Isännöinnin ostaminen Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

Transkriptio

1 Isännöinnin ostaminen Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

2 Kiinteistöliitto Uusimaa Asunto-osakeyhtiöiden palvelu- ja edunvalvontajärjestö Jo 80 vuotta! Jäsenmäärä 9650 Jäseniä koko Uusimaan alueelta, pääosa Helsingistä, Espoosta ja Vantaalta LIITTYMINEN NYT MAKSUTONTA Ei jäsenmaksua vuodelta

3 Jäsenpalveluita Neuvonta Koulutustoiminta Tiedottaminen Suomen Kiinteistölehti Edunvalvonta Jäsenedut Mm. maksuton kaapeli TV kolmeksi vuodeksi

4 Sopimusten perusta Sopimusvapauden periaate Lainsäädännöllä suppea merkitys Sopimuksen sitovuus Oikeus saada sopimuksen mukainen suoritus Oikeussuojakeinoja uusi suoritus teettäminen hinnanalennus vahingonkorvaus sopimuksen päättäminen

5 Sopimustyyppejä sopimus voimassa toistaiseksi Irtisanominen tai purkaminen määräaikainen sopimus purkaminen sopimuskausittain jatkuva sopimus Irtisanominen määräaikaan mennessä tai purkaminen

6 Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategialla tarkoitetaan: asumisen, työskentelyn, liiketoiminnan, omistamisen ja ylläpidon tavoitteiden määrittelyä Tavoitteiden määrittämisen jälkeen tulee asettaa keinot, joilla tavoitteisin päästään Strategiassa siis kuvataan se millainen taloyhtiön halutaan olevan ja kuinka sen halutaan toimivan.

7 Isännöinti Milloin taloyhtiössä on oltava isännöitsijä? Yhtiöjärjestys määrää Yhtiökokous niin päättää Hallituksen tehtävänä nimittää ja erottaa Yhtiön ikä, koko, kunto ja erityispiirteet asettavat vaatimuksia Ostetaanko isännöitsijän vai isännöintitoimiston palveluita?

8 Isännöinnin asema ja tehtävät Tehtävät perustuvat Asunto-osakeyhtiölakiin Isännöintisopimukseen Isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty

9 ISÄNNÖITSIJÄN KELPOISUUS JA AMMATTITAITOVAATIMUKSET? Oltava asuinpaikka ETA-alueella Ei voi olla vajaavaltainen tai konkurssissa oleva Miten varmistua etukäteen isännöitsijän ammattitaidosta? ƒperuskoulutus, työkokemus Alan tutkinnot isännöitsijän ammattitutkinto (IAT), ITS,AIT ƒreferenssit, suositukset Toimiston ISA-auktorisointi

10 Isännöinnin auktorisointi ISA ry Perustettu vuonna 1987 Taustalla ovat Suomen Kiinteistöliitto ry. ja Suomen Isännöintiliitto ry. ISA ylläpitää ja kehittää isännöinnin auktorisointijärjestelmää, auktorisoi isännöintiyrityksiä ja valvoo niiden toimintaa edistää ammattimaista ja kehittyvää isännöintiä sekä pitkäjänteistä kiinteistöjen ylläpitoa ISA -yhteisöön kuuluu 195 isännöintiyritystä ja -toimipaikkaa.

11 Isännöinnin auktorisointi Auktorisoinnin saadakseen yrityksen on täytettävä ISA -auktorisointikriteerit Hyvän isännöintitavan - Isännöinnin eettisten ohjeiden noudattaminen Det Norske Veritaksen suorittama auditointi Lainsäädännön ja viranomaisohjeiden noudattamisen ja seurannan varmistavat toimintatavat Sitoutuminen ISA -valvontamenettelyyn Toiminnan jatkuva kehittäminen

12 Isännöinnin eettiset ohjeet eli hyvä isännöintitapa Isännöintiyritys: toimii huolellisesti ja tilaajan edun mukaisesti. kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi. toimii avoimesti tilaajan hankinnoissa ja käyttää kumppaniverkostoa tilaajan eduksi. edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti. noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja. ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja. tuntee toimialansa lainsäädännön ja normit. huolehtii ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä. jne.

13 Sopimusprosessi Palvelutarpeiden määrittely Valintakriteereistä päättäminen Tarjouspyynnöt Tarjousten käsittely ja karsinta Sopimusneuvottelut Valintapäätös Toteutus ja seuranta Sopimuksen päättäminen

14 Hankinnan valmistelu Palvelutarpeiden määrittely Tavoiteltava laatutaso ja keskeiset tehtävät Strategian mukainen tai selvitetään Asukaskyselyt Kiinteistön ikä, rakenne, tyyppi jne. Asukasrakenne Osakkaiden ja asukkaiden tavoitteet ja tarpeet

15 Isännöinnin tehtäväluettelot Aikaisemmin vakioluettelo kaikenlaisille yhtiöille Vielä käytössä isossa osassa asuinkiinteistöjä Välivaiheessa räätälöitävissä oleva luettelo, jossa suositukset perustehtävistä Uusi luettelo valmistunut elokuussa 2011 Otettu uudestaan käyttöön ennalta määritelty malli kiinteän palkkioon kuuluviin ja erillisveloitettaviin Mallista voi vapaasti poiketa Erikseen Vuokratalon isännöintitehtäväluettelo Omat tehtäväluettelot ja tehtävänkuvaukset

16 Tehtäväluettelo Julkaisija: Kiinteistöalan Kustannus Oy

17 Tehtäväluettelo esimerkki

18 Valmistelu Valintakriteerien laadinta. Esim: Hinta Resurssit Kokemus ja koulutus Tietojärjestelmät Auktorisointi

19 Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö Kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys Palvelukuvaus, tehtäväluettelo Valintakriteerit Mahdollinen tarjouslomake Edellytetään yleisten sopimusehtojen noudattamista Edellytetään kuulumista Tilaajavastuu.fi palveluun Sitä vertailukelpoisemmat tarjoukset saadaan, mitä yksityiskohtaisemmin tarjouspyyntö on laadittu ainakin teoriassa Tarjousta antava pystyy paremmin arvioimaan oman soveltuvuutensa sekä hintansa, kun tietää millaiseen yhtiöön olisi tulossa ja millä tavoitteilla

20 Hankinta Tarjousten käsittely Hylkääminen? Puutteet tilaajavastuuvelvoitteissa Liian myöhään saapuneet Tarjouspyyntöä vastaamattomat Vertailu kriteerien mukaisesti

21 Sopimusneuvottelut Tarjouksen ja tarjouspyynnön sekä mahdollisen sopimusluonnoksen läpikäynti yhdessä Tarkennukset ja lisäykset Neuvottelupöytäkirjan laatiminen Siirtyminen palvelutuottajan valintaan tai sopimusneuvotteluiden keskeyttäminen Lähtökohtaisesti neuvottelut voidaan keskeyttää ilman seuraamuksia

22 Sopimus Valinta Valintaperusteen tulisi olla tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintakriteereiden mukainen Valinnasta ilmoittaminen, myös kilpailun hävinneille Sopimuksen syntyminen Sopimus yleensä isännöintiyrityksen kanssa, taloyhtiölle nimetään henkilö isännöitsijäksi

23 Sopimuksen sisältö Sopimuskohde Osapuolet, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö Yleiskuvaus sisällöstä Käytettävät tietojärjestelmät tietoturvallisuudesta huolehtiminen Kiinteistöstä kerättävät ja jalostettavat tiedot Vakuutukset, vahingonkorvausvastuut Voimassaolo Sopimushinnat Maksuehdot Hinnantarkistusmenettely Erimielisyyksien ratkaiseminen Liitteet

24 Yleiset sopimusehdot ISE 2007, KP YSE 2007 Tarkoitus liittää osaksi kaikkia isännöinti- ja kiinteistönhuoltosopimuksia Voidaan lähtökohtaisesti soveltaa vain, jos sopimusasiakirjoissa viitattu Uusitut ehdot eivät automaattisesti korvaa vanhoja sopimusehtoja

25 Toteutus Toiminnan seuranta, arviointi ja kehittäminen: Säännölliset seuranta- ja kehityspalaverit Säännölliset hoitokatselmukset Asiallisen palautteen antaminen

26 Toteutus Sopimuksen tulkintatilanteet Ongelmatilanteet Reklamaatiot Kehityspalaverit Tilanteen korjaaminen Teettäminen Hinnanalennus Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen purkaminen Vahingonkorvaus

27 Hinnantarkistukset Tarkistusajankohta sopimuksessa Tarkistusehdotus kirjallisesti ja perusteltuna tilaajalle riittävän ajoissa Perusteen on oltava välittömästi suoritukseen vaikuttava Tilaajan ilmoitettava 1 kuukauden kuluessa, jos ei hyväksy tarkistusta Siirtyminen neuvottelumenettelyyn Erillisveloitukset

28 Sopimuksen päättäminen Irtisanomalla Kirjallinen irtisanomisilmoitus Irtisanomisaika sopimuksen mukaan Yleisissä ehdoissa 3 kk (huoltosopimus 4 kk)

29 Sopimuksen päättäminen Purkamalla Sopijapuoli syyllistyy olennaiseen laiminlyöntiin kirjallisesta huomautuksesta huolimatta Ei kirjallisesta huomautuksesta huolimatta muuten noudata, mitä on sovittu Ilman huomautusta oikeus päättää törkeän laiminlyönnin tai erittäin moitittavan menettelyn perusteella Konkurssi, yrityssaneeraus tai selvitystila Perusteltu, kirjallinen purkuilmoitus.

30 Lisätietoa ja lomakkeita