TARJOUSPYYNTÖ: VÄLINEHUOLTOPALVELU 1) Yleistä Perusturvakuntayhtymä Karviainen on Karkkilan kaupungin sekä Nummi-Pusulan ja Vihdin kunnan perustama perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kuntayhtymä Länsi-Uudellamaalla. Kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2009. Kuntayhtymän väestöpohja on n. 43.000 asukasta. 2) Tarjouspyynnön kohde Perusturvakuntayhtymä Karviainen (myöhemmin Tarjouksen pyytäjä tai "Asiakas") pyytää sitovaa tarjousta terveydenhuollon toimipisteissä käytettävien instrumenttien välinehuollosta sisältäen instrumenttien puhdistuksen, steriloinnin ja huollon sekä instrumenttien kuljetuksen kuntayhtymän toimipisteisiin. Käyttömäärät on arvioitu nykyisen tarpeen mukaan, mutta ne voivat muuttua sopimuskauden aikana. Asiakas ei sitoudu ilmoitettuun käyttömäärään, vaan palvelujen käyttöä on voitava tarpeen muuttuessa lisätä tai vähentää. Lisäyksiä tai vähennyksiä voi tulla myös toimipisteisiin. Hankinnan tarkempi kuvaus liitteessä 1. 3) Sopimuskausi ja optiot Sopimuskausi 1.9.2011 31.12.2012 I Optiokausi 1.1.2013 31.12.2013 II Optiokausi 1.1.2014 31.12.2014 4) Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla www.hankintailmoitukset.fi (HILMA) ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen internet sivuilla www.karviainen.fi/hankinnat 20.4.2011. 5) Tarjouksen sisältö Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin ehtojen soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Hankintayksiköllä on oikeus luottaa siihen, että Tarjoaja (myöhemmin myös Toimittaja ) allekirjoituksellaan sitoutuu asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin ja tarjouspyynnössä esitettyihin hankinnan muihin ehtoihin.
Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: i) selvitys Tarjoajaan liittyvien ehdottomien vaatimusten täyttymisestä (liite 2 täytettävä ja siinä mainitut liitteet toimitettava tarjouksen mukana) ii) selvitys palveluun liittyvien ehdottomien vaatimusten täyttymisestä (liite 3 täytettävä ja siinä mainitut liitteet toimitettava tarjouksen mukana) iii) tarjouksen hintatiedot tarjouspyynnön kohdan 17 mukaisesti (liite 4 täytettynä) iv) sopimusluonnos (ks. tarjouspyynnön kohta 18) 6) Toimittajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 :ssä todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 7) Tarjoukseen liitettävät selvitykset ja todistukset Tarjouksessa tulee ilmoittaa Tarjoajan Y-tunnus sekä sähköpostiosoite. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat liitteet ja selvitykset (katso myös liite 2): 1. kaupparekisteriote 2. ennakkoperintärekisteriote 3. todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista 4. selvitys käytettävistä alihankkijoista Tarjoaja vastaa lomakkeissa ilmoitettujen tietojen oikeellisuudesta allekirjoituksellaan. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden pyytää halutessaan myös muita lisäselvityksiä tai tarkistaa edellä pyydettyjä tietoja hankintaprosessin aikana ennen toimittajan valintaa. 8) Alihankinta Toimittajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mitä Asiakkaalle suoritettavia tehtäviä/toimenpiteitä se mahdollisesti teettää alihankkijalla. Asiakkaalla on oikeus perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa ilmoittamalla tästä kirjallisesti Toimittajalle ilman aiheetonta viivytystä. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan työstä ja tuloksista kuten omastaan. Sopijapuoli vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa osaltaan sopijapuolille asetettuja velvoitteita.
9) Valintaperusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät Tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta. Tarjoukset pisteytetään alla olevalla tavalla siten, että kokonaispistemäärä voi enintään olla 100 pistettä. Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin vertailuperusteisiin liittyen tarjouksen mukaan toimitetaan riittävä määrä asiakirjoja ja tietoja joiden perusteella Asiakas voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi. Hinta Hinnasta on mahdollisuus saada maksimissaan 80 pistettä. Vertailuperusteena on palvelun kokonaishinta arvioiduilla käyttömäärillä. Halvimman yhteishinnan tarjonnut tarjoaja saa maksimi pistemäärän 80 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa edullisimpaan tarjoukseen laskentakaavan halvin kokonaishinta x 80 /vertailtava tarjous perusteella. Laatu Laadusta on mahdollisuus saada maksimissaan 20 pistettä. Tarjottavan palvelun laatuna arvioidaan: 1) Toimittajan mahdollisuus koota toimipisteittäin suunnitellut juurenhoito- yms. tarjottimet. 5 p. 2) Instrumenttien seuranta puhdistusprosessin aikana instrumenttien sekoittumisen/häviämisen estämiseksi 5 p. 3) Palveluprosessin ja asiakaspalvelun sujuvuus ja varmuus. (Tarjoajan on kuvattava palveluprosessi ja asiakaspalvelu. Arviointiin vaikuttavat tavoitettavuus, joustavuus ja reagoinnin nopeus.) 5 p. 4) Asiakaspalautteen ja reklamaatioiden hoito (Tarjoajan on kuvattava palautteenantokanavat, palautteiden käsittelyprosessi ja selvitys palautteiden seurannan hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä) 5 p. 10)Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä eikä hankintaa tulla jakamaan. 11)Tarjouksen toimittaminen Suomenkielinen, sitova ja allekirjoitettu kirjallinen tarjous ja pyydetyt liitteet pyydetään toimittamaan suljetussa kirjekuoressa 15.5.2011 klo 15 mennessä osoitteeseen Perusturvakuntayhtymä Karviainen PL 114 03101 Nummela Kuoreen merkitä "Välinehuoltopalvelu".
Liitteet 2, 3 ja 4. tulee palauttaa samassa kirjekuoressa tarjouksen kanssa kirjallisesti täytettynä ja allekirjoitettuna. Tarjouksia ei oteta vastaan sähköpostitse tai telefax lähetyksinä. Tarjouksen toimittaminen pyydetyssä muodossa annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. 12)Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitova 31.7.2011 saakka. 13)Toimitusehto Toimitusehto vapaasti asiakkaan nimeämiin kohteisiin sovittuihin paikkoihin sisätiloissa. Toimituksesta aiheutuvien kulujen tulee sisältyä hintoihin. 14)Laskutus- ja maksuehto Maksuehto 21 pv netto. Maksut suoritetaan laskua vastaan. Palvelumaksut suoritetaan jälkikäteen kuukausittain, kun työ on hyväksyttävästi suoritettu ja lasku on saapunut asiakkaan osoittamaan laskutusosoitteeseen. Laskussa on oltava toimipistekohtainen erittely. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 15)Raportointi ja reklamointi Raportit: Tarjoaja raportoi vuosittain palveluvolyymistä, veloituksesta ja laadullisista seikoista. Raportit tehdään toimipisteittäin. Lisäksi palvelun tuottaja raportoi asiakkaalle kirjallisesti toiminnassa havaituista puutteista ja virheistä välittömästi niiden ilmaannuttua. Reklamaatiot: Palvelun tuottajalla tulee olla käytössä toimiva reklamaatioiden käsittelyprosessi. Reklamaatioiden aiheuttamista toimenpiteistä toimittaja ylläpitää kirjaa ja toimittaa ko. tiedot tilaajalle pyydettäessä. 16)Muut ehdot Palvelun laadun tulee vastata aina alalle yleisesti hyväksyttyä tasoa. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee Palvelun tuottajan korvat tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti, palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.
Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista (348/2007), Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), Tilaajavastuulakia (1233/ 2006) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT) mikäli tässä tarjouspyynnössä ei ole määritelty toisin. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Sillä on oikeus myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Sitoumuksetta tehtyjä tarjouksia ei käsitellä. Tarjouksen pyytäjä ei maksa korvauksia tarjouksen tekemisestä. 17)Hintojen ilmoittaminen ja hinnanmuutokset Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %), euromääräisinä kiinteinä nettohintoina liitteessä 4. Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset alennukset. Tarjoushinnoille ei voi esittää varaumia. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä ensimmäisen sopimusvuoden ajan ja sen tulee sisältää kaikki palveluun liittyvät toimenpiteet, ml. tilausten käsittelystä, pakkaamisesta, toimittamisesta ja laskutuksesta aiheutuvat kustannukset. Korkeintaan kerran vuodessa tehtävistä hinnan tarkastuksista tulee ilmoittaa vähintään kolme (3) kuukautta ennen niiden aiottua voimaantuloa. Palvelun tuottajan on tarjouksessa ilmoitettava hinnanmuutosperuste. Perusteena ei saa käyttää esim. yleistä kustannustason nousua. Mikäli Asiakas ei hyväksy hinnan tarkistusta, käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on molemmilla sopijaosapuolilla oikeus purkaa sopimus neljän (4) kuukauden kuluttua neuvottelujen päättymisestä. Tarjoajan omien ehtojen liittäminen tarjoukseen tai liitteeseen 4. johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana. 18) Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksen tekee Perusturvakuntayhtymä Karviaisen johtaja. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankintapäätöksen tekemisen ja lakisääteisen odotusajan jälkeen tehdään palvelua koskeva kirjallinen hankintasopimus Tilaajan ja valitun Toimittajan kanssa erillisessä sopimusneuvottelussa tämän tarjouspyynnön ja Julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) pohjalta. Sopimuksen tekemisessä käytetään Palvelun tuottajan sopimusluonnosta. Sopimuksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Sopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusasiakirjat ja niiden sitovuusjärjestys ovat:
1. Tarjouspyyntö liitteineen 2. Sopimus 3. JYSE 2009 PALVELUT 4. Toimittajan tarjous liitteineen 19)Vastuuvakuutus Palvelun tuottajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus. Vakuutuksen korvauksen yläraja on mainittava tarjouksessa. Palvelun tuottaja vastaa työntekijöidensä Asiakkaan henkilökunnalle tai Asiakkaalle aiheuttamista välittömistä vahingoista. 20)Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun viranomaiselle toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoukseen tulee merkitä ne kohdat merkinnällä SALAINEN, jotka sisältävät liiketai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tähän tarjouspyyntöön kuuluvat sen erottamattomana osana alla mainitut liiteasiakirjat. 21)Sopimuksen seuranta Seurantakokoukset palvelun Tuottajan ja Asiakkaan välillä pidetään vähintään kerran vuodessa Asiakkaan tiloissa, ellei myöhemmin muuta sovita. Seurantakokouksista Palvelun tuottajalle aiheutuvat kustannukset sisältyvät palvelun hintaan. Seurantakokouksissa arvioidaan toteutunutta palvelun laatua ja pyritään kehittämään sopimusta molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla. Palvelun tuottaja voi sopimuskauden aikana milloin tahansa tehdä myös kehitysehdotuksia palvelun parantamiseksi. Kokouksen koollekutsujana toimii Palvelun tuottaja. 22)Sopimuksen siirtäminen Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle.
23)Erimielisyydet ja sanktiot Jos palvelun tuottaja laiminlyö asiakkaan kirjallisesti esittämän puutteen tai virheen korjauksen, eikä suorita palvelua sopimuksen vaatimusten mukaisesti, on asiakkaalla oikeus pidättää palvelumaksuista sanktiona tekemättömän palvelun osuus ja kirjallisen reklamaation aiheuttama suorite. Palvelun tuottajan tulee tarjouksessaan esittää oma ehdotuksensa sanktioista. Lopullisesti sanktioista sovitaan asiakkaan ja palvelun tuottajan välisissä sopimusneuvotteluissa ja ne määritellään sopimukseen sen mukaisesti. Sopimuksen tulkinnasta tai muista seikoista mahdollisesti johtuvat erimielisyydet, samoin kuin muutkin sopimusta ja sen tulkintaa koskevat asiat pyritään ensisijaisesti selvittämään tarjoajan ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen välisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyksistä ei neuvotteluteitse päästä sovintoon, ratkaisee riitaisuudet ensimmäisenä oikeusasteena Lohjan käräjäoikeus Suomessa. 24)Sopimuksen purkaminen Mikäli toinen osapuoli olennaisella tavalla rikkoo sopimusta eikä 14 päivän kuluessa saatuaan asiasta toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen ole oikaissut menettelyään, toisella osapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään heti. 25)Lisätiedot Kaikki hankintaa koskevat tiedustelut ja lisäselvityspyynnöt on lähetettävä 2.5.2011 klo 12 mennessä sähköpostitse kirjallisina osoitteeseen: posti@karviainen.fi Viestin otsikoksi tulee kirjoittaa: Välinehuoltopalvelu. Kysymysten ja vastausten yhteenveto on tarjoajilla luettavissa 4.5.2011 jälkeen osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat. Nummelassa 19.4.2011 Minna Luoto, hankintakoordinaattori Liitteet: liite 1: Hankinnan kuvaus liite 2: TARJOUSLOMAKE: Tarjoajaa koskevat vaatimukset liite 3: TARJOUSLOMAKE: Palvelua koskevat vaatimukset liite 4: TARJOUSLOMAKE: Hintalomake