Hämeenkoski: Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Hannu Heikkilä Kunnanhallituksen puheenjohtaja Mika Lampola Kunnanjohtaja Anja Brofeldt

Transkriptio

1 Muistio Salpausselän kuntajakoselvityksen valmisteluryhmän kokous Aika: Tiistai kello Paikka: Lahden kaupungintalo, Harjukatu 31, kaupunginvaltuuston esittelyhuone Läsnä: Hollola: Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Matti Siirola Kunnanhallituksen puheenjohtaja Eero Virta Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen Hämeenkoski: Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Hannu Heikkilä Kunnanhallituksen puheenjohtaja Mika Lampola Kunnanjohtaja Anja Brofeldt Iitti: Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Esa Lehtinen Kunnanhallituksen puheenjohtaja Jarkko Salonen Kunnanjohtaja Pentti Toivanen Kärkölä: Kunnanvaltuuston varapuheenjohtaja Martti Aslamaa Kunnanhallituksen puheenjohtaja Veikko Salomaa Vs. kunnanjohtaja Erja Viitala Lahti: Kaupunginvaltuuston varapuheenjohtaja Juha Rostedt Kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Jarkko Nissinen Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta Nastola: Kunnanvaltuuston puheenjohtaja Reijo Oksanen Kunnanhallituksen varapuheenjohtaja Harri Niemi Kehittämisjohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Kuntajakoselvittäjä Seppo Huldén Viestintäpäällikkö Heini Moisio, Lahden kaupunki Tutkimuspäällikkö Sari Alm, Lahden kaupunki 1. Kokouksen avaus Lahden kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Jarkko Nissinen avasi kokouksen. 2. Kokouksen sihteerin valinta Ehdotus: Valitaan kokouksen sihteeriksi Sari Alm. Kokouksen sihteeriksi valittiin Sari Alm.

2 3. Kokouksen osallistujien toteaminen Ehdotus: Todetaan kokouksen osanottajat. Todettiin kokouksen läsnäolijat kierrättämällä nimilista. Lista läsnäolijoista löytyy muistion alusta. 4. Kokouksen järjestäytyminen ja puheenjohtajan valinta Ehdotus: Valitaan kokoukselle puheenjohtaja. Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Lahden kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Jarkko Nissinen. 5. Kuntajakoselvityksen nimestä päättäminen Ehdotus: Päätetään kuntajakoselvityksen nimeksi Salpausselän kuntajakoselvitys. Kokous päätti kuntajakoselvityksen nimestä esityksen mukaisesti. 6. Kuntajakoselvityksen organisoituminen a) Selvitystyön poliittinen ohjaus Johtoryhmän muodostavat jokaisen kunnan valtuuston ja hallituksen puheenjohtaja asemansa perusteella. Varahenkilöinä toimivat varapuheenjohtajat. Johtoryhmä työskentelee selvityksen loppuun saakka. Kuntien hallitukset, valtuustojen puheenjohtajistot ja valtuustoryhmien puheenjohtajat kokoontuvat noin kuukauden välein yhteiskokoukseen arvioimaan selvityksen edistymistä. Kuntien valtuustot kokoontuvat yhteisseminaariin 2-3 kertaa selvityksen aikana. Kuntajohtajilla, Päijät-Hämeen maakuntajohtajalla ja hankkeen sihteeristöllä sekä kuntajakoselvittäjällä on osallistumisoikeus kokouksiin. Hollolan rovastikunnan nimeämällä edustajalla on oikeus osallistua hallitusten ja valtuustojen kokouksiin. Esitys: Poliittisesta ohjauksesta päätetään edellä kuvatun mukaisesti. Sovitaan johtoryhmän kokousaikataulusta. Johtoryhmän muodostavat jokaisen kunnan valtuuston ja hallituksen puheenjohtaja asemansa perusteella. Varahenkilöinä toimivat varapuheenjohtajat. Johtoryhmä työskentelee selvityksen loppuun saakka. Johtoryhmän puheenjohtajaksi valittiin Nastolan kunnanvaltuuston puheenjohtaja Reijo Oksanen, 1. varapuheenjohtajaksi Hollolan kunnanvaltuuston puheenjohtaja

3 Matti Siirola ja 2. varapuheenjohtajaksi Iitin kunnanvaltuuston puheenjohtaja Esa Lehtinen. Kuntien hallitukset, valtuustojen puheenjohtajistot ja valtuustoryhmien puheenjohtajat kokoontuvat noin kuukauden välein yhteiskokoukseen arvioimaan selvityksen edistymistä. Kuntien valtuustot kokoontuvat yhteisseminaariin 2-3 kertaa selvityksen aikana. Kuntajohtajilla, Päijät-Hämeen maakuntajohtajalla ja hankkeen sihteeristöllä sekä kuntajakoselvittäjällä on osallistumisoikeus kokouksiin. Hollolan rovastikunnan sekä henkilöstöryhmän nimeämällä henkilöstön edustajalla on oikeus osallistua hallitusten ja valtuustojen kokouksiin. Hallitusten ja valtuustojen kokousten pitopaikka kiertää eri kunnissa ja kyseinen kunta valitsee kokoukseen puheenjohtajan. b) Selvitystyön viranhaltijavalmistelun koordinointi Valmistelutyötä koordinoivat selvitystyöhön osallistuvien kuntien kuntajohtajat. Kuntajohtajakokouksen alaisuudessa toimivat toimialakohtaiset virkamiestyöryhmät ja mm. henkilöstöpäälliköiden yhteistyöryhmä. Selvitystyölle asetetaan valmisteleva sihteeristö, johon nimetään yhteensä 5-6 jäsentä. Lisäksi hankkeelle nimetään erillinen viestinnästä vastaava henkilö, josta aiheutuviin kustannuksiin tullaan varautumaan myös selvitystyön talousarviossa. Esitys sihteeristön kokoonpanoksi esitellään kokouksessa. Sihteeristöä voidaan täydentää myöhemmin. Sihteeristön työ käynnistyy välittömästi ja sen toimikausi kestää selvitystyön valmistumiseen asti. Esitys: Viranhaltijavalmistelusta päätetään edellä kuvatun mukaisesti. Päätettiin viranhaltijavalmistelusta esityksen mukaisesti. Sihteeristöön nimettiin Hanna Hurmola-Remmi Hollolan kunnasta, Jaana Simola Päijät-Hämeen liitosta sekä Heini Moisio ja Sari Alm Lahden kaupungilta. Sihteeristön kokoonpanoa voidaan täydentää myöhemmin. c) Työryhmätyöskentely Valmistelutyön tueksi nimetään neljä luottamushenkilötyöryhmää, jotka ovat Tulevaisuus (sis. strategia, maankäytön tehostaminen, elinvoima, maapolitiikka, kehittäminen) Demokratia Palveluverkko Talous Kuntajohtajat nimeävät viranhaltija-asiantuntijat työryhmiin käsiteltävästä aihealueesta riippuen. Muu valmistelu tapahtuu kuntajohtajien nimeämissä viranhaltijatyöryhmissä. Luottamushenkilöt työryhmiin tulisi nimetä mennessä. Tieto kuntien valitsemista työryhmän jäsenistä lähetetään sihteerille

4 Esitys: Työryhmätyöskentelystä päätetään edellä kuvatun mukaisesti. Päätettiin nimetä valmistelutyön tueksi neljä luottamushenkilötyöryhmää, jotka ovat Tulevaisuus (sis. strategia, maankäytön tehostaminen, elinvoima, maapolitiikka, kehittäminen) Demokratia Palveluverkko Talous ja henkilöstö Kuhunkin työryhmään nimetään kaksi luottamushenkilöedustajaa ja kaksi varaedustajaa kustakin kunnasta. Varsinainen edustaja vastaa, että varaedustaja on tarvittaessa paikalla. Kuntien toivotaan nimeävän työryhmiin luottamushenkilöedustajat, jotka edustavat mahdollisimman monipuolisesti kunnassa edustettuja poliittisia puolueita. Kuntajohtajat nimeävät viranhaltija-asiantuntijat työryhmiin käsiteltävästä aihealueesta riippuen. Muu valmistelu tapahtuu kuntajohtajien nimeämissä viranhaltijatyöryhmissä. Luottamushenkilöt työryhmiin tulee nimetä mennessä. Tieto kuntien valitsemista työryhmän jäsenistä lähetetään sihteerille Työryhmien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat valitaan seuraavassa johtoryhmän kokouksessa. d) Henkilöstötyöryhmän nimeäminen Henkilöstötyöryhmään nimetään vähintään yksi työnantajan ja yksi työntekijöiden edustaja kustakin kunnasta. Kokoonpano valmistellaan yhdessä järjestöjen kanssa siten, että ryhmä edustaa henkilökuntaa laaja-alaisesti ja kaikki pääsopijajärjestöt ovat edustettuina. Esitys: Henkilöstötyöryhmästä päätetään edellä kuvatun mukaisesti. Päätettiin henkilöstötyöryhmän nimeämisestä esityksen mukaisesti. Esitys henkilöstötyöryhmän kokoonpanoksi valmistellaan seuraavaan johtoryhmän kokoukseen. e) Kuntalaistilaisuudet kunnissa ja kunnanosissa Kukin kunta sitoutuu järjestämään selvitystyöstä asukkailleen suunnattuja avoimia tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia yhteistyössä selvittäjän kanssa. Esitys: Kuntalaistilaisuuksia järjestetään kussakin kunnassa vähintään yksi selvityksen aikana ja yksi selvityksen valmistuttua. Päätettiin kuntalaistilaisuuksien järjestämisestä esityksen mukaisesti.

5 7. Selvitystyön viestintä Selvitystyön viestintäsuunnitelma ja budjettiesitys esitellään kokouksessa. Merkittiin tiedoksi Heini Moision esittely selvitystyön viestintäsuunnitelmasta ja budjettiesityksestä (liite 1). 8. Selvitystyön kustannukset Kuntajakoselvityksen laadinta aiheuttaa selvitystyöhön osallistuville kunnille myös kustannuksia, joiden kattamisen periaatteista kuntien on syytä muodostaa yhteinen näkemys. Valtio maksaa selvittäjän palkan ja kulut sekä noin euron erillisselvityksen, joka voitaisiin käyttää talousselvityksen tekemiseen. Lisäksi valtio kustantaa noin kaksi valtuustojen yhteistä kokousta (kokouspaikka, kahvitarjoilu). Muut kustannukset tulevat kuntien kustannettavaksi. Maakuntaliittoon on tehty euron rahoitushakemus, josta katetaan osa-aikaisen tiedottajan ja kuntajakoselvityksen nettisivun kustannukset. Kukin kunta vastaa itse kuntajakoselvityksen valmisteluun osallistuvien luottamushenkilöiden kokouskuluista. Lahden kaupunki vastaa hankkeen seminaari- ja asiantuntijakustannuksista ja veloittaa muita kuntia aiheutuneiden kustannusten mukaisesti viimeistään selvityksen valmistumisen yhteydessä. Esitys: Sovitaan selvitystyön kustannusten kattamisesta. Päätettiin arvioida selvitystyöstä kunnille aiheutuvat kustannukset ja valmistella seuraavaan kokoukseen ehdotus kustannusten jakamisesta kuntien välillä. 9. Kokousaikataulut Kokousaikataulu esitellään kokouksessa. 10. Muut asiat Päätettiin johtoryhmän kokouksen seuraavaksi ajankohdaksi klo 18. Kokouspaikka ilmoitetaan myöhemmin. Vuoden 2014 kokousaikataulu käsitellään seuraavassa kokouksessa. Salpausselän kuntajakoselvityksen johtoryhmän puheenjohtaja Reijo Oksanen kiitti saamastaan luottamuksesta ja toivoi avointa, keskustelevaa ja osallistuvaa selvitystyöskentelyä. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Jarkko Nissinen päätti kokouksen kello

6 Liite 1. Viestintäsuunnitelma Heini Moisio

7 MIKSI / tavoitteet elinvoimainen kunta MITÄ / sisällöt, perusviestit yhdistymisselvitys - mitä selvitetään selvitystyön tuloksia - kannattaako kuntarakennetta muuttaa, hyvät ja huonot puolet kuntaidentiteetti Onko olemassa jotain sellaista kestävää hollolalaisuutta, joka jäisi elämään, vaikka kunnan rakenteet sen ympäriltä purettaisiinkin FT Jarmo Peltola KENELLE / kohderyhmät luottamushenkilöt, asukkaat, työntekijät MITEN / kanavat ja keinot verkkosivut, uutiskirje, some, mediayhteistyö, asukastilaisuudet KUKA / viestinnän vastuut ohjausryhmä, selvityshenkilö, kuntien ja kaupungin johto

8 Viestintä: verkkosivut ja somepalvelut

9 Viestintä: verkkosivut ja somepalvelut Media Cabinet Exove Nitro WordPress julkaisujärjestelmä WordPress julkaisujärjestelmä MODX julkaisujärjestelmä etusivun nostot tapahtumat / ajankohtaista Some -toiminnot Kommentointi tekninen tuki +uutiskirje 1200 etusivu / sisältösivut ajankohtaista some -toiminnot

10 Viestintäsuunnitelma: Salpausselän tarina Kunta: kylä, pitäjä, kaupunki Paikan laatu tutkija Timo Aron mukaan mitä siellä on keitä siellä on mitä siellä tapahtuu

11 Viestintä: kustannusarvio MENOT TULOT Visuaalinen ilme Verkkosivut Uutiskirje Muistitikut 300x 5, Salpausselän tarina valokuvat, teksti Julkaisu Yhteensä (+alv) Maakunnan kehittämisraha / kunnat Yhteensä