Hyvä isännöintisopimus? Mistä ja miten sovitaan?

Transkriptio

1 Hyvä isännöintisopimus? Mistä ja miten sovitaan? Kiinteistömessut Timo Salonen VT, toimitusjohtaja REIM Lahti Oy

2 Isännöintiliiton isännöintipalvelujen sopimisen kehittämishanke syksy kevät voimaan tullut uusi asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa laajemmin kuin aikaisemmin isännöintialan kehittymisen Myös isännöintisopimukset on lain muutoksen johdosta syytä tarkastella ja tarpeen mukaan uusia Isännöintipalvelujen sopimisen kehittämishankkeessa tarkasteltiin osallistuvien jäsenyritysten olemassa olevia isännöintisopimuksia sekä kehitettiin työryhmätyöskentelyn kautta hyvän, ajanmukaisen ja asiakaslähtöisen isännöintipalvelujen sopimisen laadintaohjeen Osana kehitystyötä pohdittiin myös yleisten sopimusehtojen soveltamista sopimuksiin sekä kiinteistöpalveluiden laatuvaatimusten määritteleminen sopimuksissa Hankkeen yhteydessä käytiin myös laajemmin keskustelua sopimisen prosessista

3 Sopimusriskien kartoitus Suurimmat epäonnistumisen riskit (todennäköisyys ja vaikutus) Sopimuskumppaniin liittyvät riskit - Maksukyky ja taloudellinen asema - Kumppanin kyvyt ja osaaminen (myös kyky toimia yhteistyössä isännöintihallitus) - Huolellisuus ja tarkkuus sekä lojaalisuus ja joustavuus Sopimuksen tulkinnanvaraisuus - Yhteinen tahto ja tavoitteet - Tulkinta laatijan vahingoksi Vastuuriskit - Mitkä ovat riskit syyllistyä sopimusrikkomukseen? - Seuraamukset? (sopimussakko ja vahingonkorvaus)

4 Miten sopimusriskit hallitaan Hyvät sopimukset Selkeät sopimusneuvottelut - Ajanpuute ja kiire lisäävät riskejä! - Neuvotteleminen - Dokumentointi (muistio/pöytäkirja) Valvonta ja reagointi - kirjalliset reklamaatiot Riittävät vakuutukset - Mikä on riittävä?

5 Haluan ostaa isännöintiä! keneltä ccccc cccc Mitä? Miten? kaikki materiaali neuvottelut Mitä? Miten? Kaikki materiaali Toimeksisaajan valinta Toimeksisaaja laatii sopimuksen 5

6 Hyvän sopimuksen tunnusmerkit Kirjallinen Pätevä (sitova) Sopimukset sitovat (Pacta sunt servanda) Toteuttamiskelpoinen (realistinen) Selkeä (ei jätä tulkinnanvaraa) Mistä aineistosta sopimus muodostuu? Kattava (muistilista) Mitä sopimuksessa on ja mikä siitä puuttuu? (muistilista) Taloudellinen kannattavuus (myös vastuut) Yhteistoiminnallisuus (kumppanuus) Joustava (sopimuksen tarkastaminen, mitä tapahtuu jos olosuhteet muuttuvat)

7 Sopimuksen sisältö Sopimuksen tärkein kohta on sopimuksen sisällöstä sopiminen. - Mitä palvelua tilaajalle luvataan? Tarjotaanko tilaajalle AOYL isännöintipalveluiden lisäksi muita palveluita, esim. teknistä asiantuntemusta vai rajoittuvatko palvelut ainoastaan lain vähimmäissisältöön - HUOM! Isännöintisopimuksella ei voida rajoittaa isännöitsijän lakisääteisiä tehtäviä Sopimuksella ei voida sopia siitä, että kirjanpito tai kiinteistönpito eivät kuulu isännöitsijän tehtäviin, jos isännöintipalvelua myydään 7

8 Sopimuksen sisältö Sopimuksessa määritellään erikseen AOYL:n mukainen isännöinti ja siihen kuuluvat palvelut sekä mahdolliset muut palvelut, jotka eivät sisälly lain tarkoittamaan isännöintiin - Tämä on tarpeen, jotta tilaaja tietää mitä on ostamassa ja - Jotta näiden muiden palveluiden vastuu voidaan pitää erillään AOYL:n 24 luvun isännöitsijän vahingonkorvausvastuusta Sopimuksen sisältö -kohdassa ei oteta kantaa siihen, miten palveluiden hinta määräytyy - Esim. kiinteään kuukausihintaan voi tästä jaottelusta huolimatta kuulua myös teknillisen asiantuntijan palveluita 8

9 Sopimusehto voi esimerkiksi olla seuraavanlainen: Tämän sopimuksen mukaiset palvelut jakautuvat seuraaviin palveluihin: Asunto-osakeyhtiölain mukaiset isännöintipalvelut ja muut palvelut. Jaottelulla on tarkoitus selventää, mitä on isännöintipalvelua ja mitä muuta asiantuntijapalvelua. 1) Asunto-osakeyhtiölain mukaisiin isännöintipalveluihin kuuluvat seuraavat palvelut: Huolehtiminen kiinteistön ja rakennusten pidosta (normaalista ylläpidon järjestämisestä huolehtiminen) hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti Yhtiön päivittäisen hallinnon hoitaminen 9

10 Toimeksisaajan organisaatio Jos toimeksisaajaksi merkitään isännöintiyritys, on huomioitava, että AOYL:n säännös (7:20, 2 mom.) yhteisön valitsemisesta isännöitsijäksi ei ole vielä voimassa - Tämän määräyksen arvioidaan tulevan voimaan aikaisintaan vuonna 2012 Sopimuksessa on tästä syystä sovittava, että toimeksisaaja on lain tarkoittamana yhteisönä isännöitsijä heti, kun se on mahdollista Lisäksi sopimuksessa tulee mainita, kuka toimii siihen asti tilaajan henkilöisännöitsijänä Tämä maininta sopimuksessa voidaan poistaa sen jälkeen, kun kyseinen lainkohta on tullut voimaan 10

11 Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus ISE 2007 mukaan tilaaja on velvollinen järjestämään kustannuksellaan toimeksisaajan käyttöön sopimustehtävien hoitamiseksi tarpeelliset sopimuskohteen asiakirjat ja tiedot Tätä määräystä saattaa olla syytä täsmentää mahdollisten epäselvyyksien välttämiseksi Esimerkiksi siten, että tilaajan tulee luovuttaa sopimuskauden alkamispäivään mennessä toimeksisaajalle kaikki sopimuskohteeseen kuuluva käytettävissä oleva asiakirja-aineisto ja että osapuolet laativat toimeksisaajan tilaajalta vastaanottamista asiakirjoista erillisen asiakirjan, jonka kummatkin osapuolet allekirjoittavat Myös mahdollisen puutteellisen asiakirja-aineiston täydentämisestä aiheutuneiden kustannusten korvaamisesta on syytä sopia ennakkoon 11

12 Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus Palveluiden toteuttaminen laadukkaasti edellyttää yhteistyötä tilaajan edustajan kanssa, yleensä siis hallituksen kanssa Yhteistyön merkitystä voidaan sopimuksessa korostaa ja mainita, minkälaisiin toimenpiteisiin yhteistyön puuttuminen voi johtaa - Esim: palvelut suoritetaan yhteistyössä tilaajan ja tilaajan hallituksen kanssa. Laadukas isännöinti edellyttää molemmilta osapuolilta avoimuutta ja toimivaa yhteistyötä. Tilaajan hallituksen on tuettava toimeksisaajaa palveluiden suorittamisessa ja ilmoitettava toimeksisaajalle kaikki palveluiden suorittamiseksi tarvittavat tiedot. Mikäli osapuolten välinen yhteistyö ei toimi, voi toimeksisaaja purkaa sopimuksen päättymään välittömästi, kuten tämän sopimuksen kohdassa XX. on tarkemmin määritelty. 12

13 Sopimuksen voimassaolo Sopimus on yleensä voimassa toistaiseksi tai sopimuskausittain. - Mahdollista on myös tehdä määräaikainen sopimus, mutta tämä lienee poikkeuksellista ISE ehtojen mukaan irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta ja irtisanomisaika lasketaan irtisanomisesta! Sopimuksessa voidaan sopia irtisanomisajasta ja irtisanomisajan laskentatavasta vapaasti Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen ehto voidaan kirjata esimerkiksi seuraavalla tavalla: - Sopimus on voimassa toistaiseksi ja sopimus päätetään irtisanomalla se kirjallisesti. Sopimuksen irtisanomisaika on molemmin puolin 4 kuukautta ja se lasketaan sen kalenterikuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana irtisanominen on suoritettu. 13

14 Sopimuksen voimassaolo Sopimuskausittain voimassa olevan sopimuksen ehto voidaan kirjata esimerkiksi seuraavalla tavalla: - Tämä sopimuksen mukaiset tehtävät alkavat Sopimus on voimassa 12 kuukautta kerrallaan ja jatkuu automaattisesti uudella 12 kuukauden jaksolla, ellei jompikumpi sopimuksen osapuolista irtisano sitä kirjallisesti viimeistään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuksessa kannattaa aina erikseen täsmentää, milloin sopimuksen mukaiset palvelut alkavat 14

15 Maksuperuste ja sopimushinta Sopimushinta muodostuu yleensä kiinteästä kuukausihinnasta sekä erillisten toimeksiantojen palveluhinnoista - Sopimuksen tekohetken hinnasto tulee liittää sopimukseen - Lisäksi sopimuksessa on syytä todeta, että erikseen korvattavat toimeksiannot veloitetaan kulloinkin voimassa olevan palveluhinnaston mukaisesti Mikäli joidenkin erillisten toimeksiantojen palveluhinnasto on erityisen merkittävä esimerkiksi suhteessa kuukausihintaan, saattaa sopimuksessa olla tarpeen sitoa sen soveltaminen jonkinlaiseen ilmoitusmenettelyyn - Tämänlainen tarve saattaa tulla esille esimerkiksi kiinteissä projektinjohtopalvelun hinnoissa 15

16 Hinnantarkistusmenettely ISE 2007 mukainen toimintapa on toimiva, mutta hyvä on kirjata ehto myös sopimukseen Isännöintiyrityksen kannalta korotusperuste, ajankohta ja toteutustapa kannattaa miettiä tarkkaan, jotta korotukset voidaan tehdä keskitetysti ilmoituksen nojalla yritykselle sopivana ajankohtana Esim.: - Sopimushinta, tarkistetaan vuosittain yleisen kustannuskehityksen nousua vastaavasti tai muulla perusteella. - Sopimushinnan tarkistusehdotus on annettava tilaajalle kirjallisesti riittävän ajoissa ennen esitettyä hinnantarkistusajankohtaa. Tällöin selvitetään tarkistuksen perusteet. Ellei tilaaja hyväksy hinnantarkistusta, tulee siitä ilmoittaa toimeksisaajalle kirjallisesti kuukauden kuluessa tarkistusilmoituksesta. - Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on toimeksisaajalla oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla riippumatta siitä, mitä sopimuksen kestosta, irtisanomisajasta tai irtisanomismenettelystä on sovittu. 16

17 Sopimuksen muuttaminen/muutosten ennakoiminen Lähtökohta on, että sopimus on muutettavissa ainoastaan sopijapuolten yhteisesti sopimalla. Koska isännöintisopimukset ovat tyypillisesti voimassa pitkiä aikoja, kannattaa sopimusta tehtäessä kuitenkin miettiä, miten sopimus saadaan helposti päivitettyä, mikäli lainsäädännöstä seuraa uusia velvoitteita toimeksisaajalle (vrt. esimerkiksi tupakkalain ja asuntoosakeyhtiölain uudistus vuonna 2010). 17

18 Menettely sopimuksen päättyessä Sopimuksessa on määriteltävä, miten sopimussuhteen päättyessä sopijaosapuolten tulisi toimia. - Esimerkiksi, miten tilaajan omaisuuden kanssa toimitaan, millä tavalla kirjanpito tulee luovuttaa tilaajalle, laatiiko toimeksisaaja tilikauden päättyessä tilinpäätöksen ja siinä tapauksessa, miten näiden palveluiden hinnasta sovitaan. On tärkeätä tuoda esille, että sopimuksen päättyessä kaikkia tilaajan asiakirjoja ei voida aina välittömästi luovuttaa tilaajalle tai seuraavalle toimeksisaajalle, mikäli tilaaja haluaa, että toimeksisaaja laatii esimerkiksi ajantasaisen kirjanpidon ja tätä vastaavan talousarviovertailun sopimushetkeen asti. Tällöin sopimuksen päättymisen yhteydessä voidaan ainoastaan luovuttaa se materiaali, joka ei ole tarpeen edellä mainittujen palvelujen laatimista varten 18

19 Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys Yleensä sopimukseen kirjataan, että sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessäkin asiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi muista sopimusasiakirjoista. Lisäksi sopimuksessa tulisi määritellä, mitä pätevyysjärjestystä noudatetaan, mikäli sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa. Sopimusehto voi olla esimerkiksi seuraavanlainen: - Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessäkin asiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi muista sopimusasiakirjoista. - Mikäli sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: - Tämä isännöintipalvelusopimus (sekä tarpeen mukaan erillinen erittely palveluista) sekä erillisten toimeksiantojen palveluhinnasto (erillisten toimeksiantojen palveluhinnasto on liite 1) - Sopimusneuvottelupöytäkirja liite 2 - Tarjous (päiväys) liite 3 - Tarjouspyyntö (päiväys) liite 4 19

20 Kysymyksiä? 20