Transkriptio

1 Webmail on monipuolinen työkalu jolla voi tehdä paljon muutakin kuin lukea sähköpostia. Tässä ohjeessa on lyhyesti esitelty joitakin sen ominaisuuksia. Peruspostilaatikossa ei ole kaikkia ominaisuuksia, ne voidaan kuitenkin helposti lisätä niille jotka tarvitsevat esim. jaettuja kalentereita tai automaattista kalenterin synkronointia kännykkään/tablettiin 1. Kirjautuminen 2. Asetukset 3. Salasanan vaihto ja vaihtoehtoinen sähköpostiosoite 4. Ylisuurten liitteiden lähettäminen SmartAttach tekniikalla 5. Lomavastaaja 6. Kalenterimuistutukset 7a. Kalenteri 7b. Yhteystiedot 7c. Tiedostotallennus 7d. Tehtävät, Muistiinpanot, Roskakori 8. Yrityksen sisäinen Chat Esimerkkiohjeet: 9. Jakelulistan tekeminen 10. Jaetun tilin/kalenterin lisääminen, käytössä vain yrityspostissa (esim. toisen käyttäjän jaettu kalenteri)

2 1. Kirjautumissivulla voit valita oikeasta yläkulmasta kielen sekä desktop, tablet tai mobiili -näkymän sen mukaan mikä soveltuu käyttämällesi laitteelle parhaiten. Webmail pyrkii tarjoamaan mahdollisimman oikeat asetukset oletuksena. Jos olet unohtanut salasanasi, saat vaihdettua sen kirjautumissivun alareunasta. (Katso tarkemmin kohta 3) 2. Asetuksiin pääset klikkaamalla oikeassa yläkulmassa kuvan vieressä olevaa kolmiota ja valitsemalla avautuvasta valikosta Asetukset.

3 3. Salasanan voit vaihtaa asetuksista kohdasta Tilit-Oma tili-vaihda salasana. Samassa ikkunassa määritellään vaihtoehtoinen sähköpostiosoite. Tähän määrittelemääsi osoitteeseen lähetetään esim. kirjautumissivulla oleva salasanan vaihtolinkki (kohta 1). Jos toista sähköpostiosoitetta ei ole määritelty, salasanan vaihtolinkki ei toimi. Tällöin salasana voidaan vaihtaa Fixcomin asiakaspalvelussa. Muista aina lopuksi tallettaa muutokset painamalla ikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa Ok nappulaa.

4 4. Monet palveluntarjoajat estävät isojen liitteiden lähettämisen sähköpostilla. Voit kuitenkin lähettää minkä kokoisia liitteitä tahansa SmartAttach -tekniikalla niin että ne menevät aina perille. Kohdassa Sähköposti Luo viesti käytä SmartAttachia voi määritellä että esim. kun lähetät viestin jonka koko on yli 10MB, se lähetetään SmartAttach -tekniikalla. Voit myös lähettää viestin tällä tekniikalla riippumatta tekemistäsi asetuksista valitsemalla lähetystavan viesti-ikkunassa. Kuinka se toimii? Lyhyesti sanottuna vastaanottajalle ei lähetetä liitteitä viestin mukana vaan he saavat linkin josta liite/liitteet voi ladata. Parhaiten näet toiminnan lähettämällä esim. itsellesi viestin SmartAttachina. Lähetetyt liitteet tallentuvat tilisi tiedostot -kansioon (ks. kohta 7c). Vastaanottaja voi ladata liitteet niin pitkään kunnes poistat ne tiedostot -kansiosta.

5 5. Lomavastaajan voit laittaa päälle kohdasta Sähköposti-Lomavastaaja. Toimivimmat asetukset ovat seuraavat: -Tila -kenttään valitse vastaa kerran -jätä otsikko tyhjäksi -valitse aikaväli jolloin lomavastaaja on käytössä ja kirjoita vastausviestisi laatikkoon Tallenna Ok nappulalla.

6 6. Mikäli haluat oletuksena muistutuksen kalenterimerkinnöistä, voit kohdassa Kalenteri Muistutus määrittää oletusmuistutuksen. Mikäli haluat, että saat muistutukset sähköpostilla, laita osoite kenttään sähköpostiosoite ja ruksaa kohta Lähetä muistutusviesti sähköpostilla. Mikäli haluat päivittäin kaikki seuraavan päivän kalenterimerkinnät muistutuksena sähköpostiin, ruksaa myös kohta Lähetä päivittäinen tapahtumaraportti sähköpostilla. 7a. Kalenterinäkymässä näet kalenterimerkintäsi. Kalenterinäkymässä näkyy myös yrityksen jaetut kalenterit jos palvelu on käytössä.

7 7b. Yhteystiedoissa näkyy sekä omat tallennetyt kontaktit, sekä myös yrityksen yhteiset kontaktit (jos sellaisia on käytössä). 7c. Tiedostoihin voit tallettaa haluamiasi tiedostoja. Tiedostot kuluttavat palvelimen levytilaa samalla tavalla kuin esim. sähköpostit. Tallennuskapasiteetti on siis kiinni siitä, minkäkokoinen hankittu levytila on. Tänne tallentuvat myös SmartAttachilla lähetetyt sähköpostiliitteet (ks. kohta 4). Voit antaa tiedostoille myös mitä tahansa avainsanoja, joilla voit hakea niitä myöhemmin.

8 7d. Tehtäviä ja Muistiinpanoja voit lisätä normaalisti. Poistetut tiedot menevät roskakoriin. Roskakoria kannattaa tyhjentää säännöllisesti. Poistetut tiedot ovat jonkin aikaa palautettavissa roskakorin palautettavat kohteet kansiosta. 8. Oikeassa reunassa on Chat -ikkuna, jos palvelu on käytössä. (Tämä ominaisuus on käytössä vain yrityspostissa ). Voit lähettää turvallisesti muille yrityksen työntekijöille pikaviestejä, tiedostoja jne.

9 OHJEITA: 9. Jakelulistan teko. Avaa yhteystiedot, klikkaa hiiren oikealla oikeanpuoleisessa ikkunassa. Valitse valikosta Uusi jakelulista. HUOM. klikkaa siis siinä ikkunassa, missä nykyiset yhteystiedot ovat. Anna jakelulistalle nimi. Voit lisätä listaan joko yhteystiedoissa olevia osoitteita tai muita osoitteita. Muista tallentaa kun olet tehnyt halutut muutokset. Jakelulista ilmestyy yhteystietoihin

10 10. Jaetun kalenterin lisäys. Jaetut kalenterit ovat käytössä vain yrityspostissa. Klikkaa vasemmasta palkista kalenteri kuvaketta (1), sen jälkeen klikkaa kalenterin perässä olevaa lisäasetukset kuvaketta (2), valitse avautuvasta valikosta Lisää jaettu tili (3) Valitse tili kenen kalenterin haluat näkyviin (1), voit myös hakea tiliä jos se ei näy. Valitse tili ja paina Valittu nappulaa (2), voit lisätä samalla tavalla myös useampia tilejä kerralla. Paina lopuksi OK nappulaa (3). Mikäli käyttäjien kalenterit on jaettu, ne ilmestyvät kaleteritietoihin webmailissa ja myös postiohjelmassa (esim outlook).