Digital TownHall Kuntalaisten ja kunnan työntekijöiden palvelut
Kuntahallinnon haastealueita 1 2 3 4 5 6 Asiakaspalvelun parantaminen Yhteistoiminta ja jaetut palvelut Operatiivinen tehokkuus Hallinnonläpinäkyvyys ja vastuullisuus Teknologian hyödyntäminen Tuottavuuden parantaminen 7 8 9 10 Taloudellisten edellytysten parantaminen Ympäristöstä huolehtiminen Terveys- ja Sosiaalitoimen tehokkuus Opetuksen tason takaaminen & kehittäminen
Kehityskohteet Taloudellinen Kehitys Enemmän vähemmällä Tietotekniikan parempi hyväksikäyttö ja kehitys Yhteentoimivuus ja taustajärjestelmät Kuntalaisten sähköiset palvelut Kuntien haasteena on tuottaa sähköisiä palveluja yhä laajemmin ja tehokkaammin.
Kanavanhallinta Vuorovaikutushallinta Informaatio- ja prosessihallinta Digital Townhall Extranet Virkailija (Front ja Back Office) Virkailija (Sisällöntuotto) HT T Kasvotusten Paikallinen yrittäjä ja palveluntarjoajat Internet Portaali Rakennuslupa Tietojenhallinta Sähköposti Pikaviestintä CRM Järjestelmä integraatio Kirjasto Itsepalvelupiste Viestintä Liikunta-alueet Puhelin Palvelukeskus Tietokanta Talous Asiakas ja hänen elämäntilanteensa Mobiili (SMS) ERP Perinteinen posti Virkailija (Palvelu)
Asiakaslähtöinen ratkaisu Toiminnan haasteet ja tarpeet Tehokas vastaanottavainen kuntahallinnon yksikkö. Ihmiset, palvelut ja prosessit Helposti saatavilla olevat ihmislähtöiset palvelut ja prosessit moninaisiin eri tarpeisiin. Sovellukset Microsoftin ja sen kumppaneiden ratkaisut, joita kunnat tarvitsevat toimiakseen tehokkaasti perusjärjestelmistä rikkaisiin asiakaslähtöisiin sovelluksiin yhdistäen ihmisten tarpeet ja tietojärjestelmät. Ratkaisualusta Microsoftin päästä päähän infrastruktuuri mahdollistaa turvallisen, skaalautuvan ja helposti hallittavan ympäristön, jonka päälle kunnat voivat rakentaa tietotekniset järjestelmänsä.
Asiakkuuden hallinta Kuntalaiset odottavat samaa palvelutasoa kunnalta kuin mitä he saavat yksityiseltä puolelta. Asiakas Kunnan palveluiden pitäisi näkyä kuntalaisille yhtenä kokonaispalveluna useiden yksittäisten palveluiden sijasta. CRM Kuntalainen haluaa hoitaa asiansa yhdessä pisteessä vaikka ne jakautuisivatkin eri organisaation alueille. Palvelu Palvelu Palvelu
Kanavanhallinta Digital Townhall Extranet HT T Kasvotusten Paikallinen yrittäjä ja palveluntarjoajat Internet Sähköposti Case: KULTTUURIPALVELUT RAKENNUSLUPA CRM OPETUSTOIMINTA YMPÄRISTÖ Itsepalvelupiste SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUT RAKENNUSPALVELUT TALOUSPALVELUT Puhelin Asiakas ja hänen elämäntilanteensa Mobiili (SMS) VEROT PELASTUSTOIMINTA YRITYKSET Perinteinen posti
Rakennusluvan hakemisen haasteita nykyisessä mallissa Hakijalla ei ole selvää tietoa lupaprosessin etenemisestä Eri viranomaisten välistä tietoa (joka on jo järjestelmissä) siirretään manuaalisesti luvanhakijan välityksellä Rakennusvalvontaan toimitetaan runsaasti paperikopioita mm. pienien suunnitelmamuutosten tuloksena Rakennuskantaa koskevaa paperimuotoista tietoa arkistoidaan paljon ja arkistointiin kuluu tilaa merkittävästi Hakija joutuu suunnittelun alussa keräämään viranomaisvaatimuksia ja lähtötietoja monista eri lähteistä Olemassa olevien tietojen saaminen koskien kaavamääräyksiä ja olemassa olevia rakennuksia on nykyisin melko kankeaa ja hidasta Tiedon toimitus rakennusvalvontaan ja tiedon hankinta edellyttävät pääsääntöisesti käyntiä virastossa
Rakennusluvan hakeminen Tiedon hakeminen kuntapalvelusta Asiakas Viranhaltija Tietojärjestelmä Kuntalainen voi hakea rakennuslupaa sähköisesti 24/7
Rakennusluvan hakeminen Asiakas Viranhaltija Tietojärjestelmä Tiedon hakeminen kuntapalvelusta Prosessi päättyy EI Onko tarpeen jättää hakemus? Hakemuksen jättäminen / täydentäminen KYLLÄ CRM & tukijärjestemät Järjestelemä päättelee annettuun hakupyynnön pohjalta tarvitaanko rakennuslupaa: - Ei: alle 10 m2* - Ilmoitus riittää: 10-20 m2* - Kyllä: yli 20 m2* Rakennuslupaa tarvittaessa järjestelmä esitäyttää hakemuksen: - Hakijan tiedot CRM:stä - Karttapohja, kiinteistötiedot, hallintaoikeus yms. tiedot tukijärjestelmistä - Piirustukset voi liittää sähköisinä mukaan - Naapurien kuulemiset sähköisesti järjestelmän kautta - Vesi- ja viemäriliittymiset suoraan järjestelmään Kaikki viranomaismääräykset ja ohjeet järjestelmässä * Lähde Mäntsälän rakennustarkastaja
Rakennusluvan hakeminen Asiakas Tiedon hakeminen kuntapalvelusta Hakemuksen jättäminen / täydentäminen Tieto hakemuksen vastaanottamisesta Järjestelemä lähettää asiakkaalle tiedon hakemuksen vastaanottamisesta asiakkaan valitseman kommunikointikanavan kautta. Viranhaltija Prosessi päättyy Hakemuksen vastaanottaminen ja tarkastaminen Rakennustarkastaja tarkastaa hakemuksen: - Myöntää rakennusluvan - Pyytää lisäselvityksiä Tietojärjestelmä EI KYLLÄ Onko tarpeen jättää hakemus? CRM & tukijärjestemät Rakennusvalvonnan tietojärjestelmä
Rakennusluvan hakeminen Asiakas Tiedon hakeminen kuntapalvelusta Hakemuksen jättäminen / täydentäminen Tieto hakemuksen vastaanottamisesta RAKENNUSLUPA EI Viranhaltija Prosessi päättyy Hakemuksen vastaanottaminen ja tarkastaminen Onko tarvetta täydentamiseen? KYLLÄ Täydennyspyynnön tekeminen Tietojärjestelmä EI KYLLÄ Onko tarpeen jättää hakemus? CRM & tukijärjestemät Rakennusvalvonnan tietojärjestelmä Kuntalainen saa tiedon rakennusluvasta CRM sähköisesti
Mitä rakennusluvan jälkeen Katselmukset Aloituskokous Sijainnin merkitseminen Pohjakatselmus Sijaintikatselmus Hormikatselmus Rakennekatselmus LVI katselmus Jätevesijärjestelmän katselmus Sähkötöiden katselmus Käyttöönotto katselmus Loppukatselmus Ja kaikki muutkin rakentamiseen liittyvät informaatiot voidaan syöttää suoraan järjestelmään rakennuspaikalla
Ota paikalliset yrittäjät mukaan Suomessa amatöörit rakentaa / rakennuttaa eniten He tarvitsevat tietoa kuka voisi auttaa heitä eri rakentamisen vaiheissa Paikalliset yrittäjät tarvitsevat asiakkaita Kunta voisi auttaa heitä löytämään toisensa
Päätöksen teko kunnassa Päätösten teko voidaan kunnissa siirtää kokonaan verkkoon. PÄÄTÖS = XML DOKUMENTTI VERKOSSA
OSALLISTUMINEN TUOTTAVUUS Miten viestiä ja milloin Milloin Ensi tapaaminen, tärkeä neuvottelu jne Menetelmä Henkilökohtainen Arvo / vaikutus Suurin vaikutus Päätöksentekoa valmisteleva Video Suuri vaikutus Yhdeltä monelle viesti Muutama osallistuja Normaali viestintä Kokoustaminen Pikaviestintä Ääni Suurempi vaikutus Välitön Tuttu Ei-niin kiireinen viestintä Sähköposti Aina käytettävissä
Pikaviestintä Läsnäolotieto Keskustelun aloittaminen (2-1000 osallistujaa) Keskustelun tallentaminen Keskustelun salaaminen ja lokittaminen Ei-vastattujen pikaviestien ja puhelujen ohjaaminen saapuneet-kansioon Keskitetysti hallittavat asetukset ( käytäntöryhmät) Oma status Kontaktin status Jakelulistat
Läsnäolotieto Läsnäolotiedon tilan päivittyminen voidaan automatisoida Esim. jos käyttäjän kalenterissa on kokous tai Powerpoint esitysmoodissa, on läsnäolotilana automaattisesti Älä häiritse Käyttäjät voivat ( IT:n niin salliessa) luoda itse läsnäolotiloja
Webbipohjaiset kokoukset Sovellusten ja työpöydän jakaminen Kyselyt Valkotaulu Neuvottelujen tallennus ja julkaiseminen palvelimelta
Integraatio puhelinjärjestelmään OCS:llä mahdollista toteuttaa suoraan VoIP-puhelimia tukeva ratkaisu Yhteydet perinteiseen puhelinverkkoon mahdollisia Communicatorkäyttöliittymä
Microsoft RoundTable 360 asteinen näkymä neuvotteluhuoneeseen Nostaa esille kullakin hetkellä äänessä olevan puhujan
Konkreettisia asioita, joissa tietotekniikka olisi avuksi (1/2) Sisäiset työnkulut (workflow) sähköiseksi Kaikki päätökset, sisäiset lupalaput yms. Etätyöskentely Valtuustojen etäkokoukset (vaatii lainmuutoksen) Saaristossa tarve Kuntaliiton toimitusjohtajan osallistuminen Kotihoidossa sähköiset muistutukset ota lääkkeet, virtuaalijumppa, virtuaalitapaamiset Kuntalaisten tietojen siirtyminen toimialueelta toiselle Päiväkoti koulu terveydenhuolto Kaikki erilaiset hakemukset Päiväkoti Koulukyytihakemukset
Konkreettisia asioita, joissa tietotekniikka olisi avuksi (2/2) Useat tapaamiset voidaan hoitaa virtuaalisesti Vanhukset, sairaat, huostaan otetut lapset, tulkkipalvelu Yhden luukun palvelu eli tieto liikkuu ei kuntalainen Kunnan työntekijöistä tulee moniosaajia tukijärjestelmä taakse joka mahdollistaa tämän Kuntalaisen pitäisi pystyä katsomaan ja korjaamaan omat tietonsa sähköisesti Dokumenttipankki kaikista niistä päätöksistä mitä kuntalaiselle on tehty Faktat kuntalaiselle mihin kaikkeen on oikeutettu ja miten ne on saatavilla Erikois-/pienryhmien koulutus Esim. pienet uskonnot joilla on oikeus omaan opetukseen.
Yhteenveto Tietotekniikan oikealla ja riittävällä käytöllä voidaan samalla säästää luontoa ja parantaa tuottavuutta sekä lisätä asiakastyytyväisyyttä. Nyt pitää investoida tuloksellisuutta lisääviin kohteisiin ja varmistaa käyttöönotto ja käyttäjien koulutus.
Kysymyksiä