ITÄ-UUDENMAAN KUNTIEN YHDISTYMISSELVITYKSEN TYÖSUUNNITELMA

ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO ITÄ-UUDENMAAN KUNTIEN YHDISTYMISSELVITYKSEN TYÖSUUNNITELMA Ohjausryhmä hyväksynyt työsuunnitelman 8.11.2013 Lähde: Keski-Uudenmaan yhdistymisselvityksen työsuunnitelma

Sisällysluettelo Tavoitteet... 3 Organisaatio... 3 Poliittinen ohjausryhmä... 4 Johtoryhmä... 4 Työryhmät... 5 Asiantuntijat... 8 Selvitysprojektin päällikkö... 9 Aikataulu... 10 Viestintä... 11 Kustannukset... 12 2

Tavoitteet Organisaatio Askolan, Lapinjärven, Loviisan, Myrskylän, Pornaisten, Porvoon ja Sipoon yhdistymisselvityksen tavoitteena on aikaan saada esitys kuntien ja kaupunkien yhdistymisestä sekä siihen liittyvä yhdistymissopimus. Yhdistymisselvitys pohjautuu laajaan valmisteluun ja tuo esille kuntien päätöksenteon pohjaksi erityisesti kuntien ja kaupunkien yhdistymisellä saavutettavat edut ja haitat. Yhdistymisselvitys sisältää kuntarakennelain mukaisesti 1. suunnitelman hallinnon ja palvelujen järjestämisestä ja palvelujen tuottamisesta selvitysalueella 2. selvityksen yhdistymisen vaikutuksista kuntien yhteistoimintaan 3. selvityksen taloudellisesta tilanteesta 4. arvion asukkaiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien ja lähidemokratian toteutumisesta 5. yksityiskohtaisen arvion kuntien ja kaupunkien yhdistymisen eduista ja haitoista 6. kaksikielistä kuntaa ja kaupunkia koskevassa selvityksessä arvioidaan kielellisten oikeuksien toteutumisesta 7. arvion kuntien ja kaupunkien yhdistymisen suhteesta metropolihallinnon tarpeeseen, erityisesti yhdyskuntarakenteen eheyttämisen, joukkoliikenteen ja sosiaalisen asuntotuotannon näkökulmasta. Selvityksestä tehdään seuraavat raportit: 1. vähintään yksi väliraportti, joka pohjautuu työryhmien tekemiin väliraportteihin 2. loppuraportti, joka pohjautuu työryhmien tekemiin loppuraportteihin 3. yhdistymissopimusesitys liitteineen 3

Poliittinen ohjausryhmä Yhdistymisselvitystä ohjaa poliittinen ohjausryhmä. Sen jäseninä ovat Askolan, Lapinjärven, Loviisan, Myrskylän, Pornaisten, Porvoon ja Sipoon kunnanhallitusten nimeämät henkilöt. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan tarvittaessa laajentaa. Ohjausryhmän jäsenille nimitetään henkilökohtaiset varajäsenet. Ohjausryhmän puheenjohtajuus on kiertävä ja määräytyy kokouspaikan mukaan. Varapuheenjohtajana toimii edellisen kokouksen puheenjohtaja. Ohjausryhmä - ottaa työssään huomioon valtion ja valtioneuvoston mahdolliset yhdistymisselvitykseen liittyvät päätökset - nimeää johtoryhmän, selvitysprojektin päällikön ja työryhmien puheenjohtajat - hyväksyy yhdistymisselvityksen työsuunnitelman, jossa määrätään tarkemmin ohjausryhmän, johtoryhmän, työryhmien, selvitysprojektin päällikön ja asiantuntijoiden tehtävistä sekä yhdistymisselvityksen aikataulusta - hyväksyy yhdistymisselvityksen rahoitussuunnitelman - käsittelee työryhmien väliraportit, hyväksyy työryhmien väliraporttien yhteenvedon ja sen johtopäätökset sekä esittää väliraporttiyhteenvedon kunnille lausuntoja varten - käsittelee kuntien lausunnot väliraporttiyhteenvedosta ja antaa sen perusteella evästykset työn loppuunsaattamiseksi - käsittelee työryhmien loppuraportit sekä työryhmien loppuraporttien yhteenvedon ja sen johtopäätökset - käsittelee asiantuntijoiden esitykset sekä linjaa uuden kaupungin visiota jatkovalmistelun pohjaksi - tekee työnsä lopuksi esityksen enintään seitsemän kunnan yhdistymisestä sekä siihen liittyvästä yhdistymissopimuksesta liitteineen Ohjausryhmän kokoukset: - käsittelee asioita kuntajohtajista muodostuvan johtoryhmän esityksestä - johtoryhmän jäsenet sekä selvitysprojektin päällikkö osallistuvat kokouksiin puheja läsnäolo-oikeudella - sihteerinä toimii selvitysprojektin päällikkö - ohjausryhmä voi kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita yhdistymisselvityksen kustannusarvion puitteissa Johtoryhmä Selvityksen toteutuksesta vastaa johtoryhmä. Selvityksen johtoryhmä muodostuu Askolan, Lapinjärven, Loviisan, Myrskylän, Pornaisten, Porvoon ja Sipoon kuntajohtajista. Johtoryhmän varajäsenet määräytyvät kuntien hallintosääntöjen mukaan. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Esko Rautiainen ja varapuheenjohtajana Jouko Asuja. 4

Kukin kuntajohtaja esittelee johtamansa työryhmän asiat johtoryhmälle. Selvitysprojektin päällikkö esittelee vastuullaan olevat asiat johtoryhmälle. Johtoryhmä - käsittelee kaikki ohjausryhmälle esiteltävät asiat ja esittelee ne ohjausryhmälle yhteiseen päätökseen perustuen. Johtoryhmän puheenjohtaja alustaa asiat ja tekee viralliset päätösesitykset - johtaa ja valvoo selvityksen toteutusta suhteessa tavoitteisiin ja työsuunnitelmaan - vastaa selvitystyön alussa hahmoteltavasta yhdistyneen kaupungin pitkän tähtäimen (10-20v) visiosta ja missiosta - päättää työryhmien jäsenistä, antaa tarvittaessa työryhmille tarkempia toimeksiantoja sekä seuraa työryhmien työtä - hyväksyy työryhmien työsuunnitelmat ja tekee ohjausryhmälle ehdotuksen yhdistymisselvityksen kustannusarvioksi (ulkopuolisen asiantuntijatyön tilaamisen sekä muut selvitystyöhön liittyvät työryhmän kustannukset) - vastaa siitä, että yhdistymisselvitys on riittävän laaja eli kattaa vähintään kuntien lakisääteiset palvelut sekä tarvittavat tukipalvelut. Johtoryhmä päättää tarvittavan toimintaympäristötiedon hankkimisesta siten, että kaikilla työryhmillä on käytössään samat ennusteet tulevasta kehityksestä - hyväksyy yhdistymisselvityksen kokonaiskustannusarvion selvitysprojektin päällikön laatiman arvion perusteella - hyväksyy työryhmien väli- ja loppuraportit Kukin kuntajohtaja informoi kaupungin-/kunnanvaltuustoa ja -hallitusta säännöllisesti. Työryhmät Työryhmien järjestäytyminen Yhdistymisselvitys toteutuu johtoryhmän alaisissa työryhmissä pääosin virkatyönä ja tarvittavilta osin ulkopuolista asiantuntija-apua käyttäen. Työryhmät ovat seuraavat: 1. Visio ja strategia sekä demokratia ja osallistuminen ml. uuden kunnan visio ja missio strategia toimielimet asukasvaikuttaminen kaksikielisyys uuden kaupungin nimen ja vaakunan valmistelu väliraportin hyväksymisen ja lausuntokierroksen jälkeen 2. Hallinto, talous, henkilöstö ja tukipalvelut ml. kuntatalous viranhaltijaorganisaatiorakenne konsernirakenne, omistajapolitiikka, kuntien yhteistoiminta hankinnat kiinteistöomaisuus tietohallinto henkilöstön edustajien osallistuminen selvitykseen 5

3. Maankäyttö, asuminen, liikenne, ympäristö, elinkeinot ja tekniikka ml. työllisyys, työpaikat elinkeinopalvelut kunnallistekniikka tilahallinto, tila-, ruoka- ja siivouspalvelut energia asuntopolitiikka kuntien yhdistymisen suhde metropolihallinnon tarpeeseen kuntien yhteistoiminta 4. Sosiaali- ja terveyspalvelut ml. kuntien yhteistoiminta 5. Sivistys- ja opetuspalvelut, varhaiskasvatus, kulttuuri, liikunta- ja vapaaajanpalvelut ml. kuntien yhteistoiminta Työryhmissä on puheenjohtaja, yksi jäsen kustakin kunnasta ja henkilöstön edustaja. Työryhmän puheenjohtaja nimeää työryhmän varapuheenjohtajaksi yhden työryhmän jäsenistä. Työryhmien sihteerit tulevat pääsääntöisesti työryhmän puheenjohtajakunnasta. Johtoryhmä päättää työryhmien kokoonpanosta. Mahdolliset työryhmien tarvitsemat tukipalvelut taloushallinnon hoitamiseksi tulevat Sipoon kunnasta. Työryhmien kokouspaikkojen valinnassa noudatetaan mahdollisuuksien mukaan alueellista tasapuolisuutta. Työryhmien kokous- ja seminaarijärjestelyistä vastaavat työryhmät itse. Työryhmien työsuunnitelmat Työryhmät tekevät omat työsuunnitelmansa yhdistymisselvityksen työsuunnitelmaan perustuen sekä kuntarakennelain edellyttämällä tavalla. Työryhmien työsuunnitelmat sisältävät 1. tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman tarkemman määrittelyn; tarkoituksena on kartoittaa, että yhdistymisselvitys kattaa vähintään kaikki kunnan lakisääteiset palvelut sekä tarvittavat tukipalvelut 2. esityksen työnsä tueksi tarvittavista toimintaympäristötiedoista ja -ennusteista esim. väestöennuste ja ikärakenne; tarkoitus on hankkia tarvittavat yhteisesti tiedot siten, että kaikki työryhmät käyttävät samoja ennusteita tulevasta kehityksestä 3. kustannusarvion sisältäen mahdollisen ulkopuolisen asiantuntijatyön ja - palkkiot sekä muut työryhmän kustannukset. 4. suunnitelma työn etenemisestä ja aikataulusta Johtoryhmä hyväksyy työryhmien työsuunnitelmat. 6

Työryhmätyöskentelyn prosessi NYKYTILA (7 ERILLISTÄ KUNTAA) TULEVAISUUS TALOUDEN JA PALVELUVERKON NÄKÖKULMASTA (7 ERILLISTÄ KUNTAA) TULEVAISUUS TYÖRYHMÄN MIELESTÄ ( 1 KAUPUNKI) VERTAILU JA TYÖRYHMÄN JOHTOPÄÄTÖKSET Kaikki työryhmät tekevät aluksi nykytila-analyysin tarkastelun kohteenaan olevan palvelun tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoiminnasta. Myös muut kuin palvelutyöryhmät tarkastelevat nykytilaa. Kaikki työryhmät tarkastelevat nykytila-analyysissä nykyisen tilanteen etuja ja haittoja soveltuvin osin seuraavien kriteerien perusteella: 1) Kuntalaisten palvelujen saatavuus ja tehokkuus - kustannustehokkuus - palvelujen saatavuus - palvelutaso- ja rakenteet - palvelujen tuotanto- ja rahoitusmalli - työvoiman saatavuus - ruotsinkieliset palvelut - suhde kolmannen sektorin toimijoihin 2) Kunnan kilpailukyky kyseisen palvelun tai työryhmän teeman suhteen verrattuna Helsingin seutuun ja koko maahan 3) Vaikutus yhdyskuntarakenteeseen ja asuntotuotantoon ja joukkoliikenteeseen 4) Ympäristövaikutukset 5) Sosiaalinen eheys, segregaatio ja maahanmuuttajat 6) Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen - johtamisjärjestelmät ja -kulttuurit - päätöksenteon demokraattisuus - asukasvaikuttaminen ja paikallisdemokratian toimivuus - edunvalvonta valtioon - hallinnon kustannukset - tietojärjestelmien integrointi. Nykytila-analyysin jälkeen työryhmillä on käytössään asiantuntijoiden valmistelemat laskelmat nykyisen kuntarakenteen tulevaisuuskuvasta kuntien talouden ja palveluverkon näkökulmasta. Työryhmät - tekevät esityksensä tarkastelun kohteenaan olevan palvelun tai teeman hoitamisesta enintään seitsemän kunnan kokoisessa uudessa kunnassa/kaupungissa. Tavoitteena on esitys, jonka lopputulos on 7

kokonaisuutena taloudellisesti, laadullisesti sekä ympäristön ja väestön hyvinvoinnin kannalta kestävämpi kuin palvelun tai kyseisen teeman hoitaminen erillisissä kunnissa - arvioivat esityksensä etuja ja haittoja samojen kriteerien pohjalta kuin nykytilaanalyysissäkin - arvioivat palvelun tai teeman nykytilan etuja ja haittoja yhdistymisessä saavutettaviin etuihin ja haittoihin. Lisäksi työryhmät arvioivat asiantuntijoiden valmistelemia nykyisen kuntarakenteen tulevaisuuskuvia yhdistymisessä saavutettuihin etuihin ja haittoihin - tekevät lopuksi vertailun pohjalta johtopäätöksensä ja esityksensä johtoryhmälle Asiantuntijat Talousasiantuntija toimii johtoryhmän alaisuudessa. Talousasiantuntija tarkastelee yhdistymisselvitystä talouden näkökulmasta. Talousasiantuntijan tehtävänä on ensin arvioida kuntien talousasemaa kuntakohtaisesti vertaillen ja sen jälkeen yhdistämällä kunnat arvioida yksittäisiä kuntia suhteessa yhdistyvään kuntaan. Talousasiantuntija valmistelee työnsä tarkastellen - asukasluvun ja väestön muutoksia sekä arvioimalla edellisen vaikutusta palvelurakenteen kustannuksiin - tuloslaskelman osatekijöitä - rahoituksen osatekijöitä - taseen osatekijöitä sekä - takauksia ja riskejä. Taseeseen liittyen tarkastelu kohdistetaan myös konsernitaseeseen. Tasetta avataan myös niin, että omaisuuden tasearvot arvioidaan reaalisiksi ainakin olennaisimmilta osiltaan (esimerkiksi sähköyhtiöiden arvostus). Lisäksi tarkastelu laajennetaan mittaristoihin, joissa yhdistellään tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja taseen osatekijöitä (esimerkiksi kriisimittarit jne). Edellä mainitut osatekijät (ml. tulevaisuuden poikkileikkausvuosi) talousasiantuntija määrittelee yhdessä johtoryhmän kanssa. Nykyisen kuntarakenteen pohjalta tehty laskelma erillisten kuntien tulevaisuuskuvasta ja mekaaninen kuntien yhdistämislaskelma on johtoryhmän ja työryhmien käytettävissä helmikuun 2014 puoleen väliin mennessä. Laskelman valmistumiseen vaikuttaa valtiovarainministeriön kuntaosaston laskenta-aikataulu yhdistetyn kunnan valtionosuuden muutoksesta. Myöhemmin tähän mekaaniseen laskelmaan voidaan liittää liitoksen arvioituja hyötyjä ja haittoja. Eli talousasiantuntija voi valmistella tulevaisuuskuvan yhdistyneen kaupungin taloudesta ottaen huomioon työryhmien esitykset palvelujen hoitamisesta enintään seitsemän kunnan kokoisessa uudessa kaupungissa elokuun 2014 loppuun mennessä. Palveluverkkoasiantuntija(t) toimii johtoryhmän alaisuudessa. Palveluverkkoasiantuntija tarkastelee yhdistymisselvitystä palveluverkon 8

näkökulmasta. Palveluverkkoasiantuntijan tehtävänä on analysoida perusopetuksen, varhaiskasvatuksen sekä sosiaali- ja terveystoimen nykyinen toiminta ja kiinteistöt. Liikuntatoimen, hallinnon, kulttuuritoimen ym. osalta palveluverkkoasiantuntija analysoi ainoastaan kiinteistöt. Lisäksi palveluverkkoasiantuntija valmistelee laskelman palveluverkon tulevaisuuskuvasta nykyisellä kuntarakenteella eli seitsemässä erillisessä kunnassa/kaupungissa. Lopuksi palveluverkkoasiantuntija valmistelee nykytila-analyysin pohjalta uuden kaupungin yhteisen palveluverkkosuunnitelman. Palveluverkkosuunnitelma sisältää: - kiinteistöjen nykytilanteen - vertailutietoihin perustuvan arvion kiinteistöjen ja niissä tapahtuvan toiminnan kustannuksista - useita malleja uuden kaupungin palveluverkosta ja sen kustannuksista - ehdotuksen tavasta, jolla kiinteistönpito uudessa kaupungissa järjestetään ja mikä vaikutus sillä on taseeseen ja toimintaan. Palveluverkon nykytilan analyysi on johtoryhmän ja työryhmien käytettävissä helmikuun 2014 loppuun mennessä. Laskelma palveluverkon tulevaisuudesta nykyisellä kuntarakenteella on valmis helmikuun 2014 puoleen väliin mennessä. Palveluverkkoasiantuntija valmistelee mallit uuden kaupungin palveluverkosta ja kustannuksista yhteistyössä työryhmien ja johtoryhmän kanssa helmikuun 2014 puoliväliin mennessä. Ehdotus kiinteistönpidosta uudessa kaupungissa on johtoryhmän ja työryhmien käytettävissä elokuun 2014 loppuun mennessä. Lisäksi selvitykseen voidaan kutsua prosessiasiantuntija ja tarvittaessa myös muita asiantuntijoita, jotka toimivat johtoryhmän alaisuudessa. Prosessiasiantuntija tarkastelee yhdistymisselvityksen toteuttamista prosessin näkökulmasta. Prosessiasiantuntijan tehtävänä on avustaa muun muassa selvityksen organisointiin, osallisuussuunnitelmaan ja viestintään liittyvissä asioissa. Selvitysprojektin päällikkö Selvitysprojektin päällikkö - toimii johtoryhmän alaisuudessa ja on sekä johtoryhmän että ohjausryhmän sihteeri - vastaa johto- ja ohjausryhmien kokous- ja seminaarijärjestelyistä sekä kaikkien työryhmien yhteisten tilaisuuksien järjestelyistä. Valmisteluapua antavat työryhmien sihteerit sekä kuntien nimeämät yhteyshenkilöt. - varmistaa, että työryhmät etenevät työsuunnitelman mukaisesti ja että työryhmien laatimat raportit ovat verrannollisia keskenään. Lisäksi hän varmistaa työryhmien keskinäisen yhteistyön - toimii työsuunnitelman mukaisten asiantuntijoiden yhteyshenkilönä ja vastaa tarvittaessa asiantuntijoiden välisestä yhteistyöstä - tekee työryhmien väliraporteista yhteenvedon ja johtopäätösesitykset johtoryhmälle 9

- kokoaa kuntien lausunnot väliraporteista ja työryhmien loppuraportit ja tekee niistä yhteenvedon ja johtopäätösesityksen johtoryhmälle - valmistelee yhdistymissopimuksen liitteineen johtoryhmälle - tekee osallisuussuunnitelman henkilöstön ja kuntalaisten kuulemiseksi samanaikaisesti. Kuntien toimielinten kokoukset rytmitetään mahdollisuuksien mukaan mahdollisimman samanaikaisiksi väliraporttien lausuntojen sekä yhdistymisesityksen käsittelyn suhteen - vastaa yhdistymisselvityksen viestinnästä viestintäsuunnitelman mukaisesti yhteistyössä ohjaus- ja johtoryhmän puheenjohtajien kanssa. Valmistelu- ja viestintäapua antavat kuntien/kaupunkien tiedotusvastaavat - laatii johtoryhmälle kustannusarvioehdotuksen yhdistymisselvityksestä työryhmien työsuunnitelmien sekä itse arvioimiensa ns. yleisten kulujen (mm. johto- ja ohjausryhmän kokoukset ja seminaarit, yhteiset tilaisuudet, selvitysraportin taitto ja painaminen) perusteella. Kustannusarvion hyväksyy ohjausryhmä. - kokoaa yhdistymisselvityksestä selvitysraportin, johon sisältyvät ohjausryhmän hyväksymät työryhmien loppuraporttiyhteenveto, ohjausryhmän hyväksymät johtopäätökset sekä ohjausryhmän hyväksymä yhdistymissopimus liitteineen Projektin päällikön työ päättyy, kun selvityksen poliittinen ohjausryhmä on päättänyt projektin päättymisestä. Aikataulu 10

Työryhmät käynnistävät työsuunnitelmansa tekemisen lokakuussa 2013 pidettävässä työryhmien yhteisessä seminaarissa. Työsuunnitelmat ovat valmiina johtoryhmäkäsittelyä varten 28.11.2013. Työryhmät tuottavat johtoryhmän hyväksymän työsuunnitelmansa mukaiset väliraportit 28.2.2014 mennessä. Johtoryhmä hyväksyy ja esittelee työryhmien väliraportit ja selvitysprojektin päällikön tekemän yhteenvedon johtopäätösesityksineen ohjausryhmälle. Ohjausryhmä hyväksyy väliraporttiyhteenvedon ja esittää yhteenvetoa johtopäätöksineen kunnan- ja kaupunginhallitusten käsiteltäväksi maaliskuun 2014 aikana. Selvitysprojektin päällikkö tekee kuntien lausunnoista yhteenvedon ja esittelee sen johtoryhmälle. Ohjausryhmä evästää työn loppuunsaattamista johtoryhmän esityksen perusteella huhtikuussa 2014. Kunkin työryhmän työn tuloksista valmistuu kirjallinen loppuraportti. Loppuraportit valmistuvat syyskuussa 2014. Johtoryhmä hyväksyy työryhmien loppuraportit. Selvitysprojektin päällikkö valmistelee loppuraporteista yhteenvedon johtopäätösesityksineen johtoryhmälle, joka esittelee ohjausryhmälle loppuraportit, loppuraporttiyhteenvedon sekä yhteenvetoon liittyvät johtopäätökset. Selvitysprojektin päällikkö valmistelee yhdistymissopimusesityksen liitteineen johtoryhmälle lokakuussa 2014. Johtoryhmä käsittelee asiaa ja esittelee asian ohjausryhmälle. Ohjausryhmä tekee esityksensä kuntien yhdistymisestä kunnille marraskuussa 2014. Kunnan- ja kaupunginhallitukset käsittelevät ohjausryhmän esitystä joulukuussa 2014. Ensimmäisen käsittelyn jälkeen kuntalaisille on varattava vähintään 30 päivää huomautusaikaa ennen päätösesityksen tekemistä valtuustolle. Kunnan- ja kaupunginvaltuustot käsittelevät yhdistymisesityksen ja siihen liittyvän yhdistymissopimuksen helmikuussa 2015. Ohjausryhmä voi muuttaa yhdistymisselvityksen aikataulua vastaamaan eduskunnan hyväksymää kuntarakennelakia tai muita valtion asiaan liittyviä päätöksiä. Selvitysprojektin päällikkö kokoaa selvityksen tuloksista selvitysraportin, johon sisältyvät työryhmien loppuraporttiyhteenveto, ohjausryhmän hyväksymät johtopäätökset sekä yhdistymissopimus liitteineen. Selvitys päättyy, kun selvityksen poliittinen ohjausryhmä on päättänyt projektin päättymisestä. Viestintä Selvitystä varten laaditaan erillinen viestintäsuunnitelma, liite 1. 11

Kustannukset Selvitystyö toteutetaan pääosin virkatyönä. Lisäksi kustannuksia tulee ulkopuolisista asiantuntijapalveluista sekä selvitystyön toteutuksen kannalta muista tarpeellisista kustannuksista (esim. mm. johto- ja ohjausryhmän kokoukset ja seminaarit, yhteiset tilaisuudet, selvitysraportin taitto ja painaminen). Selvitysprojektin päällikön palkkakustannukset sisältyvät yhdistymisselvityksen kustannuksiin. Työryhmät tekevät työsuunnitelmissaan kustannusarvioesityksen johtoryhmälle, joka sisältää mm. tiedot muista yhdistymisselvityksessä tarvittavista asiantuntijoista ja heihin liittyvistä kustannuksista sekä muut työryhmän työhön liittyvät kustannukset. Lisäksi selvitysprojektin päällikkö tekee arvion ns. yleisistä kuluista ja kokoaa kaikki kustannukset yhdistymisselvityksen kokonaiskustannusarvioksi, jonka hyväksyy ohjausryhmä. Kustannukset jaetaan 25 % per kunta/kaupunki ja 75 % kuntien/kaupunkien väkiluvun mukaan. Kustannukset laskutetaan kunnilta ja kaupungeilta selvitystyön aikana seuraavasti: vuoden 2013 kulut 31.12.2013 mennessä sekä siitä eteenpäin kaksi kertaa vuodessa. Kukin kaupunki ja kunta hoitavat omien sääntöjensä ja käytäntöjensä mukaan ohjausryhmän kokouspalkkiot ja matkakulut. 12

ITÄ-UUDENMAAN KUNTIEN YHDISTYMISSELVITYS 2013-2014 LIITE 1. VIESTINTÄSUUNNITELMA Tämä viestintäsuunnitelma toimii Itä-Uudenmaan kuntien (Askola, Lapinjärvi, Loviisa, Myrskylä, Pornainen, Porvoo ja Sipoo) yhdistymisselvityksen työvälineenä. SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä yhdistymisselvityksen valmistelun viestinnästä 1 2. Mitä ja miten viestitään? 1 3. Kuka viestii mitäkin? 2 4. Milloin viestitään? 2 5. Kenelle? 2 6. Mitä kanavia käytetään? 3 7. Mediaseuranta 4 1. YLEISTÄ YHDISTYMISSELVITYKSEN VALMISTELUN VIESTINNÄSTÄ Yhdistymisselvityksen valmistelussa kunnat ja kaupungit huolehtivat kunnan ja kaupungin asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista sekä yhteistoiminnasta henkilöstön edustajien kanssa kuntajakolain 7 mukaisesti. Yhdistymisselvityksen valmistelu toteutetaan yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa siten kuin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetussa laissa (449/2007) säädetään. Kukin kunta ja kaupunki noudattavat omia viestintäperiaatteitaan sisäisessä viestinnässä omille luottamushenkilöille ja henkilöstölle. Kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksissa otetaan huomioon kuntalain (365/1995) neljäs luku, jossa mainitaan mm. tiedottaminen, kuulemistilaisuudet ja mielipiteiden selvittäminen. Lisäksi annetaan vaikuttamismahdollisuudet henkilöille, joiden elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin kuntien yhdistymisellä voi olla huomattava vaikutus (hallintolain 434/2003, 41 ). 2. MITÄ JA MITEN VIESTITÄÄN? Kaikista Itä-Uudenmaan kuntien ja kaupunkien yhdistymisselvityksen asioista viestitään avoimesti ja ajantasaisesti kahdella kielellä. Yhdistymisselvityksen viestinnästä ja viestintäsuunnitelmasta vastaa selvitysprojektin päällikkö yhdessä ohjaus- ja johtoryhmän puheenjohtajiston sekä kuntien viestintävastaavien kanssa. Pääsääntöisesti viestintä hoidetaan kuntien arkiviestintänä (tiedotteet, lehdistötilaisuudet, haastattelut, verkkosivut, kyselyt, kuulemistilaisuudet, sosiaalinen media, intranet, henkilökohtainen tiedottaminen ja maksetut ilmoitukset). Kaikki selvitykseen liittyvä materiaali kootaan Sipoon kunnan verkkosivuille ja se linkitetään muiden osallistuvien kuntien ja kaupunkien verkkosivuille. Keskeisistä ajankohtaisista asioista laaditaan tarvittaessa selvityksessä mukana olevien kuntien ja kaupunkien yhteinen lehdistötiedote. Kuntalaisten 13

osallistaminen suunnitellaan ja toteutetaan erikseen yhteistyössä kuntien viestintävastaavien kanssa. Perusviesti Enää ei voida jatkaa kuten ennen. Nyt tehdään aito, faktoihin pohjautuva selvitys eri mahdollisuuksista, jonka pohjalta voidaan tehdä päätöksiä. 3. KUKA VIESTII MITÄKIN? Poliittisen ohjausryhmän - kokouksista tehdään julkinen kaksikielinen pöytäkirja - pöytäkirjat julkaistaan kaikkien osallistuvien kuntien verkkosivuilla viikon sisällä kokouksesta - kokousten asioista tehdään tarvittaessa myös lehdistötiedote, joka hyväksytään kokouksessa - lisätietojen antajan toimii puheenjohtaja ja myös muut jäsenet antavat lausuntoja tarvittaessa Johtoryhmän - kokouksista tehdään tarvittaessa lehdistötiedote, joka hyväksytään kokouksessa - lisätietojen antajana toimii puheenjohtaja, varahenkilönä varapuheenjohtaja, muut jäsenet antavat lausuntoja omaa kuntaa koskien Muiden työryhmien - asioista tehdään tarvittaessa lehdistötiedote yhdessä selvitysprojektin päällikön kanssa - lisätietojen antajana toimivat työryhmien puheenjohtajat - väli- ja loppuraportit ovat julkisia ja ne julkaistaan selvitykseen osallistuvien kuntien verkkosivuilla Asiantuntijat/selvityshenkilö - antavat lausuntoja tarvittaessa ja he esittelevät työnsä tuotokset - työt ovat julkisia ja ne julkaistaan osallistuvien kuntien verkkosivuilla Selvitysprojektin päällikkö - vastaa viestinnästä yhdessä ohjaus- ja johtoryhmän puheenjohtajien ja kuntien viestintävastaavien kanssa - huolehtii käytännön viestintäjärjestelyistä ja yhteydenpidosta mukana olevien kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa yhdessä kuntien viestintävastaavien kanssa - toimii poliittisen ohjausryhmän ja johtoryhmän sihteerinä - laatii lehdistötiedotteet ja muuta materiaalia tarvittaessa yhdessä kuntien viestintävastaavien kanssa - lähettää materiaalia kuntien viestintävastaaville ja yhteyshenkilöille eteenpäin jaettavaksi - antaa tarvittaessa lisätietoja mm. prosessista ja aikataulusta Kuntien viestintävastaavat ja yhteyshenkilöt - auttavat tarvittaessa viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa 14

- huolehtivat valmiin tiedon ulkoisesta ja sisäisestä jakelusta oman kunnan alueella - tekevät mediaseurantaa ja raportoivat siitä säännöllisesti sähköpostitse selvitysprojektin päällikölle - avustavat mm. osallistamisen suunnittelussa ja toteutuksessa, kokousten ja info- ym. tilaisuuksien järjestelyissä Kielenkääntäjä - kääntää pöytäkirjat, selvitykset, tiedotteet ja muut viestintämateriaalit, tarvittaessa lyhyelläkin varoitusajalla 4. MILLOIN VIESTITÄÄN? Selvityksen asioista viestitään ajantasaisesti. Ohjausryhmän kokouksien pöytäkirjat julkaistaan osallistuvien kuntien verkkosivuilla viikon sisällä. Ohjaus- ja johtoryhmän kokouksista laaditaan tarvittaessa lehdistötiedote, joka julkaistaan heti kokouksen jälkeen. Henkilöstölle viestitään asioista jokaisen kunnan omien käytäntöjen mukaisesti. Selvitysorganisaation henkilöstöryhmä suunnittelee viestintää tarvittaessa yhdessä selvitysprojektin päällikön ja kuntien viestintävastaavien kanssa. 5. KENELLE? Kuntalaiset Kuntalaisia informoidaan asioista kaikkia mahdollisia kanavia käyttäen ja mahdollistetaan vuorovaikutteinen kommunikaatio (mm. some, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet, kyselyt ja palaute kuntien verkkosivujen kautta). Jokainen selvitykseen osallistuva kunta ja kaupunki vastaavat oman alueensa kuntalaisten tiedonsaannin varmistamisesta omien kanaviensa kautta. Sisäinen viestintä Henkilöstö pidetään ajan tasalla selvityksen edistymisestä kuntien ja kaupunkien omien käytäntöjen mukaisesti. Selvitysprojektin päällikkö lähettää tarvittaessa materiaalia kuntien nimeämille yhteyshenkilöille, jotka huolehtivat sen jakelusta sisäisesti. Henkilöstölle järjestetään myös tarvittaessa tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia. Sidosryhmät Selvitysalueen yritykset ja järjestöt saavat tietoa selvityksen edistymisestä kuntalaisviestinnän kautta. Mikäli johonkin kohderyhmään kohdistuu erityishuomiota ja mahdollisia vaikutuksia selvityksen aikana, näiden viestintä suunnitellaan tapauskohtaisesti erikseen. Ohjausryhmän jäsenet pitävät yhteyttä oman kuntansa poliittisiin päättäjiin ja johtoryhmän jäsenet valtionhallintoon. Pornainen ja Sipoo osallistuvat myös samaan aikaan tehtävään KUUMA-alueen kuntajakoselvitykseen. Näiden kuntien kunnanjohtajat toimivat yhteyshenkilöinä molempien selvitysten välillä. 15

6. MITÄ KANAVIA KÄYTETÄÄN? Verkkosivut ja Intranet Yhdistymisselvityksen etenemisestä tiedotetaan internetissä avoimesti ja selkeästi kuntalaista mahdollisimman hyvin palvelevalla tavalla. Ajankohtaisia asioita nostetaan sivuille toimituksellisessa muodossa, joten viestintä ei rajoitu ainoastaan muistioista tiedottamiseen. Sipoon kunnan verkkosivuille koottu materiaali linkitetään jokaisen osallistuvan kunnan ja kaupungin verkkosivuille. Verkkosivujen ylläpidosta, tiedon julkaisusta ja sisäisestä viestinnästä oman kunnan alueella vastaa kunnan/kaupungin viestintävastaava ja/tai yhteyshenkilö. Selvitysprojektin päällikkö lähettää lisäksi tarvittaessa muuta materiaalia. Sosiaalinen media Selvitykseen liittyvää verkkosivuilla julkaistavaa materiaalia voi julkaista ja jakaa myös sosiaalisessa mediassa. Jokainen kunta ja kaupunki vastaavat oman sosiaalisen mediansa sisällöstä ja tekevät mediaseurantaa. Media/lehdistötiedotteet Yhdistymisselvityksen asioista lähetetään aina tarvittaessa selvitysprojektin päällikön laatima lehdistötiedote. Lehdistötiedotteiden muokkauksessa käytetään tarvittaessa kuntien viestintävastaavien apua. Lehdistötiedotteet lähetetään laajalla jakelulla (valtakunnallinen näkyvyys), jos erikseen ei muuta sovita. Lisäksi lehdistötiedotteet julkaistaan kuntien verkkosivujen ajankohtaista-osiossa ja lähetetään kuntien valtuutetuille sähköpostilla tiedoksi (kunnat ja kaupungit hoitavat itse omien käytäntöjensä mukaisesti). Lehdistötilaisuudet Lehdistötilaisuuksia järjestetään tarvittaessa. Ne sovitaan ja suunnitellaan aina erikseen johtoryhmässä ja yhdessä kuntien viestintävastaavien kanssa. Avoimet keskustelu- ja vuorovaikutustilaisuudet Tilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan. Ne sovitaan ja suunnitellaan aina erikseen johtoryhmässä ja yhdessä kuntien viestintävastaavien kanssa. Ne pyritään järjestämään melko samansisältöisenä kaikissa kunnissa. Kuntalaisten osallistaminen Yhdistymisselvityksen edetessä pohditaan keinoja osallistaa kuntalaisia yhdistymisselvitykseen internetin avulla. Esim. kukin työryhmä voisi tarjota kysymyksiä avoimeen keskusteluun kuntien ja kaupunkien verkkosivuilla tietyssä vaiheessa työnsä aikana. 7. MEDIASEURANTA Selvitysprojektin päällikkö, kuntien viestintävastaavat ja kuntien nimeämät yhteyshenkilöt seuraavat mediassa ja sosiaalisessa mediassa julkaistavaa materiaalia ja aiheeseen liittyvää keskustelua. Kukin henkilö vastaa omien kanavien seurannasta ja raportoi sisällöstä tarvittaessa selvitysprojektin päällikölle. Selvitysprojektin päällikkö ja kuntien/kaupunkien viestintävastaavat tekevät tarvittaessa vastineita ja vastauksia kysymyksiin. 16