Kaupunginhallitus 245 02.06.2014 Kaupunginhallitus 365 22.09.2014 Tilinpäätöksen 2013 tarkastusraportti 154/02.02.01/2014 KH 245 Kaupunginsihteeri Riitta Lehtinen: KH 365 Kaupunginkamreeri Juha Heinonen: Tilintarkastajat ovat laatineet raportin suorittamastaan vuoden 2013 tilinpäätöksen tarkastuksesta. Raportti on ollut nähtävillä tarkastuslautakunnan kokouksessa 21.5.2014 16 vuoden 2013 tilintarkastuskertomuksen käsittelyn yhteydessä. Raportti tilinpäätöksen 2013 tarkastuksesta oheistetaan. LIITE A1, KH 2.6.2014 VS. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallitus merkitsee raportin tiedoksi ja pyytää kaupunginkamreerilta elokuun 2014 loppuun mennessä selvityksen raportissa esitettyihin asioihin. KAUPUNGINHALLITUS: Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Kaupunginhallitus on 2.6.2014 päättänyt pyytää kaupunginkamreerilta elokuun 2014 loppuun mennessä selvityksen tilintarkastusmuistiossa esitettyihin havaintoihin. Tarkastusraportti (s. 3): "Hallintosäännössä on määritetty riskienhallinnan vastuulliset tahot. Ris kien hallin nan pe rusteet -niminen dokumentti on luonnosvaiheessa. Suosittelem me doku men tin saatta mis ta valmiiksi ja ottamaan käyttöön siinä ohjeistetta vat toimintatavat." Riskienhallintapolitiikka on tarkoitus saattaa syksyn 2014 ai kana kaupunginhallitukselle. Luonnosta on työstetty henkilös töpäällikön ja työsuojelupäällikön kanssa ja seuraava vaihe on sisällön läpikäynti controllerin kanssa. Tarkastusraportti (s. 4): "Määrärahojen myöntämättömät ylitykset olivat määrältään
yh teensä runsas 2,2 miljoonaa euroa. Kaupunginvaltuusto on ko kouksessaan 24.2.2014 5 ja 6 käsitellyt ylityksistä yhteen sä vajaa 0,3 miljoonaa euroa. Tasekirjassa on annettu erillinen selvitys vajaan 1,6 miljoonan euron ylitysten osalta, mutta kaupunginvaltuusto ei ole näitä käsitellyt. Noin 0,4 miljoonan euron osalta ei ole annettu erillistä selvitystä eikä kaupungin valtuusto ole käsitel lyt niitä. Ennakoitavissa olevat talousarvion määrärahojen ylitykset tulee kuntalain 65 mukaan viedä valtuuston käsiteltäväksi jo tilikauden aikana." Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen samaa asiaa kos kevaan palautteeseen olen vastannut seuraavasti: Taloussäännön mukaan talousarvion käyttötalouden ja inves tointiosan muutoksia voidaan tehdä vain tilivuoden aikana. Edellinen tarkastusyhteisö edellytti, että mikäli tilikauden päättymisen jälkeen tileihin jäi käsittelemättömiä ylityksiä, ne on käsiteltävä valtuustossa ylityksinä (ei talousarvion muutok sina). Tätä menettelyä on noudatettu, mutta siitä huolimatta joitakin todellisia ylityksiä on vuosittain jäänyt käsittelemättä valtuustossa ennen tilinpäätöksen hyväksymistä kaupungin hallituksessa. Tällöin on edellytetty, että hyväksymättömät yli tykset käsitellään valtuustossa ennen kuin tilinpäätös voidaan hyväksyä. Tasekirjassa 2013 on vakiintuneen käytännön mukaan yksi tyiskohtaisesti eritelty ne talousarvion määrärahat, joissa näyt tää olevan hyväksymätön ylitys. Edelleen tasekirjan mukaan merkittävin osa näistä käsittelemättömistä ylityksistä johtui kaupunginvaltuuston hyväksymistä kaupoista tms. päätöksistä ja niiden jälkihoidon loppuunsaattamisesta kirjanpitoon - tä hän sisältyi myös kaupungin ja taseyksiköiden välisiä omai suuserien siirtoa, jotka olivat luonteeltaan teknisiä eivätkä edustaneet määrärahan käyttöä. Myös perintönä saatu omai suus aiheutti teknisiä ylityksiä. Tällaisten tapausten varalta voi olla hyvä täydentää taloussääntöä tai täytäntöönpano-ohjeita. Katson, että taloussäännön ja talousarvion täytäntöönpano-oh jeet muilta osin ovat riittävän selkeitä, joten ohjeiden merkit tävälle muuttamiselle ei ole tarvetta. Täytäntöönpano-ohjeita voidaan luontevasti täsmentää talousarvion laadinnan yhtey dessä, jos siihen katsotaan olevan tarvetta, esim. edellä kerro tusta syystä. Omana arvionani katson, että kyse on muutoin enemmän or ganisaation yhteisen toimintakulttuurin puutteesta. Monesti odotetaan liian pitkään muutosesityksen tekemistä, vaikka tar ve jo on tiedossa - halutaan täysi varmuus ja tarkka määrä en nen kuin esityksiä tehdään ja sen jälkeen voikin olla liian myöhäistä. Toimintakulttuuriin vaikuttaa luonnollisesti myös ohjaus. Ku luvan vuoden alusta otettiin muun rapor toinnin ohella käyt töön talousarvion kk-raportointi. Lyhyen kokemuksen pe rusteella arvioin, että mi käli kk-raportointiin liitetään selvä toimintaohje ryhtymisestä ta lousarvion muutosesityksiin ot taen huomioon myös mahdolliset määrärahasäästöt, saa vute taan parempi loppu-
tulos kuin tähän asti. Tämä laajempi, kak sisuuntainen tarkastelu tukee muutosesitysten keskittämistä, koska silloin päätöksenteki jä voi tarkastella suurempaa koko naisuutta kerralla. Tarkastusraportti (s. 6): "Edellisten tilikausien ylijäämän epäjatkuvuuseränä on 0,2 mil joonan euron lisäys, joka johtuu tuntipalkkaisten henkilöiden palkkajaksotusvarauksen uudelleenlaskennassa havaitusta yli varauksesta, joka on katsottu kohdistu van päättyneisiin vuo siin ja siten kirjattu tältä osin suoraan oman pääoman lisäyk seksi edellisten tilikausien ylijäämään." Periaatteessa tällaiset varaukset tulisi purkaa tilikausittain. Tarkastusraportti (s. 6): "Konsernin edellisten tilikausien ylijäämässä epäjat ku vuus eränä on edel li sen lisäksi 0,7 miljoonan euron lisäys, josta 0,3 miljoonaa euroa ai heutuu osuuksien eliminointierosta ja lo put eristä, joiden si säl töä ei kyetty kaikilta osin selvittämään." Sovelluksen vaihto ja siihen liittyvä toimintatavan muutos ai heutti aikapulan eikä katsottu tarkoituksenmukaiseksi viivyt tää kaupungin tilinpäätöksen käsittelyä. Tilinpäätöksen käsit telyn yhteydessä kerrottiin, että konsernin osalta joudutaan suorittamaan tarkistuksia. Edellisen konsernisovelluksen jäljiltä ei pystytty kaikkien erien muodostumista jäljittämään, joten siinä suhteessa jatku vuuden ylläpitäminen muodostui vaikeaksi. Tämä oli yksi syy sovelluksen käytön lopettamiseen, sillä se olisi edellyttänyt suurempaa henkilötyöpanosta. Osa selvittämättömistä eristä johtuu siitä että joitakin eriä oli yhdistelyn pohjatiedoissa kir jattu eri paikkaan kuin olisi pitänyt eikä sitä enää pystytty kor jaamaan. Asiaan paneudutaan uudelleen vuoden 2014 tilinpäätöksen laadinnassa, mutta kokonaisuuden kannalta virhe ei ole olen nainen. Tarkastusraportti (s. 8): "Tiedot kaupungin koronvaihtosopimuksista on käy pää ar voa lu kuun ot ta matta esitetty tilinpäätöksessä riittävällä tarkkuudella oikein." Korkosopimukset on tehty kaupunginvaltuuston edellyttämäl lä tavalla kaupungin lainojen korkotason hallintaa varten eikä spekulatiivisessa tarkoituksessa, esim. myyntitarkoituksiin. Tätä taustaa vasten on katsottu, että niiden ns. käypää arvoa ei tarvitse esittää. Tarkastusraportti (s. 9): "Eläkevastuun määrä on lievästi pienentynyt ja kaa to pai kan
mai se moin ti va rauksen määrä lievästi kasvanut. Jälkimmäisen li säys vastaa edelli sellä ti li kaudella tapahtunutta lisäystä. Saadun tiedon mu kaan kaato paikkoi hin liit tyvien varausten perusteet ja määrä on tarkoitus ar vioida uu destaan vuo den 2014 aikana." Kaatopaikkojen osalta on kaksi pakollista varausta. Toinen koskee kaupungin omaa, Iilijärven entistä kaatopaik kaa, jonka jälkihoitoa varten on tehty varaus. Sen uudelleen arvioimiseksi ei toistaiseksi ole nähty tarvetta. Toinen perustuu kuntien ja Turun Seudun Jätehuolto Oy:n kanssa tehtyyn sopimukseen, minkä mukaan TSJ kantaa va rauksen muodostamiseksi tarvittavat varat ja kunnat kaato paikkojen omistajina tekevät varaukset. Varauksia käytetään aikanaan sen mukaan kuin TSJ katsoo sen tarpeelliseksi. Tämän suhteen ei käytettävissä olevan tiedon mukaan ole tapah tumassa uudelleenarviointia. Tarkastusraportti (s. 10): Tarkastusraportti (s. 9): "Kaupunginkamreeri on esittänyt kaupunginhallitukselle 12.5.2014 konserni tilinpäätöksen oikaisemisen perusteeksi: 'Esiteltäessä tilinpäätöstä 2013 kaupunginhallitukselle 31.3.2014 kerroin, että kirjanpitopäällikkö aikoo tar kastaa konserniosan uudelleen. Osin tämä perustui siihen, että konsernitilin päätöksen laadintasovellus vaihdettiin eli sovellus ja sen toimintatavat oli vat täysin uudet. Sen käyttämiseen ei myös kään ollut käytettävissä vastaa vaa paikan päällä konsultointia kuin edelli sessä. Osin laadunvalvonta perus tui siihen, että tiettyjen erien osalta syntyi epäilys tietopohjan oikeellisuudesta.' Edellä olevasta selvityksestä on pääteltävissä, ettei ohjelmiston käyttöönot toon ja käyttöopastukseen ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota." "Konsernitilinpäätöksessä kaikkien tytäryhtiöiden tilinpäätöseristä on yhdis telty kuntayhtymäosuuksien yhdistelyn tavoin konsernin omistusosuutta vastaava osuus. Tarkastuksemme perusteella on Naantalin kaupungin konsernitilin päätös edellä mainittua seikkaa lu kuun ottamatta (rasteroitu teksti edellä) laadittu riittävällä tarkkuudella nou dattaen kunnan ja kuntayh tymän konsernitilin päätöksen laadinnasta annet tuja ohjeita (kunta jaoston ohjeen mukaan tulee yhdistel lä 100-prosenttisesti ja erottaa vähemmistö osuus). Menettelytapa muuttuu seuraavassa tilinpäätöksessä.
Tarkastusraportti (s. 10): "Suosittelemme, että uuden palkanlaskentajärjestelmän käyttöönoton yhtey dessä todellisten pitämättömien lomapäivien määrä selvitetään ja varmiste taan uuteen järjestelmään siirrettävien tietojen luotattavuus. Suosittelemme siirtymään menettelyyn, jossa lomia voidaan pitää ainoastaan järjestelmän kautta esimiehen hyväksyttäväksi lähetettävän lomahakemuksen perusteel la. Näin varmistetaan, että lomapalkkavelan oikea määrä on tiedossa. Myös tuntipalkkaisten työntekijöiden osalta tulisi siirtyä todellisen lomapalkkave lan määrän seuraamiseen." Pitämättömien lomien ja säästövapaiden selvittely on parhail laan käynnissä ja sen tuloksia voitaneen arvioida lokakuus sa 2014. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallitus merkitsee saadun selvityksen tiedoksi ja toimittaa sen edelleen tarkastuslautakunnalle. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.