Uusi hankintadirektiivi

Transkriptio

1 Uusi hankintadirektiivi Mitä muutoksia ja reunaehtoja se tuo sähköisiin hankintoihin? Kuntatalo Katariina Huikko Lakimies, Suomen Kuntaliitto

2 Taustaa Sähköistyminen komission keskeisiä painopisteitä jo pitkään» Euroopan digitaalistrategia (KOM lopullinen)» Sähköisen hallinnon toimintasuunnitelma (KOM lopullinen)» Komission tiedonanto sähköisiä hankintoja koskevasta strategiasta (KOM lopullinen) Sähköistämisellä kustannussäästöjä? Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

3 Siirtyminen sähköisiin viestintävälineisiin Uudet hankintadirektiivit sisältävät velvoitteen ottaa käyttöön sähköiset viestintävälineet hankinnoissa» Sähköiset viestintävälineet: hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjoukset, hankintapäätös, sopimus» Sähköisiin järjestelmiin perustuvat hankintamenettelyt/ niiden osat: sähköinen huutokauppa, dynaaminen hankintajärjestelmä, sähköiset luettelot» Tarjousten sähköinen käsittely hankintayksikössä» Sopimuskaudelle sijoittuvat sähköiset toimenpiteet: tilaukset, laskutus, sopimuksen valvonta, reklamaatiot Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

4 Hankintojen ilmoittaminen Hankinnat tulee ilmoittaa sähköisesti» Suomessa käytännössä toteutuukin HILMAn kautta HILMAn kehittäminen uusien direktiivien mukaiseksi» Uudet vakiolomakkeet: innovaatiokumppanuus, sähköiset luettelot, sotepalvelut, sopimusmuutokset» Uudet tilastovelvoitteet: pk-yritysten osallistuminen Rakenteellinen muutos: EU-KA:t ylittävien hankintojen ilmoitusta ei saa julkaista kansallisesti ennen kuin ilmoitus on julkaistu EU-tasolla (TED)» Rajapinnat kuntoon» Edellyttää myös kansallisten kilpailutusjärjestelmien mukauttamista uusiin vaateisiin Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

5 Hankinta-asiakirjat Lähtökohta: Hankinta-asiakirjat on asetettava sähköisessä muodossa ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville siitä päivästä, jolloin hankintailmoitus on julkaistu.» Poikkeuksia: muulla tavalla kuin sähköisesti (huom. vaikutus määräaikoihin) Terminologinen uudistus? Hankinta-asiakirjat vs. tarjouspyyntö Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

6 Sähköiset viestintävälineet Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikessa direktiivin mukaisessa viestinnässä ja tietojenvaihdossa ja erityisesti tarjousten sähköisessä toimittamisessa käytetään sähköisiä viestintävälineitä Sähköisessä viestinnässä käytettävien välineiden ja laitteiden sekä niiden teknisten ominaisuuksien on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteensopivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologisten tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyyn» Sääntö koskee sekä hankintayksikön laatimia asiakirjoja että tarjoajan jättämää tarjousta Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

7 Tarjousten vastaanotto Tarjoukset pitää jättää sähköisesti 22 art mukaisilla välineillä Poikkeukset:» Hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintävälineiden käyttö edellyttäisi erikoisvälineitä, -laitteita tai tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue» Sovelluksissa, jotka tukevat tarjousten kuvaamiseen soveltuvia tiedostomuotoja, käytetään sellaisia tiedostomuotoja, joita ei voida käsitellä millään muulla avoimilla tai yleisesti saatavilla olevilla sovelluksilla tai jotka kuuluvat omistusoikeudelliseen lisensointijärjestelmään, eikä niitä voida antaa hankintaviranomaisten saataville latausta tai etäkäyttöä varten» Sähköisen viestinnän käyttö edellyttäisi erikoislaitteita, joita ei ole yleisesti hankintaviranomaisen saatavilla» Hankinta-asiakirjoissa vaaditaan toimittamaan fyysinen malli tai pienoismalli, jota ei voida toimittaa sähköisillä välineillä Omana poikkeuksenaan erityisen arkaluonteiset tiedot Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

8 Tarjousten vastaanottamisessa käytettävät välineet ja laitteet Direktiivi edellyttää (uutena)» Aikaleimausta» Turvallisuustason määrittämistä» Viittaus sähköiseen allekirjoittamiseen Lisäksi liitteen IV vaatimukset» Tarjousten täsmällinen jättöpäivämäärä ja aika käyvät tarkasti ilmi» Voidaan kohtuudella varmistaa, että vaatimusten mukaisesti toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen vahvistettuja määräaikoja» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat vahvistaa tai muuttaa toimitettujen tietojen avaamispäivämääriä» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat päästä kaikkiin toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn eri vaiheissa» Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat sallia pääsyn toimitettuihin tietoihin ja vasta määrätyn päivän jälkeen» Vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetulla henkilöllä» Jos sääntöjä rikotaan, voidaan kohtuudella varmistaa, että rikkominen on selkeästi havaittavissa Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

9 Turvallisuustaso ja allekirjoitukset Jäsenvaltioiden on määritettävä turvallisuustaso, joka sähköisiltä viestintävälineiltä vaaditaan hankintamenettelyn eri vaiheissa Kansallinen lainsäädäntö» Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010)» Arkistolaki (831/1994)» Henkilötietolaki (523/1999)» Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)» Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Turvallisuustaso ja laitteille asetetut vaatimukset sulkevat tavallisen, suojaamattoman sähköpostin käytön pois Luotettava tunnistaminen ja sähköiset allekirjoitukset jos asetettu turvataso niin edellyttää Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

10 Arkistointi Hankintadirektiivin mukaisia arkistointivelvoitteita» Hankinta-asiakirjat/tarjouspyynnöt/kutsut liitteineen» Tarjoukset» Hankintapäätös» Dokumentointi neuvotteluista» Yleinen eurooppalainen hankinta-asiakirja» Voittajan soveltuvuutta koskevat dokumentit (poislukien rikosrekisteri)» Hankintasopimus Hankinta-asiakirjat tulisi arkistoida riippumatta siitä, ovatko ne sähköisessä muodossa HILMAn/hankintajärjestelmien päivitys: Virtual Company Dossier Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

11 Siirtymäajat Direktiiveissä siirtymäaika siirryttäessä käyttämään sähköisiä viestintävälineitä» Yhteishankintayksiköille » Muille hankintayksiköille » Huom. kansallinen implementointi! Siirtymäaika ei koske» Sähköistä huutokauppaa» Dynaamista hankintajärjestelmää» Sähköisiä luetteloita» Hankinta-asiakirjojen saatavuus sähköisessä muodossa Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

12 e-certis Komission perustama sähköinen todistushakemisto soveltuvuutta koskevien dokumenttien osalta» Perustettu rajat ylittävää kilpailuttamista helpottamaan Jäsenvaltioilla velvoite pitää ajan tasalla Hankintaviranomaisten on käytettävä e-certisjärjestelmää ja niiden on vaadittava ensisijaisesti järjestelmään kuuluvia todistuksia tai muunlaista asiakirjanäyttöä VCD rajapinta e-certikseen, kieliversiot Kilpailutusjärjestelmien rajapinnat? Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

13 Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja Komission vakiolomakkeeseen perustuva Yksinomaan sähköinen asiakirja» Aluksi PDF-muotoinen» Myöhemmin rakenteinen Käytetään osoittamaan tarjoajan soveltuvuutta» Hankintayksikkö valitsee hankintakohtaisesti käyttämänsä soveltuvuusehdot asiakirjasta, tarjoaja täydentää Lähtökohtaisesti samanlainen kaikissa jäsenmaissa Arkistointi, uudelleenkäytettävyys? Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

14 Sähköiset luettelot Kun sähköiset viestintävälineet ovat pakollisia, hankintayksikkö voi vaatia tarjouksen tai sen osan tekemistä luettelomuodossa» Jäsenvaltiot voivat tehdä katalogien käytöstä pakollista joissain hankinnoissa Luettelon käytöstä ilmoitettava tarjouspyynnössä Luettelon käyttö puitejärjestelyn osana» Hankintayksiköt voivat pyytää tarjoajia antamaan minikilpailutusvaiheessa päivitetyt luettelot TAI» Ilmoittaa, että hankintayksikkö itse kerää jo annetuista luetteloista yksittäisen tilauksen mukaiset tuotteet tarjoajille kuitenkin annettava mahdollisuus tarkistaa kerätyn tiedon paikkansapitävyys» Hankintayksikön on ilmoitettava päivä ja kellonaika, jolloin tiedot kerätään» Tarkistamismahdollisuuden tarjoamisella pyritään poistamaan virheiden mahdollisuus Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

15 Kiitos! Avoimin mielin kohti uusia tuulia