OHJEET RAHOITUSHAKEMUS JA PROJEKTIRAPORTTI -LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMISEEN. Rahoitushakemus Kuntarahoituksen hakeminen JOSEK Oy:ltä

Transkriptio

1 OHJEET RAHOITUSHAKEMUS JA PROJEKTIRAPORTTI -LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMISEEN Rahoitushakemus Kuntarahoituksen hakeminen JOSEK Oy:ltä Projektin tarve: Mihin tarpeeseen, haasteeseen tai ongelmaan projektilla haetaan ratkaisua? Kuvaa nykytila. Kaikkien projektien tulee perustua havaittuun / todettuun tarpeeseen, haasteeseen tai ongelmaan. Projekteilla haetaan muutosta / ratkaisua nykytilanteeseen. Tässä kohtaa ei siis kuvata projektin tavoitteita tai toimenpiteitä! Projektin kohderyhmä: Mikä on projektin kohderyhmä (keihin projektin toimenpiteet kohdistuvat; esim. yritykset, tietty toimiala, organisaatiot jne.)? Miten kohderyhmä on ollut mukana projektin suunnittelussa? Mikä on projektiin osallistuvien yritysten arvioitu lukumäärä yhteensä? Kuinka moni näistä sijaitsee Joensuun seudulla? Projektissa voi olla useita eri kohderyhmiä; yrityksiä, oppilaitosten henkilöstöä ja opiskelijoita, yrittäjiksi aikovia jne. JOSEKin tavoitteena on kehittäää elinkeinoelämää ja yritysten liiketoimintaa, joten rahoittamissamme projekteissa on pääsääntöisesti oltava kohderyhmänä yrityksiä. JOSEKin mahdollinen osarahoitus riippuu siitä, millaiseen yritysjoukkoon projektin toimenpiteet kohdistuvat Joensuun seudulla; Joensuun seutu käsittää Joensuun ja Outokummun kaupungit sekä Kontiolahden, Liperin, Polvijärven, Ilomantsin ja Juuan kunnat. Projektin tavoitteet: Mikä on projektin kaikkein tärkein tavoite? Mitä muita laadullisia tavoitteita projektilla on? Mitä muita määrällisiä tavoitteita projektilla on? Projektin tavoitetta / tavoitteita tulee pohtia tarvelähtöisesti eli suhteessa tarpeeseen, haasteeseen tai ongelmaan. Projektien tavoiteasetanta voi vaihdella projekteittain; pienemmissä projekteissa voi olla vain yksi tavoite, kun taas isommissa tavoitteita voi olla useampia. Tavoitteet voivat olla keskenään samanarvoisia tai joku niistä on ns. päätavoite, jota on tarkennettu osa/alatavoitteilla. Tässä yhteydessä projektin kaikkein tärkeimmällä tavoitteella tarkoitetaan tapauskohtaisesti joko ns. päätavoitetta (jos sellainen on määritelty) tai useammasta samanarvoisesta tavoitteesta se, joka on kaikkein tärkein. Tärkein tavoite voi olla joko laadullinen tai määrällinen. 1

2 Jos projektilla on muita laadullisia tavoitteita, kirjoitetaan ne tähän. Esim. Tavoitteena on esiselvityksen tekeminen ei ole tavoite, vaan toimenpide. Tavoite-kohdassa tulee tällöin miettiä, miksi esiselvitys tehdään eli mitä sillä tavoitellaan. Määrälliset tavoitteet voivat koskea esim. uudessa EU-rakennerahasto-ohjelmassa EURA2014 -rahoitushakemukseen kirjattuja tuotosindikaattoreita, uusien työpaikkojen ja/tai yritysten perustamista jne. JOSEKin rahoittamien kaikkien projektien tulee toteuttaa kulloinkin voimassa olevaa Joensuun kaupunkiseudun elinkeino-ohjelmaa sekä jotakin ohjelmassa määritettyä painopistettä tavoitteineen. Pohdi projektin tavoiteasetantaa myös tästä näkökulmasta. Projektin toimenpiteet: Millä toimenpiteillä projektin tärkein tavoite sekä muut määritellyt tavoitteet saavutetaan? Mitkä toimenpiteet kohdistuvat mukana oleviin yrityksiin ja mikä on yritysten rooli projektin toteuttamisessa? Projektin toimenpiteet kuvaavat konkreettista tekemistä (vrt. EURA2014; kuka tekee, mitä, miten, missä, kenen kanssa ja milloin). Esim. kehitetään, selvitetään, verkostoidutaan, edistetään jne. eivät ole riittävän konkreettisia toimenpiteitä. Kuvaa sitä, mitkä projektin toimenpiteet kohdistuvat nimenomaan mukana oleviin yrityksiin ja miten eli mikä on yritysten rooli toimenpiteiden toteutuksessa; yritykset voivat olla esim. kehittämistoimenpiteiden kohteena, jolloin niiden liiketoimintaa edistetään konkreettisesti. Toisessa ääripäässä yritykset osallistuvat vain projektin järjestämiin koulutus-, info, verkostoitumis- jne. tilaisuuksiin. Yritykset voivat olla mukana projektissa tarjoten myös opinnäyteaiheita tai harjoittelupaikkoja opiskelijoille. Yritysten roolin kuvauksen avulla pystymme hahmottamaan paremmin sen, mitä ja miten yritykset tulevat konkreettisesti hyötymään projektista. 2

3 Projektiraportti ½ vuosittaiseen väliraportointiin sekä projektin päätyttyä loppuraportointiin HUOM! Väliraportti ajalta tammi-kesäkuu tulee toimittaa JOSEK Oy:lle mennessä ja ajalta heinä-joulukuu mennessä. Useampivuotisissa projekteissa väliraportointi on edellytys seuraavan vuoden rahoituspäätöksen tekemiselle. Projektin päättyessä tulee toimittaa loppuraportti em. aikataulujen puitteissa. Loppuraportin liitteenä tulee toimittaa päärahoittajalle jätetty loppuraportti (EURAan jätetty tai muu vastaava). Projektien väli- ja loppuraportointi tapahtuu Webropol-sovelluksella. Raportoinnista tulee sähköpostilla ohjeistus linkkeineen. Mikäli EURAan jätettyä tai muuta vastaavaa loppuraporttia ei voida aikataulusyistä johtuen liittää Webropol-sovelluksella tehtyyn loppurapaporttiin (31.1. tai mennessä), tulee se toimittaa myöhemmin ko. raportin valmistuttua sähköpostilla os. HAKULOMAKKEESSA MÄÄRITELLYT PROJEKTIN TAVOITTEET: Mikä on projektin kaikkein tärkein tavoite? Mitä muita laadullisia tavoitteita projektilla on? Mitä muita määrällisiä tavoitteita projektilla on? Näihin kohtiin tavoitteet kirjoitetaan sellaisenaan, kuin ne on esitetty JOSEKille jätetyssä Rahoitushakemus -lomakkeessa. Näin pystymme raportoinnilla helposti arvioimaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja toteutumista. PROJEKTIN RAPORTOINTI: Keskeiset raportointijaksolla (tammi-kesäkuu / heinä-joulukuu) toteutetut toimenpiteet, joilla projektille asetettuja tavoitteita on pyritty aikaansaamaan? Listataan ko. ½ -vuoden raportointijaksolla (tammi-kesäkuu tai heinä-joulukuu) toteutetut toimenpiteet mahdollisimman tarkasti ja konkreettisesti. Esim. kehitettiin yritysten yhteistyötä ja verkostoitumista ei ole riittävä kuvaustaso; pitää kuvata, millä toimenpiteillä tätä on tehty, esim. järjestettiin yritysten työpaja / matchmaking -tilaisuus jne. Mitä määrällisiä ja laadullisia tuloksia projekti on aikaansaanut raportointijaksolla (tammi-kesäkuu / heinä-joulukuu) em. toimenpiteiden toteutuksen tuloksena? Mitä muutosta projekti on saanut aikaan? 3

4 Esim. jos edellisessä kohdassa on toimenpiteenä mainittu työpajan järjestäminen yrityksille, on tässä kuvattava sitä, mihin työpajatyöskentely, siellä käydyt keskustelut jne. ovat johtaneet, mitä jatkotoimenpiteitä sovittiin ym. Toinen esimerkki; jos edellisessä kohdassa on mainittu toimenpiteenä ulkopuolisen asiantuntijan toimesta laadittu selvitys, on tässä kuvattava, mikä oli selvityksen tulos / mihin jatkotoimenpiteisiin selvitys on johtanut / johtamassa jne. Tulosten tarkastelussa on syytä huomioita myös projektille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Projektissa mukana olevien yritysten lukumäärä kumulatiivisesti tähän mennessä projektin alusta alkaen vs. projektille asetettu tavoite? Kirjoita tähän projektissa raportointihetkellä mukana olevien yritysten lukumäärä kumulatiivisesti sekä hakemuksessa asetettu tavoite koko projektin kestoajalle. Listaa niminä mukana olevat yritykset ja niiden sijaintikunta (voivat olla myös erillisellä liitteellä). Kirjoita tähän kaikkien niiden yritysten nimet ja sijaintikunta, jotka ilmoitit lukumääränä edellisessä kohdassa. Jos yrityksiä on lukumääräisesti paljon, voi lista olla myös erillisellä liitteellä, kunhan siitä löytyvät vähintään yritysten nimet sekä sijaintikunnat. Millä tavalla yritykset ovat olleet projektissa mukana (yritysten rooli) ja mikä on ollut niiden projektista saama hyöty? Kuvaa sitä, mikä on ollut yritysten rooli projektissa ja mitä / miten ne ovat hyötyneet siitä; yritykset voivat olla esim. kehittämistoimenpiteiden kohteena, jolloin niiden liiketoimintaa edistetään konkreettisesti. Toisessa ääripäässä yritykset osallistuvat vain projektin järjestämiin koulutus-, info, verkostoitumis- jne. tilaisuuksiin. Yritykset voivat olla mukana projektissa tarjoten myös opinnäyteaiheita tai harjoittelupaikkoja opiskelijoille. Yksittäisten yrityskohtaisten esimerkkien kautta konkretisoit yritysten roolia ja saaamaa hyötyä. Onko projektin toteuttamisessa ilmennyt muutostarpeita alkuperäiseen suunnitelmaan verrattuna? Jos on niin mitä ja miksi? Muutoksilla tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaisia, jotka edellyttävät yleensä projektin ohjausryhmän ja päärahoittajan hyväksyntää. Pienempiä, alkuperäistä projektisuunnitelmaa täsmentäviä ja tarkentavia muutoksia ei tarvitse ilmoittaa. Mikä oli projektin kovin saavutus / tulos raportointijaksolla (tammi-kesäkuu / heinäjoulukuu) erityisesti yritysten näkökulmasta? Kirjoita tähän mielestäsi kovin yksittäinen saavutus / tulos erityisesti mukana olevien yritysten näkökulmasta, joka saatiin aikaiseksi projektissa ko. raportointijaksolla (tammi-kesäkuu tai heinä-joulukuu). Tiivistä kuvaus konkreettiseen muotoon. 4

5 LISÄKSI LOPPURAPORTISSA VASTATAAN SEURAAVIIN KYSYMYKSIIN: Mikä oli projektin kaikkein tärkein tulos erityisesti yritysten näkökulmasta? Kirjoita tähän mielestäsi kovin yksittäinen saavutus / tulos, joka saatiin aikaiseksi projektin toteutusaikana erityisesti mukana olleiden yritysten näkökulmasta. Mistä projekti olisi hyvä muistaa myöhemminkin? Tiivistä kuvaus konkreettiseen muotoon. Projektin tulosten hyödyntäminen projektin päättymisen jälkeen; mitkä toiminnot, palvelut ym. jatkuvat ja kenen ylläpitämänä? Kuvaa, miten projektissa kehitettyjä toimintoja, palveluja ym. mahdollisesti ylläpidetään, jatketaan tms. ja mitkä organisaatiot / toimijat ovat niistä vastuussa. Minkä muutoksen projekti sai aikaan? Kuvaa projektin aikaan saama muutos; rahoitushakemuksessa olet kuvannut projektin tarpeen eli mihin havaittuun / todettuun tarpeeseen, haasteeseen tai ongelmaan projektilla haetaan ratkaisua. 5