Kunnan hallintokuntien yhteinen palautejärjestelmä päätöksenteon tukena

Transkriptio

1 Kunnan hallintokuntien yhteinen palautejärjestelmä päätöksenteon tukena Kuntatalo, Joni Kemppi

2 Tekla Oy Mallipohjaisia ohjelmistotuotteita asiakkaille rakentamisessa sekä energia- ja infratoimialoilla Perustettu 1966 Asiakkaita yli 100 maassa Omia toimistoja 15 maassa Teklasta osa Trimble-konsernia 7/2011 Tekla epalvelut 2

3 Asiakkaat Suomessa Asikkalan kunta Espoon kaupunki Forssan kaupunki Hyvinkään kaupunki Haukiputaan kunta Heinolan kaupunki Hollolan kunta Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Joensuun kaupunki Jokioisten kunta Jyväskylän kaupunki Kaarinan kaupunki Kajaanin kaupunki Keravan kaupunki Kirkkonummen kunta Kokkolan kaupunki Kouvolan kaupunki Kuopion kaupunki Kärkölän kunta Lahden kaupunki Lappeenrannan kaupunki Loviisan kaupunki Mariehamns stad Muuramen kunta Nakkilan kunta Nastolan kunta Nurmijärven kunta Närpiön kaupunki Orimattilan kaupunki Oulun kaupunki Paraisten kaupunki Pieksämäen kaupunki Pietarsaaren kaupunki Porin kaupunki Rauman kaupunki Riihimäen kaupunki Rovaniemen kaupunki Salon kaupunki Seinäjoen kaupunki Someron kaupunki Taipalsaaren kunta Tammelan kunta Tornion kaupunki Turun kaupunki Uudenkaupungin kaupunki Vaasan kaupunki Äänekosken kaupunki Varkauden kaupunki Ypäjän kunta 3

4 Teklan epalveluiden kehittyminen Tekla Palaute Tekla epalvelut, Toimitusten hakeminen Tekla epalvelut, Ympäristötoimen luvat Tekla epalvelut, Tonttien julkaisu ja haku Tekla epalvelut, Yleisten alueiden lupa Tekla epalvelut, Rakennuslupa Tekla epalvelut, Rakentamisen tuki Tekla Internet-karttapalvelu Tekla Webmap

5 Kuntaliiton Palveluiden partaveitsi-kilpailu 5

6 Palautejärjestelmä asiakkaat Valmistui asiakasprojektina Espoo (koko kaupunki) Lahti Jyväskylä (koko kaupunki) Pori Turku (koko kaupunki) Muut asiakkaat Hämeenlinna (koko kaupunki) Kajaani (koko kaupunki) Kouvola (koko kaupunki) Lappeenranta (koko kaupunki) Energia- ja sähkölaitokset: Tampere, Oulu Kuopio, Mäntsälä 6

7 Taustaa palautejärjestelmälle Kaikilla kunnilla on web-sivuilla lomake tai linkki palautteen antamiseen Yleensä palautteen käsittelyyn ei ole järjestelmää Palaute menee jonkun henkilön sähköpostiin Palaute menee usein myös suoraan esim. Puhelimella asiantuntijalle suoraan Palautteisiin vastaamista ei ole organisoitu Kuntalaiset eivät tiedä miten heidän palautetta käsitellään Kuntalaiset eivät näe toisten palautteita 7

8 Mikä on Teklan Palaute-järjestelmä Internet pohjanen järjestelmä kuntalaisille sekä viranomaisille Järjestelmällä voi antaa, hallita ja vastata palautteisiin Mahdollistaa myös sijaintiin sidotun palautteen antamisen Keskitetty tietokanta kaikelle palautteelle Kaikki palautteen käsittelyyn liittyvä toiminnallisuus yhdessä järjestelmässä Hankekohtainen palaute Mahdollistaa myös hankekohtaisen palautteen kyselemisen ja käsittelyn Mikäli kyseessä on esim. kaavahanke, voidaan tiedot hyödyntää suoraan Tekla GIS -järjestelmässä 8

9 Tekla Palaute Päätöksen teko ja operatiivinen toiminta Kaupungin johto Sosiaali ja Terveys Koulut ja päivähoito Tekninen sektori Palautteeseen vastaaminen Tekla Palaute 8:00 15:45 24/7 Manuaalinen vastaanottaminen Automaattinen vastaanottaminen Suullinen palaute Suullinen palaute puhelimitse Palaute internetin kautta Kaupungin johto Sosiaali ja terveys Koulut ja päivähoito Tekninen Sektori Keskitetty palautetietokanta 9

10 Palautejärjestelmä kuntalaisen näkökulmasta Helppo käyttää Yksi järjestelmä kaikkeen palautteeseen Käyttöliittymä mukautuu riippuen palautteen tyypistä Rekisteröityneet käyttäjät voivat seurata heidän omia palautteitansa Mahdollista nähdä myös muiden kuntalaisten palautteita Mahdollisuus myös osoittaa kohde kartalta sekä lisätä omia piirustuksia ja valokuvia Mahdollisuus jakaa sosiaalisessa mediassa (Facebook, twitter) RSS-syöte 10

11 Palautteiden julkinen haku 11

12 Palautteiden julkaisu Internet Karttapalvelussa 12

13 Palautejärjestelmä viranomaisen näkökulmasta Palautteen keskitetty hallinta Mahdollisuus hyödyntää vastaavia palautteita Mahdollisuus siirtää palautteen käsittely toisille henkilöille Vastaaminen kuntalaisille Mahdollisuus nähdä palautteet kartalla 13

14 Palautejärjestelmä viranomaisen näkökulmasta Koostaa ja analysoida saatuja palautteita Määrät, käsittelyajat Karttasijainnit Mahdollisuus tiedottaa annetuista palautteista Henkilöä, joka on palautteen antanut Jos lupa, niin myös muita kuntalaisia Mahdollisuus hyödyntää olemassa olevaa tietoa Karttakohteita (puiston penkit, ym), yksittäiset hankkeet (esim. Kaavahankkeet) 14

15 Espoon kaupunki, palautteiden luonne 15

16 Miksi palautejärjestelmä? Tiedottaminen Havainnon tekeminen (kuntalainen) Toimenpiteet Palautteen vastaanottaminen Analysointi Raportointi Kehittäminen Palautteen käsittely Toimiva palauteprosessi Tehokas toimintojen kehittäminen 16

17 Edut ja hyödyt Yksi yhtenäinen palautejärjestelmä Ei hajanaista käsittelyä Palautteet ei huku Käsittely tasavertaisempaa Luo avoimuutta Lähettäjä voi seurata käsittelyä Julkaisumahdollisuus Tehostaa käsittelyä Vastauskirjaston vakiovastaukset Puhelimella tuleva palaute vähenee Tukea päätöksen tekoon Raportit Analyysit Kuntalaiset tiedontuottajina Valvonta Kuntalaispaikkatieto 17