Mitä mahdollisuuksia uudet hankintasäännöt tuovat yrittäjille? Uudistuvat julkiset hankinnat seminaari, Akava 6.2.2015 Vanhempi hallitussihteeri, OTL Markus Ukkola TEM 1
Direktiiviuudistuksen tavoitteet Pk-yritysten aseman parantaminen Taustalla komission selvityksiä (v. 2011) pk-yritysten näkemyksistä aiempien hankintadirektiivien soveltamiskaudella Ongelmia: Hankintojen keskittymisen trendi 2000-luvulla (mm. puitejärjestelyjen määrä nelinkertaistunut) keskittyminen on johtanut entistä suurempiin hankintakokonaisuuksiin pk-yrityksillä haasteita tarjota erittäin suuriin kokonaisuuksiin; Hankintamenettelyt yhä raskaampia hallinnollisesti etenkin pk-yrityksille ja muille pienemmille yhteisöille Tarjouksen laatiminen työlästä Tarjouksiin liitettävä laajasti erilaisia selvityksiä eri viranomais- ja muista lähteistä Tarjousten käsittely joustamatonta pienestäkin muotovirheestä joudutaan hylkäämään tarjous 2
Työ- ja elinkeinoministeriön selvitys pkyritysten asemasta hankintamenettelyissä Toteuttajana Suomen Yrittäjät Yleisiä huomioita: Julkiset hankinnat kiinnostavat pk-yrityksiä; 80 % vastanneista oli kokenut ongelmia hankintamenettelyjen osallistumisessa; ongelmat johtaneet jopa siihen, ettei osallistuta tarjouskilpailuihin; Samoja ongelmia kuin EU-selvityksissä: Liian suuret kokoluokat Hankintamenettelyyn osallistumisen hallinnollinen taakka Toivottiin menettelysääntöjen joustavuutta ja kevyitä sääntöjä 3
Yrityksiin erityisesti vaikuttavia hankintalakiuudistuksen teemoja Uudistuvat hankintamenettelyt tarjouskilpailun rakenne vaikuttaa menettelyn joustavuuteen ja raskauteen myös yrityksille; Neuvottelujen käymisen mahdollisuus; Yritysten innovoiminen vahvemmin osaksi hankintoja; Suhteellisuusperiaate hankintayksikön vaatimuksissa ei perusteettoman tiukkoja vaatimuksia yrityksille; Selvitysten pyörittämisen vähentäminen vakuutus riittää Hankintojen jakaminen osiin Sähköinen tarjousten lähettäminen ja muu viestintä 4
Hankintamenettelyt Nykyiset menettelyt pysyvät pääosin samanlaisina Avoin menettely Rajoitettu menettely Puitejärjestely Sähköinen huutokauppa Dynaaminen hankintajärjestelmä Neuvotteluja sisältävät nykyiset menettelyt uudistuvat Tarjousperusteinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely Kaksi täysin uutta menettelyä: Innovaatiokumppanuus Sähköiset katalogit/luettelot 5
Vähimmäismääräaikojen lyhentäminen Vaikka nykyisistä menettelyistä useimmat pysyvät pääosin nykyisellä mallilla, tarjousten jättämisen määräajat lyhenevät Taustalla on se, että kaikissa hankinnoissa siirrytään sähköiseen viestinvaihtoon (ilmoitukset ja tarjouspyynnöt saatavissa sähköisesti), joten ei tarvitse enää jäädä odottamaan perinteisen postin kulkua Vähimmäismääräajat vähenevät kaikissa menettelyissä noin 10 päivällä Osallistumishakemusten määräajat pysyvät nykyisissä määrissä Tulee edelleen huomioida, että kyseessä ovat vähimmäismääräajat, joten tapauskohtaisesti määräaikojen tulee joissain tapauksissa olla pidempiä 6
Neuvottelumenettelyt Direktiivien keskeisenä tavoitteena lisätä joustoa menettelyissä Nykyiset säännöt eivät välttämättä ole kaikista tehokkaimpia, kun hankinnan kohdetta on yhä hankalampaa määritellä ja halutaan hankkia myös uusia ja innovatiivisia tavaroita, palveluja ja urakoita Neuvottelujen käyminen on nykylainsäädäntöä helpompaa Nykyisin edellytyksenä on, että hankinnan kohde on etukäteen hankalasti määriteltävissä tai että muilla menettelyillä ei ole saatu aikaan vertailtavia tarjouksia Uuden direktiivin perusteella neuvotteluja voidaan käydä aina, kun hankintayksikön tarpeita ei voida tyydyttää markkinoilta suoraan löytyvillä ratkaisuilla Toisin sanoen, neuvottelumenettelyjen käyttö on mahdollista kaikissa tapauksissa paitsi sellaisissa, kun ostetaan ns. bulkkituotteita Tarjousperusteisen neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttöedellytykset ovat täysin samat 7
Neuvottelumenettelyt Miksi uusi termi tarjousperusteinen neuvottelumenettely? Uudessa direktiivissä neuvottelujen kulkua on säännelty nykyistä tarkemmin Neuvottelujen pohjaksi tulee antaa alustava tarjous Hankintayksikön tulee hankintailmoituksessa asettaa vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet, joista ei voida neuvottelujen aikana neuvotella Hankintayksikkö neuvottelee toimittajien kanssa hankinnasta tämän jälkeen neuvottelut päätetään ja pyydetään vielä erillisellä lopullisella tarjouspyynnöllä lopullisia tarjouksia Uudessa direktiivissä nykyistä paljon enemmän vaatimuksia kirjallisen materiaalin (tarjouspyynnöt, tarjoukset) käytöstä 8
Innovaatiokumppanuus Uusi menettely Ideana on se, että hankitaan tuote, jota ei tällä hetkellä löydy markkinoilta. Ensin kilpailutetaan tutkimus/kehittämistyö innovatiivisen tuotteen synnyttämiseksi, tämän jälkeen voidaan kilpailuttamatta hankkia kehitystyön pohjalta syntynyt tuote sen kehittäjältä Käytännön menettelynä on neuvottelumenettely Logiikka on se, että kun kehittämistyön kilpailutuksen voittaja saa suoraan myös kehitystyöhön perustuvan sopimuksen itselleen, tämä luo suuremmat kannustimet osallistua innovaatiokumppanuuteen kuin tilanteessa, jossa olisi järjestettävä uusi tarjouskilpailu tutkimuksen jälkeen Immateriaalioikeuksien siirtymisestä ilmoitettava etukäteen Kumppanuuden pituus ja rakenne ei saa olla kohtuuttoman pitkä suhteessa innovaation uutuusarvoon ei saa rajata markkinoita liian kauan 9
Innovaatiokumppanuus Uusi innovaatiokumppanuusmenettely: hankitaan tuote, jota ei tällä hetkellä löydy markkinoilta. Hankintailmoitus Osallistumishakemusten lähettäminen Tarjousten tekeminen Kumppanuus alkaa (neuvotteluja) Hankintayksikkö valitsee kumppanit Tarjousten käsittely ja vertailu HY voi tarvittaessa karsia kumppaneita kumppanuuden aikana (etukäteen esitetyin perustein) HY voi halutessaan keskeyttää kumppanuuden 10
Soveltuvuus- ja poissulkemisperusteet Lukuisia uusia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita Ympäristö-, työ- ja sosiaalioikeuden rikkominen kansallisesti, EU-tasolla tai kv-sopimuksissa (mm. ILO-sopimuksia); Kilpailunvastainen yhteistyö (miten näyttää toteen käytännössä?) Aiemmat virheet/ongelmat sopimusten toteuttamisessa (, voidaan kysyä muiltakin hankintayksiköiltä, kynnys melko korkealla ongelman on tullut johtaa sopimuksen irtisanomiseen tms.) Eturistiriitatilanteet (hoidettavissa lähtökohtaisesti HY:n organisatorisin ratkaisuin) Toimittaja osallistunut hankinnan valmisteluun, josta syntynyt syrjimättömyyttä vaarantava vaikutus Self cleaning toimenpide mahdollinen toimittaja korjaa ongelman/parantaa tapansa (HY:n ei tarvitse pyytää tätä) 11
Soveltuvuus ja poissulkemisperusteet Selvitysten osalta kevennyksiä toimittajalle: toimittajien ei tarvitse enää liittää selvityksiä tarjouksensa liitteeksi; riittää kun ne täyttävät EU-lomakkeen (Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja), jossa vakuutetaan soveltuvuusvaatimusten täyttyvän ja että poissulkemisperusteita ei ole käsillä Vasta voittaneelta toimittajalta pyydetään varsinaiset selvitykset Mitä tehdä, jos voittaneen toimittajan selvityksissä ongelmia? Ehdotus: valitaan alustavasti voittaja (ilman hankintapäätöksen tekemistä ja tiedoksiantoa), jolta kysellään selvitykset jos selvityksissä ongelmia, voidaan kysellä toiseksi tulleelta 12
Yhteinen eurooppalainen hankintaasiakirja Vakiolomake, jolla eurooppalaiset yritykset ja muut toimittajat vakuuttavat, että soveltuvuusvaatimukset täyttyvät ja että poissulkemisperusteita (esim. tietyt rikokset) eivät ole käsillä; Hankintayksikkö ensin lataa pdf-asiakirjan verkosta ja esitäyttää sen (mitä vaatimuksia asetetaan) Tämän jälkeen toimittajat täyttävät omalta osaltaan vakuutukset (useimmissa kohdissa kyllä/ei vastaus) Täytetty lomake toimitetaan hankintayksikölle Vasta voittaneelta toimittajalta tarkistetaan vakuutuksen todenmukaisuus selvityksin 13
Yhteinen eurooppalainen hankintaasiakirja 14
Soveltuvuusvaatimukset Pitkälti kuten nykylaissa sääntely selkeytyy Pk-yritysten asema huomioitu taloudellisissa vaatimuksissa hankintayksiköt saavat lähtökohtaisesti asettaa liikevaihtovaatimuksen korkeintaan 2 x hankinnan arvoon Muissakin kohdin direktiiviä korostetaan suhteellisuusperiaatetta ei kohtuuttoman korkeita vaatimuksia, ei kohtuuttoman lyhyitä tarjousmääräaikoja jne. 15
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Toimittajat kantavat vastuun siitä, että niiden toimittamat osallistumishakemukset ja tarjoukset vastaavat hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia Oikeuskäytännössä useimmin käsitellyt kysymykset liittyvät tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuteen Onko hankintayksikkö saanut hylätä tarjouspyynnön vastaisena pitämänsä tarjouksen Olisiko hankintayksikön pitänyt hylätä voittanut tarjous Onko hankintayksiköllä ollut oikeus tai velvollisuus pyytää täydentämään tai täsmentämään tarjouksissa olevia puutteita tai virheitä Oikeuskäytäntöä on runsaasti Oikeuskäytännössä on kiinnitetty huomiota siihen, vaikuttaako tarjouksen virhe tai puute tarjousvertailun syrjimättömään toteuttamiseen 16
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Uusi direktiivi: Jos talouden toimijoilta edellytettävät tiedot tai asiakirjat ovat epätäydellisiä tai virheellisiä tai vaikuttavat sellaisilta taikka jos jotkut asiakirjat puuttuvat, hankintaviranomaiset voivat ellei sovellettavassa kansallisessa lainsäädännössä, jolla tämä direktiivi pannaan täytäntöön, toisin säädetä pyytää asianomaisia talouden toimijoita toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään asiaankuuluvia tietoja tai asiakirjoja asianmukaisessa määräajassa, edellyttäen että pyyntöjen esittämisessä noudatetaan täysin yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteita. Uusi direktiivi antaa mahdollisuuden selventää sääntelyä Miten voidaan antaa joustovaraa, vähentää riitoja mutta samalla toteuttaa syrjimättömyyden vaatimus hankintalainsäädännössä? 17
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Harkinnassa: todettaisiin hankintalaissa uuden hankintadirektiivin mukaisesti, että hankintalaissa on mahdollista täydentää ja täsmentää tarjouksia riippumatta siitä, liittyvätkö täsmennettävät tiedot soveltuvuusvaatimuksiin, teknisiin eritelmiin tai vertailuun Harkinnassa: täsmentämisen- ja täydentämisen käyttämisessä tulisi ottaa huomioon tarjoajien tasapuolinen kohtelu, mutta samalla suhteellisuusperiaate ja hankintadirektiiviuudistuksen tavoite yksinkertaistaa ja joustavoittaa menettelyä 18
Hankinnan jakaminen osiin Osa pk-yritysten osallistumismahdollisuuksien tehostamista Hankintayksikkö saa tehdä hankintasopimuksen erillisinä osina ja määritellä osien koot ja kohteet vapaasti Hankintayksikön on ilmoitettava perustelut päätökselleen olla jakamatta hankintasopimusta osiin hankinta-asiakirjoissa tai hankintapäätöksessä (näin korostetaan jakamista, muttei pakoteta siihen) Hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa, voiko tarjouksia jättää yhdestä, useammasta vai kaikista osista Hankintayksiköt voivat rajoittaa niiden osien määrää, joista yksi toimittaja voi hyväksytysti antaa tarjouksia Vaikka tätä ei nimenomaisesti sanota direktiivissä, jakaminen tapahtuu ensisijaisesti sallimalla osatarjoukset Voiko myös usean toimittajan puitejärjestelyä tulkita hankinnan jakamiseksi osiin? 19
Example 1 A contracting authority splits up a public contract into five lots and states in a procurement notice that one tenderer can only be awarded two lots A firm which has taken part in the procurement procedure gives four tenders for four of the five lots Those tenders win the race in all of the four lots they have been presented in In which two lots should the firm be selected as the winner? One way would be to state in the procurement documents that the biggest two lots (in terms of value) will be selected Another way would be to state in the procurement documents that those two lots will be selected where the price difference between the first and the second tender have been the largest It is also wise to state beforehand that in these cases the second best tender will be selected in the other two lots Name of your presentation
Example 2 Contracting authority divides a public contract into five lots Contracting authority states in the procurement notice that one tenderer can only give tenders for (maximum) two lots This way the contracting authority does not have to come up with additional rules on how to choose which lots should be given to an economic operator which gives tenders and wins the race in more than two lots Is this too restrictive for the economic operators the same restriction applies to all economic operators Name of your presentation
Vertailuperusteet Tarjousten vertailuperusteita on nykylain mukaan kaksi: halvin hinta ja kokonaistaloudellinen edullisuus (ts. hinta-laatusuhde) Uudessa hankintadirektiivissä halvimman hinnan valintaperuste poistetaan hankintayksiköiden on käytettävä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous määritellään kuitenkin hinnan tai kustannusten perusteella käyttämällä kustannustehokkuusmallia ja perusteisiin voi kuulua paras hintalaatusuhde Käytännössä vertailuperusteena voidaan siten edelleen käyttää halvinta hintaa tai kustannuksia Nyt direktiivissä todetaan nimenomaisesti, että vertailuperusteena voidaan käyttää myös henkilöstön pätevyyttä ja kokemusta, jos henkilöstön laatu voi merkittävästi vaikuttaa hankintasopimuksen toteuttamisen tasoon 22
Vertailuperusteet Tarjousvertailussa voidaan direktiivin mukaan myös esittää kiinteä hinta, jolloin toimittajat kilpailevat ainoastaan laatuperusteilla (tätä toteutetaan käytännössä monin osin jo nykyään) Jäsenvaltio voi halutessaan säätää, että hintaa ei saa käyttää ainoana vertailuperusteena Vertailuperusteissa lähdetään ns. elinkaariarvoinnista vertailuperusteissa voidaan siis käyttää erilaisia tekijöitä, kunhan ne liittyvät johonkin hankinnan kohteen elinkaaren vaiheeseen (esim. tuotantoprosessi). Huomioitavan tekijän ei tarvitse kuulua hankinnan kohteeseen fyysisenä osana (voidaan huomioida esim. päästöt valmistuksesta). Vertailuperusteet tulee edelleen määritellä riittävän tarkasti, jotta ne eivät anna rajoittamatonta tulkintavapautta hankkijalle jälkikäteen Vertailuperusteiden tulee olla sellaisia, että ne mahdollistavat tarjoajien antamien tietojen tosiasiallisen tarkistamisen epäselvissä tilanteissa (epäselvissä tapauksissa näin on myös tehtävä) 23
Siirtyminen sähköisiin viestintävälineisiin Jäsenvaltioiden kaikkien hankintayksiköiden tulee siirtyä käyttämään sähköisiä viestintävälineitä direktiivissä asetetun siirtymäajan kuluessa (54 kuukautta direktiivin voimaantulosta) Sähköiset viestintävälineet Ilmoitukset sähköisesti Tarjouspyynnöt sähköisesti saataville (jo ilmoituksen julkaisemisen ajankohtana) Tarjoukset voitava jättää sähköisesti Direktiivissä erityisvaatimuksia tarjousten sähköiselle vastaanottamiselle Edellyttää todennäköisesti jokaisen hankintayksikön hankkivan sähköisen portaalin tarjousten vastaanottamiseksi 24
Sopimusmuutoksista oma uusi artikla Jos hankintasopimus muuttuu olennaisesti sopimuskaudella siitä, mitä on alun perin ilmoitettu hankinnassa, voi kyseessä olla täysin uusi hankinta, joka tulisi kilpailuttaa uudelleen Mikä on olennainen muutos Olisiko muutosten ilmoittaminen heti alussa tuonut mukaan lisää toimittajia? Olisiko muutosten jälkeen hankinnan lopputulos/voittaja erilainen? Muuttuuko sopimuksen taloudellinen tasapaino etenkin sopimuskumppanin eduksi? Direktiivissä listattu kuitenkin poikkeuksia/väljennyksiä pääsääntöön Muutokset sallittuja, jos niistä on etukäteen riittävän selvästi mainittu Ennakoimattomat ja hankintayksiköstä riippumattomat muutokset Hinta voi aina muuttua 10 %, kunhan ei ylitä EU-kynnysarvoa 25
Kiitos! Markus Ukkola Puh. 029 504 7018 markus.ukkola@tem.fi 26