SOPIMUSLUONNOS 1. Sopijapuolet Tilaaja: Sipoon kunta (jäljempänä tilaaja ) Y-tunnus: 0203533-8 PL 7, 04131 Sipoo Palveluntuottaja: xxx (jäljempänä myös palveluntuottaja ) Y-tunnus osoite 2. Vastuu- ja yhteyshenkilöt Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä. Sopimusta koskevat tiedonannot ja yhteydenpito tapahtuvat kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava toisen osapuolen yhteyshenkilölle viipymättä. Tilaajan yhteyshenkilö: Palveluntuottajan yhteyshenkilö: JYSE-ehtojen kohdassa 22.2 tarkoitettuja kirjallisia sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sopimuksen allekirjoittajat. 3. Sopimuksen kohde Sopimuksen kohteena ovat ylläpitosiivouspalvelut Leppätien koulussa ja Lukkarin koulussa Sipoon Nikkilässä. Palvelu sisältää [otetaan kuvaus tarjouspyynnöstä, liite 1A, liite 1B, sovitaan sopimusneuvotteluissa tarkemmin] Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eli Tilaaja ei sitoudu tällä sopimuksella tiettyihin siivouspalveluiden ostomääriin. 4. Sopimuskausi Sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu, ja on voimassa n. 3 vuotta. Tavoitteena on, että palveluntuotanto käynnistyy 7.1.2014. Perussopimuskauden jälkeen tilaajalla on oikeus 2 vuoden mittaiseen jatkokauteen eli optioon. Tilaaja päättää ja ilmoittaa optiokauden käyttämisestä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä. Sivu 1 / 7
5. Hinnat Palvelun hinnat ovat palveluntuottajan tarjouksen mukaiset. Hinnat on kuvattu sopimuksen liitteellä x. Hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Tilaaja ei siten korvaa erikseen esimerkiksi toimistokuluja, laskutuslisiä, matkakustannuksia, matkaaikaan käytettyä aikaa tai ylityökorvauksia. 6. Hintojen tarkistaminen Hinnat ovat sitovana voimassa vähintään yhden (1) vuoden palveluntuottamisen aloittamisesta. Hinnankorotuksista tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys vähintään 60 päivää ennen niiden suunniteltua voimaantuloa. Tilaaja hyväksyy vain todelliset, yleistä kustannuskehitystä vastaavat hinnankorotukset. Hinnanmuutokset eivät kuitenkaan voi olla hinnanmuutosesityksen jättöhetkellä voimassa olevan Tilastokeskuksen Palvelujen tuottajahintaindeksin TOL 2008:n kohdan 812 Siivouspalvelut mukaista prosenttia (vuosimuutos) suurempia. (http://www.stat.fi/til/pthi/tie.html) Hinnankorotuksen jälkeen uusien hintojen on oltava voimassa vähintään vuoden. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen sinä aikana, joka kuluu uusien hintojen tiedoksi antamisesta hintojen suunnitellun voimaantulon ajankohtaan (60 päivää), on Tilaajalla ja Palveluntuottajalla oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. 7. Maksuehto Maksuehto vähintään 21 päivää netto laskun päiväyksestä. [Sopimusneuvotteluissa täydennetään laskutusosoite.] Palveluntuottaja laskuttaa siivouspalvelut kerran kuukaudessa jälkikäteen. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. [Tarkka menettely sovitaan sopimusneuvotteluissa. Saniteettipaperien ja tarvikkeiden laskutuksesta sovitaan sopimusneuvotteluissa.] 8. Palveluntuottajan velvollisuudet Siivous on suoritettava palvelunkuvauksen, liite 1, mukaan [palvelukuvaus muodostuu tarjouspyynnön liitteet 1A-1B). Palveluntuottaja ilmoittaa sekä vakinaisten että sijaistavien työntekijöiden sekä mahdollisten alihankkijoiden työntekijöiden nimet tilaajan yhteyshenkilölle viimeistään pp.kk.vvvv. Henkilöstön mahdollisimman vähäinen vaihtuvuus on tärkeää tilaajalle. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus edellyttää, että palveluntuottaja vaihtaa tilaajan kohteissa siivoavan henkilön, tilaajan yhteyshenkilön tai vastuuhenkilön toiseen tilaajan hyväksymään henkilöön. Sivu 2 / 7
Palveluntuottaja ei saa itse vaihtaa tilaajalle nimettyä vastuuhenkilöä ilman pakottavaa, sopijaosapuolista johtumatonta syytä. Mikäli vastuuhenkilö joudutaan vaihtamaan pakottavasta syystä, vastuuhenkilön tilalle on nimettävä välittömästi uusi vastuuhenkilö, jonka koulutus- ja kokemus on vähintään samantasoinen, kuin tarjouksessa nimetyllä vastuuhenkilöllä. Palveluntuottaja antaa tarvittaessa tilaajalle riittävät tiedot palvelua tuottavista henkilöistä, ao. henkilöiden suostumuksella, jotta tilaaja voi selvittää palvelua tuottavien henkilöiden taustan (Suojelupoliisin suppea turvallisuusselvitys tai vastaava, tai taustaselvitys lasten ja nuorten kanssa vuorovaikutuksessa olevien työntekijöidensä rikostaustan lain 14.6.2002/504 edellyttämällä tavalla). Tarkempia tietoja perusmuotoisesta turvallisuusselvityksestä on saatavissa suojelupoliisin internet-sivuilla www.suojelupoliisi.fi. Turvallisuusselvityksessä tai vastaavassa mahdollisesti todettu esteellisyys johtaa automaattisesti henkilön poissulkemiseen. Palveluntuottaja perehdyttää kustannuksellaan työntekijänsä tämän sopimuksen mukaisiin palvelukuvauksiin ja siivottaviin tiloihin sekä huolehtii, että palvelukuvaukset ovat selvästi nähtävillä tilaajan kohteissa. Kiinteistöjen ovet ja ikkunat suljetaan ja valot sammutetaan asianmukaisesti, mikäli palveluntuottaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä eikä muuta ole sovittu. Palveluntuottaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä siivouskohteen yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on palveluntuottaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. (Avainten luovutuksesta ja määrästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palveluntuottaja kuittaa avaimet vastaanotetuiksi kirjallisesti.) Palveluntuottaja ilmoittaa tilaajalle sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta. Palveluntuottaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta tilaajalle pyytämättä lain asettamissa määräajoissa. Velvollisuus koskee myös mahdollisesti käytettävien alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten todistusten toimittamista. 9. Siivottavien tilojen tavaroiden käyttö Palveluntuottajalla ei ole oikeutta käyttää siivottavissa tiloissa olevia kodinkoneita (kuten mikroaaltouunia, kahvinkeitintä tai jääkaappia), tavaroita tai henkilökunnan välineitä, tilaajan puhelimia tai tietokoneita. Siivoojien mahdollisten taukotilojen ja niiden välineistön käytöstä sovitaan siivouskohdekohtaisesti. 10. Laatutason valvonta Palveluntuottajalla on käytössään toimintansa laadunvarmistamiseksi laatujärjestelmä / -menetelmä. Palveluntuottaja tekee säännöllisestä laadunvalvontaa ja palveluntuottajan edustaja/-t käyvät säännöllisesti (vähintään 9 kertaa lukuvuodessa) tilaajan molemmissa kohteissa tekemässä yrityksen omaa, sisäistä laadunvalvontaa. Tulokset dokumentoidaan ja kooste toimitetaan tilaajalle viipymättä. Epäkohtiin puututaan välittömästi ja ne korjataan. Sivu 3 / 7
Palveluntuottaja mittaa tilojen loppukäyttäjien tyytyväisyyttä palveluun säännöllisesti. Palveluntuottaja tekee kustannuksellaan vähintään kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskyselyn, jonka tulokset tilaaja saa käyttöönsä. Asiakastyytyväisyyskyselyn toteutustapa hyväksytetään tilaajalla etukäteen ennen kyselyn toteuttamista. 11. Yhteistyö ja raportointi Palveluntuottajan vastuuhenkilön/yhteyshenkilön on oltava tavoitettavissa virka-aikana (ma pe klo 8-16.15). 12. Reklamaatiot ja laatupoikkeamien vaikutus Palvelua koskevat reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti. Sähköpostitse tehty reklamaatio katsotaan kirjalliseksi. Havaituista laiminlyönneistä ja laatuongelmista ilmoitetaan välittömästi tai viimeistään kolmen arkipäivän kuluessa siitä, kun laiminlyönti tai laatuongelma on havaittu. Mikäli palvelusuoritus ei täytä sopimuksen mukaisia laatuvaatimuksia, tilaaja reklamoi palveluntuottajaa asiasta kirjallisesti ja palveluntuottajalla on 5 vrk aikaa korjata puutteellinen suorituksensa. Jäljempänä luetellut kiireelliset työt on kuitenkin suoritettava välittömästi reklamoinnin jälkeen. Työt, jotka on hoidettava reklamoinnin jälkeen välittömästi: tilojen ylläpitosiivous (sisääntulot, käytävät, luokat, ryhmätilat, voimistelusalit) sosiaali- ja saniteettitilojen laatupoikkeamien korjaavat toimenpiteet saniteettitarvikkeiden täydennykset Mikäli palvelusuoritus ei reklamaatiosta ja työnkorjauksesta huolimatta täytä sopimuksen mukaisia laatuvaatimuksia tai mikäli sopimuksen mukaista siivousta ei suoriteta sovittuna ajankohtana tai sovitulla tavalla, on tilaajalla oikeus antaa tuottajalle kirjallinen huomaus tai määritellä sakko seuraavan järjestelmän mukaisesti, sen jälkeen kun palveluntuottajalle on annettu tilaisuus tulla kuulluksi astiasta. Sanktiot: Puutteellinen ylläpitosiivoukseen liittyvä työsuoritus. Esimerkiksi puutteellinen siivous tai siivous on jätetty kokonaan tekemättä. Siivoustulos ei vastaa sovittuja laatuvaatimuksia 1. Kirjallinen huomautus 2. 500 :n sakko. Kun samasta kohteesta on tehty tuottajalle kirjallinen huomautus ja tilanne ei ole parantunut, lähetetään sakkolasku suoraan tuottajalle. Tehtävien toistuvat puutteet ja laiminlyönnit, joista on edellä olevan mukaisesti kirjallisesti huomautettu, ovat sopimuksen purkuperuste. Jos samasta kohteesta joudutaan lähettämään kolmannen kerran sakkomaksu, purkautuu sopimus kohteen osalta kahden (2) kuukauden ilmoitusaikaan noudattaen. Sivu 4 / 7
13. Viivästys palvelun aloittamisessa Palveluntuottajan havaitessa, ettei hän voi noudattaa sovittua palvelun aloittamisajankohtaa (ks. kohta 4), palveluntuottajan on ilmoitettava siitä välittömästi tilaajalle sekä kerrottava ajankohta, jona palvelun tuottaminen alkaa. Mikäli palvelun aloittaminen viivästyy kokonaan tai osittain toimipistekohtaisesti tai se aloitetaan, mutta keskeytetään sittemmin, tilaajalla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että palvelun viivästymisestä tai keskeyttämisestä on aiheutunut vahinkoa. Oikeutta ei ole, jos viivästys johtuu tilaajan syyksi luettavasta syystä. Sopimussakko on viisisataa (500) euroa/kohde jokaiselta alkavalta arkipäivältä, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun toimitusajan. Tilaajalla on oikeus saada hyvityslasku tai oikeus vähentää sopimussakot palveluntuottajalle maksettavista maksuista. Jos palvelun aloittaminen viivästyy enemmän kuin 15 arkipäivää, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään kokonaan tai osittain kohdekohtaisesti välittömästi. Sopimuksen purku on tehtävä kirjallisesti. 14. Vahingonkorvaus ja vakuutukset Tilaajalla ja palveluntuottajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Vahingonkorvauksen määrä on kuitenkin enintään palvelun vuosihintaa vastaava määrä. Jos sopimus päättyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä ja tästä aiheutuu tilaajalle vahinkoa, on tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntuottajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun sopijapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Sopijapuolella on oikeus korvaukseen ilman ylärajaa aiheutuneesta vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella tai rikkonut salassapitovelvoitteita. Palveluntuottajalla on kattava toiminnan vastuuvakuutus koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntuottajan on pyydettäessä annettava tilaajalle tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 15. Alihankinta Palveluntuottaja vastaa mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Palveluntuottaja vastaa alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttämisestä. Alihankkijat ja niiden vaihtuminen on ilmoitettava tilaajalle viipymättä. Sivu 5 / 7
16. Muutokset toiminnassa Palveluntuottaja on joustava ja mukautuu Tilaajan toimintatapojen ja -aikojen muutoksiin. Sopimusta voidaan muuttaa vastaamaan palvelujen tarpeen kasvua tai vähenemistä. Palveluntuottajalta edellytetään valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan ja toiminta-aikojen mahdollisiin muutoksiin. Mikäli kohteissa tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta tietyssä kohteessa loppuu sopimuskauden aikana kokonaan tai osittain, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. 17. Irtisanominen Perussopimuskauden jälkeen, optiokaudella, sopijapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kokonaan tai osittain noudattamalla kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Irtisanomisaikaa noudatettaessa irtisanominen ei edellytä erityisiä perusteita. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. 18. Sopimuksen siirto Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. 19. Erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Jos kiista ei ratkea neuvotteluin, asia jätetään Tilaajan kotipaikan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 20. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Sopimukseen sovelletaan lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa tämän puitesopimuksen kanssa. 21. Sopimuksen liitteet ja asiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: Sopimus Palvelunkuvaus ja vähimmäisvaatimukset (liite 1) [Tarjouspyynnön liitteet 1A- 1B] Hintaliite x Muut sopimusneuvotteluissa yksilöitävät liitteet x [Täsmennetään sopimusneuvotteluissa] Tarjouspyyntö liitteineen Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Palvelut: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julk aisut/20100217julkis/jyse_2009_palvelut.pdf Sivu 6 / 7
22. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Kaupungissa xx. päivänä xxkuuta 2013. Tilaaja XX Palveluntuottaja XX allekirjoitus allekirjoitus nimenselvennys nimenselvennys tehtävänimike tehtävänimike Sivu 7 / 7