistöliitto ry ovat hyväksyneet nämä ohjeet koko isännöintialan noudatettaviksi. Ohjeet ovat tämän kirjan liitteenä 4. 2.2 Tavoitteiden asettaminen isännöinnille Asunto-osakeyhtiölaissa määritellään isännöintipalvelun vähimmäisvaatimus (ks. 1.3.2). Useimmiten lain vähimmäisvaatimus isännöintipalvelusta ei kuitenkaan ole se, mitä taloyhtiössä tarvitaan. Taloyhtiö voi tarvita erilaisia lisäpalveluita esimerkiksi korjaushankkeiden aikana. Kun taloyhtiön hallitus päättää lähteä hankkimaan isännöintipalvelua, on ehdottoman tärkeää miettiä ensin, mitä taloyhtiö tarvitsee. Isännöinnille on siis asetettava tavoitteet taloyhtiön omista lähtökohdista. 2.2.1 Isännöintiyrityksen vaihtamisen tarpeen selvittäminen Pohtiessaan taloyhtiön tarpeita isännöinnille hallituksen tulee ensin selvittää, miksi taloyhtiö on ylipäänsä vaihtamassa isännöintiyritystä. Vaihdon syiden on oltava selvät (esim. isännöitsijän saamattomuus tai isännöintiyrityksen huono palvelu). On myös varmistettava, että epäkohdat on tuotu nykyisen isännöintiyrityksen tietoisuuteen. Isännöintiyrityksen vaihtaminen on iso pon- 27 2 Isännöitsijän valinta
nistus taloyhtiölle, joten ensisijaisesti kannattaa aina neuvotella nykyisen isännöintiyrityksen kanssa ja yrittää löytää yhdessä ratkaisut ongelmiin. Hallituksen tulee pohtia myös sitä, mitä odotuksia sillä on isännöintipalveluita kohtaan ja onko taloyhtiö esimerkiksi valmis maksamaan isännöintipalvelusta jatkossa enemmän. Kaikki isännöinnin vaihtamisen syyt on hyvä kertoa laadittavassa tarjouspyynnössä. Isännöintiyritystä ei ole viisasta vaihtaa pelkästään hinnan takia. Tärkeintä on pohtia, mitä isännöinnistä ollaan valmiita maksamaan ja millaista palvelua kyseisellä rahasummalla saa. 2.2.2 Taloyhtiön tavoitteiden määrittely Kun lähtötilanne on selvitetty, hallitus tekee päätöksen käynnistää uuden palveluntarjoajan etsintä ja jakaa työt hallituksen jäsenten kesken (kuka tekee, mitä ja millä aikataululla). Tässä vaiheessa on hyvä tarkistaa, mitä nykyisessä isännöintisopimuksessa on sanottu sopimuksen irtisanomisperusteista ja -ajankohdasta sekä irtisanomisajasta. Huolellinen hallitus ottaa nämä asiat huomioon etsiessään uutta palveluntarjoajaa. Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä hallituksen on ensiarvoisen tärkeää pohtia, mitkä ovat taloyhtiön yksilöidyt tarpeet ja tavoitteet isännöinnille. Taloyhtiön johtamisessa ja isännöintipalvelujen tarpeen arvioinnissa on suurena apuna, jos taloyhtiössä on jo aiemmin laadittu strategia tai jos taloyhtiön toiminnalle on muuten määritelty tavoitteet (ks. 1.4.1). 28 Taloyhtiön tarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi taloyhtiön koko, ikä ja kunto. Isännöintiyrityksellä on oltava riittävästi resursseja taloyhtiön asioiden hoitamiseen. Jos taloyhtiöllä on lähitulevaisuudessa edessään korjaushankkeita, isännöintiyrityksen tarjoama tekninen Ostamme isännöintiä Opas isännöintipalvelujen hankintaan
asiantuntemus on suuri etu. Mikäli taloyhtiöllä on taas useita erilaisia lainoja, taloushallinnollinen osaaminen saattaa olla yksi ratkaisevista valintakriteereistä. Käytännössä tässä vaiheessa pidetään hallituksen kokous, jossa edellä mainitut asiat käydään läpi. Kokouksesta tehdään muistio, jossa todetaan isännöintiyrityksen vaihtamisen syyt, tavoitteet isännöinnille ja tarjouspyynnön sisältö. Hallituksen kokouksessa päätetään, kuka hallituksen jäsenistä laatii tarjouspyyntöasiakirjat ja pyytää tarjoukset, ja annetaan hänelle mahdolliset evästykset. Yleensä työn tekee hallituksen puheenjohtaja. 2.2.3 Tarjouspyyntöasiakirjojen koostaminen Kun hallitus on määritellyt taloyhtiön tavoitteet isännöinnille, voi se seuraavaksi etsiä sopivan joukon isännöintiyrityksiä ja pyytää näiltä tarjousta isännöinnistä. Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä kannattaa rajata joukkoa, jolta tarjouksia pyydetään. Isännöintiyrityksiä voi hakea muun muassa Isännöintiliiton hakupalvelusta. 7 Isännöintiyritystä voi etsiä myös kyselemällä suosituksia naapuritaloyhtiöistä. Jos joku suosittelee tiettyä isännöintiyritystä, se kertoo yleensä hyvää yrityksen palveluista. Kun yritysten taustat ja suositukset on selvitetty, hallituksen on hyvä valita 3 5 yritystä, jotka vastaavat parhaiten taloyhtiön tarpeita. Tämän jälkeen hallitus laatii tarjouspyynnön, joka lähetetään kyseisille isännöintiyrityksille kirjallisena. Taloyhtiön tarjouspyynnössä tulee olla seuraavat asiat: taloyhtiön nimi taloyhtiön yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa 29 7 Ks. www.isannointiliitto.fi/hakupalvelu. 2 Isännöitsijän valinta
tiedot nykyisestä isännöinnistä sekä tieto siitä, onko nykyinen isännöintisopimus irtisanottu vai ei, ja millä aikataululla vanha sopimus on irtisanottavissa; lisäksi on syytä kertoa, miksi taloyhtiö on vaihtamassa isännöintiyritystä taloyhtiön asettamat laatu- ja sisältötavoitteet isännöinnille uuden isännöintiyrityksen toivottu aloittamisajankohta muut oleelliset lisätiedot (esim. millaisia hankkeita taloyhtiössä on tulossa lähivuosina, miten hallitustyö on taloyhtiössä hoidettu ja onko taloyhtiöllä käynnissä riita-asioita ja oikeudenkäyntejä) päivämäärä, jolloin tarjoukset on viimeistään toimitettava, ja päivämäärä, mihin asti tarjousten on oltava voimassa, sekä tarjousten toimitustapa (esim. sähköposti tai posti). Tarjouspyynnössä ei kannata määritellä tarkkarajaisesti tilattavaa isännöintipalvelua, sillä yritysten palvelukokonaisuudet ovat erilaisia (vrt. liite 1). Aiemmin taloyhtiöt ovat soveltaneet tarjouspyynnöissään paljon niin sanottuja isännöintitehtäväluetteloita. Liian yksityiskohtaiset tarjouspyynnöt johtavat kuitenkin nykyään siihen, että tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia ei saada. Olennaista on keskittyä tarjouspyynnössä taloyhtiöiden tavoitteiden ilmaisemiseen, jotta isännöintiyritykset voivat tarjota taloyhtiön tarpeita vastaavaa palvelua. Käytännössä isännöintiyritys määrittelee aina isännöintipalvelun sisällön eli palvelutuotteensa itse. Johtuen isännöintiyritysten palvelukokonaisuuksien laajasta erovaisuuksista tarjoukset tulevat myös eroamaan toisistaan, ja taloyhtiön hallituksen tulee tämän vuoksi varata aikaa saatujen tarjousten vertailemiseen. 30 Tarjouspyyntöön kannattaa mahdollisuuksien mukaan liittää mukaan myös taloyhtiön yhtiöjärjestys isännöitsijäntodistus liitteineen taloyhtiön viimeksi laadittu ja vahvistettu tilinpäätös Ostamme isännöintiä Opas isännöintipalvelujen hankintaan