Office 365:n käyttäminen Windows Phonessa

Transkriptio

1 Office 365:n käyttäminen Windows Phonessa Pikaopas Tarkista sähköposti Määritä Windows Phone lähettämään ja vastaanottamaan Office 365 -sähköpostia. Tarkista kalenteritiedot missä liikutkin Windows Phoneen synkronoidusta Office kalenterista voit aina varmistaa päivän aikataulun. Synkronoi yhteystiedot Kun Office 365 -yhteystiedot ovat puhelimessa, voit helpommin jakaa tiedostoja, lähettää sähköpostia ja ajoittaa kokouksia työtovereiden kanssa. Käytä kaikkia OneNote-muistikirjojasi Kaikki SharePoint-ryhmäsivustoon tai omaan OneDrive for Business -sivustoosi tallennetut OneNote-muistikirjat ovat helposti käytettävissä. Tehosta työryhmän yhteistyötä Käytä ryhmäsivustoja ja jaa tai muokkaa sinne tallennettuja tiedostoja. Käsittele tiedostoja OneDrive for Business -sivustossa voit jakaa ja muokata kaikkia sinne tallennettuja tiedostoja. Lue ja muokkaa tiedostoja missä ja milloin vain Voit lukea ja muokata tiedostoja suoraan Windows Phonessa käyttämällä valmiiksi asennettua Office Mobile -sovellusta. Osallistu kokoukseen kasvotusten Lync sovelluksella voit osallistua kokouksiin, käyttää pikaviestintää, soittaa videopuheluja työtovereille ja varmistaa, että pysyt yhteydessä muihin, vaikket ole työpöydän ääressä.

2 Sähköpostin käyttäminen Sähköpostin tarkistaminen Valitse Käynnistä ja valitse sitten avattavan sähköpostin otsikko. Tarkista uusimmat viestit valitsemalla Synkronoi. Sähköpostin lähettäminen Valitse Uusi, kirjoita sähköpostiviesti, lisää vastaanottajat ja valitse Lähetä. Sähköpostiin vastaaminen Valitse Vastaa ja valitse sitten vastaa, vastaa kaikille tai lähetä edelleen. Liitteen lisääminen sähköpostiin Valitse Liitä ja tee sitten jokin seuraavista. Huomaa, että sähköpostiin voi liittää useita valokuvia, mutta jos haluat lähettää useita Office-tiedostoja tai videoita, kukin liite on lähetettävä omassa viestissään. Tiedoston liittäminen 1. Avaa Office-toiminto valitsemalla sovellusluettelosta Office. 2. Avaa liitettävä tiedosto valitsemalla Lisää > Jaa. 3. Napauta Lähetystapa-näytössä sähköpostitiliä, josta haluat lähettää viestin, kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Valokuvan liittäminen 1. Valitse Käynnistä ja napauta sähköpostitiliä, josta haluat lähettää viestin. 2. Valitse Uusi > Liitä. 3. Valitse kaikki lisättävät valokuvat napauttamalla niitä. Kun olet valmis, valitse Valmis. 4. Kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Puhelimella kuvaamasi videon liittäminen 1. Valitse sovellusluettelosta Valokuvat > Kameran kuvat. 2. Avaa video napauttamalla sitä. Valitse Lisää > Jaa. 3. Napauta Lähetystapa-näytössä sähköpostitiliä, josta haluat lähettää viestin, kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Muiden kansioiden tarkistaminen Napauta sähköpostitiliä ja valitse Lisää > kansiot. Napauta kansiota, jota haluat tarkastella (esimerkiksi Lähetetyt tai Luonnokset) ja valitse Synkronoi. Kalenterin hallinta Kalenterin avulla voit luoda ja seurata tapahtumia ja kokouksia. Kalenterimerkinnän tarkasteleminen Napauta Windows Phonen Kalenteri-sovellusta ja napauta sitten tarkasteltavaa tapaamista. Uuden kokouksen tai tapaamisen luominen 1. Napauta Kalenteri-sovellusta ja napauta sitten tapaamisen ajankohtaa. 2. Valitse Muokkaa. 3. Lisää merkintä kalenteriin napauttamalla Office 365 -tiliä. Kun olet valmis, valitse Lähetä tai Tallenna. Yhteystietojen hallinta Lisää, muokkaa tai poista Office 365 -tilin yhteystietoja. Yhteystiedon lisääminen Valitse aloitusnäytössä Ihmiset. Yhteystiedon lisääminen Valitse Uusi ja kirjoita yhteystietoa koskevat tiedot. Kun olet valmis, valitse Tallenna. Yhteystiedon muokkaaminen tai poistaminen Napauta yhteystiedon nimeä ja valitse Muokkaa. Muokkaa tietoja ja valitse Tallenna. Jos olet poistamassa yhteystietoa, valitse Poista.

3 Tiedostojen käsitteleminen ja yhteiskäyttö OneDrive for Businessssa ja SharePointryhmäsivustoissa SharePoint-ryhmäsivustossa työryhmä voi viestiä keskenään, jakaa tiedostoja ja tehdä projektiin liittyvää yhteistyötä. OneDrive for Business on henkilökohtainen sivusto, johon voit tallentaa omia tiedostojasi. Nämä tiedostot näkyvät vain sinulle, mutta voit helposti jakaa niitä myös työtovereiden käyttöön. Voit käyttää kummankin sivuston tiedostoja Office Mobile -toiminnon kautta, mutta jos haluat siirtyä sivuston eri osiin, käytä Windows Phonen Internet Explorer - selainta. Avaa OneDrive for Business tai SharePoint-ryhmäsivusto seuraavasti: 1. Valitse sovellusluettelosta Internet Explorer. 2. Kirjoita sivuston URL-osoite selaimen osoiteriville. Henkilökohtaisen sivuston, kuten OneDrive for Businessn, URL-osoite voi näyttää esimerkiksi tältä: personal/ <OmaKäyttäjänimi>_contoso_ onmicrosoft_com. Ryhmäsivuston URL-osoite taas näyttää jokseenkin tältä: (Korvaa URLosoitteessa "contoso" oman organisaatiosi toimialueen nimellä.) Huomautus Jollet ole varma sivuston URL-osoitteesta, siirry sivustoon tietokoneen selaimella ja kirjaa muistiin osoiterivillä näkyvä URL-osoite. Voit myös lähettää osoitteen itsellesi sähköpostilla, jotta voit kopioida ja liittää sen helposti. Mobiilinäkymä Tietokonenäkymä 3. Kun Office 365:n kirjautumisnäyttö tulee näkyviin, kirjoita käyttäjänimi ja salasana ja valitse Kirjaudu sisään. (Jos sivusto avautuu mobiilinäkymään ja haluat käyttää PC-näkymää, valitse Asetukset > Vaihda PC-näkymään. Voit siirtyä takaisin mobiilinäkymään valitsemalla Asetukset > Mobiilinäkymä.) 4. Jos olet mobiilinäkymässä, saat näkyviin luettelon sivuston sisällöstä (esimerkiksi tiedosto- ja luettelokirjastoista) valitsemalla Asetukset > Sivuston sisältö. Vihje Voit helposti siirtyä OneDrive for Business -sivuston ja seuraamasi ryhmäsivuston välillä valitsemalla PC-näkymän siirtymispalkissa OneDrive tai Sivustot.

4 Windows Phone -sovellusten käyttäminen Käytä Office 365 -käyttöön suunniteltuja Windows Phone -sovelluksia, joiden avulla voit jatkaa työntekoa ja tietojen yhteiskäyttöä myös liikkeellä ollessasi. Näitä sovelluksia ovat Office Mobile, OneNote ja Lync Tiedostojen tarkasteleminen, luominen, jakaminen ja muokkaaminen Office Mobile -sovelluksella Tiedostojen käyttäminen Windows Phonessa Valmiiksi asennettu Office Mobile -sovellus on optimoitu Windows Phone- ja Office käyttöön. Kun lisäät OneDrive for Businessn ja ryhmäsivustot Office Mobile -toimintoon, voit tarkastella ja muokata tiedostoja ja jakaa niitä kätevästi työtovereiden kanssa. 1. Valitse sovellusluettelosta Office. 2. Jos OneDrive for Business -sivusto tai ryhmäsivusto ei ole vielä Paikat-välilehdessä, lisää se sinne. Valitse Paikat, valitse sitten Uusi ja lisää lisättävän SharePoint-sivuston URL-osoite. Henkilökohtaisen sivuston, kuten OneDrive for Businessn, URL-osoite voi näyttää esimerkiksi tältä: <OmaKäyttäjänimi>_contoso_ onmicrosoft_com. Ryhmäsivuston URL-osoite taas näyttää jokseenkin tältä: (Korvaa "contoso" oman organisaatiosi toimialueen nimellä.) Huomautus Jollet ole varma käytettävän sivuston URL-osoitteesta, siirry sivustoon tietokoneen selaimella, kopioi URL-osoite, lähetä se itsellesi sähköpostilla ja kopioi ja liitä se osoitekenttään. Office-toiminnossa olevien tiedostojen käsitteleminen Voit tarkastella, muokata ja jakaa useimpia tiedostoja suoraan Officesta. Tiedoston muokkaaminen tai tarkasteleminen Avaa tiedosto napauttamalla sitä. Tee haluamasi muutokset ja valitse Lisää > Tallenna. Tiedoston jakaminen Jos tiedosto on jo avattuna, valitse Lisää > Jaa. Napauta sähköpostitiliä, josta haluat lähettää viestin, kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Uuden tiedoston luominen Valitse Uusi. Valitse luotavan tiedoston tyyppi. Valitse Lisää > Tallenna. Valitse Tallenna tiedosto -näytön Tallennussijainti-kohdassa, minne haluat tallentaa tiedoston. Tiedoston kiinnittäminen aloitusnäyttöön sekä jakaminen, poistaminen tai tallentaminen toiseen sijaintiin Kosketa tiedoston nimeä pitkään ja valitse haluamasi vaihtoehto: Kiinnitä aloitusnäyttöön, Lataa nyt (tai Poista puhelimesta, jos olet jo tallentanut tiedoston puhelimeen), Jaa tai Tallennussijainti.

5 Kansion jakaminen 1. Valitse sovellusluettelosta Office ja napauta jaettavaa kansiota. 2. Valitse Avaa selaimessa. SharePoint-sivusto, jossa kansio sijaitsee, avautuu näkyviin. 3. Kosketa jaettavan kansion nimeä pitkään. 4. Valitse Jaa linkki ja valitse Jaa-valikosta, kuinka haluat jakaa kansion (esimerkiksi viestillä, sähköpostilla tai yhteisöpalvelun kautta). Wordissa voit käyttää seuraavia toimintoja: avata näitä tiedostotyyppejä:.doc,.docx,.dot,.dotx,.dotm,.docm muokata näitä tiedostotyyppejä:.docx,.dotx lisätä, poistaa ja näyttää kommentteja jakaa tiedostoja sähköpostitse etsiä tekstiä muotoilla tekstiä Excelissä voit käyttää seuraavia toimintoja: avata näitä tiedostotyyppejä:.xls,.xlsx,.xlt,.xltx,.xlsm,.xltm muokata näitä tiedostotyyppejä:.xlsx,.xltx selata taulukoita jäsennysnäkymässä käyttää suodatinta tuoda näkyviin esimerkiksi alueen summan ja keskiarvon Summa-funktiolla lisätä, poistaa ja näyttää kommentteja etsiä tekstiä työkirjasta lajitella valitut tiedot muotoilla soluja tyhjentää soluja kumota / tehdä uudelleen jakaa tiedostoja sähköpostitse PowerPointissa voit käyttää seuraavia toimintoja: Offline-tilassa työskenteleminen Voit käsitellä Office-tiedostoja offline-tilassa. Voit avata tiedoston ja ladata sen puhelimeen tai luoda uuden tiedoston. Kun haluat tallentaa muutokset takaisin palvelimeen, varmista, että Internet-yhteys on muodostettuna, ja valitse Lisää > Tallenna. avata näitä tiedostotyyppejä:.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.ppsm muokata näitä tiedostotyyppejä:.pptx,.pptm lisätä ja muokata dian muistiinpanoja selata dioja pikkukuvanäkymässä jakaa esityksen sähköpostitse

6 Muistikirjojen tarkasteleminen sekä muistiinpanojen tekeminen, jakaminen ja synkronointi OneNotesovelluksella Jos käytät joitakin muistikirjoja säännöllisesti Office 365 SharePoint -sivustoissa, voit synkronoida ne Windows Phonen kanssa. Office 365 -muistikirjojen synkronointi Lisää Office 365 -muistikirja OneNote-sovellukseen avaamalla se Office-toiminnosta. Tämä lisää muistikirjan automaattisesti OneNote-sovelluksen muistikirjaluetteloon. OneNoten käyttäminen puhelimessa Sivun synkronointi, jakaminen, poistaminen tai kiinnittäminen aloitusnäyttöön 1. Avaa sivu OneNote-sovelluksella ja valitse Lisää. 2. Valitse Synkronoi, Jaa, Poista tai Kiinnitä sivu. Uuden sivun luominen Valitse Uusi Koko muistikirjan jakaminen 1. Valitse sovellusluettelosta Office. 2. Etsi kansio, joka sisältää jaettavan työkirjan. 3. Valitse Avaa selaimessa. SharePointsivusto, jossa muistikirjan sisältävä kansio sijaitsee, avautuu näkyviin. 4. Kosketa jaettavaa OneNote-muistikirjaa pitkään. 5. Valitse Jaa linkki ja valitse, kuinka haluat jakaa muistikirjan (esimerkiksi viestillä, sähköpostilla tai yhteisöpalvelun kautta). Offline-tilassa työskenteleminen Synkronoi ensin muistikirja OneDrive for Businessn tai SharePoint-kirjaston kanssa. Tämän jälkeen OneNote synkronoi muutokset automaattisesti työskentelysi aikana. Jos Internet-yhteys katkeaa tai katkaiset sen, tekemäsi muutokset synkronoituvat Office 365 -muistikirjaan heti, kun olet taas online-tilassa.

7 Yhteyden pitäminen työtovereihin Lync sovelluksella Jos organisaatiossasi on Lync käytössä, voit viestiä työtovereiden kanssa käyttämällä Windows Phonessa olevan Lync sovelluksen monia eri viestintätapoja, kuten pikaviestejä ja ääni- tai videopuheluja. Voit viestiä Wi-Fi-yhteyden välityksellä tai vaihtoehtoisesti matkapuhelinverkon datayhteyden kautta, jos Wi-Fi-yhteys ei ole käytettävissä. Äänen lisääminen pikaviestiin Voit soittaa yhteyshenkilölle käydessäsi pikaviestikeskustelua hänen kanssaan napauttamalla Puhelin-kuvaketta ja valitsemalla sitten haluamasi numeron. Videon lisääminen keskusteluun Voit jakaa videokuvaa puhelun aikana napauttamalla Video-kuvaketta ja valitsemalla Aloita oma video. Tilan määrittäminen ja uloskirjautuminen Voit muuttaa tilatietojasi Omat tiedot -näytössä napauttamalla tilaasi ja valitsemalla sitten haluamasi tilan. Voit myös valita Kirjaudu ulos. Yhteystiedon etsiminen Valitse Yhteystiedot-näytössä Hae. Kirjoita hakuruutuun henkilön nimen alkuosa. Tulokset ilmestyvät ruudun alle. Pikaviestin lähettäminen Kun olet löytänyt etsimäsi yhteystiedon, napauta kyseisen henkilön nimeä ja napauta sitten Pikaviesti-kuvaketta. Kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Huomautus Voit lähettää pikaviestin videopuhelun aikana napauttamalla Pikaviesti-kuvaketta, kirjoittamalla viestin ja valitsemalla Lähetä. Huomautus Voit myös vaihtaa käyttämääsi kameraa etu- ja takakameran välillä valitsemalla Vaihda kamera. Lync-kokoukseen osallistuminen Voit liittyä Lync-kokoukseen valitsemalla Kokouksetvälilehdessä haluamasi kokouksen ja valitsemalla sitten Liity kokoukseen.