HALLITUKSEN TEHTÄVÄT. Käytännössä hallituksen tulee huolehtia esimerkiksi seuraavista toimista:

Transkriptio

1 8 2 HALLITUKSEN TEHTÄVÄT 2.1 Asunto-osakeyhtiölain mukaiset tehtävät Mitä tehtäviin kuuluu? Taloyhtiön hallituksen tehtävistä määrätään asunto-osakeyhtiölaissa. Lain mukaan hallituksen tärkein tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta. Hallitus vastaa myös siitä, että kiinteistön ja rakennusten pito sekä muu toiminta on asianmukaisesti järjestetty ja että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti hoidettu. Hallituksen tärkein tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta. Käytännössä hallituksen tulee huolehtia esimerkiksi seuraavista toimista: Yhtiökokoukseen liittyvät toimet y yhtiökokousten koollekutsuminen y päätösehdotusten valmistelu yhtiökokouksissa käsiteltäville asioille (esim. hallituksen päätösehdotus korjaushankkeen suoritustavasta sekä urakoitsija X:n valinnasta) y kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja esittäminen yhtiökokoukselle (hallituksen selvitys yhtiön merkittävistä kunnossapitotarpeista seuraavan viiden vuoden aikana)

2 2 Hallituksen tehtävät 9 y taloyhtiössä viime vuosina tehtyjen remonttien selvittäminen yhtiökokoukselle (hallituksen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä sekä niiden tekoajankohdista) y osakkaiden kysymyksiin vastaaminen yhtiökokouksessa y yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpano yhdessä isännöitsijän kanssa. Talouteen liittyvät toimet y talousarvion laatiminen taloyhtiölle y tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen käsittely sekä dokumenttien alle kirjoitus yhdessä isännöitsijän kanssa y vastike- ja kuluseurannasta huolehtiminen sekä laiminlyönteihin puuttuminen ajoissa y korjaushankkeisiin liittyvän rahoituksen kilpailutuksesta huolehtiminen (käytännössä lainatarjoukset pyytää isännöitsijä) y välitilinpäätöksen käsittely. Tekniikkaan, ylläpitoon, kunnossapitoon ja remontteihin liittyvät toimet y kunnossapitotöitä ja korjaushankkeita koskevien urakoiden käsittely (tarjouspyyntöjen valmistelu, tarjousten käsittely, hallituksen päätösehdotuksen valmistelu, sopimusten allekirjoittaminen) y osakkaiden remonttien koordinointi (töitä koskevien ilmoitusten ja lupa hakemusten käsittely, päätöksenteko, muiden osakkaiden kuuleminen, ehtojen asettaminen, valvonnan järjestäminen sekä viranomaislupien hakeminen) y remonttirekisterin laatimisesta ja ylläpidosta huolehtiminen (rekisteri osakehuoneistoissa suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä) y kuntoarvion, kuntotutkimusten ja pitkän tähtäimen korjaussuunnitelmien teettämisestä päättäminen (tarvittaessa valtuutus yhtiökokoukselta) y muiden tarvittavien, kiinteistönpitoon liittyvien tutkimusten teettämisestä päättäminen (esim. asbestikartoitus; tarvittaessa valtuutus yhtiökokoukselta) y veden, sähkön, lämmitysenergian ja muiden vastaavien kulutusseuranta taloyhtiössä.

3 10 Asumiseen ja taloyhtiön arkeen liittyvät toimet y kevät- ja syystalkoiden ja muiden asukastilaisuuksien järjestäminen y hallituksen viestintäperiaatteiden vahvistaminen (esim. saattamalla yhtiökokouksen päätettäväksi Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton, Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry:n ja oikeusministeriön laatima Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2016) y tarvittavien asukaskyselyjen teettämisestä huolehtiminen y järjestyssääntöjen, autopaikkojen jakoperusteiden ja muiden vastaavien saattaminen yhtiökokouksen päätettäväksi ja niihin liittyvien päätösehdotusten tekeminen y tarvittavien, esimerkiksi pelastussuunnitelman sisältämien, turvallisuustilaisuuksien järjestämisestä huolehtiminen. Osakkeenomistukseen liittyvät toimet y osakeluettelon pitäminen y osakekirjojen ja väliaikaistodistusten hankkiminen ja allekirjoitus (esim. jos alkuperäinen osakekirja on kuoletettu) y osakkeiden lunastusprosessin koordinointi, jos taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke (esim. ilmoitus osakkeen siirtymisestä lunastamiseen oikeutetuille, lunastajan arvonta, lunastushinnan vastaanottaminen ja lunastushinnan siirto osakekirjojen luovutusta vastaan sille, jolta osakkeet lunastetaan). Muut toimet y huoneiston hallintaanottoprosessin koordinointi: hallitus antaa hallintaanottoa koskevan varoituksen, kutsuu yhtiökokouksen koolle käsittelemään hallintaanottoa ja panee yhtiökokouksen päätöksen täytäntöön (hallitus voi myös päättää hallintaanoton päättämisestä ennenaikaisesti, jos yhtiökokous on antanut siihen valtuuden) y taloyhtiön edustaminen viranomaisasioissa; hallitus hakee esimerkiksi rakennusluvat tai antaa valtakirjan lupien hakemiseksi (myös huoneistoja koskevat) ja huolehtii rakentamisen tiedonantovelvoitteen täyttämisestä yhtiön hankkeissa y taloyhtiön strategian ja/tai toimintasuunnitelman laatiminen ja hyväksyttäminen yhtiökokouksella.

4 2 Hallituksen tehtävät 11 Tehtävien delegoiminen isännöitsijälle Jos yhtiölle on valittu isännöitsijä tai isännöintiyritys, hallitus siirtää yleensä monet tässä luvussa luetelluista tehtävistä isännöitsijän hoidettaviksi. Hallitus voi myös päätöksenteon yhteydessä antaa erillisen valtuutuksen isännöitsijälle asian hoitamiseen. Hallitus voi siirtää monet tehtävistä isännöinnin hoidettaviksi. Kannattaa kuitenkin huomata, että kaikkia tehtävistä ei voida siirtää isännöitsijän hoidettavaksi. Esimerkkeinä tehtävistä, jotka hallituksen on pakko hoitaa itse, mainittakoon osakeluettelomerkinnän vahvistaminen, osakekirjojen antaminen ja hallintaanottoa koskevan varoituksen antaminen. Näidenkin tehtävien osalta on yleistä, että isännöitsijä valmistelee toimia. Lopullinen tehtävän hoitaminen on kuitenkin aina hallituksen vastuulla. 2.2 Isännöitsijän valinta, ohjaus ja valvonta Yksi tärkeimmistä hallituksen tehtävistä ja toisaalta vastuuta rajoittavista tekijöistä on ammattitaitoisen isännöinnin valinta. Valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Osaava isännöinti tukee hallitusta työskentelyssään. Isännöintipalvelujen hankinta ja isännöintisopimus Isännöitsijän tehtävistä on säädetty asunto-osakeyhtiölaissa pääosin yleisellä tasolla (ks. luku 1). Tarkemmin isännöintitehtävistä sovitaan taloyhtiön ja isännöintiyrityksen välisessä isännöintisopimuksessa. Isännöintitehtävistä sovitaan isännöintisopimuksessa. Isännöintiä hankittaessa ja isännöintitehtäviä tarkasteltaessa on hyvä tiedostaa, ettei isännöinnin osalta ole vahvistettu yhtä oikeaa vakiintunutta tehtäväsisältöä. Isännöintipalveluja ostettaessa hyvinä apuvälineinä toimivat

5 12 Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo (Kiinteistöalan Kustannus Oy), Hyvä isännöintitapa Isännöinnin eettiset ohjeet sekä Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE Taloyhtiön hallituksen kannattaa nojautua edellä mainittuihin isännöintipalveluja hankkiessaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhtiön tulisi viitata tehtäväluettelojen ja ehtojen soveltamiseen jo tarjouspyyntövaiheessa. On hyvä huomata, että esimerkiksi tehtäväluetteloa ei tarvitse soveltaa sellaisenaan, vaan sitä voidaan muokata taloyhtiön tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti. Vaikka isännöintiä koskevan tarjouksen tulisi vastata tarjouspyyntöä, saadut tarjoukset eivät valitettavasti aina ole yhteismitallisia. Usein isännöintiyritykset käyttävät omia tehtäväluetteloitaan ja -kuvauksiaan tarjousta tehdessään. Tällöin tarjousten vertailu on vaikeaa. Tästä huolimatta tarjouspyyntövaiheessa kannattaa viitata edellä mainittuihin työkaluihin. Isännöinnin sisällön, hinnan ja hinnantarkistusehtojen ohella hallituksen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota isännöintisopimuksen voimassaoloon. Sopimus voi olla voimassa sovitun määräajan tai toistaiseksi. Toimialalla yleisiä ovat myös ehdot, joiden perusteella sopimus jatkuu sopimuskausittain, jollei sitä irtisanota päättymään sopimuksessa määrättynä ajankohtana ennen sopimuskauden loppua. On usein taloyhtiön edun mukaista pyrkiä tekemään toistaiseksi voimassa oleva isännöintisopimus. Tällainen sopimus tarjoaa taloyhtiölle tarpeen vaatiessa joustavan mahdollisuuden isännöitsijän vaihtamiseen, sillä sopimus voidaan irtisanoa helposti sovittua irtisanomisaikaa noudattaen. Erityisen tarkkana taloyhtiön kannattaa olla sopimuskausittain automaattisesti jatku vien isännöintisopimusten kanssa. Kannattaa varmistua, että osapuolilla on yhteinen näkemys voimassaoloa koskevan ehdon tulkinnasta sopimusta tehtäessä. Sopimuskauden aikana hallituksen on hyvä pitää mielessä sopimuksesta irtautumisen perusteet sekä ajankohdat.

6 2 Hallituksen tehtävät 13 Hallitus isännöitsijän valvojana Hallituksen ja isännöitsijän välisen toiminnan tulee perustua luottamukseen. Siitä huolimatta huolellinen hallitus valvoo aktiivisesti isännöitsijän ja isännöintiyrityksen toimintaa. Kuten tästä oppaasta jäljempänä ilmenee, hallitus voi joutua jopa vahingonkorvausvastuuseen, jos se ei valvo asianmukaisesti isännöitsijän toimintaa ja tästä koituu taloyhtiölle vahinkoa. Huolellinen hallitus valvoo aktiivisesti isännöitsijän toimintaa. Käytännössä hallitus voi valvoa isännöinnin toimintaa esimerkiksi seuraavien toimien avulla: y yhtiön tilitapahtumien läpikäynti (tulo- ja menoseuranta, jota on mahdollisuus suorittaa myös pistokoeluontoisesti) y yhtiön laskujen läpikäynti ja vertaaminen tilitapahtumiin (yh tiön tililtä maksettu yhtiön kulut oikea-aikaisesti ja -määräisesti) y kaupparekisteritietojen oikeellisuuden varmistaminen (ennen muuta tiedot taloyhtiön hallituksen jäsenistä ja isännöitsijästä) y kiinteistön täysarvovakuutuksen voimassaolon varmistaminen (esim. pyytämällä isännöitsijältä vakuutuskirja) y talousrikollisuuden torjuntaan liittyvien velvoitteiden täyttämisen käsittely hallituksen kokouksessa (tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus, rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus jne.) y urakkatarjouspyyntöjen, -tarjousten ja -sopimusten läpikäynti y muiden merkittävien palvelusopimusten läpikäynti. Hallituksen kannattaa perehtyä isännöintisopimukseen tarkoin ja pitää huolta siitä, että sovitut tehtävät tulevat myös hoidetuksi oikea-aikaisesti. Mikäli tehtävien hoidossa ilmenee puutteita, laiminlyönteihin tulee puuttua välittömästi reklamoimalla asiasta isännöintiyritystä kirjallisesti ja todistettavasti. Reklamointiin liittyvät menettelytavat kannattaa tarkistaa isännöintisopimuksesta ja mahdollisesti sopimukseen sovellettavista yleisistä sopimusehdoista. Reklamointia ei tarvitse pelätä hallitus toimii vain huolellisesti, kun se esittää virheelliseen suoritukseen liittyvät vaatimuksensa sopimus-

7 14 kumppanilleen ilman aiheetonta viivästystä. Puutteellinen toiminta kannattaa nostaa esiin myös taloyhtiön ja isännöitsijän tai isännöintiyrityksen välisessä mahdollisessa kehitys- tai palautekeskustelussa. 2.3 Yhtiökokouspäätösten täytäntöönpano Merkittävä osa hallituksen (kuten myös isännöitsijän) tehtävistä liittyy yhtiökokouksen tekemien päätösten täytäntöönpanoon. Päätökset tulisi panna täytäntöön viivytyksettä ja sen sisältöisenä kuin yhtiökokous on ne tehnyt. Vaikka hallituksen oma päätösehdotus esimerkiksi korjaushankkeen suoritustavasta poikkeaisi yhtiökokouksen päättämästä, hallituksen tulee panna yhtiökokouspäätös täytäntöön. Ennen yhtiökokouksen päätöksen täytäntöönpanoa hallituksen on turhien vahinkojen välttämiseksi hyvä varmistaa, että päätös on pätevä, eikä esimerkiksi loukkaa osakkaiden yhdenvertaisuutta. Hallituksen kuuluu valvoa omien päätöstensä laillisuuden ohella yhtiökokouspäätösten laillisuutta. Ennen yhtiökokouksen päätöksen täytäntöönpanoa on hyvä varmistaa päätöksen pätevyys. Pätemätön päätös Yhtiökokouspäätös voi olla ensinnäkin pätemätön. Pätemättömyyteen voi johtaa niin asia- kuin menettelyvirhekin. Pätemättömiin yhtiökokouspäätöksiin liittyy moitekanteen mahdollisuus osakas voi moittia päätöstä nostamalla kanteen kolmen kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta. Moitekanne voi menestyä esimerkiksi, jos yhtiökokouspäätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä ja tämä on voinut vaikuttaa osakkaan oikeuteen (esim. osakkaan äänestämä kanta on hävinnyt ääntenlaskennassa tehdyn virheen johdosta). Kannattaa huomata, että yhtiökokouspäätöstä rasittava pätemättömyys poistuu, jos moitekannetta ei nosteta määräajassa. Moitekanteen nosto on sel-