Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Sisäisiä julkaisuja 1/2006
Julkaisun nimi 1 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Sisäisiä julkaisuja 1/2006 Tiehallinto Helsinki 2006
2 Julkaisun nimi Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut) ISSN 1458-1561 TIEH 4000499-v Tiehallinto Keskushallinto Opastinsilta 12 A PL 33 00521 HELSINKI Puhelin 0204 22 11
OHJE 21.11.2005 153/2000/20/13 Vastaanottaja Asiantuntijapalvelut Säädösperusta Korvaa/muuttaa Sisäinen - Kohdistuvuus Asiantuntijapalvelut Voimassa toistaiseksi Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje Tiehallinnon kehittämisprojektien ohjeessa on määritetty yhtenäiset projektin läpiviennin periaatteet. Ohje korvaa soveltuvin osin aikaisemmat T&K- ja Tiedon hallinnan kehittämishankkeiden hallinnan ohjeet. Lisätietoja antaa Seppo Leppäniemi, puh. 0204 22 2079. Hallintojohtaja Jukka Hirvelä TIEDOKSI Pääkonttori ja tulosyksiköt
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje. Helsinki 2006. Tiehallinto, Keskushallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja, 26 s. + liitteet 5 s. ISSN 1458-1564, TIEH 4000499-v. Asiasanat: Projektit, ohjeet, kehittäminen Aiheluokka: U65.01 TIIVISTELMÄ Tiehallinnon pääkonttori on linjannut kehittämisprojektien hallinnan periaatteet syksyllä 2005. Kehittämistoiminta jaetaan: 1. Operatiiviseen toimintaan liittyvään kehittämistyöhön, 2. T&K - toimintaan ja 3. Tiehallinnon toiminnan kehittämiseen: prosessien kehittäminen ja tiedonhallinta. Projektiehdotusvaiheessa yksittäisen projektin käynnistämisvaltuus ja rahoituspäätös tehdään joko pääkonttorissa tai tulosyksiköissä tulossopimusten puitteissa. Yksittäistä projektia ohjaavat projektin ohjausryhmä ja projektipäällikkö. Hän vastaa projektin läpiviennistä ja muutoksen hallinnasta. Kehittämisprojektin läpivienti Tiehallinnossa on jaettu kahdeksaan vaiheeseen: ehdotus, suunnittelu, hankinta, aloitus, toteutus, käyttöönotto, lopetus ja tulosten käytön seuranta. Kehittämisprojektin kaikissa vaiheissa huolehditaan, että projektille asetettu tavoite saavutetaan, työ kyetään tekemään sovitussa aikataulussa ja työ tehdään annettujen resurssien puitteissa. Projektin tilasta, tuloksista ja vaikuttavuudesta raportoidaan säännöllisesti. Projektin tulokset, asiakirjat, seuranta-arviot ja palautteet dokumentoidaan kattavasti ja työn tuloksista ja tulosten käyttöönotosta tiedotetaan. Projektin vaiheiden tulokset ja niiden laatu varmistetaan tarkistuspisteissä. Projektin tulosten käyttöönotto ja jälkiseuranta tehdään suunnitelmallisesti. Helsinki
ESIPUHE Tämä ohje on Tiehallinnon yhtenäinen kehittämisprojektien hallintamalli. Pohjana ovat osittain vanhentuneet ja päällekkäiset T&K-projektiohje vuodelta 1995 ja tiedonhallinnan kehittämishankkeiden hallinnan ohje vuodelta 2003. Tiehallinnon kehittämisprojektin ohjeessa esitetään kehittämisprojektien hallintaan yhtenäiset menettelyt siten, että projektien - valmistelu, - päätöksenteko, - toteutus, - käyttöönotto ja - seuranta voidaan toteuttaa pääosin samaa ohjeistoa ja apuvälineitä käyttäen. Tämä ohje tukee Tiehallinnon toimintajärjestelmässä olevaa kehittämisprojektien osaa. Sinetissä ylläpidetään kaikkia kehittämisprojekteja tukevaa ajankohtaissivustoa. Tiehallinnon kehittämisprojektien ohjeen laadintaan osallistui Asiantuntija palveluiden johtajan Raimo Tapion asettama työryhmä. Siihen kuuluivat Leena Sälejoki-Hiekkanen projektipäällikkönä, Marja Koski tiedonhallinnan edustajana, Antti Rytkönen ja Seppo Leppäniemi T&K-projektien edustajana. Ryhmä kutsui Olli Haaviston täydentämään erityisesti viestinnän ja projektien tulosten markkinoinnin osuutta. Projektiryhmä esitteli ja keräsi kommentteja useassa vaiheessa työn aikana eri projektipäälliköiltä. Projektimainen toimintatapa vaatii jatkuvaa kehittämistä ja ohjeen käyttäjiltä odotetaan aktiivista otetta projektinhallinnan kehittämisessä. Helsingissä marraskuussa 2005 Tiehallinto Asiantuntijapalvelut
Sisältö 1 KEHITTÄMISTOIMINNAN PROJEKTIEN HALLINTA 11 1.1 Projektisalkun hallinta 11 1.2 Kehittämisen valmistelu ja hankkeiden toteuttaminen 12 2 PROJEKTINHALLINTA 14 2.1 Projektin ohjaus 14 2.1.1 Ohjausryhmätyö 15 2.1.2 Projektia koskevien muutoksen hallinta 15 2.2 Projektin läpivienti 16 2.2.1 Projektiesitys 17 2.2.2 Projektin suunnittelu 18 2.2.3 Projektin hankinta 20 2.2.4 Projektin aloitus 21 2.2.5 Projektin toteutus 21 2.2.6 Tulosten käyttöönotto 23 2.2.7 Projektin lopetus 24 2.2.8 Jälkiseuranta 25 3 LIITTEET 26
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 11 KEHITTÄMISTOIMINNAN PROJEKTIEN HALLINTA 1 KEHITTÄMISTOIMINNAN PROJEKTIEN HALLINTA Tiehallinnon johtoryhmässä 19.9.2005 on sovittu seuraavasti kehittämisprojektien hallinnasta. Tiehallinnon kehittämistoiminta jäsennellään seuraavasti: 1. Operatiiviseen toimintaan liittyvä kehittämistyö: tienpidon suunnittelun ja toiminnan kehittämisen edellyttämät selvitykset muut pienehköt projektit ja tehtävät, jotka ovat voimassa olevien strategioiden mukaisia alle 50 000 hankkeita: mm. tiedonhankinta, laskelmat, arvioinnit, ohjeistus, seuranta sekä toimintaa palvelevien järjestelmien ylläpito. 2. T&K - toiminta toiminnan painopisteenä on sellainen tutkimus- ja kehittäminen, joka on luonteeltaan selvästi uuden tiedon ja osaamisen hakemista. t&k-ohjelman ns. operatiivinen kehittäminen kuuluu kohdan 1.1 asiantuntijatehtäviin 1.1.2006 alkaen 3 Tiehallinnon toiminnan kehittäminen prosessien kehittäminen tiedonhallinta 1.1 Projektisalkun hallinta Operatiiviseen toimintaan kuuluva kehittämistyö ja hankkeet kuvataan yleispiirteisesti yksikön toimintasuunnitelmassa ja rahoitetaan tulossopimuksen mukaisesti. T&k :n ja Tiehallinnon toiminnan kehittämisen osalta menetellään seuraavasti: Kehittämisen suunnittelu ja päätöksenteko kytketään selkeästi osaksi strategista suunnittelua sekä toiminta- ja taloussuunnittelua tujo-kalenterin aikataulussa. Kehittämisen painotukset ja periaatteet käsitellään alustavan valmistelun pohjalta evästyskeskusteluna johdon strategiaseminaarissa, minkä jälkeen valmistellaan asia Tiehallinnon johtoryhmän hyväksymiskäsittelyä varten. Varsinaiset kehittämisohjelmat (4-vuotinen t&k-ohjelma sekä 4- vuotinen toiminnan kehittämisohjelma) laaditaan erillisinä ja niistä päätetään Tiehallinnon johtoryhmässä. Kehittämisohjelmien valmistelusta vastaa pääkonttori, t&k:n osalta tienpidonjohtaja ja toiminnan kehittämisen osalta hallintojohtaja.
12 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje KEHITTÄMISTOIMINNAN PROJEKTIEN HALLINTA Kehittämisohjelmiin sisältyvien strategisten projektien ja merkittävien tutkimusohjelmien käynnistämis- ja rahoituspäätökset tehdään Tiehallinnon johtoryhmässä. Strategisille projekteille ja tutkimusohjelmille asetetaan ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana on johdon edustaja tai prosessinomistaja. Ohjausryhmä valvoo tavoitteiden ja toimintasuunnitelman toteutumista ja tekee tarvittaessa sisältöä koskevia ohjauspäätöksiä. Tulevan vuoden hankkeet kirjataan osaksi tulossopimusta, johon merkitään myös käynnissä olevat hankkeet. T&K -hankkeiden toteuttamisvastuu on asiantuntijapalvelut-yksiköllä ja toiminnan kehittämishankkeissa pääkonttorilla. Vuosiohjelmaan tehtävistä pienehköistä sisältö- ja rahoitus- muutoksista päättää t&k-ohjelman osalta AP:n johtaja tulossopimuksen puitteissa ja toiminnan kehittämisen osalta hallintojohtaja. Kehittämistoiminnan hallinta Kehittämistoiminnan arvo vuosittain 10-14 M, josta T&K 4-5 M Operatiiviseen toimintaan liittyvä kehittämistyö tulossopimusten mukaan Toiminnan kehittäminen T&K toiminta Tiehallinnon johtoryhmä: 4 - vuotinen kehittämisohjelma, käynnistys- ja rahoituspäätökset Prosessien kehittäminen Strategiset projektit Tiedonhallinta T&K teemat Jälkiseuranta Ohjausryhmät Raportointi Valmistelu Toteutus Projekti - ehdotus Projektin suunnittelu Kilpailutus Hankinta Aloitus Toteutus Käyttöön otto Lopetus Käyttöönoton valmistelu Projektinhallinta 1.2 Kehittämisen valmistelu ja hankkeiden toteuttaminen 1. Valmistelu Pääkonttori vastaa kehittämistoiminnan painotuksista ja linjauksista sekä kehittämisohjelmien valmistelusta. Prosessinomistajat ja erillistoimintojen vetäjät huolehtivat kehittämishankkeiden sisällön määrittelystä (t&k, prosessit, tiedonhallinta) tukenaan kehittämisryhmät sekä tuote- ja asiantuntijaverkot. Kehittämisen tarpeet määritetään tehtyjen strategisten linjausten ja itsearvioinnin pohjalta. Prosessinomistajien yhteistyöllä varmistetaan kehittämisen tasapaino.
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 13 KEHITTÄMISTOIMINNAN PROJEKTIEN HALLINTA 2. Kehittämisohjelman toteuttaminen Pääkonttori ja tulosyksiköt vastaavat tulossopimuksessa sovittujen hankkeiden toteuttamisesta. Hankkeen projektipäällikkö huolehtii hankkeen toiminnan suunnittelusta ja sen toteuttamisesta määrärahakehysten puitteissa. Strategisen projektin tai tutkimusohjelman projektipäällikkö raportoi hankkeesta ohjausryhmän puheenjohtajalle. 3. Hankinta ja rahoituspäätökset Kehittämishankkeiden hankintapäätöksen tekijöistä päätetään Tiehallinnon työjärjestyksessä ja sen nojalla annetuissa erillismääräyksissä. Sopimusten tekemistä sekä menojen ja tulojen hyväksymistä koskevat yleiset määräykset annetaan taloussäännössä. Pääkonttori ja tulosyksiköt laativat luettelot henkilöistä, joilla on oikeus tehdä Tiehallintoa koskevia sopimuksia ja tilauksia sekä hyväksyä menoja ja tuloja. Yhtä ohjelmaa tai hanketta rahoitetaan vain yhdestä lähteestä. 4 Raportointi Vuosiohjelman toteutumista seurataan yleisen tulosseurannan lisäksi osavuosiraporttien sekä vuosiraporttien kautta. Tiehallinnon johtoryhmän hyväksymistä strategisista projekteista ja tutkimusohjelmista laaditaan suunnitelmakauden pituudesta riippuen 1-2 väliraporttia, jotta johtoryhmä voi seurata ohjelman etenemistä ja ottaa kantaa ohjelman sisällön suuntaamiseen. - projektien talousraportoinnista on annettu ohjeet tammikuussa 2005.
14 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA 2 PROJEKTINHALLINTA 2.1 Projektin ohjaus Kehittämisprojekti voi olla osa jotain laajempaa kokonaisuutta, hanketta. Yksittäinen projekti voi myös jakautua alaprojekteihin. Projektin ohjauksessa on tärkeää erottaa laajemman hankkeen, teeman tai projektikokonaisuuden ohjaus ja itse projektin ohjaus. Ulkoa hankittavan projektin ohjauksessa on tärkeää toteuttaa toimittajan kanssa tehtyä sopimusta. Projektin ohjauksessa ja läpiviennissä sovelletaan yhtenäisiä menetelmiä, mutta otetaan huomioon: - kehittämisprojektien jaottelun mukaiset vaatimukset T&K-projektien ja toiminnan kehittämisprojektien (prosessit ja tiedon hallinta) suhteen - projektin laajuudesta, monimutkaisuudesta ja vaikuttavuudesta aiheutuvat seikat. Projektien kohteiden ja toteutusolosuhteiden erilaisuudesta johtuen, projektimallia voidaan laajoissa projekteissa käyttää moneen kertaan esim. esiselvitys-, toteutus- ja käyttöönottovaiheessa. Toimittaja Yhteistoiminta projektin sopimuksen puitteissa Tiehallinto Projektiorganisaatio Linjaorganisaatio Toimittajan projektiorganisaatio Projektin ohjausryhmä Tiehallinto Projektiryhmä Alaprojektiryhmät Tulosyksiköt
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 15 PROJEKTINHALLINTA 2.1.1 Ohjausryhmätyö Strategisille projekteille tai esim. e-projekteille ja tutkimusteemoille asetetaan ohjausryhmä. Tämän tekee yleensä Tiehallinnon johtoryhmä: Joissain tapauksissa pääkonttorin johtajat voivat asettaa ohjausryhmän. Ohjausryhmä valvoo ja tukee teeman tai strategisen projektin tavoitteiden ja toimintasuunnitelman (ohjelman) toteutumista projektipäällikön raportoinnin perusteella. Ohjausryhmällä tai sen puheenjohtajalla ei ole työjärjestystason tai delegointitaso ratkaisu- ja toimivaltaa. Ratkaisu- ja toimivaltaa hankkeiden ja projektien rahoituspäätöksissä tai tilauksissa on työjärjestyksen ja erillisten määräysten kautta delegoitu linjaan eli yleensä tulosyksikön päällikkö/yksikön päällikkö/teemavastaava/projektipäällikkö. Jos hankkeen tai projektin rahoitus on eri yksikössä kuin toteuttaja (esim. rahoitus pääkonttorissa, mutta projektipäällikkö asiantuntijapalveluissa), niin toimivalta määrärahojen käyttöön ja tilausvaltuus annetaan erillisellä talousjohtajan kirjeellä Käytännössä ohjausryhmä ja nimenomaan sen puheenjohtaja kokousta johtaessaan käyttää epävirallista päätösvaltaa päättäessään eri asioista kokouksessa ja miten ne pöytäkirjaan merkitään. Päätöksentekomenettely Projektipäällikkö valmistelee ohjausryhmän päätösesitykset. Ohjausryhmä hyväkyy projektisuunnitelman ja päättää toteutuksen aikaisten väli- ja lopputulosten hyväksymisestä. Ohjausryhmä päättää projektin lopettamisesta, kun tulokset on saavutettu. 2.1.2 Projektia koskevien muutoksen hallinta Muutosmenettelyt sovitaan projektisuunnitelmassa. Riskien hallinnalla varaudutaan projektin aikaisiin muutoksiin. Riskien hallintasuunnitelma tehdään osana projektisuunnitelmaa. Riskiluetteloa ylläpidetään aktiivisesti. Riskien ehkäisysuunnitelma tehdään ja toteutetaan riskien toteutumista estävät toimenpiteet. Projektin lopputulosten laadun varmistamiseksi tietojärjestelmäprojektisuunnitelmassa sovitaan katselmoinnit ja laadunvarmistusmenettelyt. Projektin aikana viestitään projektin tuloksista ja projektin etenemisestä.
16 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA 2.2 Projektin läpivienti Tiehallinnon kehittämisprojektit perustetaan seuraaville periaatteille - projekteille asetettu tavoite saavutetaan - työ kyetään tekemään sovitussa aikataulussa - työ tehdään annettujen resurssien puitteissa - projektin aikaisia muutoksia hallitaan - projektien tilan, tulosten ja vaikuttavuuden raportointi on selkeästi määritelty - työ vaiheistetaan hallittaviin osakokonaisuuksiin - syntyneet tulokset, asiakirjat, seuranta-arviot ja palautteet dokumentoidaan - työn tuloksista ja tulosten käyttöönotosta tiedotetaan - vaiheiden tulokset varmistetaan tarkistuspisteissä. Projekti voidaan jakaa karkeasti valmistelu- ja toteuttamisvaiheisiin. Projektimallin vaiheita käytetään eri kokoisissa, isoissa ja pienissä, sekä laajoissa hakkeissa ja osaprojekteissa. Näitä voivat olla esiselvitysprojekti, määrittelyprojekti, toteutusprojekti ym. Projektin vaiheet on kuvattu jäljempänä. Päätökset Valmistelun Kilpailutus - Hankinta- aloituspäätös valtuus päätös Lopetus A B C D Projekti - esitys Projektin valmistelu Projektin suunnittelu Projektin toteuttaminen Toimittaja Hankinta Aloitus Käyttöön - Toteutus Aloitus otto Lopetus Tulosten käyttäminen ja jälkiseuranta Käyttöönoton valmistelu
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 17 PROJEKTINHALLINTA 2.2.1 Projektiesitys Ennen vaihetta Kehityskohteet tunnistetaan linjaorganisaation tai teeman asiantuntijaryhmissä pohjautuen eri aloitteisiin omassa keskuudessa, aloitteisiin Tiehallinnon sisältä tai ulkopuolisiin aloitteisiin. Teemoissa saattaa olla valmiita projektiaihioita. Aloitteiden perusteella valitaan valmisteltavat aihiot johdon antamien suuntaviivojen ja kommenttien perusteella ja niistä ryhdytään valmistelemaan projektiesitystä. Tehtävät Teemavastaava tai muu kehittämisestä vastaava esittää linjaorganisaatiolle valmistelijaa ja kyseinen yksikön päällikkö / tiimin vetäjä nimeää esitysvaiheen valmistelijan. Vastuuyksikössä huolehditaan, että valmistelijalla on projektiesityksen valmisteluun tarvittava aika. Valmistelija valmistelee projektiesityksen ja se tehdään projektikortin muotoon. Siinä kuvataan projekti ja perustellaan sen tarpeellisuus. Projektipäälliköksi esitetään linjaorganisaation valitsemaa henkilöä, joka voi olla myös valmistelija itse. Projektin vaikuttavuutta arvioidaan ennen valmistelupäätöksen tekoa: tukeeko se Tiehallinnon tavoitteita, tuottoarvio / kustannukset, riskit, toteutettavuus. Valmistelija vie T&K-projektiesityksen teemavastaavan (tilaaja) päätettäväksi. Muissa kehittämisprojekteissa linjaorganisaatio tekee projektin käynnistämispäätöksen. Tulokset Päätökset A Työkalut Tekijät Projektikortti, projektin käynnistyspäätös. Hallinnon kehittämisprojektien käynnistämispäätökset (päätös A) tehdään linjaorganisaatiossa sovittujen valtuuksien puitteissa. T&K -projekteissa käynnistämispäätöksen tekee teemavastaava saamiensa valtuuksiensa puitteissa. Päätöksen perusteella tehdään alustavat rahoitus- ja henkilöresurssivaraukset. Kehittämisohjelmat, Projektikortin pohja, Tiedonhallinta: Katselmointi: liiketoiminnan kehittäminen Päätökset: yksikön päälliköt tai tiiminvetäjät, teemavastaavat; Projektiesitykset (projektikortti) asiantuntija / projektipäällikkö; Projektin periaatteellinen hyväksyntä ja päätöksen seuranta: Ohjausryhmä ja sen puheenjohtaja (johtaja)
18 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA Tuki Prosessien kehittämisryhmät ja prosessivastaavat, T&Kvastuuhenkilöt. Laadunvarmistus T&K-projekteissa teeman ohjausryhmä, teemavastaava ja teeman projektiryhmä varmistavat projektiesitysten valmistelun laadun. Toiminnan kehittämisprojekteissa prosessin omistaja sovittaa projektiehdotuksen prosessin kehittämisohjelmaan: arvioi kehittämisprojektin tarpeellisuutta, priorisoi sen prosessin muuhun kehittämiseen nähden. HUOM. voidaan myös päättää, ettei projektiehdotusta viedä eteenpäin 2.2.2 Projektin suunnittelu Ennen vaihetta Tehtävät Projektin suunnittelun alkaessa on tehty projektikortti, saatu käynnistyslupa ja päätetty vastuullinen projektipäällikkö sekä vastuullinen tulosyksikkö. Projektipäällikkö apunaan projektiryhmä suunnittelee projektia tarkentamalla projektiesitystä projektisuunnitelmaksi. Siinä tarkennetaan erityisesti projektin tavoitteet. Projektin tehtävät, vaiheet, aikataulu ja tarvittavat resurssit kuvataan tarvittavassa laajuudessa projektin hankintaa varten. Suunnitelman pohjalta arvioidaan projektin vaikutuksia ja valmiuksia toteutukseen. Vaikutusten lisäksi arvioidaan sisäisen ja ulkoisen tehokkuuden lisäystä. Projektin tulosten käyttöönoton valmistelu alkaa jo suunnitteluvaiheessa ja siksi projektisuunnitelmaan liittyvässä alustavassa käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan projektin tulos ja miten se otetaan käyttöön. Lisäksi tehdään viestintäsuunnitelma, jossa kuvataan erikseen tiedottaminen ja markkinointitoimenpiteet. Projektin kustannukset arvioidaan ja tehdään investointilaskelma, jossa myös oman toiminnan kustannukset arvioidaan. Projektisuunnitelmassa sovitaan projektin tavoitteiden onnistumista konkretisoivat mittarit sekä väliraportoinnin kohteet: aika, raha, tulos, laatu. Projektipäällikkö sopii ja tekee tarvittavat työaikavaraukset henkilöresursseista vastuuyksikön ja muiden yksiköiden kanssa. Projektipäällikkö määrittelee, tehdäänkö projekti omana työnä vai hankitaanko se ostopalveluna. Valittu hankintatapa vaikuttaa merkittävästi projektipäällikön ja projekti-
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 19 PROJEKTINHALLINTA ryhmän tulevaan työmäärään. Tarkempi kuvaus kilpailutuksen valmistelusta on Toimintajärjestelmässä hankintaprosessin kuvauksessa. Tulokset Projektin toteutus on suunniteltu ja projektin kohteen toteutus/hankintatapa on määritelty. Projektiorganisaatio on perustettu. Projektisuunnitelmassa on sovittu mittarit, joilla seurataan projektin onnistumista (ainakin väliraportointi: aika, raha, tulos sekä projektin valmiiden tulosten arviointiin: käyttökelpoisuus, hyöty). Projekti priorisoidaan vaikuttavuuden ja tehokkuuden mukaan. Jos projekti toteutetaan omana työnä, siirrytään suoraan vaiheeseen 4 / projektin aloitus (luku 2.2.4). Päätökset B Projektin vastuuyksikkö nimeää tai tekee tarkennukset jo nimettyyn projektin ohjausryhmään ja projektiryhmään (päätös B). Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman. Jos projektille ei ole nimetty erillistä ohjausryhmää, projektin tilaaja tai hänen valtuuttamansa taho hyväksyy projektisuunnitelman. Suurin osa projekteista hankitaan ostopalveluna. Projektiopäällikkö tai joissain tapauksissa ohjausryhmä päättää kilpailutusvaltuuden (päätös B) hankkimisesta linjaorganisaatiosta. Vastuullisen tulosyksikön johtaja tai delegointien puitteissa vastuullinen päättää kilpailuttamisluvasta ja rahoituskehyksestä. Työkalut Tekijät Tuki Laadunvarmistus Projektisuunnitelman pohja, projektien raportointipohja (Kameleon-asiakirjamalli) ja kehitysprojektien kustannusten seurannan ohje, projektin Sinetti-sivujen pohja, Tiedonhallinta: Katselmointi: suunnittelu, Katselmointi: määrittely. Päätökset: vastuutulosyksikön johtaja; Projektin suunnittelu: projektipäällikkö, projektiryhmä, ohjausryhmä, arkkitehtuuriryhmä. Projektin tilaaja, prosessin omistajat, prosessien kehittämisryhmät ja prosessivastaavat, T&K-vastuuhenkilöt ja - ryhmät. Suunnitteluvaiheessa tarkastellaan projektia osana Tiehallinnon kehittämisohjelmaa ja -tilannetta ja projektisalkkua HUOM. voidaan myös päättää, ettei projektia toteuteta.
20 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA 2.2.3 Projektin hankinta Ennen vaihetta Tehtävät Projektin kohteen kilpailuttamiselle on hankittu kilpailuttamislupa. Kilpailutuksessa noudatetaan hyväksyttyä projektisuunnitelmaa. Projektin kohde kilpailutetaan: - hankinnan valmistelu - tarjousten pyytäminen - tarjousten käsittely - hankintapäätös ja kilpailutusvaiheen päättäminen - sopimuksen solmiminen. Kilpailutuksessa noudatetaan Toimintajärjestelmän hankintaprosessin / asiantuntija-palveluiden hankinnasta annettuja ohjeita. Tulokset Päätökset C Työkalut Tekijät Tuki Laadunvarmistus Sopimus tai sopimukset projektin toteuttajan tai toteuttajien kanssa. Hallinnon kehittämisprojektien hankintapäätös (päätös C) tehdään linjaorganisaatiossa sovittujen valtuuksien puitteissa. T&K -projekteissa hankintapäätöksen tekee teemavastaava saamiensa valtuuksiensa puitteissa. Päätöstä tehtäessä huomioidaan aiemmin sovittu rahoituskehys ja kilpailutuksen tuloksena syntyneen sopimussumman vastaavuus. Tarjouspyyntö- ja sopimusmallit, projektin raportointipohjat ja raportointitaulukot, hankintaohjeet, projektin Sinettisivut, hankinnan ohjeistus Sinetissä. Tiedonhallinta: Katselmointi: määrittely. Päätös: Tienpidonjohtaja, hallintojohtaja, vastuuyksikön johtaja tai delegointien puitteissa vastuullinen; Kilpailutus: Projektipäällikkö, hankinta-asiantuntija, juristi. Projektin omistaja, sopimusjuristi. Tiehallinnon kehittämisprojekteissa ja T&K-projekteissa tarkistetaan tarjotun toteutuksen sopiminen ohjelmiin. HUOM. kilpailuttamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Voidaan myös päättää, ettei mikään tarjouksista täytä vaatimuksia, jolloin projektin kohde kilpailutetaan uudelleen tai projektista luovutaan.
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 21 PROJEKTINHALLINTA 2.2.4 Projektin aloitus Ennen vaihetta Tehtävät Ennen varsinaista projektin aloittamista, on sovittu tehdäänkö työ omana työnä vai hankitaanko se ulkoa. Ulkoisen hankinnan ollessa kyseessä ennen aloitusta on solmittu sopimus projektin toimittajan tai toimittajien kanssa. Projektipäällikkö käynnistää projektin: organisoinnin tarkentaminen, suunnitelman pilkkominen tehtäväluetteloksi. Sisäisten yhteistyötahojen kanssa sovitaan käsiteltävät asiat ja etenemisjärjestys. Yhteistyö mahdollisen toimittajan/konsultin kanssa käynnistetään ja tehtävät sekä hankintaprosessin osana syntynyt työsuunnitelma täsmennetään. Projektiryhmä perehdytetään ja yhteinen aloituskokous projekti- ja ohjausryhmälle (tavoitteet, ohjeet) pidetään. Tehtävien jaosta sovitaan. Tulokset Päätökset Työkalut Tekijät Tuki Laadunvarmistus Projektin tarkennetut suunnitelmat ja toimittajan/konsultin suunnitelmat, työsuunnitelmat. Projektin ohjausryhmä hyväksyy organisoinnin tarkennukset. Tarkennettu projektisuunnitelma, tehtäväluettelot, konsultin / toimittajan projektisuunnitelma, projektien raportointipohjat ja raportointitaulukot, aloitustilaisuudet, projektin Sinetti-sivut. Projektipäällikkö, projektiryhmä, konsultti, linjaorganisaatio mukana aloitustilaisuuksissa. Projektin omistaja, prosessin omistajat, prosessien kehittämisryhmät ja prosessivastaavat, T&K koordinaattorit. Vastuuprosessi varmistaa, että projektipäällikkö tuntee projektityössä tarvittavan ohjeiston ja noudattaa sovittuja menettelyjä. 2.2.5 Projektin toteutus Ennen vaihetta Tehtävät Projektin toteutus perustuu tarkennettuun projektisuunnitelmaan, toteuttajan/konsultin projektisuunnitelmaan ja tehtäväluetteloihin. Projektipäällikkö vastaa projektin sisäisen organisoinnin hallinnasta ja valvoo toteuttavan konsultin toimintaa. Projektipäällikkö huolehtii projektin kustannusten suun-
22 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA nittelusta, toteutumisesta, seurannasta ja sisäisten henkilöresurssien tehokkaasta käytöstä. Projektipäällikkö valvoo sopimuksen toteutumista. Projektiryhmä huolehtii toteutuksen aikaisen dokumentoinnin ja projektin lopputuloksen dokumenttien tallentamisesta dokumenttien hallintajärjestelmään yhtenäisin kuvailutiedon. Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä projektisuunnitelman mukaisesti ohjausryhmälle ja yleisen ohjeistuksen mukaan linjaorganisaatiolle. Projektipäällikkö valmistelee ohjausryhmän kokoukset ja tarvittavat ohjauspäätökset. Projekti viestii viestintäsuunnitelman mukaan toteutuksen etenemistä. Tulokset Päätökset Toteutettu ja hyväksytty projektin kohde. Ohjausryhmä tukee ja valvoo projektia: projektin kaikki vaiheet tehdään ja projekti noudattaa sovittuja menettelytapoja. Ohjausryhmä hyväksyy projektiraportit ja projektin väli- ja lopputuloksen. Tietojärjestelmäprojekteissa käyttöönottopäätös tehdään ennen tietojärjestelmän tuotantoon siirtoa. Työkalut Tekijät Tuki Laadunvarmistus Projektien raportointipohja (Kameleon-asiakirjamalli) ja kehitysprojektien seurannan ohje, projektin Sinettisivujen pohja, projektidokumentaatio: kuvaukset, tutkimusraportit, käyttöönottosuunnitelma, testaukset, projektin Sinetti-sivut. Tiedonhallinta: Katselmointi: toteutus. Projektipäällikkö, projektiryhmä, konsultti, arkkitehtuuriryhmä, integraattori, ladunvarmistajat, T&Kkoordinaattori, linjaorganisaatio mukana. Projektin omistaja, prosessin omistajat, prosessien kehittämisryhmät ja prosessivastaavat, T&K koordinaattorit. Varmistetaan, että kehittämisessä on noudatettu kehittämistyönmallia ja vaiheissa kuvatut tehtävät on tehty. Projektin viimeinen tarkistuspiste on lopputyön hyväksyminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen. Varmistetaan, että projektin tuotos vastaa määriteltyä.
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 23 PROJEKTINHALLINTA Tietojärjestelmäprojektissa määritellään uuden järjestelmän tärkeys- ja palvelutasoluokka sekä tarkistetaan, että lopputulos sopii arkkitehtuureihin. Järjestelmä auditoidaan ennen käyttöönottopäätöstä ja toisen kerran tuotantokäytössä. 2.2.6 Tulosten käyttöönotto Ennen vaihetta Tehtävät Projektin tulosten käyttöönottoa edeltää projektisuunnitelman mukainen projektin lopputulos ja käyttöönottosuunnitelman tarkentaminen. Projektipäällikkö varaa riittävät henkilö- ja muut resurssit tulosten käyttöönottoon tarkennetun käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Projektipäällikkö varmistaa projektin lopputuloksen ja sen laadun. Linjaorganisaation kanssa sovitaan projektin tulosten käyttöön ottamisen toimenpiteet, jotka on määritetty käyttöönottosuunnitelmassa. Linjaorganisaatio ottaa vastuun lopputuloksesta, sopii vastuuhenkilöt ja käyttää sitä. Projektin tuloksen käyttäjät linjaorganisaatiossa koulutetaan käyttöönotto- ja koulutussuunnitelmien mukaisesti. Projektin tuloksen käyttöönotosta viestitään viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tulokset Päätökset Työkalut Tekijät Projektin hyväksytty tuotos: uusi toimintatapa, tietojärjestelmä, raportti, ohje ym. Käyttöönoton tilaajana toimii projektin omista. Ohjausryhmä tekee päätöksen kättööoton vaiheista ja ajoituksesta sekä tietojärjestelmäprojekteissa tuotantoon siirtopäätöksen. Projektien raportointipohja (Kameleon-asiakirjamalli) ja kehitysprojektien seurannan ohje, projektin Sinettisivujen pohja, Ohjeet, raportoit, uudet työtavat, Tiedonhallinta: Katselmointi: käyttöönotto. Uuden tuotteen tai palvelun, toiminnan tai työtavan käyttäjät, tietojärjestelmän käyttäjät, tilaaja (järjestelmän omistaja) ja tietohallinto. Teknisissä käyttöönottoprojektin tehtävissä myös käyttöpalvelutoimittaja ja sovellustoimittaja. Käyttöönottoprojektiin osallistuu usein joukko eri alan asiantuntijoita; he kaikki eivät kuitenkaan ole projektiryhmän jäseniä.
24 Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje PROJEKTINHALLINTA Tuki Laadunvarmistus Projektin omistaja, prosessin omistajat, prosessien kehittämisryhmät ja prosessivastaavat, T&K koordinaattorit, koko linjaorganisaatio. HUOM Käyttöönotto limittyy projektin läpivientiin ja tarkentuu sekä konkretisoituu käyttöönottovaiheessa. Joissakin tapauksissa projekti lopetetaan ensin ja vasta sitten otetaan käyttöön. Silloin projektille tulee selkeä päätepiste ja se on luontevaa luovuttaa projektin omistajalle, jonka vastuulla on tulosten käytäntöön vieminen. 2.2.7 Projektin lopetus Ennen vaihetta Tehtävät Projektin lopputulokset on otettu käyttöön onnistuneesti ja kaikki vaiheet on dokumentoitu. Projektipäällikkö laatii projektin loppuraportin ja ohjausryhmä hyväksyy sen. Ohjausryhmä varmistaa, että linjaorganisaation vastuuhenkilöiden kanssa on sovittu jatkotoimenpiteistä. Projektiorganisaatio puretaan ja projektin tulokset siirtyvät linjaorganisaation vastuulle. Projektin päättämisestä viestitään. Tulokset Päätökset D Työkalut Tekijät Tuki Laadunvarmistus Valmistunut ja linjaorganisaatioon siirretty projektin kohde. Ohjausryhmä hyväksyy työn tulokset ja päättää projektin (päätös D). Projektin käynnistänyt johtaja tai johtoryhmä hyväksyy työn tulokset. Loppuraportti, Tietohankkeet: ylläpito- ja käyttösopimukset, projektin Sinetti-sivut. Projektipäällikkö, projektiryhmä, linjaorganisaatio. Projektin omistaja, linjaorganisaatio. T&K-projektin vaikutuksia seurataan (määrämuotoinen seuranta) projektin päätyttyä.
Tiehallinnon kehittämisprojektien ohje 25 PROJEKTINHALLINTA 2.2.8 Jälkiseuranta Ennen vaihetta Tehtävät Linjaorganisaatio käyttää projektin tuloksia. Projektisalkun hallinnassa seurataan projektin onnistumista. Projektin tulosten käyttämisen ja vaikutusten arvioinnin vastuu on linjaorganisaatiolla. Selvitys- ja määrittelyprojektien jälkeen valvotaan, johtiko saatu tulos jatkotoimenpiteisiin: käsiteltiinkö jatkotoimenpide-ehdotukset, tehtiinkö jatkopäätös ja aiheuttiko se toimenpiteitä. Jos projektin tuloksena syntyy raportti, jonka halutaan ohjaavan toimintaa (esim. ohje, toimintastrategia tms.), niin käyttöönottopäätöksessä sovittu valvoja valvoo, että sitä myös noudatetaan. Järjestelmän toteutusprojektin käyttöönottoa seurataan. Päätöskokouksessa sovitun ajan jälkeen kokoonnutaan yhdessä projektin omistajan ja käyttäjien kanssa arvioimaan saavutettuja hyötyjä sekä keräämään palaute ja parannusehdotukset. Tulokset Päätökset Työkalut Tekijät Tuki Seurantaraportit, jälkiarviointipohja, toimittajien seurantajärjestelmä. Laadunvarmistus Tulosten käyttö ja korjaavat toimenpiteet. Päätökset korjaavista toimenpiteistä. Projektin tulosten käyttäjät, järjestelmävastuuhenkilö, projektin tulosten omistaja/prosessin omistaja. Linjaorganisaatio. Projektin sujuvuutta (läpivienti, työskentelytapa, onnistuminen, epäonnistuminen) tarkastellaan projektin loputtua.