Kilpailullinen neuvottelumenettely JHS-seminaari

Transkriptio

1 Kilpailullinen neuvottelumenettely JHS-seminaari HAUS kehittämiskeskus Oy Varatuomari Liisa Lehtomäki

2 Luennon tavoitteet Käydä lyhyesti läpi kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku hankintalain perusteella Esittää kommentteja ja pohdintoja lähinnä ulkomaisten tiedonantojen, ohjeiden ja asiakirjamallien pohjalta sekä omien aikaisempien (jopa ennen direktiiviaikakautta olevien!) monimutkaisia hankkeita koskevien kokemusten pohjalta

3 Kilpailullinen neuvottelumenettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; neuvottelu valittujen toimittajien kanssa ratkaisusta, jonka perusteella ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Neuvottelukutsu, tarjouspyyntö Neuvottelut ratkaisuvaihtoehdoista Päätös ratkaisuvaihtoehdosta Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja mahd. tiedoksianto Lopulliset tarjoukset, niiden käsittely ilman neuvottelua, päätöksenteko ja tiedoksianto

4 käyttö Useampivaiheinen menettely Käyttöperuste osin väljempi kuin neuvottelumenettelyssä, mutta menettelysäännökset tiukempia, koska valintaperuste ilmoitettava jo hankintailmoituksessa eikä hankinnasta ei voida neuvotella enää lopullisten tarjousten pyytämisen jälkeen

5 perusteet Erityisen monimutkainen hankinta, 29 Julkisen ja yksityisen sektorin yhteisrahoitus- ja ulkoistushankkeet, moottoritiehankkeet, tietojärjestelmän räätälöintihankkeet tms., monimutkaisia rahoitus- ja omistusjärjestelyjä sisältävät hankkeet Erityinen monimutkaisuus Ei kyetä toteuttamaan avoimella, rajoitetulla menettelyllä Poikkeuksellinen tilanne Hankintayksiköstä riippumattomista syistä objektiivisesti arvioiden markkinatilanne sellainen, ettei ennakolta kyetä määrittelemään hankinnan ehtoja ja ratkaisuvaihtoehtoja Onko hankinnan toteuttaminen erityisen monimutkaista jopa asiaan perehtyneelle hankinta-asiantuntijalle? Sisältääkö jotain innovatiivisia ratkaisuja?

6 perusteet Hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään, 29 hankinnan oikeudellista tai rahoituksellista luonnetta tai teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi teknisin eritelmin ja Valintaperusteena on oltava kokonaistaloudellinen edullisuus, 29

7 käyttö Hankintailmoituksessa jo määriteltävä, 30 1 hankintaa koskevat tarpeet ja vaatimukset voidaan laatia erillinen tavoitteita ja sisältöä tarkentava hankekuvaus Hankinnan hankekuvaus (descriptive document), jotta toimittajat tietävät mistä on kyse ei ehkä niin väljä kuin neuvottelumenettelyssä voi olla linkkinä HILMAssa tavoitteet ja keskeiset vaatimukset vertailuperusteet tärkeysjärjestys voi riittää ilmoitusvaiheessa hankinnan yksilöidympi kohde ehdokkaiden ja tarjoajien vähimmäisvaatimukset ja arviointiperusteet (erillinen soveltuvuuden arviointilomake, PQQ) hankinnan ehdot

8 Osallistujien valinta Osallistujat on valittava osallistumishakemuksen tehneiden joukosta ja ainoastaan hankintayksikön valitsemat vähimmäisvaatimukset täyttävät ehdokkaat voidaan kutsua neuvotteluihin Osallistumishakemusten jättäminen 37 pv (30pv, jos sähköisesti) Vähintään 3 ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi Koska neuvotteluja voidaan käydä vaiheittain, voisi olla järkevää valita enemmän ehdokkaita ensimmäiseen kierrokseen, esim. 5-8 osallistujaa

9 Neuvottelukutsun sisältö Uusi käsite uudessa laissa Invitation to participate in competitive dialogue (IPCD) [Neuvottelumenettely ja] kilpailullinen neuvottelumenettely Tarjouspyyntöasiakirja tai hankekuvaus tai ilmoitus em. asiakirjojen saatavuudesta Määräaika asiakirjojen pyytämiselle Tieto mahdollisesti asiakirjoista perittävästä maksusta Asiakirjassa lisäksi viittaus hankintailmoitukseen määräaika, osoite ja kieli, jolla tehtävä, tarj. voim.oloaika tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja luettelo asiakirjoista, joilla selvitetään em. tiedot valintaperuste, valintakriteerit sekä niiden suhteellinen painotus tai tärkeysjärjestys Neuvottelukutsussa olisi hyvä olla myös neuvottelumenettelyn kuvaus

10 käyttö Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku, 30 2 Neuvotteluja käydään valittujen ehdokkaiden kanssa hankinnan toteuttamista koskevan vaihtoehdon (1 tai useampi) määrittämiseksi Kaikesta hankinnan kohteeseen ja ratkaisuvaihtoihin liittyvistä näkökohdista voidaan neuvotella Neuvottelujen läpivienti olisi syytä tehdä neuvottelukuvauksen mukaisesti, jos sellainen laadittu

11 käyttö Neuvotteluja voidaan tarvittaessa käydä vaiheittain, shortlisting Vaiheittaisuudesta ja niistä perusteista, joilla tarjoajia vähennetään neuvottelujen kuluessa on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä, 30 3 Neuvottelut kuten neuvottelumenettelyssä Neuvottelut on päätettävä ratkaisumalli(e)n valintaan ja neuvottelujen päättymisestä on ilmoitettava osallistujille, 30 4 mom Huolellinen harkinta, onko riittävät neuvottelut käyty! Tarjoajien esittämien ratkaisuvaihtoehtojen ei tarvitse täyttää tarjouksen muotovaatimuksia Ratkaisuvaihtoehdon hylkäämisestä on tehtävä päätös

12 käyttö Tasapuolisuus, syrjimättömyys, liikesalaisuudet Tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti, 29 2 Toisen tarjoajan ehdottamia ratkaisuja tai tietoja ei saa paljastaa muille ilman tämän suostumusta 29 2 Tarjoajan on selkeästi ilmoitettava, mikä osa sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia Niitä on käsiteltävä luottamuksellisina koko menettelyn ajan Voidaan maksaa raha- tai muita palkkioita tai antaa palkintoja 29 4

13 käyttö Lopullisten tarjousten pyytäminen, kun on ilmoitettu neuvottelujen päättämisestä Tarjousten on oltava lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen hankkeen kohteen edellyttämien vaatimusten mukainen Kaksi eri tapaa Kukin tarjoaja antaa tarjouksen omasta vaihtoehdostaan Lopullinen tarjous pyydetään vain yhdestä vaihtoehdosta Pitäisi olla riittävästi tarjoajia Toimintamalli pitäisi kyetä ilmoittamaan ennakolta ennen hankinnan käynnistämistä Jos toimintamalli määritellään vasta hankinnan aikana, edellyttää suostumusta osallistujilta

14 käyttö Tarjousten valinnassa on noudatettava hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa mainittuja vertailuperusteita, 30 6 Lopullisia tarjouksia voidaan pyytää täsmentämään ja selkeyttämään, jos ei johda olennaisten tekijöiden muuttumiseen syrjivällä tavalla, 30 7 (Clarify, specify, fine-tune, additional information) Lopuksi voidaan valita paras tarjoaja, preferred bidder Parhaaksi valittua tarjoajaa voidaan pyytää täsmentämään tai selkeyttämään tai vahvistamaan tarjouksessa olevia sitoumuksia Hankintapäätös ja sen asianmukainen tiedoksianto

15 Kiitos! HAUS kehittämiskeskus Oy PL 101, Helsinki Hankintatiimi Liisa Lehtomäki puh Ruija Rantala-Saajo puh Katja Valtonen puh