TILITOIMISTON PALVELUT TARJOUSPYYNTÖ
TILITOIMISTON PALVELUIDEN KILPAILUTUS MUISTILIITTO ry (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilmailmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti tilitoimistopalveluista (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE 1.1. Hankintayksikön esittely Muistiliitto ry on muistisairaiden ihmisten ja heidän läheistensä valtakunnallinen kansanterveys-, potilas- ja edunvalvontajärjestö. Liitolla on 44 jäsenyhdistystä eripuolilla Suomea. Muistiliitto toimii pääosin Raha-automaattiyhdistyksen myöntämien yleisavustuksen, kohdennetun toiminta-avustusten ja hankeavustusten turvin. Lisätietoja on liitteessä 1. 1.2. Hankinnan kohteena on Muistiliitto ry:n tilitoimistopalvelut Hankinnan kohteena on Muistiliiton tilitoimiston palvelut: Kirjanpito-, laskenta- ja verotuspalvelut Palkanlaskenta Pankkiyhteyspalvelut Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: Liite 1 Hankintayksikön ja hankinnan taustaa Liite 1.2. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu Liite 1.3. Hankinnan kohteen palveluerittely Liite 2.1. Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus Liite 2.2 Tarjoajan referenssilomake Liite 2.3. Tilitoimiston vastuuhenkilön henkilötietolomake Liite 4A. Sopimus Liite 4B Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut). Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja se alkaa palvelun tuotannon aloittamisesta. Tämän jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kk irtisanomisajalla. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Sopimus ei tuota kilpailun voittajalle yksinoikeutta toimittaa hankintayksikölle sopimuksen kohteena olevia palveluita. Palveluntarve tai palvelutuotteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana esimerkiksi tilitoimistopalveluiden tai sopimusta koskevan sääntelyn vuoksi. Näitä muutoksia voidaan tehdä tilaajan ja toimittajan väliseen sopimukseen sopimuskauden aikana. Jos muutoksilla on vaikutusta kustannuksiin, sovitaan näistä osapuolten kesken eri sopimuksella.
3.HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava kansallinen hankinta Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa ja tarjous tulee antaa suomen kielellä. 4.YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse, lähettämällä kysymykset osoitteeseen kilpailutus@muistiliitto.fi Lähetä kysymykset 4.4.2016 kello 16:00 mennessä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään Kysymykset, tilitoimistopalvelut. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivulla muistiliitto.fi/fi/muistiliitto/tietoa-muistiliitosta/toiminta/hankinnat. Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5.TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 2.1. Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6.TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN Laadi tarjous sekä toimita pyydetyt selvitykset suomen kielellä. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään 15.4.2016 kello 16:00 alla olevaan osoitteeseen: Postiosoite: Muistiliitto ry, Pasilanraitio 9 B, 00240 Helsinki Käyntiosoite: Muistiliitto ry, Pasilanraitio 9 B, 7. krs. 00240 Helsinki Kuoreen merkintä: Tilitoimisto.
Tarjoukseen on liitettävä seuraavat tarjouspyynnön liitteet täytettynä: PAKOLLISET VAATIMUKSET Liite 2.1. Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 2.2. Referenssilomakkeet (palautettava) Liite 2.3. Tilitoimiston vastuuhenkilön henkilötietolomake (palautettava) VERTAILTAVAT VAATIMUKSET Liite 3.1. Asiakkaalle osoitetun kirjanpitäjän henkilötietolomake (palautettava) Liite 3.2. Asiakkaalle osoitetun palkanlaskijan henkilötietolomake (palautettava) Liite 3.3. Malli tilitoimiston asiakkaalle toimittamasta kuukausittaisesta tulosraportista Liite 3.4. Hintalomake (Palautettava) Tarjous on toimitettava paperiversiona suljetussa kirjekuoressa. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä, samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Merkitse kirjekuoreen tunniste Tarjous, tilitoimistopalvelut sekä tarjoajan nimi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7.TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 6. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 8.TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 50 % Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen (Liite 3.4. palautettava) perusteella Vertailussa halvin tarjous saa 50 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 50.
2. LAATU Hankintayksikkö vertailee laatua seuraavasti: 15 % kirjanpitäjän osaaminen ja kokemus Hankintayksikkö vertailee kokemusta ja osaamista tarjouspyynnön mukana toimitetun Henkilöstön osaaminen Henkilötietolomake 3.1. lomakkeen mukaisesti. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 15 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä/eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 15. Kirjanpitäjän osalta kiinnitetään huomiota siihen, että asiakkaalle on osoitettu ko. alueiden yhteyshenkilö, jolla on kokemusta sekä Ray-rahoitteisesta toiminnasta, että järjestöasiakkaan asioiden hoitamisesta painopiteellä kokemus. 15 % palkanlaskijan osaaminen ja kokemus Hankintayksikkö vertailee kokemusta ja osaamista tarjouspyynnön mukana toimitetun Henkilöstön osaaminen Henkilötietolomake 3.2. lomakkeen mukaisesti. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 15 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä/eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 15. Palkanlaskijan osalta kiinnitetään huomiota siihen, että asiakkaalle on osoitettu ko. alueen yhteyshenkilö, jolla on kokemusta sekä Ray-rahoitteisesta toiminnasta, että järjestöasiakkaan asioiden hoitamisesta painopiteellä kokemus. 20 % asiakkaalle toimitettava kuukausittainen tulosraportointi Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 20 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä X 20 Laatua vertaillaan tarjoajan toimittaman tulosraporttimallin perusteella. Raportin tulee sisältää: Yhdistyksen yleistuloksen sekä ray rahoitteisen kustannuspaikkakohtaisen raportin Merkitkää raportin liitteeksi: Raportin ajantasaisuustieto (raportti toimitetaan asiakkaalle pv. kuluttua tilikuukauden viimeisestä päivästä) Raportin muunneltavuus asiakkaan tarpeisiin (Onko raportti muunneltavissa?) Vertailussa arvostetaan: - Ray avustusten käsittely: avustusten luettavuuteen, syntyykö asiakkaalle kuukausittain selkeä käsitys siitä, kuinka paljon Ray avustuksia on nostettu, kuinka paljon niitä on käytetty ja kuinka paljon niitä on käyttämättä vuoden loppuun. - Raportin informatiivisuus johtamisen tukena: raportin luettavuuteen yhdistyksen taloudellista tilannetta arvioitaessa, tietojen ajantasaisuuteen ja talouden kehitykseen suhteessa laadittuun budjettiin. - Raportti arvioidaan kokonaisuutena siten, että kaikki edellä mainitut kriteerit ovat yhtä tärkeitä vertailussa. Parhaaksi arvioitu kuvaus saa 20 pistettä ja muut kuvaukset sen verran vähemmän, kun se arvioidaan parasta kuvausta heikommaksi. Lopuksi lasketaan yhteen hinnan vertailupisteet sekä laadun vertailupisteet. Korkeimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Mikäli pisteet
menevät tasan valitaan se tarjoaja, jonka tarjous on hinnaltaan halvin. 9. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Helsinki 23.3.2016 Muistiliitto ry Anna Tamminen Järjestöjohtaja LIITTEET Liite 1 Hankintayksikön ja hankinnan taustaa Liite 1.2. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu (palautettava) Liite 1.3. Hankinnan kohteen palveluerittely Liite 2.1. Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 2.2. Tarjoajan referenssilomakkeet (palautettava) Liite 2.3. Tilitoimiston vastuuhenkilön Henkilötietolomake (palautettava) Liite 3.1. Kirjanpitäjän henkilötietolomake (palautettava) Liite 3.2. Palkanlaskijan henkilötietolomake (palautettava) Liite 3.3. Näyte asiakkalle toimitettavasta kuukausittaisesta tulosraportista Liite 3.4. Hintalomake (palautettava) Liite 4A Sopimus Liite 4B Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://vm.fi/documents/10623/1251267/jyse_2014_palvelut/6ca254d8- aa1b-4089-84da-fb9630aca5a5?version=1.0