1 (8) PANKKIPALVELUT Seutukeskus Oy Häme pyytää Hattulan kunnan toimeksiannosta tarjoustanne pankkipalvelukokonaisuudesta tämän tarjouspyynnön liitteineen mukaisesti. Sopimuskausi on 1.4.2013 31.12.2015 + optio 1.1.2016 31.12.2017. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Seutukeskus Oy Hämeestä (1.3.2013 alkaen KuntaPro Oy) käytetään termiä tarjouksen pyytäjä. Hattulan kunnasta käytetään termejä ostaja/hankintayksikkö. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/toimittaja/pankki/rahalaitos. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan Hattulan kuntaa ja valituksi tulevaa tarjoajaa. Ostajalla/tarjouksen pyytäjällä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on ostajan tarvitsema pankkipalvelukokonaisuus, joka käsittää seuraavat osat: Maksuliiketili - Tarjouksessa tulee ilmoittaa tilin korkoehdot (marginaali, korkosidonnaisuus 1 kk euribor-360) sekä arvo- ja maksupäiväkäytännöt. Talletuskoron laskentaperuste on arvopäivittäinen talletussaldo. - Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiliin liitettävän luottolimiitin korkoehdot (marginaali, korkosidonnaisuus 1 kk euribor-360). Laskentaperusteena arvopäivittäinen velkasaldo. Ostaja/tarjouksen pyytäjä käyttää laskelmissa tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoitettua euribor-noteerausta. Ostaja pidättää oikeuden neuvotella korkosidonnaisuuksista valitun toimittajan kanssa. Palvelumaksut konekielisistä pankkipalveluista - Vertailtavat palvelut on eritelty tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa. Rahahuolto - Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa selvitys päiväkassa- ja kolikkotilitysten jättöpaikasta ja laskennasta. - Vertailtavat palvelut on eritelty tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa. Ostaja ohjaa valtiolta saapuvat suoritukset ja keskittää maksuliikenteen hoidon kokonaisuutena valituksi tulevaan rahalaitokseen. Ostajan pankkitilit muissa rahalaitoksissa säilyvät, mutta niille kertyvät varat siirretään säännöllisesti päähoitajapankkiin (valituksi tulevaan rahalaitokseen). Ostajan maksuliikenteen hoitaa Seutukeskus Oy Häme (1.3.2013 alkaen KuntaPro Oy).
HANKINTAMENETTELY 2 (8) Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintapäätöksen jälkeen Hattulan kunta tulee käymään valitun toimittajan kanssa sopimusneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös (hankintapäätöksen tekee Hattulan kunnanhallitus) Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Sopimuskauden aikana saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä toimittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hattulan kunnan tytär- ja osakkuusyhteisöillä on oikeus käyttää laadittavaa sopimusta ilman erillistä tarjouskilpailua ja sopimuksen mukaisin ehdoin ja hinnoin. Tämä edellyttää tytär- /osakkuusyhteisökohtaisia erillisiä päätöksiä. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös liitteineen on asianosaisjulkinen päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yhteisön toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjoukset liitteineen siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Lähtökohtaisesti tarjousvertailuun liittyvät tiedot eivät voi kuulua liiketai ammattisalaisuuden piiriin. Hankintayksikkö/tarjouksen pyytäjä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on hankintayksiköllä/tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta.
3 (8) SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön liitteineen mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan tili- ja palvelusopimuksia sekä niiden jälkeen julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Sopimusneuvotteluissa voidaan tarkemmin sopia siitä, miltä osin sovelletaan alan yleisiä ehtoja, kuten tili- ja palvelusopimuksia. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta eikä tarjouksen pyytäjältä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä liitteineen esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen Sopimus laaditaan ostajan/tarjouksen pyytäjän sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta valitun toimittajan ja ostajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Optiokauden käyttämisestä neuvotellaan erikseen sopimusosapuolten kesken. Ostajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättyväksi kalenterivuoden loppuun siten, että irtisanomisesta ilmoitetaan kirjallisesti toimittajalle viimeistään samana kalenterivuonna 30.6. mennessä. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan sopimusosapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti.
4 (8) SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA HINNAT JA HINNOITTELU Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy tarjoajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 1). Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnat on esitettävä alv 0 %. Mitään muita mahdollisia kustannuksia (esimerkiksi provisioita, käyttömaksuja, kuukausimaksuja ja henkilökohtaisen neuvonnan maksuja) ei makseta, vaan ne on sisällytettävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa tarjottaviin maksuihin ja veloituksiin. Mitään muita mahdollisia kustannuksia kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainitut maksut ja veloitukset ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat (mukaan luettuna marginaalit) ovat kiinteät 31.12.2015 saakka. Optiokauden hinnoista (mukaan luettuna marginaalit) neuvotellaan erikseen sopimusosapuolten kesken. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Valinta- ja vertailuperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 8.2.2013 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset pankkipalveluista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena.
5 (8) TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 1). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 22.2.2013 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Pankkipalvelutarjous ). sähköposti: Aapo.Korte@seutukeskus.fi Hattulassa HATTULAN KUNTA puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Petri Lätti talousjohtaja LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Tarjous- ja hinnoittelulomake Soveltuvuusperusteet Valinta- ja vertailuperusteet
TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 6 (8) LIITE 1 Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 7 (8) LIITE 2 1. Tarjoajayhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista veroista/verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ja pankin vakavaraisuus ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayhteisön tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 5. Tarjoajalla on vuosilta 2010 2013 vähintään kolme (3) referenssiä vastaavankokoisista tai suuremmista asiakkuuksista, joissa asiakkuus on kestänyt vähintään yhden (1) vuoden ajan. Tarjouksen liitteenä on toimitettava luettelo referensseistä. 6. Tarjoaja on yhteisö, jolla on oikeus harjoittaa pankkiliiketoimintaa Suomessa. 7. Tarjoajan pankkikonttorin on sijaittava sopimuskauden alkaessa Hämeenlinnan seudulla, koska päiväkassa- ja kolikkotilityksiä tehdään säännöllisesti, eikä Hattulan kunnan henkilöstön työaikaa voida käyttää tilitysten/rahalähetysten kuljettamiseen kohtuullista enempää. Kyse on henkilöstön omista toimenkuvista sekä turvallisuudesta. Pankkikonttorin poistuminen Hämeenlinnan seudulta sopimuskaudella on tilanne, joka mahdollistaa sopimuksen purkamisen. Ostajalla on perustellusta syystä oikeus tarvittaessa tehdä päiväkassa- ja kolikkotilitykset muun rahalaitoksen kuin tämän tarjouskilpailun perusteella valittavan rahalaitoksen pankkikonttorissa. 8. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 9. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.
VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET 8 (8) LIITE 3 Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin vertailuperustein: Peruste Painoarvo Pistemäärä Hinta 80 % 0 80 pistettä Laadulliset tekijät 20 % 0 20 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 100 pistettä Hinta Laadulliset tekijät Edullisin hinta saa vertailussa 80 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 80 pistettä. Laadullisten tekijöiden osalta arvioidaan palkkojen välityksen ja katteen veloituksen aikataulua sekä kassapalvelujen ja rahahuollon toimivuutta Hattulan kunnan alueella. Palkkojen välityksen ja katteen veloituksen aikataulun osalta arvostetaan sitä, mitä myöhemmin katteen on oltava pankissa ennen palkkojen välitystä ja katteen veloitusta. Parhaaksi arvioitu palkkojen välityksen ja katteen veloituksen aikataulu saa vertailussa 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun palkkojen välityksen ja katteen veloituksen aikatauluun. Kassapalvelujen ja rahahuollon toimivuuden Hattulan kunnan alueella osalta tarjoukset pisteytetään seuraavasti (pisteitä annetaan vain yhden kohdan perusteella; esimerkiksi jos tarjoajalla on sopimuskauden alkaessa sekä pankkikonttori että yösäilö Hattulan kunnan alueella, niin tarjoaja saa tästä kohdasta 5 pistettä): - sopimuskauden alkaessa pankkikonttori Hattulan kunnan alueella -> viisi (5) pistettä - sopimuskauden alkaessa yösäilö Hattulan kunnan alueella -> kolme (3) pistettä - sopimuskauden alkaessa ei pankkikonttoria eikä yösäilöä missään Hattulan kunnan alueella -> nolla (0) pistettä Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.