Lautso Kari, Venäläinen Pirjo, Aalto-Setälä Ilkka Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen tiivistelmä toimintatapasuosituksista Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 33/2007
Lautso Kari, Venäläinen Pirjo, Aalto-Setälä Ilkka Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen tiivistelmä toimintatapasuosituksista Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 33/2007 Tiehallinto Helsinki 2007
Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut) ISSN 1458-1561 TIEH 4000576-v Tiehallinto Asiantuntijapalvelut Opastinsilta 12 A PL 33 00521 HELSINKI Puhelinvaihde 0204 22 11
Lautso Kari, Venäläinen Pirjo, Aalto-Setälä Ilkka: Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen tiivistelmä toimintatapasuosituksista. Helsinki 2007. Tiehallinto, Keskushallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 33/2007. 25 s. ISSN 1458-1561, TIEH 4000576-v. Asiasanat: Hankinnat, asiantuntijapalvelut Aiheluokka: 01 TIIVISTELMÄ Tiehallinnon vision mukaan Tiehallinnolla on käytössään parhaat tilauskäytännöt toimivilla markkinoilla. Tilauskäytäntöjen kehittämiseksi julkaistiin vuonna 2003 Tienpidon hankintastrategia, joka määritteli yleisiä, kaikkia hankinta-alueita koskevia tavoitteita ja keinoja hankintojen kehittämiseksi. Vuoden 2005 lopulla valmistui ensimmäinen vaihe Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen -hankkeesta. Hankkeessa tehtiin toimintalinjasuosituksia ja tunnistettiin asiantuntijapalveluiden hankintoihin liittyviä kehittämisaiheita jatkoselvitystä varten. Hankkeen toisessa vaiheessa valittiin tarkennettaviksi seuraavat aihealueet: tarjoajien valinta, tarjousten valinta, tarjous- ja projektipalautteet, puitejärjestelyt, bonusmallit sekä tekijänoikeus- ja jääviysasiat. Aihealueiden valinnan perusteena oli mm. niitä koskevien yhteisten mallien, ohjeiden tai toimintaperiaatteiden puute Tiehallinnossa. Lisäksi ko. aihealueet on koettu Tiehallinnon tai palveluntuottajien kannalta haasteellisina tai niissä nähtiin uusia mahdollisuuksia kehittää Tiehallinnon asiantuntijapalveluiden hankintoja. Tavoitteena ja aihealueen valintaperusteena useimpien aihealueiden kohdalla oli saada aikaan konkreettisia parannuksia, jotka voidaan ottaa nopeasti käyttöön. Aihealueittain valmisteltuja suosituksia käsiteltiin projektin ohjaus- ja projektiryhmän kokouksissa, haastatteluissa ja ns. Valintatyöryhmässä, joka koostui merkittävien alan yritysten toimitusjohtajista. Valintaryhmä otti kantaa tehtyihin suosituksiin ja esitti tarkemmin selvitettäväksi vielä neuvottelumenettelyn ja suunnittelukilpailun käyttöä sekä syventämään eräitä aikaisempiin aihealueisiin liittyviä tarkasteluita. Tässä raportissa on esitetty tiivistelmä edellä kuvatulla tavalla määritettyihin aihealueisiin liittyvistä suosituksista. Tarkemmat perusteet, vaihtoehtotarkastelut, lomakkeet jne. on raportoitu erikseen teknisenä raporttina. Kuhunkin aihealueeseen liittyy suosituksia, jotka voivat olla muodoltaan toimintaperiaatteita tai -suosituksia, lomakepohja tai muu malli. Suurin osa suosituksista on tehty sellaiseen muotoon, että ne voidaan liittää tai on liitetty Tiehallinnon toimintajärjestelmään. Osa suosituksista edellyttää pilotointia tai tarkennusta ennen toimintajärjestelmään liittämistä.
ESIPUHE Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittämisprojekti on jatkoa vuonna 2003 valmistuneelle Tiehallinnon yleiselle hankintastrategialle, jonka periaatteita on hankkeessa sovellettu ja tarkennettu erityisesti asiantuntijapalvelujen osalta. Tulokset esitettiin projektin ensimmäisen vaiheen loppuraportissa, jossa myös määritettiin jatkoselvityksiä edellyttäviä aihealueita. Tärkeä lähtökohta koko työn aikana on ollut myös uuden hankintalain luonnos ja sen tarjoamat uudet mahdollisuudet. Tämä tiivistelmä koskee asiantuntijapalveluiden kehittämistä koskevan työn toista ja kolmatta vaihetta. Työssä on tehty konkreettisia toimintatapasuosituksia, jotka liittyvät asiantuntijapalvelujen hankinnan yksityiskohtiin. Käsiteltyihin aihealueisiin kuuluvat myös ns. Valintatyöryhmän tekemät ehdotukset. Valintatyöryhmä oli alalla toimivien yritysten toimitusjohtajista koottu neuvotteluosapuoli. Valittuihin aihealueisiin koettiin sisältyvän uusia mahdollisuuksia tai erityisiä ongelmia, joita haluttiin parantaa. Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittämistarpeita ja -ehdotuksia on käsitelty useassa työhön osallistuneen projektiryhmän kokouksessa työn aikana. Projektiryhmään ovat kuuluneet: Päivi Hillner, Anders H. H. Jansson, Jan Juslén, Reijo Kukkonen, Risto Leppänen, Magnus Nygård, Hannu Utti ja Anders Östergård. Käytännön työn ohjauksesta vastasi ohjausryhmä, johon kuuluivat puheenjohtajana Reijo Kukkonen (2006 loppuun asti) ja Anders Östergård (2007 alkaen) sekä Hannu Utti ja Päivi Hillner sekä konsultin edustajana Kari Lautso. Pääosin alalla toimivien yritysten toimitusjohtajista koostuvan ns. valintaryhmän kokoonpano oli seuraava: Markku Teppo, Reijo Kukkonen, Jaakko Heikkilä, Matti Mannonen, Peter Molin, Esko Perälä, Kimmo Fischer ja Kari Lautso. Lisäksi työn aikana on tehty useita alalla toimivien henkilöiden asiantuntijahaastatteluja. Konsulttityöosuudesta vastasi WSP Finland Oy alikonsulttinaan Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy. WSP Finland Oy:n edustajina ovat työssä toimineet projektipäällikkönä tekn. lis Kari Lautso ja projektisuunnittelijana KTM Pirjo Venäläinen työn alkuvaiheessa. Borenius & Kemppisen edustajana projektissa toimi hankintaoikeuden asiantuntija Ilkka Aalto-Setälä. Helsingissä toukokuussa 2007 Tiehallinto Keskushallinto
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen 7 Sisältö 1 JOHDANTO 9 1.1 Työn tausta ja tavoitteet 9 1.2 Työn toteutus 10 2 TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 11 2.1 Tarjoajien ja tarjousten valinnasta 11 2.2 Valinta- ja arviointiperusteiden kehittäminen 13 2.3 Puitejärjestelyt 16 2.4 Neuvottelumenettely hankintamuotona 19 2.5 Suunnittelukilpailu hankintamuotona 20 2.6 Innovaatiokannustimet ja bonusjärjestelmät 22 2.7 Jääviyskysymykset 22 2.8 Projektipalaute 23 3 JOHTOPÄÄTÖKSET JA JATKOTOIMENPITEET 24 HAASTATELLUT ASIANTUNTIJAT 25
8 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen JOHDANTO 9 1 JOHDANTO 1.1 Työn tausta ja tavoitteet Vuonna 2003 valmistui Tiehallinnon julkaisu Tienpidon hankintastrategia. Se perustui Tiehallinnon visioon, jonka mukaan Tiehallinnolla on käytössään parhaat tilauskäytännöt kehittyneillä ja toimivilla markkinoilla. Tavoitteena oli kehittää ja ottaa käyttöön sellaisia hankintamenettelyjä ja toimintatapoja, jotka mahdollistavat innovaatioiden ja tuotekehityksen hyödyntämisen ja sitä kautta toiminnan tuottavuuden ja kannattavuuden paranemisen. Strategian mukaan edetään myös kohti suurempia hankintakokonaisuuksia, mikä tapahtuu hankintojen aikajännettä, sisällöllistä ja maantieteellistä laajuutta kasvattamalla. Tienpidon hankintastrategia koskee Tiehallinnon kaikkia hankintoja, joista asiantuntijapalveluiden hankinta muodostaa osan. Tiehallinto tekee vuosittain noin 1 300 asiantuntijapalveluhankintaa, joiden yhteisarvo on 30 40 miljoonaa euroa (Tiehallinto, 2005) 1). Asiantuntijapalveluiden hankinnat on jaettu osa-alueisiin palvelujen luonteen mukaan. Eri hankinta-alueilla voivat sovellettavat menettelyt yksityiskohdissaan poiketa toisistaan. Asiantuntijapalveluiden hankinnan osa-alueita ovat: suunnittelu tiestö- ja liikennetiedot T&K hallinnon ja liiketoiminnan kehittäminen hankintapalvelut tietopalvelut ja järjestelmät. Tiehallinnon asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittämistä koskevan hankkeen tekee ajankohtaiseksi myös uusi, kesäkuussa 2007 voimaanastuva hankintalaki, joka mahdollistaa eräitä uusia hankintamenettelyjä ja tarkentaa jo käytössä olevia. Tämän työn ensimmäisen, vuoden 2005 lopulla päättyneen vaiheen, tarkoituksena oli määritellä ne periaatteet, joiden toteuttamisella asiantuntijapalveluiden hankinnoissa voidaan edetä hankintastrategian osoittamaan suuntaan sekä tunnistaa tärkeimpiä kehittämistä edellyttäviä asiaryhmiä. Käsillä oleva raportti kuvaa tiivistetysti hankkeen jatkovaiheiden tuloksia, joiden tavoitteena oli valittujen hankintoja koskevien aihealueiden kehittäminen ja konkreettisten, pääosin nopeasti käyttöönotettavien toimintatapasuositusten laatiminen. Tulokset voivat toimia pohjana myös pyrittäessä yhtenäistämään eri väylävirastojen hankintakäytäntöjä. Työvaiheen tuloksena tehdyt suositukset lisätään soveltuvin osin mahdollisen pilotoinnin jälkeen Tiehallinnon toimintajärjestelmään. 1) Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen. Tiehallinnon selvityksiä 44/2005. Saatavilla internetissä: http://alk.tiehallinto.fi/julkaisut/pdf/3200956-vasiantuntpalvkeh.pdf
10 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen JOHDANTO 1.2 Työn toteutus Hankkeen ensimmäisen vaiheen tulosten sekä alan merkittävien yritysten toimitusjohtajista koostuneen ns. valintaryhmän kuulemisen pohjalta valittiin tarkasteltaviksi aihealueiksi seuraavat: tarjoajien ja tarjousten valinta valinta- ja arviointiperusteiden kehittäminen puitejärjestelyt neuvottelumenettely hankintamuotona suunnittelukilpailu hankintamuotona innovaatiokannustimet ja bonusjärjestelmät jääviyskysymykset projektipalaute Aihealueisiin saattoi liittyä useita selvitettäviä kysymyksiä. Aihealueita käsiteltiin seuraavassa kuviossa (Kuvio 1.) kuvattujen vaiheiden mukaisesti. Olevat käytännöt Juridiset näkökohdat Vaihtoehtoiset toimintatavat Haastattelut Suositukset Pilotit Toimintajärjestelmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Kuvio 1. Projektin vaiheet. Työn pohjaksi konsultti kävi läpi Tiehallinnon sekä muiden kotimaisten ja ulkomaisten merkittävien tilaajien hankintaprosesseja mm. autenttisten tarjouspyyntö- ja vertailudokumenttien pohjalta. Näiden pohjalta luotiin käsitys nykyisistä käytännöistä. Olevista käytännöistä valittiin tyypillisimmät vaihtoehtoiset käytännöt, joiden toimivuutta sekä kehittämistarpeita käsiteltiin asiantuntijahaastatteluissa. Haastatteluihin osallistui Tiehallinnon eri asiantuntijapalveluista vastaavia henkilöitä ja väyläsektorin eräiden muiden toimijoiden (Ratahallintokeskus, SKOL ry, Tieliikelaitos) edustajia. Haastattelutulosten pohjalta tehtiin alustavia kehittämis- ja toimintatapasuosituksia. Suositukset perustuvat toisaalta yleisimmin vallitseviin käytäntöihin ja toisaalta erityisen hyviksi arvioitujen käytäntöjen soveltamiseen. Suosituksia käsiteltiin projektin ohjaus- ja projektiryhmissä. Lisäksi suositukset on tarkastettu juridisista näkökulmista niin, etteivät ne ole lainsäädännön vastaisia ja toisaalta hyödyntävät uuden hankintalainsäädännön tuomia hankintamenettelyiden mahdollisuuksia. Laadittuja malleja, suosituksia ja ohjeistuksia on jo osittain otettu käyttöön Tiehallinnon todellisissa kilpailutus- ja hankintatilanteissa. Osaa suosituksista kannattaa pilotoida ennen niiden yleistä käyttöönottoa. Pilottikokemusten pohjalta voidaan suosituksia vielä tarkistaa.
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 11 2 TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA Kehittämisperiaatteiden lähtökohtina toimivat Tiehallinnon visioon pohjautuva Tiehallinnon hankintastrategia, tämän työn yhteydessä tehtyjen asiantuntijahaastattelujen antamat viitteet, ulkomaiset kehityssuuntaukset, yksityisen sektorin parhaat toimintatavat, uusi hankintalainsäädäntö ja asiantuntijapalveluiden hankinnoille muodostettu tulevaisuuden tahtotila. 2.1 Tarjoajien ja tarjousten valinnasta Uusi hankintalainsäädäntö korostaa hankintojen kaksivaiheisuutta, missä ensimmäinen vaihe koostuu tarjoajien valinnasta ja toinen tarjousten valinnasta. Ensimmäisellä vaiheella varmistetaan tarjoajien riittävä pätevyys. Toisessa vaiheessa kilpailijoita tulee tarkastella puhtaasti itse tarjouksen pohjalta. Tarjoajien ja tarjousten valintamenettelyä kehitetään yhtenäistämällä valintaperusteita, vaadittavia asiakirjatyyppejä, tarjoajia koskevien tietojen muotoa, tarjoajien lukumäärää ja tarjoajien valintaperiaatteita suorissa hankinnoissa. Tarjoajilta vaadittavat asiakirjat Tarjoajien ja tarjousten valinnassa voidaan edellyttää soveltuvin osin seuraavia yleisiä asiakirjoja: Oikeudellinen asema - kaupparekisteriote Taloudellinen ja rahoituksellinen suorituskyky - todistus lakisääteisistä vero- ja sosiaaliturvamaksuista - todistus maksetuista työeläkemaksuista - tilinpäätöstiedot kahdelta edelliseltä tilikaudelta (ei siis välttämättä liitetietoja) Tekninen suorituskyky - selvitys palvelusta vastaavien koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä osaamisalueittain - selvitys hakijan vastaavista toimituksista viimeisen 3-5 vuoden * ajalta - selvitys käytettävistä työmenetelmistä (vain tarvittaessa) - selvitys alihankintojen käytöstä (vain tarvittaessa). Jos alihankkijan osuus voi muodostua merkittäväksi (yli 20%), on alihankkijan esitettävä vastaavat, yllä mainitut tiedot Tekniset vähimmäisedellytykset voidaan määritellä erikseen tarjoajien valintavaiheessa hankkeittain ja markkinatilanteen mukaan, esimerkiksi: - kokemus - laatujärjestelmä, sertifioitu tai RAKLI-SKOL - vastuuvakuutus Samoja asiakirjoja pyydetään ja käytetään yleensä vain kerran, joko tarjoajien tai tarjousten valintavaiheessa. * Alempi aikaraja tulee kysymykseen, kun hanke on luonteeltaan usein toistuva ja ylempi aikaraja, kun hanke on luonteeltaan harvoin toistuva
12 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA Tarjoajien ilmoittamien tietojen muoto Valintavaiheessa toimitettavan aineiston muoto on vapaa. Seuraava muoto on suositeltava ja sitä käytetään tarjousvaiheessa: Henkilöreferenssit (pyydetään yleensä vasta tarjousvaiheessa): - yleiset referenssitiedot: Tilaajan nimi, projektin nimi, projektin toteutusvuosi - Avainreferenssit (alle 3-5 vuotta vanhat projektin aihepiiriin liittyvät työt): edellisten lisäksi asema projektissa, osuus projektin työmäärästä, tilaajan yhteyshenkilö Yritysreferenssit: - yleiset referenssitiedot: Tilaajan nimi, projektin nimi, projektin toteutusvuosi - avainreferenssit (alle 3-5 vuotta vanhat projektin aihepiiriin liittyvät työt): edellisten lisäksi asema projektissa, osuus projektin työmäärästä, tilaajan yhteyshenkilö Yrityksen tekniset valmiudet: - vapaamuotoinen luettelo käytettävistä kysymykseen tulevista työmenetelmistä (esimerkiksi suunnitteluohjelmistot) Suosituksen mukaan palveluntuottajia pyydetään siis määrittelemään yritysten ja henkilöiden hankkeen kannalta olennaisimmat avainreferenssit. Tarjoajien lukumäärä Tarjoajien valintakriteereiden määrittämisellä taataan tarjoajien sopiva lukumäärä eli tarjouksia saadaan riittävästi kilpailun synnyttämiseksi ja toisaalta saadaan tarjoajat objektiivisesti rajatuksi työn toteutukseen parhaiten kykeneviin. Tarjouksia pyydetään 5-8 kappaletta. Tarjouspyyntöjen lukumäärä määritellään niin, että saatavien tarjousten tavoitteellinen lukumäärä on 5 ja aina joka tapauksessa vähintään 3. Esivalittavien yritysten määrää arvioitaessa otetaan huomioon mahdollinen konsortioiden muodostuminen ja mahdollisesti tarjoamatta jättävien yritysten lukumäärä. Tarjoajien valinta suorissa hankinnoissa (alle 15.000 euroa) Kansallisen kynnysarvon ylittävissä Tiehallinnon asiantuntijapalveluiden hankinnoissa suora hankintamenettely on sallittua vain erityisistä, laissa mainituista syistä. Suoran hankintamenettelyn käyttöä voidaan välttää myös kynnysarvon alittavissa Tiehallinnon hankinnoissa. Alle 15 000 euron hankintoja tulee pyrkiä yhdistelemään suuremmiksi kokonaisuuksiksi, jolloin kokonaisuus voidaan kilpailuttaa. Hankkijan tulee myös selvittää mahdollisuus tilata ko. hankinta voimassa olevien puitejärjestelyiden kautta. Suorissa hankintamenettelyissä kohdellaan eri toimittajia tasapuolisesti ja puolueettomasti. Samantyyppisten asiantuntijapalvelujen suorissa hankinnoissa eri toimittajia tulee vaihdella.
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 13 Suoria hankintoja välttämällä pyritään hankintoja ohjaamaan sekä tilaajan että toimittajien kannalta suuremmiksi ja tehokkaammiksi kokonaisuuksiksi. Vaihtelemalla toimittajia estetään tarjoajien joutuminen eriarvoiseen asemaan, kun suorahankintoja tehdään. 2.2 Valinta- ja arviointiperusteiden kehittäminen Yleistä tarjousvertailusta Tarjousten arviointi edellyttää, että on olemassa vertailupohja, johon eri valintaperusteita verrataan. Tärkeä vertailupohja muodostuu hankkeen tavoitteista. Tavoitteiden määrittely on ensisijaisesti tilaajan tehtävä. Siihen on panostettava riittävästi onnistuneen tarjousvertailun edellytysten luomiseksi. Epäselvät tavoitteet johtavat suuriin hintojen ja laadun vaihteluihin sekä tarjousvertailun mahdolliseen epäonnistumiseen. Joissakin tapauksissa tavoitteiden määrittely yksityiskohtaisesti etukäteen ei ole mahdollista. Tällöin sopivin käytettävä hankintamenettely voi olla neuvottelumenettely. Tarjousten valintaperusteet Tarjousvertailussa käytettävät valintaperusteet vaihtelevat hankekoon ja - luonteen mukaan. Suosituksena esitetään, että hankinnoissa siirrytään vakiosisältöisten valinta- ja arviointiperusteiden käyttöön. Käytettävien perusteiden valinta on tapauskohtaista. Valintaperusteita arviointiperusteineen voidaan lisätä tai vähentää hankkeen tarpeiden mukaan. Seuraava luettelo kattaa yleisimmin käytetyt perusteet toimintasuunnitelman ja projektihenkilöstön laadun arvioimiseksi. Innovatiivisuus ja asiakastarpeiden huomioonottaminen on lisätty luetteloon hankintastrategian tavoitteiden edellyttäminä. Arviointiperusteita on tarkennettu lomakkeissa, joita on tehty kullekin valintaperusteelle. Lomakkeet on esitetty teknisessä raportissa. Valintaperuste Toimintasuunnitelma Lähestymistapa Työohjelma Osaaminen, menetelmät Työn organisointi Arviointiperuste Tavoitteiden ja tarpeiden ymmärtäminen Selkeys, kattavuus, painotukset Luotettavuus, tehokkuus, tarkoituksenmukaisuus Vastuiden selkeys, päätöksenteko, aikataulun realistisuus, Resurssien käyttö Vastaavuus tavoitteisiin, asiantuntemuksen määrällinen riittävyys Asiakastarpeet Asiakastarpeiden tunnistaminen ja huomioonottaminen Vuorovaikutus tilaajan kanssa Vuorovaikutus- ja yhteistyömuodot ja niihin liittyvät riskit Sidosryhmäyhteistyö Yhteistyömuodot, yhteistyön organisointi
14 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA Lopputuotteen kuvaus Hankkeen laadunvarmistus Innovatiivisuus Yhteinen kehittäminen Henkilöstö Projektipäällikkö Hankkeen avainhenkilöstö Vastaavuus tavoitteisiin, muoto, sisältö, laajuus, tarkkuustaso Vastaavuus tavoitteisiin, uskottavuus, sisältö Innovaatioiden käytön arvioitu vaikutus lopputulokseen Vaikutus tuotettavan palvelun laatuun ja (Erityisesti puitejärj.) kustannustehokkuuteen Kokemus, koulutus Kokemus, koulutus Valintaperusteet ja niihin liittyvät arviointiperusteet helpottavat tarjouspyyntöjen suunnittelua ja tarjousten tekemistä. Vakioidut arviointiperusteet täsmentävät ja helpottavat tarjousten tulkintaa ja vertailua. Valintaperusteiden arviointi Tarjousten arviointi koetaan vaikeaksi. Arvioinnin tulisi luotettavasti erottaa tarjoukset toisistaan po. hankkeen erityistarpeet huomioonottaen. Tiehallinnon tavoitteena on toiminnan laadun kehittäminen, mutta hinnan merkitys valintaperusteena voi käytännössä jäädä korkeaksi, jos laatuarviointi ei erottele tarjouksia ja hajonta jää pieneksi. Tarjoajat voivat kokea arvioinnin epäoikeudenmukaiseksi valintaperusteiden arvioinnin ollessa epäselvää. Suosituksena esitetään, että: - arviointiperusteiden sisältö määritellään yleisimpiä valintaperusteita varten - valintaperusteet arvioidaan asteikolla 1 10 - valintaperusteiden arviointiasteikon eri tasojen vaatimukset kuvataan sanallisesti siten, että koko skaala 1-10 voi tulla käyttöön - vähimmäisvaatimusten käyttöä voidaan lisätä, jolloin valittavan tarjouksen tulee täyttää vähimmäisvaatimukset määritetyillä arvioinnin osaalueilla. Kynnyksen korkeus voi vaihdella hanketyypeittäin - järjestelmää pilotoidaan ja tarkistetaan tarvittaessa Seuraavat esimerkit kuvaavat skaalausta ja arviointiperusteiden käyttöä. Taulukot on esitetty kokonaisuudessaan teknisessä raportissa.
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 15 Taulukko 1: Arviointiasteikon skaalaus ja perustason määritys Valintaperuste Pisteet Arviointiperusteet Erinomaisesti 9-10 Arviointiperuste täyttyy perustasoa selvästi paremmin Hyvin 7-8 Arviointiperuste täyttyy perustasoa paremmin Tyydyttävästi 5-6 Perustaso: Arviointiperuste täyttyy tyydyttävästi ja on lähellä kohtuullisia normaalivaatimuksia Lähes tyydyttävästi 3-4 Arviointiperusteen täyttymisessä on lieviä heikkouksia, jotka eivät todennäköisesti vaaranna hankkeen olennaisimpien tavoitteiden saavuttamista. Heikosti 1-2 Arviointiperusteen täyttymisessä on heikkouksia tai puutteita, jotka saattavat vaarantaa hankkeen olennaisimpien tavoitteiden saavuttamisen tai arvioitava tekijä on esitetty tarjouspyynnön vastaisesti. Pisteytys 1, vakava heikkous, voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Arviointiperuste täyttyy Taulukko 2: Arviointiperusteet valintaperusteittain, esimerkki Valintaperuste Pisteet Arviointiperusteet Toimintasuunnitelma/Lähestymistapa Tavoitteiden ja tarpeiden ymmärtäminen Täyttää arviointiperusteet Erinomaisesti 9-10 Tavoitteet on ymmärretty ja tulkittu selkeästi ja realistisesti niin, että ne vastaavat hyvin tilaajan tarpeita. Lähestymistapa osoittaa laajaa ja syvällistä näkemystä po. aihepiirin ongelmiin. Hyvin 7-8 Tavoitteet on ymmärretty ja tulkittu kohtalaisen hyvin ja ne vastaavat pääosin tilaajan tarpeita, tehtävä ymmärretty pääosin oikein. Lähestymistapa vastaa hankkeen tarpeita. Tyydyttävästi 5-6 Tavoitteet on ymmärretty ja tulkittu tyydyttävästi. Tavanomainen lähestymistapa. Lähes tyydyttävästi 3-4 Tavoitteiden ymmärtämisessä ja tulkinnassa sekä tehtävän ja tilaajan tarpeiden ymmärtämisessä on lieviä heikkouksia. Heikosti 1-2 Tavoitteiden ymmärtämisessä ja tulkinnassa sekä tehtävän ja tilaajan tarpeiden ymmärtämisessä on olennaisia heikkouksia
16 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA Tarjousvalinnan perustelu Tiehallinnon toimintajärjestelmä vaatii sanallisen tarjouspisteytyksen perustelun käytännössä esiintyy arkuutta antaa sanallisia perusteluita. Myös laki vaatii valintapäätöksen perustelua. Suosituksen mukaan: - tarjousten arvioinnissa käytetyt lomakkeet toimivat samalla tarjousvalinnan perusteluna - kaikille hyväksyttävän tarjouksen jättäneille lähetetään kaikkien tarjoajien arvioinnit - lisätietoja annetaan suullisesti tarjoajien pyytäessä Valmis palautepohja ohjeineen nopeuttaa ja siten kannustaa sanallisen perustelun antamista. Perustelu auttaa palveluntarjoajia kehittämään toimintaansa, mitä myös suullisesti annettu syvempi palaute edesauttaa. Esimerkki palautelomakkeesta on esitetty seuraavassa: Taulukko 3: Tarjousvalinnan perustelun lomake (hankintapäätöksen liitteeksi) Valintaperuste Tarjoaja Arvio [1 10] Perustelu, katso arviointiasteikko. Tässä esitetään vain mahdollinen lisäperustelu. Peruste 1 Tarjoaja A 9 Lähestymistapa tuottaa todennäköisesti Lähestymistapa Tavoitteiden ja tuloksia, jotka ylittävät nykyisen tiedon tason tarpeiden ymmärtäminen Tarjoaja B 8 Peruste 2 Tarjoaja C 5 Lähestymistapa johtaa aiottuun tulokseen, mutta on monimutkainen Tarjoaja A Tarjoaja B Tarjoaja C 2.3 Puitejärjestelyt Puitesopimustarjoajien valinta ja -tarjousten arviointi laatu, tarjoajien lukumäärä Tarjoajien valintaan ja tarjousten arviointiin pätevät kohtien 2.1. ja 2.2 periaatteet. Vähimmäisvaatimusten käyttäminen on mahdollista ja suositeltavaa.
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 17 Tavoiteltava tarjousten lukumäärä on 2 kertaa suunniteltu puitejärjestelytoimittajien lukumäärä, kuitenkin vähintään kolme. Tarjoajien lukumäärää (vähintään 5) arvioitaessa on lisäksi otettava huomioon toimittajien mahdollinen liittoutuminen, mikä on riippuvainen tehtävän luonteesta. Yhteinen kehittäminen otetaan yhdeksi laatuarviointikriteeriksi. Vähimmäisvaatimusten, kun ne on selkeästi määriteltävissä, käyttö takaa tasaisemman laadun. Suositus pitää toimittajien tarjouskustannukset ja tilaajan prosessikustannukset kohtuullisina ja takaa tasapainoisen laaduntuottokyvyn. Tarjoajien/tarjousten valintaperusteet - hinta Tarjoajien valintaperusteisiin pätevät kohdassa 1. määritellyt periaatteet. Tarjousten valintaperusteena on käytetty veloitusluokittaisia tuntiveloitushintoja, tarvittaessa painotettuina. Niiden käyttöön on kuitenkin liittynyt ongelmia. Markkinoiden toimintaa seurataan ja siihen puututaan, jos ongelmat jatkuvat. Tarjoajat esittävät tarjottavaan henkilöstöön ja tehtävien luonteeseen pohjautuvan keskimääräisen tuntiveloitushinnan, johon sovelletaan hinnan painotuskäyrää (tarvittaessa voidaan soveltaa kynnysarvoa). Hinnan paino vertailussa on 20-30%. Arvioitu tuntimäärä ja kustannus neuvotellaan osatehtävittäin. Tilaajalla on mahdollisuus kilpailuttaa osatehtävät puitejärjestelytoimittajien kesken. Suositus on hankintastrategian mukainen ja laadun riittävä korostus ehkäisee osittain markkinoilla havaittuja ongelmia. Toimittajan valinta puitejärjestelytoimittajien keskuudesta Valintaperiaate vaikuttaa tarjoushintaan ja yhteistyön kiinteyteen ja toisaalta tilaajan mahdollisuuteen saada haluamaansa palvelua. Kilpailuttaminen puitejärjestelyn sisällä lisää niin toimittajien kuin tilaajankin kustannuksia eikä siksi ole suositeltavaa eikä puitejärjestelyn idean mukaista. Toimittajan valinnassa noudatetaan seuraavia periaatteita: - yli 50.000 euron työt kilpailutetaan pääsääntöisesti puitejärjestelyjen ulkopuolella. - 15.000 50.000 euron työt ratkaistaan neuvottelemalla tasapuolisesti puitejärjestelyyn kuuluvien toimittajien kesken ottaen huomioon tarjolla oleva asiantuntemus, soveltuvuus tehtävään ja toimittajien alkuperäisen tarjouskilpailun tulokset. Toimittajilta pyydetään aina hinta-arvioita ja projektisuunnitelmia. - alle 15.000 euron työt yhdistetään suuremmiksi kokonaisuuksiksi tai tilataan suoraan mahdollisimman tasapuolisesti ottaen huomioon tarjolla oleva asiantuntemus, soveltuvuus tehtävään ja toimittajien alkuperäisen tarjouskilpailun tulokset.
18 Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA Suositus vähentää toimittajien ja tilaajan kustannuksia vähentämällä kilpailutuskustannuksia. Se on toimittajien kannalta kohtuullinen, jos heillä on luottamus siihen, että puitejärjestely tuottaa tilauksia. Tämä mahdollistaa valmiuksien ylläpidon ja kehittämisinvestoinnit. Yhteinen kehittäminen Yhteinen kehittäminen kuuluu hankintastrategian tavoitteisiin. Puitejärjestely tarjoaa hyvän instrumentin tämän tavoitteen saavuttamiseksi projektin kokoa ja aikajännettä kasvattamalla. Tilaaja voi tarjouspyynnössä ilmoittaa tiedossaan olevia erityisiä kehittämisen alueita. Toimittajia pyydetään esittämään tarjouksissaan suunnitelma ja menettelytavat yhteisen kehittämisen toteuttamiseksi. Kehittämispainotteiset osuudet hankitaan kuitenkin selkeinä omina kokonaisuuksinaan. Suositus yhdistää tilaajan tarpeet ja toimittajien tarjonnan. Päätökset kehittämistoimien käynnistämisestä ja niihin liittyvistä kustannuksista tehdään erikseen työn aikana. Näin tilaajalle jää mahdollisuus koordinoida kehittämistä muualla tapahtuvan kehittämistoiminnan kanssa. Veloitusperusteiden tarkistaminen Eri tilaajat ovat käyttäneet erilaisia lausekkeita koskien hintojen ja veloitusluokkien tarkistuksia. Suositus on, että toimitaan KSE 1995:n mukaan. Kiinteät hinnat tulevat kysymykseen, jos sopimuksen kesto on korkeintaan 2 vuotta. Veloitusluokkatarkistukset neuvotellaan vuosittain kahden vuoden jälkeen. Tämän periaatteen noudattaminen myös puitejärjestelyissä on kohtuullista erityisesti kun puitejärjestelyn kesto on tyypillisesti tavanomaisia hankkeita pitempi. Mahdolliset hintojen tarkistukset on normaaliolosuhteissa mahdollista arvioida riittävällä tarkkuudella noin 1-2 vuoden aikajänteellä. Voimassaolo/optiovuodet Sopimusten pitkä kesto vähentää kilpailuttamisen kustannuksia. Toisaalta riski kasvaa, jos kilpailuttaminen on johtanut vääriin valintoihin. Useampien puitejärjestelytoimittajien käyttö vähentää tätä riskiä. Pitkä kesto mahdollistaa paremmin toimittajien kehitysinvestoinnit. Hankintastrategian mukaisesti suositaan pitkäkestoisia (2-4 vuotta) sopimuksia, jotka alentavat kustannuksia ja tarjousten hintaa sekä mahdollistavat paremmin toimittajien kehittämisinvestoinnit. Toissijaisesti ja perustelluista syistä voidaan käyttää myös lyhytkestoisempia sopimuksia. Optiovuosien käytön hyödyt ovat kyseenalaiset, ne tulevat kysymykseen lyhytaikaisissa järjestelyissä, jos puitejärjestelyn toteuttamisen onnistumisesta on epävarmuutta.
Asiantuntijapalveluiden hankinnan kehittäminen TIIVISTELMÄ TOIMINTATAPASUOSITUKSISTA 19 Sopimuskumppanien lukumäärä Sopimuskumppanien lukumäärä voi olla yksi tai useampia. Riittävän työmäärän takaamiseksi kullekin toimittajalle ei kumppanien lukumäärää tule kasvattaa liikaa. Yhden kumppanin valinta ei mahdollista kilpailua sopimuskauden aikana. Yhden kumppanin valinta tulee kysymykseen erityisesti suppeilla erikoisalueilla ja pienissä puitejärjestelyissä. Muissa tapauksissa suositellaan kumppanien lukumäärän rajoittamista 3:een. Lukumäärän rajoittaminen sitouttaa valitut toimittajat paremmin tehtävään ja suuremmat hankekoot mahdollistavat paremmin toimittajien omat kehitysinvestoinnit. Epävarmuus tilattavien hankkeiden volyymistä nostaa tarjoushintaa. Puitejärjestelyn sitovuus tilaajan ja toimittajan kannalta Sitovuutta (tilataanko kaikki aihepiirin työt puitejärjestelyä käyttämällä, onko toimittaja velvollinen aina tarjoamaan aihepiiriin kuuluvia töitä), ei yleensä ole määritelty, ei myöskään puitejärjestelyn odotettavissa olevaa kokoa. Epävarmuus nostaa hintatasoa eikä edistä toimittajien kehitysinvestointeja. Puitejärjestelyn kautta tilattava hankevolyymin suuruusluokka ilmoitetaan tarjouspyynnöissä, samoin sopimuskauden aikana käytettävien puitesopimustoimittajien valintaperiaatteet. Toimittajalla on oikeus kieltäytyä toteuttamasta puitejärjestelyn piiriin kuuluvia tehtäviä, jos tarvittavaa erityisosaamista ei ole käytettävissä. Tällöin tilaajalla on oikeus tilata puitejärjestelyn piiriin kuuluvia tehtäviä ulkopuolisilta toimittajilta. Jos perusteet ovat riittävät, voidaan näin menetellä muustakin syystä. Tilaajan tulee kuitenkin sitoutua ilmoitettuun kokonaistilausvolyymiin. Sopimuksen henki on sitovuus. Tämä on toteutettavissa parhaiten, kun kysymyksessä on selvästi määritelty standardimainen tuotanto. Jos näin ei ole, on toimittajalla oikeus kieltäytyä tarjoamasta osatehtävää ja tilaajalla oikeus käyttää ulkopuolisia toimittajia. On selvää, että jo tehdyt osahankinnat ovat kumpaakin osapuolta sitovia. 2.4 Neuvottelumenettely hankintamuotona Yleistä neuvottelumenettelystä Neuvottelumenettelyn käyttäminen hankintamuotona tukee hankintastrategiaa mahdollistamalla innovaatioilla kilpailun ja korostamalla lopputuotteen laatua valintakriteerinä. Neuvottelumenettelyn käytöstä ei juuri ole kokemuksia eikä sen käyttöä ole Tiehallinnossa yksityiskohtaisesti ohjeistettu. Uuden hankintalain tarkoituksena on ollut kehittää joustava ja nopea hankintatapa sellaisia tapauksia varten, missä hankittavan palvelun määrittely etukäteen on vaikeaa.