SOPIMUSLUONNOS 1(5) LIITE 7 HANKINTASOPIMUS / KÄSIPYYHEAUTOMAATTI-, KÄSIPYYHERULLA- JA VAIHTOMATTOPALVELUT 1. SOPIJAOSAPUOLET Tilaaja: Nurmijärven kunta/seudullinen hankintapalvelukeskus Y-tunnus 9014643-2 (Muut kunnat tekevät hankinnasta oman sopimuksensa soveltaen tätä sopimusluonnospohjaa ja muuttavat kuntakohtaiset tiedot omia vastaaviksi) Toimittaja: Yritys X Y-tunnus: xxxxxxx-x 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Sopimus koskee Nurmijärven, Tuusulan ja Mäntsälän kuntien käsipyyheautomaatti-, käsipyyherulla- ja vaihtomattopalveluita. Sopimus perustuu hankintajohtajan päätökseen xx.xx.2015 x. 3. TOIMITETTAVIEN TUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita ja käyttötarkoitukseensa sekä julkisiin tiloihin soveltuvia ja tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia. Jos tarjotut tuotteet osoittautuvat sopimuskaudella tarjouspyynnön vastaisiksi laatu- /kestävyysominaisuuksiltaan tai käyttötarkoitukseen sopimattomiksi, valittu toimittaja on velvollinen korvaamaan tuotteet ehdot täyttäviksi ilman, että siitä aiheutuu haittaa tai lisäkustannuksia tilaajalle. 4. TUOTTEIDEN TILAAMINEN Kunnat tilaavat tuotteita tarpeen mukaan eivätkä sitoudu ennalta mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tilaukset voidaan tehdä sähköpostilla tai sähköisellä tilausjärjestelmällä (jos tarjoajalla on sellainen käytössään). Toimittajalla on suomenkielinen kuntakohtaisesti nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. 5. TOIMITUSTAPA/TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti perille kunnan toimipisteeseen sisälle toimitettuna. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. Jokainen tilaava yksikkö kunnassa sopii erikseen tarkemmin toimittajan kanssa tilaus- ja toimituskäytännöistä. Toimituksista sovitaan tässä sopimuksessa mainitun yhteyshenkilön tai hänen sijaansa tulleen henkilön kanssa.
SOPIMUSLUONNOS 2(5) 6. TOIMITUSAIKA Toimitusaika sopimuskauden alussa on enintään 14 vuorokautta tilauksesta, tämän jälkeen toimitukset noudattavat kohteittain sovittuja vaihtovälejä. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-14 välisenä aikana sisätiloihin, ellei asiasta sovita erikseen muuta kunnan/toimituskohteen kanssa. Toimitusosoitteet sopimuskauden alussa ovat tämän sopimuksen liitteenä x. Toimitusosoitteet voivat muuttua sopimuskauden aikana. Tilaajayksiköiden määrä voi lisääntyä tai vähentyä sopimuskauden aikana. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. 7. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN Toimittaja vakuuttaa tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 8. VIIVÄSTYSSEURAAMUS Jos toimitus tai sen osa viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun koko loppusummasta yksi (1) prosentti kultakin alkavalta viivästyspäivältä. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai perjantai. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko toimittajalle tehtävästä maksusuorituksesta. 9. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi tuote-, toimitus- tai muista virheistä kirjallisesti toimittajan nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta siten, että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Reklamaatioihin on vastattava kirjallisesti kolmen arkipäivän sisällä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 10. HINNAT Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Hinnat ovat yhtenevät kaikille sopimuksessa mainituille kunnille. Hinnat ovat kiinteät vähintään kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta hyväksyttävissä olevasta palveluntuottamisen kustannuksiin vaikuttavasta syystä tarkistaa korkeintaan kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Mahdollisista hinnantarkistusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukseen viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Tarkistettu hinta on voimassa vähintään
SOPIMUSLUONNOS 3(5) seuraavat 12 kuukautta. Hintojen laskiessa riittää palveluntarjoajan ilmoitus. Hinnan muutosaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. 11. MAKSUAIKA JA EHTO, LASKUTUS JA VIIVÄSTYSKORKO Maksuaika on vähintään 30 pv netto. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelymaksuja yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. 12. RAPORTOINTI Tilaaja/kunnat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Toimittaja toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain tai pyydettäessä yhteenvedon, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Tilaaja/kunnat saavat lisäksi pyytäessään Excel-muotoisia raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tapahtuu sähköisesti. Lisäksi toimittajan tulee laatia vuosittain yhteenveto reklamaatioista, palautteista ja niistä aiheutuvista toimenpiteistä. 13. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja päättyy viimeistään 31.5.2019. 14. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOLMANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. ALIHANKINTYÖN JA TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa sopimuskauden aikana käyttää tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa sillä tavalla, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus toteutuu. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnössä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Todistukset eivät saa toimitettaessa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia ja ne on tilaajavastuulain mukaisesti uusittava aina 12 kuukauden välein sopimuskaudella. 20. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI
SOPIMUSLUONNOS 4(5) Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 21. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Sopijaosapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 31.5.2017. 22. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET SEKÄ SANKTIOT Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä 14 päivässä korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 23. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 24. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Hyvinkään käräjäoikeudessa. 25. MUUT EHDOT Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset:
SOPIMUSLUONNOS 5(5) Paikka ja aika Nurmijärvellä xx.x.2015 Nurmijärven kunta/ Seudullinen hankintapalvelukeskus Yritys X Kari Ylitie Hankintajohtaja Sopimuksen liitteet: Tarjouspyyntö liitteineen Toimituspisteet ja yhteyshenkilöt kunnittain