Monion lukio- ja kulttuuritalon elinkaarihanke Alustava tarjouspyyntöluonnos LUONNOS 16.8.2018 Tämä tarjouspyyntö toimitetaan neuvotteluvaiheeseen valituille ehdokkaille neuvotteluvaiheen alussa. Asiakirjaa täsmennetään lopulliseen tarjouspyyntöaineistoon. Se julkaistaan kuitenkin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 69 :n nojalla luonnoksena hankintailmoituksen yhteydessä osana olemassa olevaa tarjouspyyntöaineistoa. POSTIOSOITE: PL 60, 04301 TUUSULA; KÄYNTIOSOITE: HYRYLÄNTIE 16, TUUSULA PUHELIN: (09) 87181; FAKSI: (09) 8718 3072; WWW.TUUSULA.FI
Sisällys 1 Johdanto... 3 2 Hankkeen kuvaus... 3 2.1 Hankkeen kuvaus... 3 2.2 Tilaajan projektiorganisaatio... 4 3 Hankintamenettely... 4 3.1 Yleiskuvaus hankintamenettelystä... 4 3.2 Hankintamenettelyn tavoitteellinen aikataulutus... 5 3.3 Hankintamenettelyn kieli... 5 4 Tarjouspyyntö ja sopimusasiakirjat... 5 5 Tarjouksen vähimmäisvaatimukset... 5 6 Tarjouksen valintaperusteet... 5 6.1 Yleistä... 5 6.2 Tarjouksen laadulliset arviointiperusteet... 6 6.3 Tarjouksen hinnan arviointiperusteet... 6 6.4 Tarjousten vertailu... 6 7 Tarjous... 7 7.1 Tarjouksen tekeminen... 7 7.2 Tarjouksen sisältö... 7 7.3 Tarjouksen voimassaoloaika... 7 7.4 Tarjouksen toimittaminen... 7 7.5 Tarjouspalkkiot... 8 7.6 Alihankkijat ja yhteistyökumppanit... 8 7.7 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 8 8 Tarjousten käsittely ja hankintapäätös... 8 8.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus... 8 8.2 Tarjousten vertailu... 8 8.3 Hankintapäätös... 9 8.4 Julkisuus... 9 9 Sopimusten tekeminen... 9 10 Lisätiedot... 9 11 Liitteet... 10 2
1 Johdanto Osallistumalla Monion lukio- ja kulttuuritalon elinkaarihankkeen kilpailutukseen tarjoajat sitoutuvat pitämään hankintamenettelyssä saamansa neuvotteluaineiston luottamuksellisena ja olemaan paljastamatta aineistoa tai sen sisältämiä ei-julkisia tietoja kolmannelle osapuolelle ja olemaan käyttämättä aineistoa ja tietoja muuhun kuin tämän hankintamenettelyn mukaiseen tarkoitukseen. Asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) mukaisesti. Teidät on osallistumishakemuksenne perusteella valittu mukaan Monion lukio- ja kulttuuritalon elinkaarihankkeen tarjouskilpailuun. Tuusulan kunta (jäljempänä Tilaaja ) pyytää Teiltä tarjousta hankkeen toteuttamisesta. Tässä alustavassa tarjouspyynnössä kuvataan hankekokonaisuus lyhyesti sekä hankkeen kilpailutuksen menettely. Tarkemmat tiedot ilmenevät tarjouspyynnön liitteistä. Tarjouspyynnön liitteeseen 1 täytetään tarjoajaa koskevat tiedot. Liitteestä 2 ilmenevät tarjouksen vähimmäisvaatimukset, jotka tarjoajan on täytettävä, jotta sen tarjous otetaan mukaan vertailuun. Lisäksi liitteestä 2 ilmenevät tarjouksen laadulliset arviointiperusteet. Tarjouksen suunnitteluryhmää ja toteutusorganisaatiota koskevat vähimmäisvaatimustiedot ilmoitetaan liitteen 2.1 lomakkeella. Liitteeseen 3 täytetään tarjouksen hintatiedot ja liitteeseen 4 tarjoukseen sisältyvä PTS-suunnitelma. Tarjouspyynnön asiakirjaluettelo on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 5. Osana laatuarviointia Tilaaja arvioi Suunnittelun ja rakentamisen sekä Ylläpidon ja palveluiden projektisuunnitelmia. Projektisuunnitelmien pääotsikot ja arvioinnissa arvostettavia kohtia on määritelty liitteessä 6 (Suunnittelun ja rakentamisen projektisuunnitelmapohja) ja liitteessä 7 (Ylläpidon ja palveluiden projektisuunnitelmapohja). Liite 8 ohjaa Tarjoajaa suunnitteluratkaisun perusteluiden esittämisessä, jolla täydennetään ja selitetään Tarjoajan toimittamia suunnitelmia ja mahdollistetaan Tarjoajalle kuvata miten laatuarviointiperusteet toteutuvat suunnitteluratkaisussa. Liitteellä 9 ohjataan Palveluntarjoajaa palauttamaan tarjouksen liitteinä asiakirjat, jotka Tilaaja on katsonut tarkoituksenmukaiseksi pyytää. Tarjouspyynnössä lauseen keskellä isolla alkukirjaimella kirjoitetut sanat (erisnimiä lukuun ottamatta) viittaavat asiakirjan Palvelusopimusluonnos osiossa 2 (Määritelmät) kuvattuihin määritelmiin. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Hankkeen kuvaus Hankinnassa on kyse Monion lukio- ja kulttuuritalon elinkaarihankkeesta, joka sisältää Tuusulan uuden lukion ja monitoimitalon uudisrakennushankkeen sekä rakennuksen hoidon ja ylläpidon 20 vuoden ajan. Rakennuksen suunnitteluratkaisu perustuu arkkitehtikilpailun voittaneeseen työhön: http://www.rykmentinpuisto.fi/content/uploads/2018/02/monikko.pdf 3
Palveluntuottaja sitoutuu Urakkasopimuksen takuuajan vakuuksien lisäksi Palvelusopimuksessa sopimusvakuuksiin. 2.2 Tilaajan projektiorganisaatio Tilaajan yhteyshenkilö hankkeessa on tilakeskuksen päällikkö Ritva Lappalainen. Hankintaprosessin kilpailutusvaiheessa Tilaajaa avustaa Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy yhteistyössä Asianajotoimisto Krogerus Oy:n sekä Ramboll CM Oy:n kanssa. 3 Hankintamenettely 3.1 Yleiskuvaus hankintamenettelystä Tarjoajien valinta Hankinnassa käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kilpailullinen neuvottelumenettely on joustava menettely, jonka vaiheittaisuudesta ja pääpiirteittäisestä kulusta säädetään hankintalaissa. Hankintaa koskeva hankintailmoitus julkaistiin elokuussa 2018 HILMA-ilmoituskanavassa. Määräaika osallistumishakemuksen jättämiselle umpeutui syyskuussa 2018. Ehdokkaat jättivät osallistumishakemuksensa hankintailmoituksessa ilmoitetussa määräajassa. Neuvotteluvaihe ja tarjouksen tekeminen Neuvotteluvaihe alkaa neuvottelukutsun ja alustavan tarjouspyynnön lähettämisellä 9/2018, ja päättyy Tilaajan kirjallisella ilmoituksella. Sitovat tarjoukset on jätettävä alustavasti 2/2019. Tarjousten jättämisen jälkeen Tilaaja vertailee saamansa tarjoukset tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetuilla vertailuperusteilla. Tilaaja pyrkii valitsemaan tarjousten perusteella hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen. Mikäli Tilaaja toteaa, että hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta ei ole mahdollista määrärahojen riittämättömyyden vuoksi tai vastaavasta pakottavasta syystä, Tilaaja voi jatkaa neuvotteluja tarjoajien kanssa. Ensimmäisen tarjouskierroksen tarjousvertailutietoja ei tällöin anneta tarjoajien tietoon. Mahdollisella toisella kierroksella annetaan uusi tarjouspyyntö. Menettelyssä huolehditaan siitä, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti eikä kiellettyä ns. jälkitinkimistä tapahdu. Mikäli tähän vaihtoehtoon päädytään, Tilaaja tarkentaa tarjouspyynnössä, mitä kohtia tarjouksissa on mahdollista muuttaa. Tarjoajat ilmoittavat tarjouspyynnön mukaisten muutosten hintavaikutuksen perusteluineen toisissa tarjouksissaan. Osana tarjoushintojen käsittelyä Tilaaja vertaa tarjoajan Tarjoushinnan nykyarvoa Tilaajan laskemaan vertailuhinnan nykyarvoon, joka perustuu Tilaajan kustannusarvioon sekä käytettävissä oleviin varoihin. Mikäli parasta tarjousta ei voida pitää hyväksyttävänä verrattuna Tilaajan laskemaan vertailuhinnan nykyarvoon, Tilaaja voi keskeyttää hankinnan. 4
3.2 Hankintamenettelyn tavoitteellinen aikataulutus Hankintaprosessia ja sen tavoitteellista aikataulua on kuvattu seuraavassa taulukossa: 1. Hankintailmoitus 8/2018 2. Osallistumishakemukset 9/2018 3. Neuvottelukutsu / alustava tarjouspyyntö 9/2018 4. Kahdenväliset neuvottelut tarjoajien kanssa 10/2018-1/2019 5. Lopullinen tarjouspyyntö 1/2019 6. Lopullisen tarjouksen jättäminen 2/2019 7. Hankintapäätös 3/2019 8. Hankkeen sopimusten allekirjoitus (edellyttäen, että hankintapäätös on lainvoimainen) 3/2019 Aikataulu ja vaiheet voivat muuttua hankintaprosessin kuluessa. Osallistujille tiedotetaan mahdollisista muutoksista. 3.3 Hankintamenettelyn kieli Hankintaa koskevat asiakirjat laaditaan suomen kielellä. Neuvottelukielenä ja tarjousten kielenä on suomi. 4 Tarjouspyyntö ja sopimusasiakirjat Tarjouspyyntöasiakirjat ja sopimuskokonaisuus on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 5 olevassa asiakirjaluettelossa. Tarjouspyyntöä liitteineen voidaan muokata ja täsmentää neuvotteluissa esille nousevien asioiden perusteella. Lopullinen tarjouspyyntö laaditaan näiden muokkausten ja täsmennysten pohjalta. Myös lopullista tarjouspyyntöä voidaan täsmentää ja tarkentaa, mikäli Tilaaja pitää tätä välttämättömänä. Tarkennukset tehdään lisäkirjeillä. Tarjoajille ilmoitetaan ennen tarjousten antamista, kun uusia muutoksia tarjouspyyntöön ei tule. Tilaaja varaa myös mahdollisuuden toimittaa erillisen täsmennetyn tarjouspyynnön. 5 Tarjouksen vähimmäisvaatimukset Tarjouksen vähimmäisvaatimukset on esitetty liitteessä 2. Tarjoajan tulee täyttää tarvittavat tiedot liitteeseen 2.1 vähimmäisvaatimusten arviointia varten ja toimittaa liite tarjouksen mukana. 6 Tarjouksen valintaperusteet 6.1 Yleistä Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinta saa painoarvon [60-70] % ja laatu [30-40] %. Valintaperusteita on kuvattu tarkemmin seuraavissa kohdissa. 5
6.2 Tarjouksen laadulliset arviointiperusteet Tarjouspyynnön liitteessä 2 kuvataan yksityiskohtaisesti tarjouksen laadulliset arviointiperusteet ja niiden painoarvot. 6.3 Tarjouksen hinnan arviointiperusteet Tilaaja laskee tarjoushinnan nykyarvon perustuen tarjoajan hintalomakkeissa antamien tietojen perusteella. Tarjoushinnan nykyarvo muodostuu hintalomakkeille tarjoajan antamien tietojen perusteella. Tarjoushinnan nykyarvo koostuu rakennusurakan, vuosittaisten kiinteistöpalveluiden ja energiakustannusten sekä vuosittaisten PTS-investointien nykyarvoista. Tarjoushintojen nykyarvot lasketaan tarjousvertailua varten yhteen. Rakennusurakan nykyarvon laskennassa Kohteen rakennusurakka diskontataan oletetuista urakan maksupäivistä oletettuun sopimusten allekirjoitushetkeen. Kiinteistöpalveluiden, laskennallisten energiakustannusten sekä PTS-investointien tarjoushintojen nykyarvon laskennassa huomioidaan oletus vuosittaisesta kustannustasonnoususta [] %. Tarjoushinnat annetaan tarjoushetken [] hintatasossa. Kiinteistöpalveluiden, laskennallisten energiakustannusten sekä PTS-investointien vuosittaiset tarjoushinnat diskontataan oletettuun sopimusten allekirjoitushetkeen []. Näiden tarjoushintojen osalta oletetaan, että vuosihinnat maksetaan vuosittain aina kunkin palvelujakson vuoden puolivälissä. Tarjoushinnan nykyarvon laskennassa diskonttauskorkona käytetään [] % p.a (nimellisarvoinen diskonttauskorko vuositasolla). 6.4 Tarjousten vertailu Saatujen tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu suoritetaan tarjouksen vertailuhintaan ja laadun arviointiin perustuen siten, että laatu saa painoarvon [30-40%] ja hinta painoarvon [60-70 %] alla olevan kaavan mukaisesti: H NPV ( tarjous ) 1 missä: L M H = Tarjouksen vertailuhinta NPV (tarjous) = Tarjoushinnan nykyarvo (NPV) L = Tarjouksen laatupisteet [ ] M = Laatupisteiden maksimimäärä [ ] = Laadun painoarvo 6
Alhaisimman vertailuhinnan saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun. Mikäli kaksi tarjousta saa saman vertailuhinnan, valitaan voittajaksi tarjous, joka on saanut enemmän laatupisteitä. 7 Tarjous 7.1 Tarjouksen tekeminen Tarjoukset on tehtävä suomen kielellä. Tarjousten on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukaisia. 7.2 Tarjouksen sisältö Tarjoajan tiedot Tarjoaja täyttää tiedot tarjouspyynnön liitelomakkeelle 1. Vähimmäisvaatimukset Tarjoaja täyttää suunnitteluryhmän vähimmäisvaatimuksia koskevat tiedot liitteeseen 2.1. Tarjouksen laatuosio Laatuarviointia varten tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa Tarjouspyynnön liitteessä 2 määritellyt asiakirjat. Tarjouksen laatuosion asiakirjat tallennetaan projektipankkiin. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoajan on täytettävä hintalomakkeet (Tarjouspyynnön liite 3) ja hinnat sisältävät PTSlomakkeet (Tarjouspyynnön liite 4) [ ] osalta osana tarjoustaan. Tarjouslomakkeet on toimitettava Excel-muodossa USB-muistitikulle tallennettuna. Rakennustöiden hinta annetaan kokonaishintana, urakkaohjelmassa annetut tarkemmat määräykset huomioiden. Palvelujakson aikaisista vuosihinnoista tulee antaa yksi hinta palveluittain pyydetyssä hintatasossa. Palvelujakson aikaiset palveluiden vuosihinnat indeksoidaan Maksumekanismin mukaisesti. PTS-investointien hinta tulee ilmoittaa vuosittain erillisenä hintana jokaisen palvelujakson vuodelle pyydetyssä hintatasossa. PTS-investointien hinnat indeksoidaan Maksumekanismin mukaisesti. 7.3 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana [ ] kuukautta tarjouksen jättämisen määräpäivästä eteenpäin. 7.4 Tarjouksen toimittaminen Sitovat tarjoukset tulee toimittaa XX.2.2019 Klo 12.00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: [ ] Kuoreen tulee merkitä tarjoajan yhteystiedot, sekä teksti: [ ] 7
Vain ne tarjoukset hyväksytään, jotka ovat postitse saapuneet tai tuotu perille määräaikaan mennessä. Tarjouksen laatuosion elektroniset versiot tallennetaan projektipankkiin. Tarjouksen hintaosion hinta- ja PTS-lomakkeiden USB-muistitikulle tallennetut elektroniset versiot toimitetaan omassa suljetussa kirjekuoressa, kuoreen merkintä Hintatarjous. 7.5 Tarjouspalkkiot Tarjousvertailussa hyväksytyn tarjouksen jättäneille tarjoajille maksetaan yhteensä enintään [] euron (alv 0%) palkkio, joka jaetaan tasan palkkionsaajien kesken, kuitenkin enintään [] euroa (alv 0%) yhtä tarjoajaa kohden. Tarjouspalkkiota ei makseta tarjouskilpailun voittaneelle tarjoajalle. Tarjouspalkkion lisäksi muita tarjoajien kuluja ei korvata. Tarjouspalkkio maksetaan, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja sopimukset on allekirjoitettu. Tarjouspalkkiota ei makseta eikä tarjoajan kuluja korvata, mikäli hankinta keskeytetään. Tilaajalla on oikeus hyväksyttyihin tarjouksiin sisältyvään aineistoon, kuten esim. suunnitelmiin, piirustuksiin ja niihin sisältyviin innovaatioihin edellä mainitun palkkion suorittamista vastaan. Tarjoaja voi tarjouksessaan ilmoittaa luopuvansa em. tarjouspalkkiosta, jolloin Tilaajalle ei synny oikeutta tarjousaineistoon. 7.6 Alihankkijat ja yhteistyökumppanit Tarjouksen tekijä vastaa mahdollisten alihankkijoiden ja sopimuksen täyttämiseksi käyttämiensä yhteistyökumppaneiden työstä kuin omastaan. Tarkemmat ehdot alihankinnan käytöstä on kerrottu Urakka- ja Palvelusopimuksessa. 7.7 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 8 Tarjousten käsittely ja hankintapäätös 8.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan suljetussa tilaisuudessa. Avaustilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, jonka tilaisuuden osanottajat allekirjoittavat. Tilaaja vertaa määräajan kuluessa saapuneita tarjouksia huolellisesti tarjouspyynnön ehtoihin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi ja ilmoitettujen henkilöiden vähimmäisvaatimusten täyttymiseksi. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset palautetaan lähettäjälle avaamattomina. 8.2 Tarjousten vertailu Tilaaja arvioi tarjoukset valintaperusteiden mukaisesti. Tilaaja voi keskeyttää hankinnan hankintalain mukaisilla perusteilla. 8
8.3 Hankintapäätös Hankintapäätös pyritään tekemään kohdan 3.2 aikataulun mukaisesti. Perusteltu päätös muutoksenhakuohjeineen toimitetaan kilpailun osallistujille. Hankintapäätös pannaan täytäntöön erillisellä kirjallisella sopimuksella. 8.4 Julkisuus Tarjousasiakirjat eivät ole julkisia hankintapäätökseen asti. Hankintapäätöksen antamisen jälkeen tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisia liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta. Tarjousasiakirjat ovat yleisöjulkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsottavia tietoja. Kunkin tarjoajan on tarjouksessa selkeästi yksilöitävä ne tarjouksen sisältämät tiedot, jotka ovat liike- tai ammattisalaisuuksina salassa pidettäviä. Liike- ja ammattisalaisuudet pyydetään mahdollisuuksien mukaan sijoittamaan erilliseen liitteeseen. 9 Sopimusten tekeminen Sopimukset pyritään tekemään kohdan 3.2 aikataulun mukaisesti. 10 Lisätiedot Mahdolliset tarjouskilpailua koskevat kysymykset lopullisen tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen tulee lähettää sähköpostitse [ ]. Kysymykset tulee esittää [ ] mennessä. Puhelimitse tehtyihin tiedusteluihin ei vastata. Lopulliseen tarjouspyyntöön esitetyt kirjalliset kysymykset ja niihin annetavat vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille kysymysten yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Vastaukset lähetetään [ ] mennessä. 9
11 Liitteet Liite 1 Tarjoajaa koskevat tiedot lomake Liite 2: Vähimmäisvaatimusten kuvaus ja laatuarvioinnin perusteet Liite 2.1: Suunnitteluryhmän ja toteutusorganisaation ilmoittamislomake Liite 3: Hintalomakkeet Liite 4: PTS lomake Liite 5: Asiakirjaluettelo [Liite 6: Rakentamisen ja suunnittelun projektisuunnitelmapohja] [Liite 7: Ylläpidon ja palveluiden projektisuunnitelmapohja] Liite 8: Suunnitteluratkaisun perustelupohja Liite 9: Tarjouksen liitedokumentit 10