1 (6) TARJOUSPYYNTÖ ARKISTOMATERIAALIN TUHOAMISPALVELUISTA Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi 1.1.2014 31.12.2016. Äänekosken kaupunki pyytää tarjousta arkistomateriaalin tuhoamispalvelusta (jäljempänä myös palvelu ). Tarjouspyyntö koskee liitteessä sanottujen Äänekosken kaupungin toimipisteiden arkistomateriaalin tuhoamispalvelua. Kohteisiin saattaa hankintakauden aikana tulla muutoksia. Palveluun kuuluu keräysastioiden nouto sisätiloista, palauttaminen, sekä tyhjennys, tuhoaminen ja kuljetukset. Astioissa mahdollisesti käytössä oleva cd- ja diskettilokeron tyhjennys sisältyy hintaan. Tarvittaessa materiaali kerätään hyllystä, ja käyttökelpoiset mapit voidaan palauttaa takaisin. Keräysastiat tyhjennetään pyydettäessä; kuitenkin niin, että jokaisen toimipisteen astiat tyhjennetään vähintään yhden kerran vuodessa. Paperi, pahvi sekä sähkö- ja elektroniikkaromu (Ser-romu) toimitetaan käsittelyn jälkeen uudelleen käyttöön. Kaupunki vastaa tiloissaan olevien keräysastioiden mahdollisista vahingoittumisista ja katoamisista. Astiat ovat palveluntuottajan omaisuutta. Astioiden laskutus tapahtuu aina toteutuneesta määrästä. Esimerkki: toimistossa on käytössä kahdeksan astiaa, kaikki astiat kierretään ja tarkastetaan, ja laskutetaan kertyneet viisi astiaa. Laskussa voidaan yhden astian tarkkuudella eritellä eri osastoja toisistaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelut toimitetaan sovitun mukaisesti, huolellisesti sekä tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mukaisilla ehdoilla yhdellä vuodella. Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään elokuussa 2016. Hankintayksikkö Hankintamuoto Äänekosken kaupunki, keskushallinto. Avoin menettely Palveluhankinta Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa 28.11.2013.
2 (6) Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, ja allekirjoitus. Jos tarjous tehdään yhteenliittymänä, tarjouksessa ilmoitetaan yhteenliittymään kuuluvat yrittäjät, yhteyshenkilö, ja miten palveluntuotanto järjestetään yrittäjien kesken. Kaikki yhteenliittymässä mukana olevat yrittäjät allekirjoittavat tarjouksen ja ovat vastuussa tarjouksesta. Tarjous on tehtävä liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen. Ilman arvonlisäveroa ilmoitettava tarjoushinta sisältää astiavuokran. Lomakkeessa sanottuihin kohteisiin saattaa hankintakauden aikana tulla muutoksia. Lisäksi pyydetään ilmoittamaan tuhottavan sähkö- ja elektroniikkaromun tyhjennyksen ja muun sähkö- ja elektroniikkaromun tyhjennyksen hinta. Hinnat sisältävät kaikki laskutettavat kulut. Minkäänlaisia lisiä ei hyväksytä. Varaumia ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Mikäli palveluntuottajan yleinen hinnasto muuttuu sopimuskauden aikana niin, että toimituspäivän hinnoittelutavan mukainen hinta olisi kaupungille tarjoustai tilaushintaa edullisempi, tulee laskutuksessa soveltaa toimituspäivän mukaista hinnoittelua. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Hintojen muutokset Hintaa ei muuteta hankintakauden ensimmäisenä vuonna (2014). Hintaa voidaan sopimuksen voimassaoloaikana ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen tarkistaa molempien sopijapuolten esityksestä. Hintojen tarkistaminen on mahdollista palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Tarkistamisen esittäjän tulee yksilöidä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutosta esitettäessä. Tarkistaminen edellyttää molempien sopijapuolten kirjallista suostumusta. Osatarjous Vaihtoehtoinen tarjous Osatarjousta ei voi tehdä. Vaihtoehtoista tarjousta ei voi tehdä. Alihankkijoiden käyttö Alihankintaa ei hyväksytä. Maksuehto Laskutus Maksuaika 21 pv netto. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen.
3 (6) Muut ehdot Tarjousasiakirjat ovat suomenkielisiä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Palvelun tuottamisessa noudatetaan Suomen lainsäädäntöä ja Suomen viranomaisten antamia ohjeista. Palveluntuottajan henkilöstö on salassapitovelvollinen kaikista asioista, joita kuulee, näkee tai saa muutoin tietoonsa tuhoamispalvelun tai muun palvelun yhteydessä. Vastuu salassa pidettävästä aineistosta siirtyy palveluntuottajalle, kun palveluntuottajan henkilökuntaan kuuluva on ottanut aineiston haltuunsa. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Kaupungilla on oikeus tarkastaa ja valvoa salassa pidettävän aineistonsa käsittelyä. Palveluntuottajan edustajan on oltava paikalla tarkastusta tehtäessä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset tai keskeyttää hankinnan. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Veroviranomaisen todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha.
4 (6) 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. 3. Vakuutusyhtiön todistus tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että Hankintapäätöksen tekemisen perusteet 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin. Tarjouksen kokonaishinta saadaan laskemalla toimipisteiden astioiden yhden tyhjennyskerran tyhjennysten yhteissumma. Mikäli hinnaltaan edullisimpia tarjouksia on enemmän kuin yksi, valitaan palveluntuottaja niistä arpomalla. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus kaupungin ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous
5 (6) Hankintasopimuksen purkaminen Hankintasopimuksen irtisanominen Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle. Hankintasopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli ostaja ei ole tyytyväinen tuotteen ominaisuuksiin tai toimittajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarvittaessa asiakirjat ovat kirjallisesta pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana nähtävissä hankintayksikössä. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 28.2.2014 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 12.12.2013 klo 12.00 suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Arkistomateriaalin tuhoamispalvelut" osoitteella Äänekosken kaupunki, Keskushallinto, Pl 24, 44101 Äänekoski. Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Sähköpostin tunnukseksi on merkittävä Tarjous: Arkistomateriaalin tuhoamispalvelut. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon.
6 (6) Lisätiedot Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaistakaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski 28.12.2013 Äänekosken kaupunki, keskushallinto Hallintojohtaja Heli Möller Liitteet Tarjouslomake Hankintasopimusluonnos