Oulu Valosta vetovoimaa Valotaideteoksen hankinta Tähtitornin kahvilarakennus Tarjouspyyntökirje VALOA OULU!-VALOFESTIVAALIN TEOSKILPAILUTUS Valosta vetovoimaa-hanke pyytää tarjoustanne Oulun kaupunkiin tehtävästä, väliaikaisesta valotaideteoksesta. Oulun kaupunki toteuttaa kaupungin kehittämishankkeena Valosta vetovoimaa hanketta vv. 2012-2013, rahoittajana Pohjois-Pohjanmaan liitto ja Oulun kaupunki. Kyseessä on hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankintapäätös perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Tarjousajan päätyttyä tilaaja tekee omassa organisaatiossaan tarjousvertailun ja hankintapäätöksen. Tilaaja suorittaa tarjoajien kanssa tarvittaessa selonottoneuvotteluja tarjousten jättöpäivän jälkeen ennen hankintapäätöstä. Tilaajan tekemä hallinnollinen hankintapäätös ei kuitenkaan ole vielä osapuolia sitova sopimus. Sitova sopimus osapuolien välille syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta laadittavan kirjallisen sopimuksen. Hankinnan yleisohjeet Tarjous tehdään tässä tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä esitettyjen ohjeiden, selostusten ja piirustusten mukaan. Sama yritys tai henkilö voi tarjota useampaa teosehdotusta. Kukin teosehdotus toimitetaan kuitenkin omana tarjouksenaan. Tarjouksissa olevia teosehdotuksia käsitellään tekijänoikeuslain mukaan. Jos tarjoaja käyttää toteutuksessa alihankkijaa, on se hyväksytettävä tilaajalla. Aineisto on jaossa https://www.dropbox.com/sh/a7y9ja3k42sex0g/jfzzxvdac7 osoitteessa. Tarjouksen sisältö Tarjouksen sisältö määritellään tarjouspyynnön liitteenä toimitettavissa asiakirjoissa. Tarjouksen tulee sisältää koko teoksen tuotanto asennettuna täyteen käyttökuntoon avaimet käteen periaatteella. Tarjouspyynnön mukana toimitetaan liite josta selviää tarjoajan ja tilaajan teoksen toteutukseen liittyvät velvollisuudet ja tehtävät. Tarjoajan tulee tästä syystä tutustua erityisen huolellisesti kaikkiin tarjouspyynnön dokumentteihin. Tarjous tulee laatia siten, että tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt asiat on otettu tarjouksen sisällössä ja tarjouslaskennassa mahdollisimman kattavasti huomioon.
Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjoajien ja tarjousten arviointia ja vertailua varten pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka ei ole tarjouspyynnön mukainen. Hintamäärittelyt ja laskenta Tarjous on eriteltävä riittävällä tarkkuudella positiokohtaisiin hintoihin ja yksikköhintoihin jotta tilaaja voi vertailla tarjouksien kokonaistaloudellisuutta järkevällä tavalla. Tarjouksen laskenta suoritetaan verottomin yksikköhinnoin (alv0%). Tarjouksen kokonaishinta ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa (alv0%) sekä arvonlisäverollisena tarjoushetkellä voimassa olevan verokannan mukaisesti. Teoksen toteutuksen arvonlisäveroton hinta tulee olla alle 20.000.- euroa. Tarjouslaskenta on suoritettava taulukkolaskentaohjelman avulla. Aktiivisilla määrälaskentakaavoilla varustettu laskentatiedosto on toimitettava tilaajalle tarjouksen mukana. Tarjoukset on tasapuolisen, taloudellisen vertailun varmistamiseksi annettava käyttämällä tarjouspyynnön liitteenä toimitettua laskentataulukkoa. Hintatiedoilla täytetty taulukkotiedosto on palautettava tilaajalle tarjouksen mukana muistivälineellä. Mikäli taulukkoa ei toimiteta tarjouksen mukana, tarjous hylätään. Kaikki hinnat on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa taulukkotiedostoon. Kussakin kohdassa saa ilmoittaa ainoastaan yhden summan, hintojen ilmoittaminen esim. vaihteluvälillä ei siten ole mahdollista. Pyydettyjen hintojen ilmoittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Kaikkiin kohtiin on siten merkittävä hinta. Mikäli jokin kohta ei aiheuta kustannuksia lainkaan, kohtaan on merkittävä nolla euroa. Maksut ja vakuudet Tarjouksesta on käytävä selville kaikki hankintaan liittyvät kustannukset. Tarjouksessa mainitsemattomia maksuja ei saa veloittaa. Tarjouksessa ilmoitettuja hintoja ei tarjouksen voimassaoloaikana saa nostaa. Maksut suoritetaan tarjoajan laatiman maksuerätaulukon mukaan jonka tilaaja on hyväksynyt. Maksuerätaulukko liitetään osaksi sopimusta. Tarjoajalta tullaan vaatimaan alan yleisen käytännön mukaiset todistukset. Osallistumisehdot Tarjoajan tulee olla merkitty kaikkiin lainsäädännön edellyttämiin rekistereihin. Tarjoajan tulee olla suorittanut kaikki lainsäädännön mukaiset verot ja maksut. Tarjoajan tulee toimittaa viimeistään sopimuksen liitteeksi verovelkatodistus sekä ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttämisestä tai muu vastaava luotettava selvitys verojen, ennakonpidätystilitysten, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen suorittamisesta. Tarjoajalla tulee olla voimassaoleva vastuuvakuutus.
Tarjoajan taloudellisten edellytysten tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan osallistumiskelpoisuutta arvioidaan vakavaraisuudesta, maksukyvystä, kannattavuudesta, luottokelpoisuudesta ja liikevaihdosta pyydettävien tietojen perusteella. Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on B tai riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, ellei tarjoaja kykene esittämään riittävää selvitystä toimenpiteistään taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Teoksen pääsuunnittelijalla tulee olla vähintään kaksi viimeisen kolmen vuoden aikana valmistunutta referenssiä hankintaa vastaavista teostoteutuksista. Tarjoavalla yrityksellä tulee olla vähintään kolme omaa referenssiä vaastaavista teostoteutuksista. Teokset tulee olla kolmen viimeisen vuoden aikana valmistuneita ja töiden tulee olla asianmukaisesti saatettu päätökseen. Hankintalaissa mainitut poissulkemisperusteet estävät tarjoajan osallistumisen kilpailuun. Sopimus ja neuvottelut Hankinnasta laaditaan hankintasopimus. Palveluntarjoajan ja tilaajan velvollisuudet ja vastuut määräytyvät sopimusasiakirjan sopimusehtojen mukaan. Poikkeukset esitetään kirjallisesti sopimuksessa tai sen liitteissä. Palveluntarjoajan tulee aloittaa hankinnat ja työt välittömästi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Sopimukseen sovelletaan JYSE Palvelut 2009 -ehtoja, jotka löytyvät osoitteesta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_ muut_julkaisut/20100217julkis/jyse_2009_palvelut.pdf Toimitusaika Hankinnan kohteena olevan valotaideteoksen tulee olla asennettuna ja täydessä käyttökunnossa viranomaistarkastuksessa 21.11.2013. Teos tulee olla kokonaisuudessaan purettu 25.11. klo 20 mennessä. Teoksen suunnittelun, valmistuksen ja toteutuksen välitavoitteiden ajankohdat kirjataan sopimukseen. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse. Kysymykset tulee lähettää viimeistään 14.06.2013 klo 16.00 mennessä osoitteella marika.lamberg@ouka.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Lisätietopyyntö, Valotaideteos, Tähtitornin kahvilarakennus. Vastaukset julkaistaan annetussa dropbox kansiossa 18.6.2013 mennessä. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99). Tarjouskilpailuun osallistuvan toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi. Tarjouskilpailun voittaneen tarjouksen asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot tarjoaja katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin. Tarjouksen kokonaishinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus (JulkL 11 ). Tarjouksen rivikohtaiset yksikköhinnat ovat tarjoajan ja tilaajan välistä luottamuksellista tietoa. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Valintaperusteet ja arviointikriteerit, hankinnan keskeyttäminen Tarjouskilpailun voittaa kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Päätöksenteon tukena toimii arviointiraati joka arvioi ehdotuksen taiteellisen laadun ja toteutuskelpoisuuden. Laadulliset arviointikriteerit ja niiden painotus on listattu liitteessä Työselostus, kohdassa Teosehdotuksen sisältö ja arviointi. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 20 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouksen hinnan perusteella. Vertailussa halvin tarjous saa 20 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti: Halvin tarjous -------------------------x 20 Vertailtava tarjous 2. LAATU 80 % Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat laatupisteet. Eniten laatupisteitä saanut tarjoaja saa 80 pistettä. Tilaajalla on oikeus keskeyttää hankinta, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, että tilaaja ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tai tarjouskilpailun aikana todetaan, että hankintaa ei voida suorittaa asetetun aikataulun puitteissa. Hankintamenettelystä voidaan siirtyä neuvottelumenettelyyn silloin, kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida sellaisenaan hyväksyä taikka kun on muuten ilmeistä ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjouksen toimittaneille. Tarjouksen toimitus ja käsittely Tarjous tulee toimittaa ohjeiden mukaisesti ja asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa allekirjoitettuna, tulostettuna ja USB-muistilaitteeseen digitaalisessa muotoon tallennettuna osoitteeseen: Postiosoite: Oulun kaupungin kirjaamo PL 27 90015 OULUN KAUPUNKI Käyntiosoite: Torikatu 10 A, 90100 OULU Tarjouskuori on varustettava merkinnällä OUKA/4022/02.08.01/2013 Valotaideteoksen hankinta, Tähtitornin kahvilarakennus, tarjous" ja lähettäjän yhteystiedoilla.
Tarjouksen tulee olla voimassa kaksi (2) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjoukset käsitellään luottamuksellisesti. Tarjous tulee olla toimitettuna Oulun kaupungin kirjaamoon 25.06. klo 14 mennessä. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Työselostus Taulukkotiedosto 4162-1-YKH.xls Piirustussarja 4162-1 Valokuvasarja 4162-1